Workflow-Leistung optimieren mit Business Process Management

Vor ein paar Jahren habe ich fast einen ganzen Arbeitstag damit verbracht, den Status einer einzigen Rechnung nachzuverfolgen. Sie pendelte zwischen E-Mail-Threads, einer Tabelle und drei verschiedenen Personen – und niemand wusste, ob sie genehmigt, abgelehnt oder einfach vergessen worden war. Der Anbieter hakte ständig nach, aber niemand konnte mir sagen, was passiert war.

Ich arbeite weder in den Finanzen noch im Einkauf – das war also ganz sicher nicht die optimale Nutzung meiner Zeit. Und das war kein Einzelfall. Ähnliche Verzögerungen habe ich beim Onboarding, in der Content-Produktion und bei IT-Anfragen erlebt – und das Schlimmste? Alle nehmen es einfach als normal hin.

Aber das muss nicht so sein. Unternehmen mit optimierten Geschäftsprozessen erzielen Produktivitätsverbesserungen von 30–50 %. Das sind Stunden, Tage oder sogar Wochen, die Teams einsparen, indem sie einfach smartere Arbeitsweisen entwickeln.

In diesem Artikel zeigen wir, was Business Process Management wirklich bedeutet, wie es funktioniert und wie Sie damit Reibung reduzieren, manuelle Routinearbeit minimieren und mehr Struktur in die Arbeitsweise Ihres Teams bringen.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Business Process Management (BPM)?

• Arten von BPM

• Warum ist Business Process Management wichtig

• Der BPM-Lebenszyklus

• Vorteile des Business Process Managements

• Welche Herausforderungen bringt Business Process Management mit sich?

• Business Process Management vs. Business Process Re-Engineering

• BPM-Beispiele

• Business Process Management-Software und BPM-Tools

• Anwendungsfälle für Business Process Management

• BPM Best Practices

• Wie sieht die Zukunft von Business Process Management aus?

• BPM-Implementierung in Ihrer Organisation

• Warum Wrike für Produktionsteams funktioniert

Was ist Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM) ist die Disziplin, mit der Sie in Ihrer gesamten Organisation Arbeitsweisen analysieren, optimieren und automatisieren. Dabei geht es darum, wiederholbare, effiziente Workflows zu schaffen, die Reibung reduzieren, Verschwendung eliminieren und Ihren Betrieb reibungslos am Laufen halten – ob Sie das Onboarding eines neuen Kunden durchführen, eine Rechnung bearbeiten oder eine Marketingkampagne starten.

BPM basiert auf der Haltung, Prozesse als Assets zu begreifen – als etwas, das Sie designen, testen, verbessern und skalieren können. Statt auf Silowissen, verstreute Tools oder reaktive Fixes zu setzen, gibt BPM Ihren Teams eine klare Struktur, der sie folgen können – mit integrierter Verantwortlichkeit und Raum für Iteration.

Nach meiner Erfahrung werden Business Process Management-Systeme besonders wertvoll, wenn Teams mehrere Prozesse über Abteilungen, Tools oder Stakeholder hinweg steuern. So sind alle auf einem Nenner – selbst wenn die Arbeit komplex ist. Zudem ist es dank des Aufschwungs der Automatisierung und Business Process Management-Software heute einfacher denn je, Workflows zu rationalisieren, ohne dass jeder Schritt manuell überwacht werden muss.

Arten von BPM

Nicht alle Geschäftsprozesse sind gleich. Deshalb ist Business Process Management (BPM) keine Disziplin nach dem One-Size-Fits-All-Prinzip.

Je nach Art der Arbeit, den eingesetzten Tools und dem erforderlichen Maß an menschlicher Mitwirkung werden BPM-Systeme typischerweise in drei Kernkategorien unterteilt:

1. Menschenzentriertes BPM

Dieser BPM-Ansatz konzentriert sich auf Prozesse, die häufigen Input, Entscheidungen oder Freigaben von Menschen erfordern – etwa Onboarding, Recruiting oder Helpdesk-Ticketing. Menschenzentrierte BPM-Tools sind auf Benutzerfreundlichkeit, Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung ausgelegt – sie unterstützen Ihre Business-Nutzer dabei, engagiert zu bleiben, und stellen sicher, dass manuelle Prozesse nicht ausbremsen.

