Genehmigungsworkflows verstehen und verwenden

Inhaltsverzeichnis

1. Was sind Genehmigungsworkflows?

2. Arten von Genehmigungsworkflows

3. So entwerfen Sie einen Genehmigungsworkflow

4. Genehmigungsworkflows im Projektmanagement

5. Elemente eines Genehmigungsprozess-Workflows

6. Beispiele für Genehmigungsworkflows

7. Vorteile von Genehmigungsworkflows

8. Häufige Herausforderungen bei Genehmigungsworkflows

9. Die richtige Genehmigungssoftware auswählen

10. Klarheit für jede Genehmigung schaffen

11. FAQs zum Genehmigungsprozess-Workflow

Was sind Genehmigungsworkflows?

Ein Genehmigungsworkflow ist eine definierte Abfolge von Schritten, in denen Aufgaben, Dokumente oder Entscheidungen von einem oder mehreren Stakeholdern geprüft und genehmigt werden müssen, bevor sie weiterbearbeitet werden können. Es handelt sich um eine Art Geschäftsprozess-Workflow, der Qualitätskontrolle, Compliance und die Abstimmung zwischen Stakeholdern sicherstellt – insbesondere bei risikoreichen oder funktionsübergreifenden Aufgaben, bei denen die Überwachung wichtiger Schritte von entscheidender Bedeutung ist.

So funktioniert es: Ein Teammitglied sendet eine Arbeit ein, beispielsweise ein Creative Asset oder einen Vertragsentwurf. Diese Einreichung löst einen Workflow aus, in dem sie an verschiedene Stakeholder weitergeleitet wird, die das Ergebnis anhand vordefinierter Genehmigungskriterien bewerten. Jeder Genehmigende überprüft die Arbeit, fügt Feedback hinzu oder genehmigt sie, und die Aufgabe wird weitergeleitet (oder zur Überarbeitung zurückgeschickt). Dies wird so lange fortgesetzt, bis die endgültige Genehmigung erteilt wird.

Aber Moment mal, werden die meisten Genehmigungen nicht informell innerhalb von Teams erteilt? Im Gegensatz zu Ad-hoc-Genehmigungen per E-Mail oder Chat gewährleisten formelle Genehmigungsworkflows:

• Verantwortlichkeit: Jede Aufgabe ist nachvollziehbar und Feedback kann zeitnah umgesetzt werden.

• Struktur: Jeder kennt die Abfolge der Schritte und weiß, wer in welcher Phase für die Genehmigung verantwortlich ist.

• Geschwindigkeit: Automatisierte Weiterleitung und E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Arbeit vorankommt, ohne dass ein Projektmanager das Team ständig daran erinnern muss.

• Dokumentation: Prüfpfade und Versionskontrolle reduzieren Risiken und ermöglichen einen transparenten, gut dokumentierten Überprüfungsprozess.

Ich habe Teams gesehen, die automatisierte Genehmigungsworkflows für alles eingerichtet haben, von Marketing-Assets bis hin zu rechtlichen Compliance-Prüfungen – überall dort, wo ein Unternehmen mehrere Genehmiger, verschiedene Stakeholder und strenge Compliance-Vorgaben benötigt.

Arten von Genehmigungsworkflows

Genehmigungsworkflows sind keine Einheitslösung. Je nach Workflow-Typ, Branche oder Genehmigungskriterien benötigen Unternehmen unterschiedliche Ebenen der Struktur, Flexibilität oder Entscheidungslogik.

Die Wahl des richtigen Genehmigungsworkflow-Typs ist entscheidend, um Teams aufeinander abzustimmen, Verzögerungen zu reduzieren und sicherzustellen, dass Überprüfungs- und Genehmigungsschritte den Geschäftsbetrieb unterstützen und nicht behindern.

Hier sind drei gängige Arten von Genehmigungsworkflows, die branchenübergreifend verwendet werden:

1. Prozess-Genehmigungsworkflow

Ein Prozess-Genehmigungsworkflow folgt einer klar definierten, wiederholbaren Abfolge von Schritten, die in vordefinierten Regeln festgelegt sind.

