Meeting-Minutes-Vorlage: Leitfaden mit Beispielen und Aktionspunkten

Ob in einem Konferenzraum, einem belebten Café oder über einen Zoom-Link – Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitslebens. Sie bieten die Möglichkeit, Menschen zusammenzubringen, um Ideen zu sammeln, Herausforderungen zu sortieren und Fragen schnell zu klären.

Da es schwierig ist, vielbeschäftigte Menschen zusammenzubringen, ist es wichtig, dass wir Meetings optimal nutzen. Das Erstellen von Meeting Minutes ist eine hervorragende Möglichkeit, deren Inhalte festzuhalten und sicherzustellen, dass wichtige Punkte notiert werden, damit sie später umgesetzt werden können.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Bedeutung Meeting Minutes für moderne Unternehmen haben, wie Sie Aktionspunkte in Meeting Minutes festhalten und welche Best Practices Sie dabei anwenden sollten. Außerdem erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie mit einer vorgefertigten Vorlage Zeit sparen können. So können Sie wichtige Informationen festhalten, umsetzbare Punkte in Aufgaben umwandeln und Projekte schneller und effizienter als je zuvor abschließen.

Was sind Meeting Minutes?

Einfach ausgedrückt sind Meeting Minutes Notizen zu den Inhalten einer Diskussion oder eines Treffens. Stellen Sie sich diese als eine Geschichte vor, die mit dem Beginn des Meetings beginnt und mit dessen Ende schließt. Meeting Minutes sind eine offizielle Aufzeichnung der getroffenen Entscheidungen, zugewiesenen Aufgaben und beschlossenen Maßnahmen. Sie bewahren das geteilte Wissen und die Absichten und sind somit eine wertvolle Referenz für alle Beteiligten.

Durch die Dokumentation Ihrer Diskussionen, Entscheidungen und Fristen schaffen Sie einen klaren Weg nach vorne und vermeiden Verwirrung, Missverständnisse und Ineffizienzen.

Gute Meeting Minutes können:

• Eine offizielle Aufzeichnung liefern: Meeting Minutes dienen als zuverlässige Aufzeichnung dessen, was während eines Meetings besprochen und vereinbart wurde. Sie können im Laufe der Zeit als Referenz, zur Bewertung und zur Klärung herangezogen werden.
• Die Verantwortlichkeit verbessern: Legen Sie Verantwortlichkeiten fest, indem Sie dokumentieren, wem welche Aufgaben, Fristen und Ziele zugewiesen wurden. Die Minutes können dann als Leitfaden für die Stakeholder dienen, während das Projekt voranschreitet.
• Informationen teilen: Für diejenigen, die nicht am Meeting teilnehmen können, sind Meeting Minutes eine nützliche Lösung, um verpasste Diskussionen nachzuholen. Teilen Sie das Dokument einfach per E-Mail oder markieren Sie es im Projektbereich.
• Fortschritte verfolgen: In regelmäßigen Meetings können Minutes als Maßstab zur Verfolgung des Fortschritts dienen, sodass die Teilnehmer frühere Entscheidungen überprüfen, die Erreichung von Meilensteinen kontrollieren und Aktionspunkte nachverfolgen können.
• Entscheidungen begründen: Mit der Zeit kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, warum Entscheidungen getroffen wurden. Protokolle können dazu beitragen, Stakeholder an wichtige Überlegungen zu erinnern, die zum Zeitpunkt der Entscheidung eine Rolle gespielt haben. Dies kann insbesondere bei zukünftigen Audits oder geschäftlichen Anfragen hilfreich sein.

So schreiben Sie Meeting Minutes

Meeting Minutes bilden die Grundlage für zukünftige Geschäftsdiskussionen über Strategien und nächste Schritte. Daher müssen Sie wissen, wie man effektive Meeting Minutes schreibt, um das Risiko von Verwirrung oder Fehlinterpretationen von Anweisungen oder Aktionspunkten zu minimieren.