2. Integrationszentriertes BPM

Integrationszentriertes BPM ist für Prozesse konzipiert, die stark auf die Anbindung mehrerer Geschäftssysteme setzen, etwa Customer Relationship Management-Software (CRM), Enterprise Resource Management-Systeme (ERP) oder geschäftskritische Kernanwendungen. Diese Workflows kommen typischerweise mit weniger menschlicher Interaktion aus und setzen stärker auf Automatisierung von Geschäftsprozessen; der Fokus liegt auf der Optimierung des Betriebs zwischen bestehenden Systemen, um manuelle Übergaben zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

3. Dokumentenorientiertes BPM

In papierintensiven Branchen hilft Ihnen dokumentenzentriertes BPM, die Weiterleitung, den Freigabe-Prozess und die Freigabe von Schlüsselunterlagen wie Verträgen, Angeboten oder Compliance-Aufzeichnungen zu verwalten. Diese Systeme umfassen häufig Workflow-Automatisierung, Versionskontrolle und Prüfpfade, um Genauigkeit, Compliance-Standards und Prozessleistung sicherzustellen.

Jeder BPM-Ansatz unterstützt unterschiedliche Business-Ziele, doch alle verfolgen ein gemeinsames Geschäftsziel: Workflows zu rationalisieren, die Prozessausführung zu verbessern und größeren Business-Wert zu liefern. Die Wahl des passenden BPM-Ansatzes hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse, dem benötigten Automatisierungsgrad und davon ab, wie eng Ihre Workflows mit Ihrer übergreifenden Geschäftsstrategie verzahnt sind.

Warum ist Business Process Management wichtig?

Wenn Teams bis an die Grenze ausgelastet sind und Systeme nicht miteinander sprechen, können selbst einfache Betriebsabläufe durch Ineffizienzen ins Stocken geraten. Hier zeigt Business Process Management (BPM) seinen Wert, indem es Organisationen hilft, Prozesse zu standardisieren, Kosten zu senken und den Fokus auf das zu halten, was echte Geschäftsergebnisse vorantreibt.

BPM ermöglicht Unternehmen, den reaktiven Krisenmodus hinter sich zu lassen. Statt immer wieder dieselben Probleme zu beheben, schafft es ein Framework für Prozessverbesserung und kontinuierliche Optimierung. Egal, ob Sie Geschäftsprozesse in HR, Finanzen oder im Kundenservice steuern, BPM-Tools erleichtern es, Engpässe zu erkennen, redundante Aufgaben zu eliminieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.

Zudem spielt es eine entscheidende Rolle, Compliance sicherzustellen und Risiken zu minimieren. Durch die Definition klarer Geschäftsregeln, Prüfpfade und Freigabepfade unterstützen BPM-Systeme alles – von Service-Level-Agreements bis hin zu internen Kontrollen – was in Branchen, in denen Dokumentation und Genauigkeit nicht verhandelbar sind, geschäftskritisch ist.

Kurz gesagt: Bei BPM geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre Prozesse effizient bleiben, während Ihre Organisation wächst. Es ist ein zentraler Bestandteil jeder Initiative zur digitalen Transformation und ermöglicht es Ihren Workflows, zu skalieren, ohne unter Last ins Wanken zu geraten.

Der Business Process Management-Lebenszyklus (BPM)

Der BPM-Lebenszyklus umfasst typischerweise fünf Schlüsselphasen: Design, Modellieren, Ausführen, Monitoring und optimieren. Jede davon spielt eine zentrale Rolle, damit Ihre Geschäftsprozesse effizient, skalierbar und auf Ihre Geschäftsziele ausgerichtet bleiben.