Jede Aufgabe durchläuft einen spezifischen, dokumentierten Genehmigungsablauf, in dem einzelne Genehmigende auf der Grundlage von Regeln und rollenbasierten Berechtigungen zugewiesen werden. Diese Art von Workflow eignet sich am besten für routinemäßige und konsistente Prozesse, wie das Einreichen einer Spesenabrechnung, das Erstellen einer Bestellung oder die Überprüfung von Richtlinien. Aufgrund ihrer Konsistenz sind Prozess-Genehmigungsworkflows ideale Kandidaten für automatisierte Genehmigungsworkflows, um manuelle Dateneingaben zu reduzieren und die Effizienz im gesamten Prozess zu verbessern.

Nehmen wir an, eine mittelständische Marketingagentur erstellt einen Prozess-Genehmigungsworkflow für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Sobald ein Teammitglied eine Rechnung absendet, löst der Workflow eine Genehmigungsanfrage aus, die zunächst zur Überprüfung an den Finanzleiter und anschließend zur Budgetgenehmigung an den Operations Manager weitergeleitet wird. E-Mail-Benachrichtigungen halten die Genehmigenden über Fälligkeitsdaten und den Genehmigungsstatus auf dem Laufenden, und der Workflow umfasst Prüfpfade, um die gesamte Abfolge der Genehmigungen nachzuverfolgen.

Diese strukturierte Art der Genehmigungsverwaltung hilft der Agentur, Fehler zu minimieren, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern und den Prozess zeitnah abzuschließen.

2. Projekt-Genehmigungsworkflow

Ein Projekt-Genehmigungsworkflow ist flexibler als ein prozessbasierter Workflow. Er folgt zwar einer allgemeinen Struktur, kann jedoch je nach Projektumfang, Stakeholdern oder Ergebnissen angepasst werden. Er eignet sich am besten für kreative, kollaborative oder sich weiterentwickelnde Arbeiten, bei denen sich die Genehmigungsbedingungen oder Aufgaben im Laufe des Projekts ändern können.

Stellen Sie sich vor, ein Softwareunternehmen erstellt einen Projekt-Genehmigungsworkflow für seine vierteljährlichen Produkteinführungskampagnen. Die erste Überprüfung der Botschaften beginnt bei der Marketingleitung, gefolgt von rechtlichen und markenrechtlichen Prüfungen, bevor die endgültige Genehmigung durch die Führungskräfte erfolgt. Da jede Produkteinführung in Umfang und Komplexität variiert, passen die Projektmanager die Aufgabenlisten und Genehmiger mithilfe von Workflow-Vorlagen in ihrer Projektmanagement-Software an.

Die Flexibilität dieses Genehmigungsprozess-Workflows ermöglicht es dem Team, sich anzupassen, ohne die Kontrolle zu verlieren, und hilft ihm, Zeitverschwendung zu vermeiden, indem alle während des gesamten Überprüfungsprozesses auf dem gleichen Stand bleiben. Es kann jedoch zeitaufwändig sein, einen Projekt-Genehmigungsworkflow vor jedem Projekt zu dokumentieren, und es können dennoch Engpässe auftreten, wenn bei der Nachverfolgung Fehler gemacht werden. Dennoch ist ein Projekt-Genehmigungsworkflow für größere Ad-hoc-Projekte wichtig.

3. Fall-Genehmigungsworkflow

Schließlich wird ein Fall-Genehmigungsworkflow verwendet, wenn das Ergebnis nicht im Voraus bekannt ist und sich auf der Grundlage der im Laufe des Prozesses gesammelten Informationen entwickeln muss.

Dieser Workflow-Typ kommt häufig in investigativen oder entscheidungsintensiven Prozessen vor – wie z. B. bei Kundenbeschwerden, Compliance-Problemen oder Versicherungsansprüchen –, bei denen jeder nächste Schritt vom Ergebnis des vorherigen abhängt. Er erfordert oft eine manuelle Überprüfung, mehrere Genehmiger und eine dynamische Weiterleitungslogik.