Es gibt mehrere wichtige Elemente, die Sie bei der Erstellung von Notizen für Meetings berücksichtigen sollten. Dazu gehören:

• Grundlegende Informationen: Dazu gehören das Datum, die Uhrzeit und der Ort des Meetings sowie die Namen der Teilnehmer, der Organisatoren und der für das Protokoll verantwortlichen Person.
• Tagesordnungspunkte: Hierbei handelt es sich um eine Liste der Themen, die im Meeting besprochen wurden, in der Reihenfolge, in der die Diskussion stattgefunden hat.
• Getroffene Entscheidungen: Dokumentieren Sie immer das Ergebnis des Meetings, einschließlich Entscheidungen, Vereinbarungen und Abstimmungsergebnisse.
• Aktionspunkte: Listen Sie alle zugewiesenen oder vereinbarten Aufgaben zusammen mit den Details zu den Verantwortlichen und Fristen auf.
• Nächste Schritte: Vergessen Sie nicht, alle noch zu erledigenden Aufgaben, Folgetreffen oder Pläne für die Umsetzung zu notieren.
• Anhänge: Alle Berichte, Diagramme oder anderen Dokumente, auf die im Meeting Bezug genommen wird, sollten dem Protokoll beigefügt werden.

Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie befolgen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Protokolle umfassend und zuverlässig sind:

Notieren Sie die Details

Ein wesentliches Element jeder Meeting Minutes sind Informationen darüber, wann und wo das Meeting stattgefunden hat. Das mag selbstverständlich erscheinen, wird jedoch leicht übersehen. Mit Datum, Uhrzeit und Ort können Sie ein Archiv früherer Meetings anlegen, um bestimmte Ideen oder den Start verschiedener Initiativen zeitlich zu ordnen.

Ein weiteres einfaches Element, das in Meeting Minutes enthalten sein sollte, ist eine Liste der Teilnehmer. Andernfalls kann es später zu Verwirrung kommen, da aus den Aufzeichnungen nicht hervorgeht, wer an dem Meeting teilgenommen hat.

Fassen Sie das Ziel des Meetings zusammen

Eine Projektzielerklärung oder -zusammenfassung umreißt den Hauptzweck des Meetings. Dies ist das übergeordnete Ziel, das den Kontext für alle Aktionspunkte liefert, die im Anschluss an das Meeting zugewiesen werden.

In jedem Meeting gibt es in der Regel ein einziges Schwerpunktthema. Es ist wichtig, dies zu notieren, damit alle, die das Protokoll überprüfen und genehmigen müssen, die Gespräche und die Aktionspunkte, die sich aus dem Meeting ergeben haben, nachvollziehen können.

Fassen Sie das vorherige Meeting zusammen

Eine einfache Zusammenfassung des vorherigen Meetings kann erneut den Kontext für das aktuelle Meeting liefern. Mit einer Liste der Tagesordnungspunkte und Aktionspunkte aus dem letzten Meeting ist es einfacher, den Überblick zu behalten und die Gespräche in die richtige Richtung zu lenken.

Außerdem wird so verhindert, dass bestimmte Themen übersehen werden, weil sie nicht notiert wurden und in Vergessenheit geraten sind.

Beschreiben Sie die Tagesordnungspunkte detailliert

Tagesordnungspunkte sind alle Themen oder Aktivitäten, die Sie während des Meetings besprechen. Indem Sie die Tagesordnungspunkte in den Meeting Minutes detailliert beschreiben, können Sie genau festhalten, welche Themen behandelt, welche Bedenken geäußert und welche Beschlüsse gefasst wurden.

Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die Struktur des Meetings und die Reihenfolge der Gespräche, was für zukünftige Referenzzwecke nützlich sein kann.

Definieren Sie die Aktionspunkte

Aktionspunkte sind Aufgaben, die den Teilnehmern nach Abschluss des Meetings zugewiesen werden. Sie leiten sich aus dem Gesamtaktionsplan ab, der aus dem Projektziel hervorgeht, und geben jedem Mitarbeiter eine Richtung für die nächsten Schritte vor.

Um den Überblick über die Aktionspunkte aus den Meeting Minutes zu behalten, verwenden Sie am besten eine Vorlage, in die Sie diese schnell eintragen können, sobald sie auftauchen. Teilen Sie die Aktionspunkte nach dem Meeting so schnell wie möglich, damit alle darauf zugreifen können.

Verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage

Wrike bietet eine Bibliothek mit bewährten Vorlagen, mit denen Sie Ihre Arbeit einheitlich und schnell erledigen können. Unsere Meeting-Notizen-Vorlage mit umsetzbaren Punkten ist bei Nutzern aus allen Branchen sehr beliebt, da sie ihnen hilft, alle benötigten Informationen zu erfassen.

