So implementieren Sie einen agilen Workflow in Ihrem weiteren Projekt

Wenn Sie kurz vor dem Start eines neuen Projekts stehen, wird Sie diese Statistik vielleicht überraschen: Jedes sechste Projekt, das mit traditionellen Methoden umgesetzt wird, weist eine Kostenüberschreitung von 200 % auf.

200 %! Das ist kein Kleingeld und auch nicht das Ergebnis kleiner Abweichungen vom Budget. Es ist das Ergebnis einer starren Planung, langwieriger Änderungskontrollprozesse und Workflows, die bei Prioritätsänderungen nicht flexibel angepasst werden können. In schnelllebigen Umgebungen (insbesondere in der Softwareentwicklung und in funktionsübergreifenden Teams) veraltete Workflows sind nicht nur ineffizient, sondern auch riskant.

Hier kommen agile Workflows ins Spiel. Anstatt alles auf einmal zu entwickeln und zu hoffen, dass es bei der Einführung funktioniert, arbeiten agile Teams iterativ und liefern kleine, testbare Inkremente, die sich an Feedback anpassen, mit dem Umfang weiterentwickeln und unnötigen Aufwand reduzieren.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Agile Workflow ist, wie er sich von traditionellem Projektmanagement unterscheidet und wie Sie einen Workflow erstellen, der das Tempo Ihres Teams in der Praxis unterstützt. Wir behandeln beliebte Frameworks wie Scrum und Kanban, erklären den Lebenszyklus eines agilen Workflows und teilen Tipps, wie Sie Ihr Team fokussiert, reaktionsfähig und bereit für alles halten, was als Weiter kommt.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist ein agiler Workflow?

• Agile vs. traditionelle Workflows

• Wie erstellt man einen agilen Workflow

• Was sind die Vorteile eines agilen Workflows?

• Was sind die Schritte im Lebenszyklus eines agilen Workflows?

• Arten von agilen Workflows

• Die Struktur des agilen Workflows verstehen

• Agile in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement

• Verwandeln Sie Projektchaos in Agile mit Wrike

• FAQs

Was ist ein agiler Workflow?

Ein agiler Workflow ist ein flexibler, iterativer Prozess, mit dem Teams ihre Arbeit in kleinen, wertvollen Schritten planen, ausführen und liefern. Anstatt bis zum Ende eines Projekts zu warten, um ein erledigtes Produkt zu liefern, liefert agiles Teamwork kontinuierlich kleine Teile, sammelt Feedback, nimmt Verbesserungen vor und passt sich dabei an.

Nach meiner Erfahrung mit dem Verwalten von Projekten in einer agilen Umgebung ist ein guter Workflow nicht starr, sondern reaktionsfähig. Er gibt Ihrem funktionsübergreifenden Team gerade genug Struktur, um fokussiert zu bleiben, aber auch genügend Flexibilität, um sich anzupassen, wenn sich Prioritäten verschieben oder Kundenfeedback eingeht.

Ein agiler Workflow umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

• Planung: Die Teams definieren die anstehenden Aufgaben, häufig anhand eines Produkt-Backlogs mit priorisierten User Stories.

• Ausführung: Sprint-Teams wählen Aufgaben aus, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums (in der Regel 1–4 Wochen) erledigt werden sollen.

• Überprüfung: Am Ende jedes Sprints überprüft das Team den Fortschritt, demonstriert, was erstellt wurde, und sammelt Feedback.

• Retrospektive: Die Teams reflektieren, was gut gelaufen ist (und was nicht), um sich im nächsten Sprint zu verbessern.

Agile Workflows basieren auf agilen Prinzipien wie Zusammenarbeit, Anpassungsfähigkeit und der Schaffung eines echten Kundennutzens. Sie stützen sich außerdem stark auf die Zuständigkeit des Teams. Bei Agile wird von selbstorganisierten Teams erwartet, dass sie ihre Arbeit selbst verwalten, Hindernisse gemeinsam beseitigen und kontinuierlich iterieren.

Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool sorgt ein agiler Workflow dafür, dass Ihre Projektteams aufeinander abgestimmt sind, Ihre Stakeholder eingebunden sind und Ihr Produktentwicklungsteam sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: das richtige Produkt zu entwickeln, nicht nur es schnell zu entwickeln.