In einem hypothetischen Beispiel richtet ein HR-Team in einem Unternehmen einen Fall-Genehmigungsworkflow ein, um interne Werbeaktionen zu verwalten. Wenn ein Abteilungsleiter einen Fall für eine Werbeaktion absendet, durchläuft dieser einen strukturierten Überprüfungsprozess, der damit beginnt, dass die HR-Geschäftspartner eine erste Überprüfung des Leistungsverlaufs und der Vergütungsbenchmarks des jeweiligen Mitarbeiters durchführen.

Wenn der Fall die vordefinierten Genehmigungskriterien erfüllt, wird er an das Vergütungsteam weitergeleitet, das die Angleichung der Gehaltsstufe bewertet, und anschließend zur endgültigen Genehmigung an die Geschäftsleitung weitergeleitet. Während des gesamten Workflows legen Genehmigungsregeln fest, welche Entscheidungsträger je nach Rolle, Position oder Abteilung des Mitarbeiters einbezogen werden müssen.

Mit diesem Workflow kann die Personalabteilung komplexe Werbeaktionen auf konsistente, compliance-freundliche und überprüfbare Weise bearbeiten und gleichzeitig sicherstellen, dass Entscheidungen fair und auf der Grundlage der richtigen Eingaben in jedem Schritt des gesamten Prozesses getroffen werden. Letztendlich unterstützt ein fallbezogener Genehmigungsablauf die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, hilft bei der effizienten Verwaltung von Anfragen und gibt dem Unternehmen die Flexibilität, sich vor einer Entscheidung an verschiedene Faktoren anzupassen.

So entwerfen Sie einen Genehmigungsworkflow

Sind Sie bereit, Ihren eigenen Genehmigungsworkflow zu entwerfen?

Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie einen Genehmigungsworkflow erstellen, der den Anforderungen Ihres Teams entspricht, unnötige Rückfragen reduziert und die allgemeine Transparenz verbessert.

1. Erfassen Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende

Beginnen Sie damit, die genaue Abfolge der Schritte zu ermitteln, die in Ihrem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess erforderlich sind. Was ist der Auslöser für eine Genehmigungsanfrage? Was geschieht als Nächstes? Was gilt als endgültige Genehmigungs? Was geschieht, wenn die Genehmigung nicht erteilt wird?

Skizzieren Sie jede Phase – von der ersten Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung –, damit Sie einen klaren Überblick über den Prozess haben. Anhand dieser Zuordnung können Sie Engpässe identifizieren, Entscheidungspunkte definieren und sicherstellen, dass nichts übersehen wird.

2. Rollen und Genehmigende für jeden Schritt definieren

Jeder Schritt in Ihrem Genehmigungsworkflow sollte einen eindeutigen Verantwortlichen haben. Weisen Sie Genehmigende basierend auf ihrer Rolle, ihrem Fachwissen oder ihrer Berechtigungsstufe zu. Verwenden Sie Berechtigungsstufen, um zu steuern, wer jede Aufgabe bearbeiten, überprüfen oder genehmigen kann.

Wenn Ihr Workflow mehrere Genehmigende umfasst, legen Sie fest, ob Genehmigungen nacheinander oder parallel erfolgen. Wenn Sie dies im Voraus definieren, vermeiden Sie Verzögerungen bei der Genehmigung und Unklarheiten hinsichtlich der Verantwortlichkeiten.

3. Legen Sie Genehmigungskriterien und -regeln fest

Legen Sie spezifische, objektive Genehmigungskriterien fest, die Stakeholdern helfen, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen. Für die Genehmigung einer Spesenabrechnung können beispielsweise beigefügte Belege, korrekte Budgetcodes und eine Begründung durch den Vorgesetzten erforderlich sein.

Sie sollten auch Genehmigungsregeln festlegen – Bedingungen, die bestimmen, wie der Workflow fortschreitet. Beispielsweise können für Anfragen über einen bestimmten Betrag zusätzliche Genehmiger erforderlich sein. Dieser Schritt stellt sicher, dass Entscheidungen mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, und reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen.

4. Verwenden Sie Workflow-Vorlagen, um wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren

Verwenden Sie für wiederkehrende Genehmigungsprozesse – wie die Veröffentlichung von Inhalten, Einstellungsanfragen oder das Onboarding von Lieferanten – Workflow-Vorlagen, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu gewährleisten. Mit Vorlagen lassen sich bewährte Workflows einfach replizieren, ohne dass sie jedes Mal neu erstellt werden müssen.