Sehen wir uns jede Phase genauer an:

1. Design

Hier wird das Fundament gelegt. In dieser Phase identifizieren Sie die zentralen Geschäftsprozesse, die eine Verbesserung benötigen – ob beim Onboarding neuer Mitarbeitender, bei der Verwaltung von Einkaufsanfragen oder bei der Bearbeitung von Kundenservice-Tickets.

Sie definieren Prozessziele, bilden die aktuellen Workflows (Ist-Prozesse) ab und skizzieren die ideale Version (Soll-Prozesse). Dazu gehört, Arbeitsrollen, Geschäftsregeln, Zeitpläne und Übergaben klar zu definieren.

Zum Beispiel: Wenn Ihr Team Schwierigkeiten mit Rechnungsfreigaben hat, kann die Design-Phase aufdecken, wo Verzögerungen entstehen – etwa durch unklare Zuständigkeiten für die Freigabe oder manuelle Dateneingabe – sodass Sie diese frühzeitig angehen.

2. Modellieren

Sobald Ihr Prozess entworfen ist, erweckt Geschäftsprozessmodellierung ihn zum Leben. Dabei erstellen Sie eine visuelle Darstellung (oft mithilfe von Prozessmodellierungs-Tools), um zu simulieren, wie Aufgaben von einer Phase zur nächsten fließen – einschließlich Bedingungen und Ausnahmen.

Das hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen – etwa Engpässe oder Lücken bei Übergaben – noch bevor der Prozess live geht. Hier können Teams zudem beurteilen, wie der Prozess mit bestehenden Systemen oder Vorschriften zusammenspielt.

Betrachten Sie dies als Ihren Blueprint: eine klare Ansicht davon, wie der Geschäftsprozess in unterschiedlichen Szenarien tatsächlich ablaufen wird.

3. Ausführen

Zeit, den Prozess in die Tat umzusetzen. Ausführung bedeutet, den Workflow mithilfe von BPM-Software oder Workflow-Automatisierung Tools zu implementieren. Je nach Prozess kann dies die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Integration von Geschäftssystemen oder die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder umfassen.

Während der Ausführung wird der Prozess jetzt aktiv von Ihrem Team genutzt. Sie arbeiten nicht länger nur theoretisch – hier geht es um Leistung in der Praxis. Darum stützt sich gute Ausführung auf saubere Aufgabenverwaltung, System-Integration und minimalen manuellen Aufwand bei Routinearbeiten.

4. Monitoring

Ausführung ist nicht das Ende – die eigentliche Erkenntnis entsteht im Monitoring. BPM‑Systeme erfassen, wie die Leistung des Prozesses aussieht: Werden Aufgaben termingerecht erledigt? Wo treten Verzögerungen auf? Werden Service-Level-Agreements (SLAs) eingehalten?

Diese Phase umfasst das Nachverfolgen der Prozessleistung anhand von Key Performance Indicators (KPIs) und Business Activity Management (BAM). Sie sorgt für Transparenz in der Prozessausführung und zeigt, ob der Prozess die angestrebten Geschäftsergebnisse liefert.

Mit Tools wie Wrike können Sie Dashboards erstellen, um Workflows in Echtzeit zu überwachen – so wird es einfacher, Trends zu erkennen, Probleme zu kennzeichnen und die betriebliche Effizienz über zahlreiche Prozesse hinweg zu wahren.

5. Optimieren

Auf Basis der Überwachungsdaten starten Sie die nächste Optimierungsschleife. Optimierung bedeutet, Ihren Prozess auf Basis dessen, was Sie gelernt haben, zu verfeinern – Schritte optimieren, Zeitpläne anpassen, Prozesse automatisieren oder Ressourcen neu verteilen.

Hier findet auch die kontinuierliche Prozessverbesserung statt. Kein Prozess bleibt für immer perfekt. Ob Sie Machine Learning für intelligentere Entscheidungen einsetzen, neue Systeme integrieren oder die Compliance verbessern – Optimierung stellt sicher, dass Ihre Workflows im Einklang mit den strategischen Geschäftszielen Ihrer Organisation bleiben.

