So erstellen Sie einen Projekt-Kommunikationsplan: Vorlage und Beispiele

Im Projektmanagement ist die Verwendung eines Kommunikationsplans eine der effektivsten Methoden, um Stakeholder und Teams auf dem gleichen Stand zu halten. Aber was ist ein Projekt-Kommunikationsplan und wie trägt er zum reibungslosen Ablauf von Projekten bei?

In diesem Artikel behandeln wir die wichtigsten Komponenten eines Projekt-Kommunikationsplans, darunter:

• Identifizieren von Stakeholdern
• Festlegen von Kommunikationszielen und -strategien
• Festlegen von Kommunikationskanälen
• Erstellen eines Zeitplans für die Kommunikation
• Zuweisen von Verantwortlichkeiten für die Kommunikation

Erfahren Sie alles Wissenswerte über Kommunikationspläne und entdecken Sie eine vorgefertigte Vorlage für einen Projekt-Kommunikationsplan , mit der Sie alle Ihre Mitarbeiter auf den gleichen Stand bringen können.

Warum effektive Kommunikation wichtig ist

Effektive Kommunikation ist wichtig, da es häufig zu Störungen kommt, wenn Ziele nicht aufeinander abgestimmt sind, E-Mails verloren gehen und nicht die richtigen Tools erstellt werden.

Eine PMI-Umfrage ergab, dass 30 % der Befragten „mangelhafte Kommunikation” als Hauptgrund für Umfangsabweichungen und Projektmisserfolge nannten. Und laut Forbes verlieren mehr als 40 % der Arbeitnehmer das Vertrauen in ihre Führungskräfte, wenn die Kommunikation mangelhaft ist.. Angesichts der Folgekosten eines Scheiterns ist es keine Frage, dass Sie für jedes Projekt, das Sie starten, einen Kommunikationsplan benötigen.

Mit einem effektiven Kommunikationsplan stellen Sie sicher, dass Ihr Team auf den Projekterfolg vorbereitet ist.

Was ist ein Projekt-Kommunikationsplan?

Ein Projekt-Kommunikationsplan ist eine Vereinbarung zwischen Gastnutzern und Stakeholdern, in der festgelegt wird, welche Informationen wann und wie in wichtigen Zeitabständen geteilt werden.

Informationen wie Status-Updates, aufgabenbezogene Fragen und Details zu Meetings sollten in diesem schriftlichen Leitfaden enthalten sein. Das Ziel besteht darin, die Kommunikation im Team so weit wie möglich zu definieren und zu optimieren.

Warum ist ein Kommunikationsplan im Projektmanagement wichtig?

Ein Kommunikationsplan ist im Projektmanagement wichtig, weil er dazu beiträgt, Stakeholder, Kunden, Freiberufler und Projektteammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen.

Kommunikationspläne scheitern, wenn es zu übermäßigen Diskussionen über das Projekt kommt oder der Umfang jeder Interaktion (z. B. detaillierte Notizen im Vergleich zu allgemeinen Vorschlägen) nicht definiert ist. Diese Probleme können erhebliche Auswirkungen auf Termine und Budgets haben.

Ein Projekt-Kommunikationsplan legt auch professionelle Grenzen zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern fest. Beispielsweise möchten Ihre Projekt-Stakeholder ihre Interaktion möglicherweise auf E-Mails beschränken, während Ihre Freiberufler bei zeitkritischen Gesprächen lieber SMS verwenden.

Da viele Arbeitsplätze auf ein hybrides oder vollständig remote Arbeitsmodell umgestellt haben, sind Teams heute über Standorte und Zeitzonen hinweg verteilt, sodass Kommunikation oberste Priorität haben muss. Ein guter Projekt-Kommunikationsplan stellt sicher, dass alle Stakeholder, unabhängig von ihrem Standort, bei Bedarf mit den erforderlichen Informationen versorgt werden.

Schließlich kann der Einsatz modernster Kommunikationstools die Produktivität von Teams steigern. Aussage des Laut einer Studie von McKinsey, können gut vernetzte Teams, die soziale Technologien nutzen, ihre Produktivität um 20 bis 25 % steigern.

Was gehört zu einem guten Kommunikationsplan im Projektmanagement?