Agile vs. traditionelle Workflows

Agile Workflows und traditionelle Wasserfall-Workflows bieten zwei sehr unterschiedliche Wege zur Fertigstellung eines Projekts.

Agile Workflows legen Wert auf Flexibilität und Iteration, während das traditionelle Wasserfall-Projektmanagement einer strengeren, schrittweisen Abfolge folgt, die sich nach Projektabschluss nur schwer anpassen lässt.

Hier finden Sie eine Übersicht über die beiden Ansätze im Vergleich:

Wie erstellt man einen agilen Workflow

Bei der Erstellung eines agilen Workflows geht es darum, einen Prozessablauf zu entwickeln, der zu Ihrem Team, Ihren Zielen und Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt. Agile ist nicht starr, aber Ihr Workflow benötigt eine ausreichende Struktur, damit alle aufeinander abgestimmt, produktiv und auf die Wertschöpfung fokussiert bleiben.

So gehe ich vor, um einen solchen Prozess von Grund auf aufzubauen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele und den Umfang des Workflows

Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich über den Umfang Ihres Projekts, die beteiligten Personen und die Definition von „fertig“ im Klaren sein. Unabhängig davon, ob Sie einen Softwareentwicklungs-Workflow aufbauen oder einen Marketing-Sprint durchführen, sollte Ihr agiler Workflow mit einem realen Geschäftsziel verknüpft sein und nicht nur eine Liste von Aufgaben darstellen.

Es ist auch wichtig, diese Phase auf agile Prinzipien wie Zusammenarbeit mit Kunden, iteratives Arbeiten und Reaktion auf Veränderungen zu stützen. Diese Werte bestimmen von Anfang an, wie Ihr Workflow funktionieren sollte.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Produkt-Backlog

Das Produkt-Backlog ist das Herzstück jedes agilen Workflows. Hier führen Sie eine fortlaufende Liste aller Aufgaben, an denen Ihr Team arbeiten muss, einschließlich User Stories, Funktionen, Bugs, technischer Aufgaben und Recherchepunkten. Im Gegensatz zu traditionellen Projektplanungen, bei denen alles frühzeitig gesperrt wird, bleibt das Backlog bei einem agilen Ansatz offen für Änderungen.

Im Laufe des Projekts verschiebt sich das Backlog. Sie priorisieren neu auf der Grundlage von Stakeholder-Input, neuen Erkenntnissen und Kundenfeedback. Diese Flexibilität macht das Backlog so gut geeignet für agiles Projektmanagement – es ermöglicht Teams, sich schnell anzupassen, ohne den gesamten Workflow zu stören.

In der Regel verwaltet ein Produktinhaber das Backlog und sorgt für dessen Organisation. Dazu gehören die Bereinigung der Liste, die Klärung von Akzeptanzkriterien und die Priorisierung von Aufgaben, um sicherzustellen, dass die wertvollsten Arbeiten ganz oben stehen. In Agile wird das Backlog zur einzigen Quelle für Informationen darüber, woran das Team arbeiten sollte – und warum. Eine gute Verwaltung sorgt dafür, dass Ihre Sprints sinnvoll sind und Ihre Fortschritte mit den tatsächlichen Geschäftszielen übereinstimmen.

Schritt 3: Wählen Sie Ihr agiles Framework

Wählen Sie die agile Methodik, die zum Stil Ihres Teams passt. Scrum eignet sich hervorragend für strukturierte Sprints und definierte Rollen. Kanban-Workflows sind ideal für die kontinuierliche Bereitstellung mit weniger Formalitäten. Sie können sogar beides kombinieren. Der Schlüssel liegt darin, Ihren Prozess an Ihr Team anzupassen – nicht umgekehrt.

Schritt 4: Legen Sie Ihre Workflow-Phasen fest

Legen Sie die Schritte fest, die Ihre Arbeit durchlaufen wird, von der Planung bis zur Lieferung. Übliche Phasen sind: To-do, in Arbeit, Überprüfung/Qualitätssicherung und Erledigt. In unserem Team fügen wir „Bereit zur Überprüfung“ und „Warten auf Stakeholder“ hinzu, um Blockaden sichtbar zu machen. Dieser Schritt verschafft Ihnen einen klaren agilen Prozessablauf und hilft Ihnen, zu erkennen, wo Aufgaben stecken bleiben.