Dieser zyklische Ansatz sorgt dafür, dass Ihre Geschäftsprozesse weiterhin effizient, skalierbar und wertvoll bleiben – ganz gleich, wie schnell Ihre Organisation wächst oder wie komplex Ihr Betrieb wird.

Vorteile des Business Process Managements

Richtig umgesetzt entfaltet Business Process Management (BPM) eine starke Hebelwirkung in der gesamten Organisation. Es geht nicht nur darum, Workflows zu beschleunigen – es geht darum, echten geschäftlichen Wert freizusetzen, indem Sie die Arbeitsweise auf allen Ebenen verbessern.

Hier sind einige der größten Vorteile von BPM-Initiativen:

1. Höhere betriebliche Effizienz

Durch Standardisierung und Optimierung von Workflows hilft BPM, überflüssige Schritte zu eliminieren, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und den Zeitaufwand für manuelle Prozesse zu reduzieren. Das bedeutet weniger Engpässe und konsistentere Ergebnisse – insbesondere bei komplexen Prozessen mit mehreren Abteilungen oder Freigaben.

2. Mehr Transparenz in Ihren Geschäftsprozessen

Mit BPM-Software überwachen Sie die Leistung in Echtzeit. Diese Transparenz hilft Projektmanagern und Business-Nutzern, zu sehen, wie Workflows vorankommen, wo Verzögerungen auftreten und welche Aufgaben Aufmerksamkeit erfordern. Das Ergebnis? Schnellere Entscheidungen, höhere Verantwortlichkeit und besser planbare Ergebnisse.

3. Bessere Ausrichtung an Ihren Geschäftszielen

BPM stellt sicher, dass jeder Prozessschritt auf die strategischen Geschäftsziele Ihrer Organisation einzahlt. Ob Ihr Fokus auf Kundenzufriedenheit, Compliance oder Kostensenkung liegt: BPM-Tools erleichtern es Ihnen, Ihre Prozesse auf diese kritischen strategischen Geschäftsziele auszurichten und zu messen, wie gut sie erfüllt werden.

4. Bessere Compliance und besseres Risikomanagement

Business Process Management-Systeme helfen sicherzustellen, dass Workflows definierten Regeln, Freigabeketten und regulatorischen Anforderungen folgen. Mit einem klaren Prüfpfad und standardisierter Ausführung können Teams das Risiko menschlicher Fehler reduzieren und die Verantwortlichkeit stärken – besonders wichtig in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen.

5. Schnellere Anpassung an Veränderungen

Märkte entwickeln sich weiter, Vorschriften ändern sich, und Business-Strategien wandeln sich. Mit einem gut implementierten BPM-Framework lassen sich bestehende Prozesse deutlich leichter anpassen – ohne bei Null neu starten zu müssen. BPM ermöglicht es Ihnen, Prozessverbesserungen schnell zu testen, zu verfeinern und zu skalieren – ohne Ihren gesamten Betrieb zu stören.

6. Kosteneinsparungen auf ganzer Linie

Wenn Sie manuelle Arbeit reduzieren, den Betrieb rationalisieren und Verzögerungen abbauen, summieren sich die Kosteneinsparungen schnell. Viele Organisationen berichten nach der Automatisierung von Geschäftsprozessen von deutlichen Senkungen der Betriebskosten – insbesondere in Bereichen wie Beschaffung, HR, IT und Kunden-Support.

Kurz gesagt: BPM hilft Ihnen, schneller zu agieren, intelligenter zu arbeiten und aus jedem Prozess mehr Wert zu ziehen – von einfachen Workflows bis hin zu hochkomplexen, funktionsübergreifenden Abläufen.

Welche Herausforderungen bringt Business Process Management mit sich?