Nachdem Sie nun wissen, warum Sie einen solchen Plan benötigen, fragen Sie sich vielleicht: Was gehört in einen Kommunikationsplan? Hier finden Sie eine kurze Übersicht über die wichtigsten Komponenten:

• Kommunikationsziele
• Projektinformationen
• Identifizierung der Stakeholder
• Zeitplan für die Kommunikation
• Feedback-Protokoll
• Agenda für Meetings
• Eskalationsprozess
• Vertraulichkeitsrichtlinien
• Rollen- und Verantwortungsmatrix
• Freigabe-Workflows
• Kontakt

All diese Komponenten helfen Ihnen dabei, einen Kommunikationsplan zu erstellen, der Echtzeit-Updates und eine reibungslose tägliche Projektkoordination gewährleistet.

Wenn Sie eine detailliertere Anleitung wünschen, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

So erstellen Sie einen Projekt-Kommunikationsplan

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um einen Kommunikationsplan für ein Projekt zu erstellen:

1. Bereiten Sie Ihr Kontaktformular vor

Ein Projektkontaktformular enthält die Rollen der Gastnutzer und relevante Kontaktinformationen, die die Verantwortlichen für die einzelnen Projektphasen hervorheben. So können Gastnutzer immer die richtige Person für ihre Anliegen erreichen. Ihr Projektkontaktformular sollte Folgendes enthalten:

• Namen und Rollen der Gastnutzer
• E-Mail-Adressen
• Kontaktperson für die Datensicherung für jede Rolle
• Arbeitszeiten
• Start- und Enddatum des Projekts

Denken Sie daran: Effektives Kommunikationsmanagement beginnt mit klaren Kontaktpunkten. So vermeiden Sie Verwirrung in späteren Projektphasen.

2. Wenden Sie die fünf Ws der virtuellen Kommunikation an

Erstellen Sie eine Liste der Dinge, die während des Projekts kommuniziert werden müssen, wie z. B. Meeting-Updates und Inhaltsübersichten,und legen Sie Ihre bevorzugte Kommunikationsart fest. Verwenden Sie für jede wichtige Kommunikationsart, die Sie auswählen, die fünf Ws der virtuellen Kommunikation (wer, was, wo, wann, warum).

Fragen Sie sich:

• Wer muss an jeder Kommunikation beteiligt sein?
• Welche Informationen müssen geteilt werden?
• Wo findet die Kommunikation statt?
• Wann sollte die Kommunikation stattfinden?
• Warum ist die Kommunikation notwendig?

Durch die konsequente Anwendung dieser fünf W-Fragen können Sie Ihre Projektplanung definieren und organisieren, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und informiert sind.

3. Kommunikationspräferenzen hervorheben

Heben Sie wichtige Informationen hervor, wie z. B. den Grad der Formalität, persönliche Pronomen oder besondere Anfragen von Teammitgliedern oder Gastnutzern. Die Berücksichtigung dieser Bedürfnisse trägt zu einem integrativeren Umfeld bei, in dem sich alle respektiert fühlen.

4. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Legen Sie fest, welche Arten von Statusaktualisierungen erforderlich sind, wo sie erfolgen sollen und wer sie übernimmt. Identifizieren Sie zunächst alle wichtigen Aufgaben und Meilensteine Ihres Projekts und weisen Sie diese dann einem bestimmten Teammitglied zu. Auf diese Weise lassen sich Lücken oder Überschneidungen bei den Verantwortlichkeiten leichter erkennen.

5. Legen Sie einen Zeitplan für regelmäßige Check-ins fest

Erstellen Sie einen Zeitplan für alle vorab geplanten Telefonate, virtuellen Status-Meetings und digitalen Check-ins. Legen Sie die Kommunikationsmethode, das Datum/die Uhrzeit und die Häufigkeit der Kommunikation fest. Geben Sie unbedingt an, wo diese Updates geteilt werden sollen. Beispiel

• In einem gemeinsamen Dokument
• Über eine Projektmanagement-Software
• Während Team-Meetings

Sie können auch eine Projekt-Zeitleiste mit wichtigen Kommunikationspunkten erstellen, damit alle Teammitglieder wissen, wann sie ein Update geben müssen.

Beispiele für Kommunikationspläne

Ihre individuelle Roadmap für einen effektiven Kommunikationsplan hängt von Ihrem Kunden, Ihrem Team und dem Projektumfang ab. Nutzen Sie diese Beispiele als Inspiration und Grundlage für Ihren nächsten Entwurf.

Protokoll für Projektaktualisierungen

Vereinbaren Sie mit dem Kunden, wie oft er über den Projektstatus informiert werden möchte. Klären Sie als Projektmanager mit Ihren Kunden, welche Art der Kommunikation sie bevorzugen.