Dies ist eine einfache und vorhersehbare Methode, um Protokolle zu verfolgen und wichtige Informationen festzuhalten. Sie können sogar Aufgaben und Unteraufgaben aus Aktionspunkten erstellen und diese dann in Ordnern ablegen, um die Meeting-Notizen zu organisieren und mit Ihren übergeordneten Unternehmenszielen abzustimmen.

Verantwortlichkeiten und Fristen zuweisen

Der letzte Schritt beim Verfassen von Meeting-Minutes besteht darin, den richtigen Teilnehmern Verantwortlichkeiten zuzuweisen und angemessene Fristen festzulegen. Ein Aktionspunkt, der niemandem zugewiesen ist oder kein Fälligkeitsdatum hat, ist wertlos, da er nicht priorisiert wird.

Um all diese Elemente auf kohärente Weise zusammenzuführen, können Sie die Vorlage für umsetzbare Meeting-Notizen von Wrike verwenden. Dank der vorformatierten Struktur müssen Sie lediglich die Informationen in die entsprechenden Felder eingeben.

Auf diese Weise haben Sie keine Schwierigkeiten, mit dem Tempo des Meetings Schritt zu halten, da Sie sich nicht darum kümmern müssen, währenddessen Kategorien für jedes Element zu erstellen.

Best Practices für Meeting-Notizen

Das Erstellen von Meeting-Notizen mag relativ einfach erscheinen, aber es kommt nicht selten vor, dass man während des Schreibens den Faden verliert. Um dies zu vermeiden und die bestmöglichen Notizen zu erstellen, sollten Sie die folgenden Best Practices beachten:

Sichern Sie Ihre Meeting-Notizen

Wenn es etwas Schlimmeres gibt als schlecht gemachte Meeting-Notizen, dann sind es Notizen, die unauffindbar sind. Notizen auf Papier zu schreiben ist eine veraltete Methode, die Sie auf lange Sicht wahrscheinlich viel Zeit kostet und natürlich viel zu viel Zeit für die Digitalisierung und effektive Verteilung benötigt.

Am besten erstellen Sie Ihre Protokolle auf einem Laptop oder Tablet und speichern sie nicht an einem einzigen Ort, z. B. in einer E-Mail, sondern verwenden ein Tool für die gemeinsame Arbeitsverwaltung wie Wrike. Mit Wrike sind Ihre Notizen sofort für alle Personen verfügbar, mit denen Sie sie teilen, sodass Sie vom Moment des Hochladens an vollständige Transparenz haben.

Wenn Sie die umsetzbare Meeting-Notizen-Vorlage von Wrike verwenden, wird Ihre Arbeit noch einfacher, da sich die Notizen bereits in der Software befinden.

Verteilen Sie die Notizen schnell

Meeting Minutes sollten Sie möglichst zeitnah verteilen. Sobald das Meeting beendet ist, sollten alle Teilnehmer eine Zusammenfassung, eine Liste der Aktionspunkte und alle zusätzlichen Notizen erhalten, die Sie gemacht haben.

Auf diese Weise optimieren Sie den Fortschritt Ihres Projektziels, da jeder Teilnehmer sofort nach seiner Rückkehr an seinen Arbeitsplatz mit der Arbeit an den ihm zugewiesenen Aktionspunkten beginnen kann.

Legen Sie Erinnerungen fest

Unabhängig davon, welches Medium Sie zum Speichern und Verteilen Ihrer Notizen verwenden, sollten Sie Erinnerungen festlegen, damit die im Meeting besprochenen Themen den Teilnehmern präsent bleiben.

Wenn Sie ein Kommunikationstool wie Wrike verwenden, können Sie über die verschiedenen Aktionspunkte, die Sie den Teilnehmern zugewiesen haben, Erinnerungsbenachrichtigungen für alle Teilnehmer auslösen. Dank der Integration von Wrike in Google Kalender können Sie Ihren Kalender synchronisieren, um sicherzustellen, dass keine Fristen versäumt werden.