In Wrike können Teams Workflow-Vorlagen verwenden, um strukturierte, automatisierte Pfade für die Genehmigung von Aufgaben zu erstellen, wodurch Fehler reduziert und langwierige Kommunikation vermieden werden.

5. Automatisieren Sie Benachrichtigungen und Statusaktualisierungen

Um alle auf dem Laufenden zu halten, integrieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, In-App-Warnungen oder Dashboard-Widgets, die Stakeholder über den Genehmigungsstatus und Fälligkeitsdaten informieren. So vermeiden Sie Verzögerungen, die dadurch entstehen, dass Personen nicht wissen, dass sie an der Reihe sind.

Automatisierte Warnungen verbessern außerdem die Kommunikation und reduzieren den Bedarf an manuellen Nachfassaktionen – insbesondere in Workflows mit vielen Schritten oder Remote-Teilnehmern.

6. Planen Sie Ausnahmen und manuelle Überprüfungen

Nicht jede Genehmigung kann einem vordefinierten Skript folgen. Ihr Workflow sollte manuelle Überprüfungen oder die Behandlung von Ausnahmen ermöglichen, z. B. die Weiterleitung einer Aufgabe an die Rechtsabteilung, das Anhalten zur Klärung oder die Eskalation ungelöster Genehmigungen.

Dies ist besonders wichtig in komplexeren oder risikoreichen Workflows, in denen der Kontext eine Rolle spielt und pauschale Regeln nicht ausreichen.

7. Testen und optimieren Sie den Workflow im Laufe der Zeit

Sobald Ihr Workflow live ist, verfolgen Sie seine Leistung. Werden Genehmigungsanfragen schnell bearbeitet? Wo treten Verzögerungen auf? Sind alle wichtigen Elemente aufeinander abgestimmt? Nutzen Sie Workflow-Analytik und Feedback von Teammitgliedern, um Ineffizienzen zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Mit einem Tool wie Wrike können Teams den Fortschritt in Echtzeit überwachen, Erkenntnisse sammeln und Workflows auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung verfeinern, sodass der Genehmigungsprozess-Workflow mit jedem Zyklus intelligenter wird.

Genehmigungsworkflows im Projektmanagement

Das Projektmanagement besteht aus vielen beweglichen Teilen: Zeitleisten, Abhängigkeiten, funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Dokumentation. Ohne einen zuverlässigen Genehmigungsworkflow können wichtige Entscheidungen übersehen werden, was den Fortschritt verzögert und das Risiko von Nacharbeiten erhöht. Aus diesem Grund sind Genehmigungsworkflows ein zentraler Bestandteil der Projektdurchführung, insbesondere wenn mehrere Stakeholder beteiligt sind.

In Projektumgebungen sind Genehmigungsworkflows häufig mit Meilensteinüberprüfungen, Ressourcenzuweisungen, Änderungen des Umfangs oder der Lieferung von kundenorientierten Assets verbunden. Diese Workflows strukturieren den Überprüfungsprozess, klären Rollen und erleichtern es den Teams, während des gesamten Prozesses auf dem gleichen Stand zu bleiben.

Was macht Genehmigungsworkflows in Projektumgebungen so wichtig?

• Alle Stakeholder sind auf dem gleichen Stand: Dank vordefinierter Genehmigungsschritte weiß jeder, was erwartet wird, bevor die Arbeit fortgesetzt wird. Dies reduziert Unklarheiten und unterstützt eine bessere funktionsübergreifende Kommunikation.

• Verbessert die Effizienz durch Reduzierung von Verzögerungen: Automatisierte Benachrichtigungen und Aufgabenverteilungen halten den Prozess am Laufen, ohne dass ständige manuelle Überprüfungen erforderlich sind.

• Unterstützt die Entscheidungsfindung und Verantwortlichkeit: Genehmigungsanfragen werden dokumentiert, mit einem Zeitstempel versehen und sind nachvollziehbar – so können Projektmanager Entscheidungen begründen und Transparenz gewährleisten.