Schritt 5: Legen Sie WIP-Limits und Sprint-Kadenz fest

Wenn Sie Scrum verwenden, legen Sie die Sprint-Länge fest (in der Regel 1–4 Wochen). Bei Kanban legen Sie Work-in-Progress-Limits (WIP) fest, um Überlastung zu vermeiden. So bleibt Ihr Team fokussiert und es entsteht kein Chaos, weil zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden müssen.

Schritt 6: Zuweisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Legen Sie klar fest, wer was tut – einschließlich Produktinhaber, Scrum Master und Teammitglieder. Agile fördert selbstorganisierte Teams, aber das bedeutet nicht, dass es keine Struktur gibt. Zuständigkeit ist der Schlüssel, um den Fortschritt Ihres Projekts auf Kurs zu halten.

Schritt 7: Verwenden Sie das richtige Projektmanagement-Tool

Sie benötigen einen Space, um Backlogs zu verwalten, Sprints zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und die Geschwindigkeit zu überwachen. Mit einem Projektmanagement-Tool wie Wrike kann Ihr Team zusammenarbeiten, Aktualisierungen automatisieren und auf dem Laufenden bleiben – insbesondere, wenn mehrere Sprints oder Teams beteiligt sind.

Schritt 8: Überprüfen, anpassen und verbessern

Agile basiert auf kontinuierlicher Verbesserung. Nutzen Sie Retrospektiven, Feedback-Schleifen und Kennzahlen (wie kumulative Flussdiagramme), um herauszufinden, was funktioniert… und was nicht. Optimieren Sie anschließend den Workflow. Agile ist eine Denkweise, kein festes System.

Was sind die Vorteile eines agilen Workflows?

Agile Workflows geben Teams die Struktur, um schnell voranzukommen, ohne sich in Rot zu verlieren.

Durch die Konzentration auf kleine, schrittweise Fortschritte und ständiges Feedback macht Agile es einfacher, Arbeit zu liefern, die den tatsächlichen Kundenbedürfnissen entspricht – und nicht nur dem, was vor Monaten festgelegt wurde.

Hier sind einige der größten Vorteile:

Was sind die Schritte im Lebenszyklus eines agilen Workflows?

Agile Workflows folgen einer flexiblen, iterativen Struktur, die Teams dabei unterstützt, Ideen in die Umsetzung zu bringen – und darüber hinaus –, während sie kontinuierlich lernen und sich anpassen.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Phasen mit Schwerpunkt auf dem Produkt.

1. Ideenfindung

Hier beginnt das Projekt. Teams identifizieren Chancen, definieren das Problem und skizzieren die hoch Vision. In dieser Produktionsphase liegt der Schwerpunkt darauf, zu verstehen, was aufgebaut werden muss und warum.

2. Initiierung

Sobald die Idee konkretisiert ist, kommt das Team zusammen, um den Umfang des Projekts zu definieren, die Ziele abzustimmen und zu entscheiden, wie der Erfolg gemessen werden soll. Es werden Rollen zugewiesen, Zeitleisten diskutiert und wichtige Ressourcen identifiziert – alles, um einen klaren Ausgangspunkt für die Entwicklung zu schaffen und Unsicherheiten zu Beginn der Arbeit zu reduzieren.

3. Iteration

Die Arbeit wird in kurze, zeitlich begrenzte Zyklen, sogenannte Sprints, unterteilt. Während jedes Sprints wählt das Team Elemente aus dem Backlog aus, die entwickelt, getestet und verfeinert werden sollen.

Das Ziel ist es, am Ende jedes Zyklus einen funktionsfähigen Teil des Produkts zu erstellen, der auf der Grundlage von Feedback überprüft und angepasst werden kann, sodass das Team im Laufe des Projekts kontinuierlich sinnvolle Verbesserungen vornehmen kann.