Benennen Sie einen Manager für Aktionspunkte

Auch wenn es sich dabei nicht um eine offizielle Rolle handelt, lohnt es sich, eine Person zu benennen, die die Erledigung der von Ihnen zugewiesenen Aktionspunkte überwacht. Diese Person ist dafür verantwortlich, die Teilnehmer zu begleiten und sicherzustellen, dass sie ihre Aktionspunkte rechtzeitig bis zu den Terminen erledigen, und ihnen bei Bedarf Unterstützung zu bieten.

Versenden Sie Einladungen

Einer der wichtigsten Aspekte von Meeting-Notizen ist es, frühere Diskussionen zu würdigen und gleichzeitig einen Ausblick auf bevorstehende Meetings zu geben. Um sicherzustellen, dass Ihre Meetings einem roten Faden folgen und aufeinander aufbauen, sollten Sie Einladungen zu Folgetreffen am selben Tag wie das erste Meeting versenden.

Beispiele für Meeting Minutes mit Aktionspunkten

In James-Bond-Filmen war es normalerweise Miss Moneypenny, die das Protokoll eines Meetings führte, aber heute kann der gesamte Prozess mit leistungsstarken Funktionen zur Arbeitsverwaltung wie denen von Wrike automatisiert und beschleunigt werden. Unabhängig davon, wie Sie sie aufzeichnen, haben sich die Grundlagen im Laufe der Jahre nicht wesentlich geändert.

Mit welchen Arten von Meetingszenarien könnten Sie also in einem Unternehmen weltweit konfrontiert werden? Sehen wir uns zwei gängige Situationen an.

1. Projekt-Meeting-Minutes

Stellen wir uns ein Meeting zur Entwicklung einer mobilen App vor. Da Meilensteine des Projekts besprochen und neue Aufgaben verteilt werden, ist es wichtig, dass alle Details während des Meetings festgehalten werden, einschließlich Aktionspunkte, zuständige Personen und Fristen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie solche Meeting Minutes aussehen könnten:

Titel: Projekt-Meeting – Entwicklung einer mobilen App

Teilnehmer: Team A, Team B, Projektmanager

1. Übersicht über den aktuellen Fortschritt

• Identifizierte UI-Fehler, die bis Ende der Woche vom Team A behoben werden müssen
• Team B hat die Backend-Updates fertiggestellt

2. Anstehende Meilensteine

• Implementierung neuer Sicherheitsfunktionen in der nächsten Woche
• Vorbereitungen für Beta-Tests

3. Aktionspunkte

• UI-Korrekturen: Team A (Fällig: Freitag)
• Sicherheitsfunktionen: Projektmanager erstellt Anforderungsentwurf (Fällig: Montag)
• Beta-Tests: Team B beginnt mit den Vorbereitungen (Fällig: Mittwoch)

2. Meeting Minutes für Abteilungen

Abteilungs-Meetings bündeln häufig verschiedene Stärken innerhalb eines Unternehmens, um Herausforderungen zu lösen. In einer Brainstorming-Sitzung der Marketingabteilung werden beispielsweise viele Ideen gesammelt und manchmal entwickeln sich die Gespräche schnell weiter. Ohne Meeting Minutes können wertvolle Erkenntnisse verloren gehen. Hier ist ein weiteres Beispiel für ein einfaches Protokoll, diesmal für ein Marketing-Meeting:

Titel: Marketing-Meeting – Brainstorming zur Kampagne für das 4. Quartal

Teilnehmer: Marketing-Team, Creative Director, Digitalstrategen

1. Diskutierte Ideen

• Influencer-Marketing für Produkt X
• SEO-Aufwand zur Ausrichtung auf wichtige Keywords
• Social-Media-Kampagne mit Schwerpunkt auf nutzergenerierten Inhalten

2. Ausgewählte Strategien

• Schwerpunkt auf Influencer-Marketing und SEO-Aufwand
• Weitere Recherchen für Social-Media-Kampagne erforderlich

3. Aktionspunkte

• Influencer-Kontaktaufnahme: Zugewiesen an Digitalstrategin Annette (Fällig: Montag)
• SEO-Keyword-Mapping: Zugewiesen an SEO-Spezialist Harry (Fällig: Freitag)

Beide Beispiele sind sehr einfach, aber Meeting Minutes können so komplex sein, wie Sie es benötigen. Mit der vorgefertigten Vorlage von Wrike können Sie Ihre Meeting-Protokolle auf einer zentralen, sicheren Plattform speichern, sodass sie jederzeit abgerufen und eingesehen werden können.