• Reduziert Compliance-Risiken: In regulierten Branchen oder komplexen Projekten stellt ein klarer Genehmigungsprozess im Workflow sicher, dass Entscheidungen den Richtlinien folgen und alle erforderlichen Unterschriften eingeholt werden.

• Ermöglicht eine schnellere Projektabwicklung: Wenn Teams nicht nach Genehmigern suchen oder E-Mail-Threads durchforsten müssen, können sie mehr Zeit mit der Ausführung verbringen und weniger Zeit mit Warten.

So nutzen Teams Wrike für Projektgenehmigungen

In Wrike sind Genehmigungsworkflows direkt in Aufgaben und Projekte integriert. Teams können:

• Mehrere Genehmigende hinzufügen und festlegen, ob Genehmigungen sequenziell oder parallel erfolgen sollen

• Fälligkeitsdaten für Genehmigungen festlegen, um Zeitpläne einzuhalten

• Genehmigungsbedingungen basierend auf dem Aufgabenstatus, der Projektphase oder Formular-Eingaben erstellen

• E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Warnungen automatisieren, wenn Maßnahmen erforderlich sind

• Den Status von Genehmigungen in Dashboards, Kalendern oder Tabellenansichten verfolgen

Ein Produktentwicklungsteam kann beispielsweise einen Projekt-Genehmigungsworkflow erstellen, der endgültige Prototyp-Entwürfe zur Machbarkeitsprüfung an die Technik, dann zur Compliance-Prüfung an die Rechtsabteilung und schließlich zur Genehmigung an die Geschäftsleitung weiterleitet. Jede Phase hat eine klare Zuständigkeit, und Projektmanager können in Echtzeit sehen, wo sich Genehmigungen befinden – manuelle Nachverfolgungen oder Statusmeetings sind nicht erforderlich.

Genehmigungsworkflows helfen Projektmanagern, die Dynamik aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass nichts Wichtiges ohne die richtige Genehmigung vorankommt.

Elemente eines Genehmigungsprozess-Workflows

Wenn Sie mit der Erstellung eines Genehmigungsworkflow-Prozesses beginnen, ist es verlockend, einfach ein Verzeichnis der Personen zu erstellen, die unterschreiben müssen, ein Dokumentenarchiv für die Unterschriftensammlung anzuhängen und es dann gut sein zu lassen. Ein effektiver Genehmigungsworkflow ist jedoch viel mehr.

In schnelllebigen Teams wird eines klar: Genehmigungsworkflows – wichtig für die Reduzierung von Verzögerungen und die Verbesserung der Verantwortlichkeit – müssen mit Bedacht aufgebaut werden. Ein effektiver Workflow-Prozess ist ein strukturiertes System mit klar definierten Komponenten, die Teams dabei unterstützen, organisiert zu bleiben, Reibungsverluste zu reduzieren und Aufgaben zuverlässig zu erledigen.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Elemente eines hochfunktionalen Genehmigungsprozess-Workflows, insbesondere in schnelllebigen Geschäftsumgebungen, in denen Timing, Genauigkeit und Verantwortlichkeit eine wichtige Rolle spielen.

Beispiele für Genehmigungsworkflows

Genehmigungsworkflows gibt es in vielen Formen, abhängig von der Art der Aufgabe, der Anzahl der Stakeholder und dem Grad der Komplexität. Im Folgenden finden Sie drei typische Beispiele, die jeweils mit schrittweisen Genehmigungsabläufen illustriert und für Projektumgebungen kontextualisiert sind.

1. Dokumenten-Genehmigungsworkflow

Projektbasierte Teams, insbesondere in den Bereichen Marketing, Recht und Kundenservice, sind auf Dokumenten-Genehmigungsworkflows angewiesen, um Qualität, Compliance und pünktliche Lieferung sicherzustellen.

Wenn mehrere Stakeholder Dokumente teilen, überprüfen und genehmigen müssen, hilft ein strukturierter Genehmigungsprozess dabei, die Verantwortlichkeiten zu klären und Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.

In diesem Beispiel für einen Dokumentenprüfungs- und Genehmigungsprozess muss eine Agentur, die mehrere Kampagnen verwaltet, die Bereitstellung von Inhalten sicherstellen und gleichzeitig interne und externe Prüfer koordinieren. Mit Wrike automatisiert das Team den Prüfungs- und Genehmigungsprozess mit klar definierten Fristen, Benachrichtigungen für mehrere Genehmiger und einem Versionsverlauf an einem Ort.