Es ist also klar: Business Process Management (BPM) verspricht große Vorteile, doch die erfolgreiche Umsetzung ist nicht immer einfach. Für viele Teams ist der Weg zu einem schlanken Betrieb und optimierten Workflows nicht ganz ohne Stolpersteine.

Hier sind einige der häufigsten BPM-Herausforderungen, mit denen Organisationen konfrontiert sind:

1. Widerstand gegen Veränderungen

Die Art und Weise zu verändern, wie Arbeit erledigt wird, kann Gegenwind auslösen – besonders bei Teams, die an „so war es schon immer“ gewöhnt sind.

46 % der Mitarbeitenden zögern, neue Technologien einzuführen, weil sie befürchten, dass dies ihre Arbeitsrollen bedrohen könnte. Und wenn Business Process Management Automatisierung umfasst, kann diese Sorge schnell wachsen. Selbst wenn ein neues System verspricht, Workflows zu rationalisieren oder sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren, ziehen sich Menschen zurück, wenn es ohne Kontext und Support eingeführt wird. Entscheidend ist, Teams früh einzubinden, ihnen zu zeigen, wie BPM ihnen hilft (statt sie zu ersetzen), und ihnen die richtige Schulung zu geben, damit sie sich sicher fühlen – nicht an den Rand gedrängt.

2. Mangelnde Prozesstransparenz

Was Sie nicht sehen, können Sie schwer optimieren. Viele Teams tun sich schwer, ihre bestehenden Prozesse zu dokumentieren oder vollständig nachzuvollziehen, wie Aufgaben durch ihre Organisation fließen. Diese fehlende Transparenz kann zu fehlerhaftem BPM-Design oder zu verpassten Chancen für Automatisierung und Verbesserung führen.

Um das zu vermeiden, beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Workflows zu erfassen und zu visualisieren, auch wenn sie chaotisch sind. Tools wie Process Mining oder visuelle Workflow-Builder helfen, verborgene Ineffizienzen sichtbar zu machen und eine Baseline zu schaffen, auf deren Grundlage Sie echte Verbesserungen erzielen können. Es hilft auch, die Personen zu identifizieren, die den Prozess am besten kennen – diejenigen, die ihn Tag für Tag leben – und sie frühzeitig einzubinden. Ihre Erkenntnisse sind unschätzbar wertvoll, um echte Hürden zu erkennen und smartere Lösungen zu entwickeln.

3. Technologiekomplexität

Die richtigen BPM-Tools auszuwählen, ist nicht immer einfach, vor allem, wenn so viele Business Process Management-Systeme, Plattformen für Workflow-Automatisierung und Integrationen zu bewerten sind. Den Tech-Stack richtig aufzusetzen, ist entscheidend für die Optimierung Ihrer Prozesse, ohne neue Silos oder zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Aus meiner Sicht ist die häufigste Falle, mehr Tools hinzuzufügen, als Ihre Teams tatsächlich nutzen. Plötzlich verwalten Sie Prozesse und verwalten die Software, die diese Prozesse eigentlich verwalten sollte. Und die Daten belegen das. In unserem Bericht zu Dark Matter of Work haben wir herausgefunden, dass 70 % der Wissensarbeiter unter Stress stehen, weil sie mehrere Aufgaben, Systeme und Anwendungen parallel jonglieren müssen, und dass die durchschnittliche Kreativagentur seit März 2020 satte 15 Apps zu ihrem Tech-Stack hinzugefügt hat.

Die Antwort ist nicht mehr Technologie, sondern strategischere Technologie. Anstatt ein weiteres Tool hinzuzufügen, konzentrieren sich die anpassungsfähigsten Teams auf Plattformen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren, Automatisierung ohne großen Entwicklungsaufwand unterstützen und Nutzern genug Flexibilität bieten, Workflows anzupassen, ohne auf die IT warten zu müssen.

4. Skalierungsprobleme

Was in einem kleinen Team funktioniert, kann beim Skalieren scheitern. BPM-Prozesse müssen so flexibel sein, dass sie mit dem Unternehmen mitwachsen, mehrere Workflows abbilden und sich wandelnde Geschäftsziele unterstützen – ohne ständige Nacharbeit oder IT-Einbindung.