Sie können auch relevante Dateien wie Präsentationen oder Forschungsdokumente anhängen. Benutzerdefinierte Felder können hinzugefügt werden, um bestimmte Tags wie Story Points zu verfolgen. Verwenden Sie diese Daten als Filter, damit Sie und Ihr Team die benötigten Informationen schnell finden können.

Meeting Minutes im Projektmanagement

Projektmanager stehen mehr denn je unter dem Druck, mit weniger mehr zu erreichen. Für einige bedeutet dies steigende Erwartungen, ein höheres Tempo und zusätzliche Meetings. In diesen arbeitsreichen Zeiten ist es entscheidend, Meeting Minutes als Tool für ein effektives Projektmanagement zu nutzen, da sie eine wichtige Rolle bei der Verfolgung von Fortschritten, der Sicherstellung der Verantwortlichkeit und der Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern spielen können.

Fortschrittsverfolgung: In Meeting Minutes können getroffene Entscheidungen, zugewiesene Aufgaben und vorläufige Zeitpläne festgehalten werden. Im Laufe der Zeit können diese Protokolle als Zielvorgaben dienen; ihre Überprüfung kann dabei helfen, den Fortschritt des Projekts zu messen. Wenn Hindernisse auftreten, können Zeitpläne neu bewertet und Pläne in neuen Meetings angepasst werden – mit einem neuen Protokoll.

Verantwortlichkeit: Gut vorbereitete Protokolle sollten die Einzelheiten der zu erbringenden Leistungen festhalten, einschließlich der Frage, wer für welche Aufgabe bis wann verantwortlich ist. Diese festgehaltenen Verpflichtungen fördern das Pflichtbewusstsein und motivieren die Teammitglieder, Termine einzuhalten und ihre Aufgaben zu erfüllen. Diese Art der Verantwortlichkeit kann die Effizienz und Produktivität eines Projekts erheblich steigern.

Kommunikation Sie können an einem Meeting nicht teilnehmen? Das kommt vor. Protokolle sind eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass abwesende Teammitglieder über Projektplanungen, Aktualisierungen und individuelle Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden bleiben. Darüber hinaus sind Protokolle auch wichtig, um Transparenz und Abstimmung zu fördern, indem sie Missverständnisse oder Unklarheiten ausräumen, da Teammitglieder sich gegenseitig für weitere Diskussionen markieren können.

Obwohl es sich um ein scheinbar einfaches, fast altmodisches Konzept handelt, sind Meeting Minutes tatsächlich das Herzstück eines effektiven Projektmanagements. Ihre Rolle geht über die reine Protokollierung eines Meetings hinaus, da sie dazu beitragen, den Fortschritt von der Planung bis zur Ausführung voranzutreiben. Gut strukturierte Meeting Minutes können dazu beitragen, Projekte termingerecht, mit minimalen Verzögerungen, Hindernissen oder Missverständnissen abzuwickeln.

Wenn Sie sich fragen, wie das in der Praxis aussehen könnte, haben wir eine Liste der Arten von Meetings zusammengestellt, die Projektmanager täglich abhalten könnten.

Beliebte Arten von Meetings im Projektmanagement

Lassen Sie uns über einige der häufigsten Meetings sprechen und wie sie am besten von Anfang bis Ende verwaltet werden können. Sie können diese Informationen verwenden, um die hilfreichsten Vorlagen für Meeting-Minutes zu erstellen und zu verwenden. Hier sind einige der wichtigsten Meetings, die zu Beginn, in der Mitte und am Ende eines Projekts stattfinden:

• Projektstart
• Brainstorming
• Projektüberprüfung/gewonnene Erkenntnisse

Projektstart

Jeder kennt die Grundlagen eines Projekt-Kickoff-Meetings: Das Team wird zusammengebracht, das Projekt wird besprochen, Erwartungen werden geteilt und die Zusammenarbeit wird diskutiert. Das Ergebnis sollte ein Team sein, das auf dem gleichen Stand ist und bereit ist, sofort loszulegen. Es gibt eine Reihe spezifischer Elemente, die zu einem erfolgreichen Kickoff-Meeting gehören, darunter:

Entwickeln Sie eine Tagesordnung: Die Tagesordnung sollte den Zweck des Meetings sowie eine Projektbeschreibung/Zusammenfassung, eine Teilnehmerliste, den Projektumfang, den Zeitplan, den Ansatz, die Aufgaben, die Art der Zusammenarbeit und alle Hintergrundinformationen enthalten, die den Teilnehmern bei der Vorbereitung helfen.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Tagesordnungspunkte: Die Vorstellungsrunde kann fünf Minuten dauern, während die Diskussion des Projektumfangs 15 bis 20 Minuten in Anspruch nehmen kann – und das ist in Ordnung. Wenn Sie keine Zeitangaben in der Tagesordnung aufgeführt haben, achten Sie während des Meetings auf die Zeit.