Diese Art von Workflow reduziert den Zeitaufwand für die Einholung von Genehmigungen, sorgt für einen klaren Prüfpfad und stellt sicher, dass die Inhalte vor der endgültigen Lieferung den internen und den Kunden-Genehmigungskriterien entsprechen, die im Styleguide des Unternehmens festgelegt sind.

2. Genehmigungsworkflow für Bestellungen

In großen, projektorientierten Unternehmen können Verzögerungen beim Einkauf Zeitpläne verzögern und Lieferungen stören. Ein Genehmigungsworkflow für Bestellungen stellt sicher, dass jede Ausgabenanforderung vor der Ausführung geprüft, mit dem Budget abgeglichen und ordnungsgemäß dokumentiert wird.

In diesem Beispiel muss ein Unternehmen, das eine IT-Einführung im gesamten Unternehmen verwaltet, Anfragen zum Kauf von Geräten und Software effizient bearbeiten, ohne die Kontrolle über das Budget oder die Compliance zu verlieren. Mit Wrike erstellen sie einen standardisierten Workflow mit Nachverfolgung, der die Weiterleitung basierend auf Kostenschwellenwerten, Stakeholder-Rollen und Abteilungsbudgets automatisiert.

Die Finanz- und Beschaffungsteams verlassen sich auf diesen strukturierten Workflow, um Ausgaben zu kontrollieren, Compliance sicherzustellen und Verzögerungen bei der Projektdurchführung aufgrund von Budgetlücken oder nicht genehmigten Käufen zu vermeiden. Darüber hinaus minimiert der Genehmigungsworkflow Risiken, passt die Ausgaben an den Projektumfang an und reduziert das für manuelle Kaufworkflows typische Hin und Her, da automatisierte Genehmigungsregeln in Wrike Genehmigungsbedingungen basierend auf der Größe oder Kategorie der Anfrage anwenden.

3. Genehmigungsworkflow für das Onboarding von Mitarbeitern

Wenn ein neuer Mitarbeiter zu einem Team stößt, müssen mehrere Abteilungen – von der Personalabteilung über die IT bis hin zur Rechtsabteilung – schnell koordiniert werden, um ihm einen reibungslosen Start zu ermöglichen. Ein strukturierter Genehmigungsworkflow für das Onboarding reduziert Verzögerungen, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und sorgt für eine einheitliche Mitarbeitererfahrung.

In unserem obigen Beispiel für einen Genehmigungsworkflow muss ein Unternehmen, das einen neuen Projektmanager einstellt, vor dem Anfangsdatum mehrere interne Übergaben koordinieren.

Durch die Erstellung eines Genehmigungsworkflows in Wrike erhält jedes Team seine Aufgabe automatisch, sobald der vorherige Schritt genehmigt wurde, sodass der gesamte Prozess ohne manuelles Eingreifen voranschreitet.

Dieser Workflow verbessert die Koordination, reduziert versäumte Schritte und hilft der Personalabteilung, ein professionelleres Onboarding zu gewährleisten – und das alles bei sicherer Dokumentation der Genehmigungen und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.

Vorteile von Genehmigungsworkflows

Ohne einen klaren Genehmigungsprozess können selbst einfache Projekte ins Stocken geraten. Unbeantwortete Anfragen, unklare Rollen und verlorene Dokumente verlangsamen den Fortschritt und sorgen für Frustration in den Teams.

Aus diesem Grund sind strukturierte, nachverfolgbare Genehmigungsworkflows so wertvoll: Sie bringen Ordnung in komplexe Abläufe, verbessern die Verantwortlichkeit und reduzieren Verzögerungen im gesamten Prozess.

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Implementierung von Genehmigungsworkflows in Ihrem Team oder Ihrer Organisation.

