Wie verwaltet man mehrere Projekte gleichzeitig?

Wie verwaltet man mehrere Projekte gleichzeitig?

Jedes Branchensegment, Unternehmen und Projektbüro (Project Management Office, PMO) hat sicher seine eigenen Vorstellungen davon, wie viele Projekte ein Projektmanager handhaben kann. Dies ist oft abhängig von der Größe, Komplexität und Wichtigkeit der Projekte sowie von der Leistungsfähigkeit des betreffenden Projektmanagers. Allerdings wird es immer seltener, dass Projektmanager ihre Projekte eins nach dem anderen abarbeiten. Viel wahrscheinlicher ist, dass Sie als Projektmanager mit drei bis acht Projekten gleichzeitig jonglieren. Manche behaupten sogar, schon bis zu 25 Projekte auf einmal gesteuert zu haben! Dafür brauchen Sie allerdings mehr Kompetenzen und Tools als bei der Arbeit an nur einem einzigen Projekt. Selbst wenn Ihre Projekte sehr unterschiedlich sind, müssen Sie eine gemeinsame Ressource gut verwalten, um Konflikte zu vermeiden: sich selbst.

3 Schritte zur Verwaltung mehrerer Projekte

Die erfolgreiche Verwaltung mehrerer Projekte umfasst drei grundlegende Schritte:

1. Integrieren Sie Ihre Arbeits- und Zeitpläne.
2. Priorisieren Sie Ihre Arbeitsauslastung.
3. Denken Sie an die Kommunikation.

Schritt 1: Erstellen Sie einen integrierten Arbeits- und Zeitplan

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, ist es entscheidend, so proaktiv wie möglich zu handeln, und dazu brauchen Sie eine integrierte Planung. Wenn Sie zum Beispiel zwei verschiedene Projektzeitpläne haben, ist nur schwer zu erkennen, ob Sie eventuell irgendwann an zwei Orten gleichzeitig erwartet werden. Die meisten Zeitplanungs-Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zeitpläne zu kombinieren oder parallel anzuzeigen. So können Sie etwaige Konflikte schon im Voraus identifizieren und ggf. Termine verlegen. Idealerweise sollten nicht zwei Projekte zur gleichen Zeit einen wichtigen Meilenstein erreichen – vor allem, wenn sie viel Aufmerksamkeit erfordern, wie beispielsweise ein Produkt-Launch.

Schritt 2: Priorisieren und delegieren Sie

Sie können nicht alles selbst erledigen. Als neuer Projektmanager hat man Ihnen vielleicht nur ein einziges Projekt übergeben, damit Sie sich in Ruhe einarbeiten können. Doch je mehr Erfahrung Sie sammeln und je mehr Projekte Sie gleichzeitig handhaben, desto weniger Zeit bleibt Ihnen, all Ihre gewohnten Aufgaben selbst wahrzunehmen. Nun gilt es, ernsthaft zu überdenken, was Sie vielleicht delegieren könnten. Hier kann Ihnen eine beliebte Methode helfen, bei der Aufgaben nach vier Faktoren eingeordnet werden – wichtig, nicht wichtig, dringend und nicht dringend.

Erstellen Sie eine Liste all Ihrer Aufgaben und entscheiden Sie, in welches der vier Felder sie gehören. Hier einige Beispiele:

1. Wichtig und dringend: Kickoff-Meeting zum Start Ihres neuen Projekts
2. Wichtig, aber nicht dringend: Erstellen eines Projektmanagement-Reports
3. Dringend, aber nicht wichtig: Informieren Ihrer Kunden, dass das Projekt im Zeitplan liegt.
4. Nicht dringend und nicht wichtig: Versenden des aktuellen Testberichts an alle Stakeholder außerhalb des Projektteams.

Aufgaben in Feld I (wichtig und dringend) müssen zuerst erledigt werden.

Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben (Feld II) sollten später eingeplant werden – aber wenn Sie sie nicht recht bald erledigen, landen sie irgendwann in Feld I.

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben (Feld III) sollten Sie delegieren. Wählen Sie dafür möglichst eine Person in Ihrem Projektteam aus, die mehr freie Kapazitäten hat als Sie, um sich dieser Aufgaben anzunehmen.

Bei Aufgaben in Feld IV sollten Sie hinterfragen, wieso sie überhaupt auf der Liste stehen. Lohnt es sich, den Bericht zusammenzustellen und zu versenden, wenn niemand ihn liest? Vielleicht ist er tatsächlich für einen bestimmten Zweck wichtig, und Sie wussten es nur nicht. In diesem Fall gehört die Aufgabe in Feld II. Andernfalls können Sie die Aufgabe streichen!

Es ist sehr wichtig, eine Liste all Ihrer Aufgaben inklusive Fälligkeitsterminen und Prioritäten zu führen und regelmäßig zu aktualisieren. So wird nichts vergessen, und wenn Sie etwas streichen müssen, sehen Sie auf einen Blick, welche Punkte die geringste Priorität haben.

Schritt 3: Sorgen Sie für kontinuierliche Kommunikation

Es ist wichtig, mit Ihrem Manager, den Stakeholdern und Ihrem Projektteam über Ihre Arbeitsauslastung zu sprechen, um die Erwartungen zu steuern und Unterstützung zu erhalten, wenn Ihr Arbeitspensum zu groß wird. Wenn niemand weiß, wie viel Sie zu tun haben, können sie nicht helfen und haben kein Verständnis, falls Sie einen Termin verpassen. Im Gegenteil – man könnte Ihnen noch ein Projekt mehr aufladen!