5. Lücken in Zuständigkeit und Verantwortlichkeit

Wenn niemand die Zuständigkeit für einen Prozess trägt, rutschen Dinge leicht durch. Eine erfolgreiche BPM-Strategie braucht klare Arbeitsrollen, Verantwortlichkeiten und Governance. Ohne starke Prozesszuständigkeit geraten Vorhaben in der Ausführung ins Stocken oder scheitern bei der Prozessüberwachung und -optimierung.

6. Mangelnde Integration in bestehende Systeme

BPM existiert nicht im luftleeren Raum. Um echten Wert zu liefern, muss es sich mit Ihren grundlegenden Plattformen verbinden, etwa Ihrem CRM, Ihrem ERP oder Ihrer Aufgabenverwaltungssoftware. Wenn sich Ihre BPM-Suite nicht gut integriert, kann das zu Datensilos führen und Ihre Geschäftsergebnisse eher ausbremsen, statt sie zu verbessern.

Wenn Sie diese Herausforderungen im Voraus kennen, können Sie eine robustere BPM-Strategie entwickeln – realistisch, skalierbar und auf die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Teams ausgerichtet.

Business Process Management vs. Business Process Re-Engineering

Business Process Management (BPM) und Business Process Re-Engineering (BPR) werden oft verwechselt, dienen jedoch sehr unterschiedlichen Zwecken. Stellen Sie sich BPM als kontinuierliche Feinabstimmung vor, während BPR einem kompletten Neustart gleichkommt, wenn Prozesse grundsätzlich nicht funktionieren.

BPM-Beispiele

Business Process Management ist nicht auf eine Abteilung oder Branche beschränkt – es kommt überall dort zum Einsatz, wo Teams Workflows rationalisieren, sich wiederholende Aufgaben automatisieren oder die Konsistenz verbessern möchten. Im Folgenden finden Sie einige gängige Beispiele für BPM in der Praxis:

1. Mitarbeiter-Onboarding

HR-Teams nutzen BPM-Tools, um standardisierte Onboarding-Workflows zu erstellen, die automatisch Aufgaben für IT-Einrichtung, Unterlagen, Compliance-Schulungen und Check-ins auslösen – so startet jeder Neuzugang reibungslos und einheitlich.

2. Rechnungsverarbeitung

Finanzabteilungen automatisieren Workflows zur Rechnungsfreigabe, reduzieren die manuelle Datenerfassung und leiten Dokumente anhand von Regeln wie Abteilung, Kosten oder Lieferant an die zuständigen Freigeberechtigten weiter – so werden Verzögerungen vermieden und die Prüfpfade verbessert.

3. Ticketing im Kundenservice

Support-Teams setzen auf BPM-Systeme, um Tickets weiterzuleiten, Probleme zu eskalieren und SLAs nachzuverfolgen. Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass eingehende Anliegen priorisiert und passend zugewiesen werden, was Bearbeitungszeiten verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht.

4. Freigaben für Marketingkampagnen

Marketing-Teams können einen BPM-Workflow erstellen, der Kampagnen-Assets (z. B. E-Mail-Texte oder Anzeigenmotive) durch Entwurf, internen Freigabe-Prozess, Compliance-Prüfungen und die finale Freigabe bis zum Launch führt – alles zentral an einem Ort nachverfolgt.

5. Verwaltung von Bestellaufträgen

Beschaffungsteams nutzen BPM-Software, um PO-Anfragen zu verwalten, Budgets zu validieren und Freigabeketten automatisch anhand von Kostenschwellen oder Projektumfang anzustoßen.

Business Process Management-Software und BPM-Tools

Moderne BPM-Tools helfen Ihrem Team, Geschäftsprozesse mit weniger Reibung zu entwerfen, zu automatisieren und nachzuverfolgen. Diese Technologien unterstützen alles – von einfachen Aufgabenabläufen bis hin zu komplexen Workflows, die sich über mehrere Teams und Systeme erstrecken.