• Was soll die Projektaktualisierung enthalten (relevante Statistiken, Meilensteine und nächste Phasen)?
• Wird diese Projektaktualisierung per E-Mail, Zoom-Anruf oder Wrike-Aufgabe übermittelt?
• Wie häufig soll die Kommunikation stattfinden?

Legen Sie diese Details fest, um eine transparentere und professionellere Kommunikation zu ermöglichen.

Lösung von Kundenbeschwerden

Kennzeichnen Sie die Kommunikation mit „Kundenbeschwerde“, weisen Sie ein Ziel und eine Zeitleiste zu und fügen Sie einen Genehmiger hinzu. Legen Sie die nächsten Schritte für die Genehmigung in der Aufgabe selbst fest. Bitten Sie den Genehmiger, den Status der Aufgabe von „Offen“ auf „Geschlossen“ zu ändern, sobald die Beschwerde gelöst ist.

So könnte ein Kommunikations-Projektplan für die Lösung einer Kundenbeschwerde aussehen:

Auftragserfüllung

Geben Sie den Auftrag manuell ein, fügen Sie Namen und Beschreibung hinzu (einschließlich Artikel, SKUs, Standort usw.) und weisen Sie ihn dann einem Teammitglied zu. Automatisieren Sie Lieferkettenabläufe, indem Sie für jeden neuen Auftrag Aufgabenabhängigkeiten festlegen, z. B. den Abschluss der Auftragstätigkeit als Auslöser für die Benachrichtigung eines Kundendienstmitarbeiters, der den Kunden per E-Mail über den aktuellen Stand informieren soll.

Erstellung von Webtexten

Fügen Sie eine Liste mit Statusangaben für den Freigabe-Prozess hinzu, darunter „Webseitenentwurf,“ „Webseite in Arbeit,“ und „Webseite zur Freigabe bereit.“ Bitten Sie die Teammitglieder, die die Texte verfassen, die Prüfer per @Erwähnung zu benachrichtigen, wenn sie eine Seite fertiggestellt haben, damit das Projekt vorankommt.

Was sind die Vorteile eines guten Projekt-Kommunikationsplans?

Zu den Vorteilen eines guten Kommunikationsplans für das Projektmanagement gehören unter anderem die Einhaltung des Budgets, der Zeitleiste und des Umfangs. Mit der richtigen Strategie lassen sich die meisten größeren Kommunikationsprobleme lösen, bevor sie überhaupt auftreten.

Mit einer Projektplanung im Voraus ist es einfacher, sich auf die Erledigung der Aufgaben zu konzentrieren, anstatt zu vergessen, wer was im letzten Meeting gesagt hat, oder Dutzende von E-Mail-Ketten nach den neuesten Informationen zu durchsuchen.

Ein effektiver Projekt-Kommunikationsplan erspart Ihnen außerdem den Aufwand, einzelne E-Mails mit der Frage „Wie ist der Status?“ beantworten zu müssen. Wenn es einen Plan gibt, der sicherstellt, dass alle Stakeholder angemessen informiert werden, kann Ihr Projektteam auf Änderungen reagieren, ein gutes Kundenmanagement gewährleisten und einen hohen Kommunikationsstandard aufrechterhalten.

Vorstellung der Vorlage für Kommunikationspläne von Wrike

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Mit Wrike können Sie eine Projekt-Zeitleiste erstellen, Statusaktualisierungen verfolgen und alle Stakeholder auf dem Laufenden halten – unabhängig davon, wo sie sich befinden. Zusätzlich zu den maßgeschneiderten Projektmanagement-Funktionen von Wrike bieten wir Ihnen eine weitere Ressource, mit der Sie die Produktivität Ihres Teams maximieren können: die Vorlage für einen Kommunikationsplan.

Fügen Sie diese Vorlage Ihrem Arbeitsablauf hinzu, geben Sie Ihre wichtigsten Informationen ein und starten Sie Ihr Projekt mit einem effizienten System zum Teilen und Anfordern von Updates. Im Kommunikationsplan von Wrike finden Sie bestimmte Bereiche für:

• Zusammenfassung der Stakeholder-Analyse und deren Rollen im Projekt
• Wichtigste Projektinteressen oder -ziele
• Teamleiter für das Projekt
• Bevorzugte Kommunikationskanäle mit entsprechenden Protokollen
• Erwartungen an die Kommunikationshäufigkeit
• Erstellung wiederkehrender Aufgaben

Jede dieser Funktionen erleichtert es den Stakeholdern, informiert und involviert zu bleiben, und erhöht gleichzeitig die Leistungsfähigkeit Ihres Teams, selbst über lange Zeiträume hinweg.

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