4. Release

Nach mehreren Iterationen wird eine funktionsfähige Produktversion für die Nutzer Release. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung von Mehrwert und dem Sammeln von Nutzerfeedback, um zukünftige Entwicklung zu Informieren.

5. Produktion

Das Produkt ist nun live und wird in realen Szenarien eingesetzt. Das Team überwacht die Leistung, behebt Probleme und stellt sicher, dass das Produkt reibungslos funktioniert.

6. Stilllegung

Schließlich erreicht das Produkt das Ende seines Lebenszyklus. Diese Phase umfasst die Auslaufphase des Produkts, gegebenenfalls die Migration der Nutzer und die Beendigung des Supports.

Arten von agilen Workflows

Bisher haben wir untersucht, wie agile Workflows den Produktlebenszyklus unterstützen, aber Agile ist nicht auf Produkt- oder Softwareteams beschränkt. Sie wird heute in den Bereichen Marketing, Operations, Personalwesen und sogar in Rechtsabteilungen eingesetzt. Jedes Team, das in Zyklen arbeitet, wechselnde Prioritäten bewältigt oder Feedback schätzt, kann von einem agilen Ansatz profitieren.

Es gibt verschiedene Arten von agilen Workflows, die jeweils auf unterschiedliche Teamstrukturen, Projektarten und Komplexitätsgrade zugeschnitten sind. Die Wahl des richtigen Workflows hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet, welches Produkt oder welcher Service Sie anbieten und wie viel Struktur Sie in den einzelnen Projektphasen benötigen.

Scrum-Workflow

Scrum ist eines der am weitesten verbreiteten agilen Frameworks. Die Arbeit wird in Sprints erledigt – kurzen, festgelegten Iterationen (in der Regel 1–4 Wochen). Jeder Sprint umfasst Planung, Ausführung, Überprüfung und Retrospektive. Ein Scrum-Team umfasst definierte Rollen wie Produktinhaber, Scrum Master und Entwicklungsteam, wobei der Schwerpunkt auf Geschwindigkeit und kontinuierlicher Verbesserung liegt.

Kanban-Workflow

Kanban ist ein visuellerer, flussbasierter Ansatz. Anstelle von festen Sprints ziehen Teams Aufgaben aus einem Backlog und verschieben sie über ein Kanban-Board durch Phasen wie „To-do“, „in Arbeit“ und „Erledigt“. Er eignet sich ideal für Teams, die einen gleichmäßigen Arbeitsfluss priorisieren und die Anzahl der laufenden Aufgaben begrenzen möchten, um die Konzentration und die Lieferfähigkeit zu verbessern.

Marketingteams verwenden Kanban beispielsweise häufig, um die Produktion von Inhalten oder Kampagnen-Workflows zu verwalten und Assets auf ihrem Weg vom Entwurf über die Überprüfung bis zur Veröffentlichung zu verfolgen.

Scrumban

Scrumban verbindet die Struktur eines Scrum-Workflows mit der Flexibilität von Kanban. Teams können ihre Arbeit in Sprints planen, verwenden jedoch ein kontinuierliches Flussmodell, um Aufgaben abzurufen und Kapazitäten in Echtzeit zu verwalten. Dieser Hybrid ist nützlich für Teams, die von traditionellem Projektmanagement umsteigen oder ihre Agile-Praxis skalieren möchten.

Kreativteams und Designteams verwenden Scrumban häufig, wenn sie Kampagnenarbeit im Voraus planen müssen, aber dennoch auf kurzfristige Anfragen reagieren können müssen – so erhalten sie gerade genug Struktur für die Planung, ohne an Flexibilität zu verlieren.

Extreme Programming (XP)

XP wurde für Softwareentwicklungs-Teams entwickelt, die Wert auf technische Exzellenz und enge Zusammenarbeit legen. Es umfasst Praktiken wie Paarprogrammierung, testgetriebene Entwicklung (TDD) und häufige Releases. Der XP-Workflow konzentriert sich auf die Bereitstellung hochqualitativer Codes durch kurze Entwicklungszyklen und ständige Kommunikation.