• BPM-Modellierungstools machen es einfach, Arbeitsabläufe abzubilden und zu optimieren.

• Workflow-Engines automatisieren die Aufgabenverteilung auf Basis von Geschäftsregeln, Auslösern und Fristen.

• Business Rules Engines (BREs) wenden Entscheidungslogik mit Konsistenz über alle Workflows hinweg an.

• Process-Mining-Tools analysieren reale Abläufe, um Engpässe aufzudecken.

• Business Activity Monitoring (BAM) bietet Echtzeit-Dashboards, um die Leistung zu verfolgen.

• iBPMS-Plattformen setzen auf Machine Learning und KI, um Automatisierung noch smarter zu gestalten.

• Low-Code/No-Code-Tools ermöglichen es Business-Nutzern, Workflows ohne Programmierung zu erstellen.

• Robotic Process Automation (RPA) erweitert die Automatisierung auf Legacy-Systeme und manuelle Aufgaben.

Diese Tools verringern den manuellen Kontrollaufwand, verbessern die Leistung und helfen Teams, den Betrieb an den übergeordneten Zielen der Organisation auszurichten.

Anwendungsfälle für Business Process Management

BPM hilft Teams, die Geschäftsprozesse zu verwalten, die den täglichen Betrieb antreiben – von Freigaben über Support bis zur Content-Produktion. Mit den richtigen Business Process Management-Tools gewinnen Teams an Struktur, Tempo und Transparenz.

HR und Onboarding

Ihre HR-Teams nutzen Workflow-Management, um Onboarding-Schritte wie Gehaltsabrechnung, Schulungen und Geräteanfragen zu koordinieren. Mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen werden sich wiederholende Aufgaben gestrafft, Fehler reduziert und die Konsistenz verbessert.

Finanzen und Freigaben

Ihre Finanzabteilungen verlassen sich auf ein klares Prozessmodell, um Rechnungen, Budgets und Beschaffungsanfragen zu verwalten. Die Automatisierung von Übergaben reduziert Verzögerungen und unterstützt die Prozessoptimierung, während sie zugleich die Nachverfolgung für Auditprotokolle und Compliance verbessert.

IT und interne Anfragen

Ihre IT nutzt BPM, um Ticketing, Systemzugriffe und Geräteanfragen zu verwalten. Diese Geschäftsprozesse profitieren von Automatisierungstechnologien, die Aufgaben automatisch weiterleiten und den Aufwand manueller Vorsortierung verringern. Teams können die Leistung ihrer Geschäftsprozesse überwachen und über eine Smart-BPM-Implementierung gezielt nachsteuern.

Marketing- und Kampagnenfreigaben

Kreativteams verwalten häufig komplexe Workflows mit Content-Entwürfen, Feedback und Compliance. BPM-Initiativen verbinden diese Abläufe mit Projektmanagement-Tools, helfen Teams, Workflows zu automatisieren und den Zeitplan einzuhalten.

Kundensupport

Support-Teams nutzen BPM, um Tickets weiterzuleiten, SLAs durchzusetzen und Lösungszeiten zu überwachen. Diese BPM-Initiativen beschleunigen Abläufe, verringern menschliche Fehler und ermöglichen durch bessere Erkenntnisse eine kontinuierliche Verbesserung.

BPM Best Practices

Nachhaltige Workflows aufzubauen erfordert mehr als Automatisierung. Diese Best Practices helfen Teams, BPM so anzuwenden, dass Klarheit, Konsistenz und langfristige Vorteile entstehen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Beginnen Sie mit wiederholbaren Geschäftsprozessen, die Teams ausbremsen – etwa Freigaben, interne Anfragen oder Onboarding. Setzen Sie Automatisierung von Geschäftsprozessen ein, um Aufgaben zu verteilen, Verzögerungen zu reduzieren und manuelle Schritte zu entfernen.