Behandeln Sie alle Punkte der Tagesordnung: Das scheint selbstverständlich zu sein, aber man kommt leicht vom Thema ab und behandelt einen oder zwei Tagesordnungspunkte nicht vollständig. Wenn Sie wissen, dass Sie möglicherweise nicht alle Tagesordnungspunkte behandeln können, kümmern Sie sich zuerst um die höchsten Prioritäten.

Bereiten Sie das Meeting zeitnah und präzise nach: Das Meeting ist erst beendet, wenn Sie es nachbereitet haben – teilen Sie Ihre Meeting-Notizen, Aktionspunkte, den Zeitplan für die nächsten Schritte und Vorschläge für den nächsten Meeting-Termin mit allen Teilnehmern. Eine Meeting-Notizen-Vorlage erleichtert dies, da alle Informationen aus der Tagesordnung und den Gesprächen während des Meetings an einem Ort erfasst werden.

Weiter zum nächsten Meeting: Könnte es eine Brainstorming-Sitzung sein? Ja, bitte!

Brainstorming

Brainstorming-Meetings bergen die Gefahr, dass man vom Thema abschweift, viel Zeit investiert, aber keine Ergebnisse erzielt, und dass zu viele Personen zusammenkommen, um effektiv zu sein.

Jeff Bezos ist bekannt für seine „Zwei-Pizza-Regel“ für Meetings: Wenn mehr Personen anwesend sind, als mit zwei Pizzas satt werden, sind zu viele Personen im Meeting. Genial, nicht wahr? Sie möchten viele Ideen generieren, aber mehr Köpfe bedeuten nicht automatisch mehr Ideen. Zu den Best Practices für Brainstorming-Meetings gehören:

Halten Sie die Liste der Eingeladenen klein. Befolgen Sie die Pizza-Regel und mischen Sie die Teilnehmer. Bringen Sie Personen aus verschiedenen Abteilungen oder Teams zusammen, um neue Perspektiven zu gewinnen.

Planen Sie mindestens zwei Brainstorming-Meetings – eines, um so viele Ideen wie möglich zu generieren, und ein weiteres, um sich auf die besten Ideen aus dem ersten Meeting zu konzentrieren. Möglicherweise lassen sich ein oder zwei Ideen verfeinern oder kombinieren, sodass sich daraus die ultimative Lösung ergibt.

Bitten Sie die Teilnehmer, sich vorzubereiten. Stellen Sie Hintergrundinformationen zur Verfügung und bitten Sie die Teilnehmer, einige Ideen vorzubereiten. So verläuft das Meeting von Anfang an reibungslos.

Legen Sie eine maximale Dauer von 30 Minuten für das Meeting fest. Je länger das Meeting dauert, desto weniger kreative Ideen werden am Ende dabei herauskommen. Planen Sie das Meeting kurz und bündig, damit die Teilnehmer nicht müde werden.

Wählen Sie den Ort sorgfältig aus. Ein weiteres Meeting im gleichen alten Konferenzraum könnte die Kreativität hemmen. Vielleicht wäre ein „progressives Meeting“ ähnlich wie ein progressives Abendessen eine gute Idee, bei dem die Teilnehmer während des Meetings an verschiedene Orte wechseln. Oder erwägen Sie eine Mittagssitzung in einem reservierten Raum in einem Restaurant in der Nähe.

Betonen Sie, dass es keine schlechten Ideen gibt. Sammeln Sie alle Ideen, die Ihr Team hervorbringen kann, und nehmen Sie sich nach dem Meeting etwas Zeit, um weniger kreative Lösungen auszusortieren. In Ihrer zweiten Sitzung können Sie sich dann auf die besten Ideen konzentrieren.