Feature-Driven Development (FDD)

FDD organisiert die Entwicklung rund um die Erstellung und Bereitstellung spezifischer Funktionen. Es eignet sich am besten für große, strukturierte Teams, die weiterhin von den Vorteilen der Agile profitieren möchten, aber mehr Vorabplanung und Architektur benötigen. Workflows in FDD sind oft länger und sequenzieller als in Scrum oder Kanban, aber dennoch anpassungsfähig.

Jeder dieser Workflows folgt agilen Prinzipien – einschließlich iterativer Bereitstellung, Zusammenarbeit im Team und Kundenfeedback-Schleifen –, unterscheidet sich jedoch in der Strukturierung der Arbeit. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, was zum Prozessablauf Ihres Teams passt, und nicht ein Framework zu erzwingen, das nicht der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams entspricht.

Die Struktur des agilen Workflows verstehen

Ein agiler Workflow ist nicht einfach eine Liste von Aufgaben, die in einem endlosen Backlog stehen, sondern ein strukturiertes System, das beschreibt, wie Arbeit von der Idee bis zur Lieferung fließt.

Die Details können je nach Framework (Scrum, Kanban usw.) variieren, aber die meisten agilen Workflows folgen einigen gemeinsamen Elementen: einem Backlog mit priorisierten Aufgaben, klar definierten Workflow-Phasen (z. B. „To-do“, „in Arbeit“, „Erledigt“) und regelmäßigen Feedback-Schleifen, um Entscheidungen zu steuern.

Was diese Struktur so leistungsstark macht, ist die Balance zwischen Transparenz und Flexibilität. Jeder im Team kann sehen, was in Arbeit ist, was blockiert ist und was als Weiter ansteht – ohne lange Status-Meetings oder unnötige Verzögerungen. In Kombination mit Automatisierung und Echtzeit-Updates in einem Projektmanagement-Tool sorgt dies dafür, dass Teams vorankommen und sich gleichzeitig auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.

Agile in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement

Agile hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung, und das aus gutem Grund. Es bot Entwicklern die Möglichkeit, schneller voranzukommen, Kernfunktionen zu entwickeln und Änderungen auf der Grundlage von echtem Nutzer-Feedback statt statischer Anforderungen vorzunehmen. Diese Flexibilität ist kaum zu übertreffen, wenn Sie etwas Komplexes und sich Weiterentwickelndes aufbauen, sei es eine neue Funktion oder die erfolgreiche Einführung eines kompletten Produkts.

Agile ist jedoch nicht mehr nur für Ingenieure gedacht. In Projektmanagement-Prinzipien, die auf jede Abteilung oder Funktion angewendet werden können, hilft Agile Teams dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, auch wenn sich Prioritäten verschieben. Ob es sich um einen Marketingplan, eine Fusion oder Übernahme, eine Produkteinführung oder eine Einstellungsinitiative handelt – Agile bietet Teams eine flexible Struktur, um schnell voranzukommen, besser zusammenzuarbeiten und sich anzupassen, ohne an Schwung zu verlieren.

Sie können dynamisch planen, den Umfang anpassen, ohne von vorne beginnen zu müssen, und die Stakeholder während des gesamten Prozesses einbeziehen – nicht nur am Ende. Für das Verwalten von Sprints oder die Abwicklung täglicher Standup-Meetings bietet Agile Ihrem Team die Struktur, sich anzupassen, und den Space, sich im Laufe der Zeit zu verbessern.

Verwandeln Sie Projektchaos in Agile mit Wrike

Wenn jedes sechste traditionelle Projekt 200 % über dem Budget liegt, steht mehr als nur die Projekt-Zeitleiste auf dem Spiel – es geht um verschwendete Ausgaben, verlorene Dynamik und frustrierte Teams. Und da die Budgets knapper sind als je zuvor, schrumpft die Fehlermarge immer weiter.

Mit agilen Workflows behalten Sie die Kontrolle, ohne das Tempo zu verlangsamen. Mit Wrike können Sie Ihre Prozesse abbilden, die Arbeit Ihres Teams in Echtzeit verfolgen und Prioritäten anpassen, ohne den gesamten Ablauf zu beeinträchtigen. So sieht Agile in der Praxis aus – nicht nur in der Theorie, sondern in Ihren Projekten, in Ihren Teams und inmitten realer Veränderungen.

FAQs