Geschäftsregeln

Klar definierte Regeln legen fest, wie jeder Prozess abläuft. Klare Auslöser, Bedingungen und Eskalationspfade verhindern Missverständnisse und sichern eine verlässliche Ausführung.

BPM-Software

Die richtige BPM-Software fügt sich in die bestehende Arbeitsweise Ihrer Teams ein. Die Software sollte sich nahtlos mit Ihren Kern-Tools integrieren, Workflow-Management unterstützen und über komplexe Prozesse hinweg skalieren.

Monitoring der Geschäftsaktivitäten

Sobald Prozesse live sind, nutzen Sie Prozessverfolgung in Echtzeit, um die Leistung zu messen. Dashboards und Benachrichtigungen helfen Teams, den Output zu messen, die Transparenz zu erhöhen und Chancen für kontinuierliche Verbesserung zu identifizieren.

Mit der Zeit werden diese Daten in Ihr Prozessmodell zurückgespielt und ermöglichen klügere, schnellere Projektmanagement-Entscheidungen.

Wie sieht die Zukunft von Business Process Management aus?

Die nächste Generation von Business Process Management-Software ist intelligenter und anpassungsfähiger. Plattformen beginnen, KI und Natural Language Processing einzusetzen, um Aufbau und Aktualisierung von Workflows zu vereinfachen – und die Abhängigkeit von technischen Teams zu verringern.

Die Schwerpunkte im BPM verlagern sich von statischer Effizienz hin zu Agilität. Zukunftsfähige Tools helfen Teams, zu skalieren, sich wechselnden Prioritäten anzupassen und die Transparenz zu steigern – ohne ganze Systeme neu aufzusetzen.

Mit der Weiterentwicklung der Prozessautomatisierung können immer mehr Teams Workflows in Echtzeit anpassen – statt auf ein formales Redesign zu warten. Das ermöglicht schnellere Entscheidungen und eine bessere Ausrichtung an Ihren Geschäftszielen.

BPM-Implementierung in Ihrer Organisation

Beginnen Sie mit einem Prozess, der häufig vorkommt, manuell ist und sich leicht verbessern lässt – etwa Freigaben oder Anfragen. Dokumentieren Sie ihn klar und erstellen Sie anschließend ein visuelles Prozessmodell als Leitfaden für Updates.

Wählen Sie eine Business Process Management-Software, die zu Ihren Workflow-Anforderungen passt. Achten Sie auf Funktionen wie Prozessautomatisierung, Integration-Support und Low-Code-Anpassung.

Führen Sie es zunächst mit einem Team ein. Nutzen Sie Feedback und Kennzahlen, um den Workflow zu optimieren, und übertragen Sie den Ansatz anschließend auf ähnliche BPM-Schwerpunkte. Verfolgen Sie den Fortschritt, um kontinuierliche Verbesserung und höhere Produktivität zu fördern.

Business Process Management-Tools

Moderne BPM-Tools vereinen Workflow-Management, Prozessautomatisierung und Zusammenarbeit in einem System. Achten Sie auf

• Visuelle Builder

• Aufgabenverteilung und Freigaben

• Eingebettete Dashboards

• Regelbasierte Logik

• Integration in Unternehmenssoftware

All-in-One-Software wie die von Wrike verbindet Projektmanagement mit Prozessautomatisierung, um Aufgaben zu verwalten und Teams zu koordinieren. Ob Sie einen einzelnen Prozess optimieren oder über Abteilungen hinweg skalieren, eine gute BPM-Suite bietet Struktur, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Warum Wrike für Produktionsteams funktioniert

Wrike vereint Business Process Management-Software und Projektmanagement, damit Produktionsteams schneller und mit weniger Chaos arbeiten können. Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt, alles an einem Ort.

Mit integrierter Prozessautomatisierung und Transparenz in Echtzeit hilft Wrike Teams, abgestimmt zu bleiben, sich schnell anzupassen und die Produktivität ohne zusätzliche Komplexität zu steigern.