Was kommt nach all dem Brainstorming und der Arbeit?

Projektüberprüfung

Sie haben das Projekt gestartet, intensiv darüber nachgedacht und es dann abgeschlossen – nun ist es an der Zeit, mit der Projektüberprüfung oder dem „Lessons Learned“-Meeting abzuschließen. Dieses Meeting kann ein Minenfeld voller Herausforderungen sein. Es ist leicht, negativ zu werden. Die Teilnehmer können sich auf eine Person oder ein weniger positives Ereignis stürzen und diese zum Sündenbock machen. Manche Menschen sind möglicherweise nicht empfänglich für konstruktive Kritik.

Die Liste lässt sich fortsetzen – aber dies ist eine der wertvollsten Arten von Meetings. Wenn sie richtig durchgeführt wird, hilft die Projektbesprechung dem Team dabei, festzustellen, was gut gelaufen ist, was beim nächsten Projekt geändert werden sollte und was vielleicht ganz aus der Projekt-Checkliste entfernt werden sollte.

Sammeln Sie relevante Informationen. Dazu gehören Berichte, Daten und Feedback vom Team, vom Kunden oder von Partnern während des Projekts. Diese sollten vor dem Meeting geteilt werden, um die Diskussion zu informieren.

Wählen Sie eine Handvoll Ereignisse aus, die Sie im Detail besprechen möchten. Wählen Sie einige positive und einige negative Ereignisse aus, damit Sie aus beiden lernen können.

Entwickeln Sie eine Agenda und teilen Sie diese mit allen. Fügen Sie relevante Daten und konkrete Ereignisse hinzu, damit sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten können.

Legen Sie einen Standard für Höflichkeit und Respekt fest. Erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass das Feedback aller wichtig ist und sich auf das Projekt beziehen sollte, nicht auf bestimmte Personen. Keine persönlichen Angriffe!

Seien Sie offen für jegliches Feedback. Einige Rückmeldungen sind möglicherweise nicht schmeichelhaft, aber bleiben Sie offen und denken Sie daran, dass der Zweck jedes Meetings darin besteht, sich für das nächste Mal zu verbessern.

Verwendung der Wrike-Vorlage für umsetzbare Meeting-Notizen

Erstellen Sie zunächst einen übergeordneten Ordner in Wrike mit dem Namen „Meeting Minutes“. In diesem Ordner können Sie verschiedene Aktionspunkte erstellen, mit denen Sie nach dem Meeting direkt an die Arbeit gehen können.

Im Beschreibungsfeld können Sie alle zuvor beschriebenen Elemente festhalten, um genau zu definieren, was im Meeting besprochen wurde. Verwenden Sie verschiedene Ansichten in Wrike, um die Elemente so zu formatieren, wie es für Sie am sinnvollsten ist, und geben Sie einfach die relevanten Informationen ein, sobald das Meeting stattfindet.

Vergessen Sie nicht, zusätzliche Notizen hinzuzufügen, die nicht unter die Labels „Tagesordnungspunkt“ oder „Aktionspunkt“ passen, aber dennoch für den weiteren Erfolg des Projekts wichtig sind.

Nach dem Meeting fungiert Wrike als Aktionspunkt-Tracker, da Sie diese im Dashboard visualisieren können, selbst wenn sie bereits einem Teilnehmer zugewiesen wurden. Sie können alle Aktionspunkte effektiv verfolgen und die Fortschritte bei der Erreichung der gesetzten Ziele überwachen.

Meeting-Notizen mit Aktionspunkten können ohne das richtige System kompliziert zu tippen, zuzuweisen und zu sichern sein. Die umsetzbare Vorlage für Meeting-Notizen von Wrike bietet ein umfassendes Framework für Ihre Notizen und wird durch leistungsstarke Kommunikationsfunktionen für eine nahtlose Weiterverfolgung unterstützt.

Die sofort einsatzbereite Vorlage für umsetzbare Meeting-Punkte von Wrike ist ein erstklassiges Beispiel für ein Protokoll, mit dem Sie eine Meeting-Tagesordnung erstellen, wichtige Details festhalten und Aktionspunkte in Aufgaben umwandeln können.

Möchten Sie am Ende des Meetings startklar sein? Testen Sie Wrike noch heute für Ihre Meeting-Protokolle.