1. Verbesserte Effizienz

Manuelle Genehmigungsketten erfordern oft das Nachfassen bei Genehmigern, das Wechseln zwischen Tools oder das erneute Versenden von Dateien. Mit automatisierten Genehmigungsworkflows entfallen diese Verzögerungen. Aufgaben werden sofort nach ihrer Genehmigung weitergeleitet, Stakeholder erhalten Benachrichtigungen in Echtzeit und Projektmanager müssen weniger Zeit mit Nachverfolgung verbringen und können sich stattdessen auf die Leitung der Ausführung konzentrieren.

2. Erhöhte Transparenz und Kontrolle

Genehmigungsworkflows geben Teams Einblick, wer was wann und warum genehmigt hat. Diese Transparenz ist unerlässlich, um den Genehmigungsstatus zu verfolgen, Erwartungen zu verwalten und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Egal, ob Sie auf die Unterschrift eines Vorgesetzten oder eine Compliance-Prüfung warten, Sie müssen nicht mehr herumfragen – alles ist dokumentiert.

Dashboards in Wrike zeigen Live-Statusaktualisierungen an, und integrierte Prüfpfade bieten vollständige Transparenz über den Überprüfungs- und Genehmigungsverlauf für jede Aufgabe oder jedes Dokument, sodass Sie alle erforderlichen Informationen an einem Ort haben, um einen Genehmigungsworkflow in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen.

3. Weniger Fehler und Engpässe

Wenn Genehmigungen per E-Mail oder Chat erfolgen, können Fehler auftreten: veraltete Versionen, übersprungene Schritte oder fehlende Unterschriften. Ein strukturierter Genehmigungsprozess-Workflow verhindert solche Probleme, indem er die genauen Schritte, Rollen und Bedingungen definiert, die für den Arbeitsfortschritt erforderlich sind.

Durch die Verwendung von Workflow-Vorlagen und rollenbasierter Weiterleitung in Wrike reduzieren Teams die manuelle Dateneingabe und vermeiden Korrekturen oder Nacharbeiten in letzter Minute.

4. Bessere Compliance und Risikomanagement

In Branchen, die auf regulatorische Dokumentationen, Verträge oder richtliniengesteuerte Workflows angewiesen sind, sind Genehmigungen nicht nur hilfreich, sondern zwingend erforderlich. Ein gut konzipierter Workflow stellt sicher, dass keine Aufgabe als erledigt markiert wird, bevor die richtigen Genehmigungsbedingungen erfüllt sind.

Die Genehmigungsworkflows von Wrike unterstützen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, indem sie Unternehmensrichtlinien durchsetzen, bestimmte Eingaben vor dem Fortfahren verlangen und jeden Entscheidungspunkt für interne oder externe Prüfungen dokumentieren.

5. Schnellere Projektabwicklung

Projekte kommen zum Stillstand, wenn Entscheidungen verzögert werden. Genehmigungsworkflows halten Zeitpläne ein, indem sie Zuständigkeiten definieren, automatische Erinnerungen versenden und die Verfolgung von Anfragen in Echtzeit vereinfachen. Dies hilft, Engpässe zu vermeiden, und ermöglicht es Projektmanagern, sich schnell an veränderte Zeitpläne anzupassen.

In Wrike können Teams alle ausstehenden und abgeschlossenen Genehmigungen auf einen Blick überwachen, was die Abwicklung beschleunigt, insbesondere wenn mehrere Projekte parallel laufen.

6. Bessere Kommunikation mit Stakeholdern

Da alles zentralisiert ist, müssen Stakeholder nicht mehr fragen: „Wo ist das?“ oder „Wer prüft das?“ Genehmigungsworkflows sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, verbessern die Zusammenarbeit und reduzieren unnötige Rückfragen.

In Kombination mit dem Benachrichtigungssystem und den Statusaktualisierungen von Wrike bleiben Teams auf dem Laufenden, ohne sich auf Statusmeetings oder langwierige E-Mail-Verläufe verlassen zu müssen.

Häufige Herausforderungen bei Genehmigungsworkflows

Selbst mit den besten Absichten können Genehmigungsworkflows scheitern, wenn sie schlecht konzipiert, zu starr oder nicht in den täglichen Betrieb integriert sind. Diese Herausforderungen führen häufig zu Terminüberschreitungen, frustrierten Teammitgliedern und inkonsistenten Entscheidungen.

Hier sind einige der häufigsten Probleme, die die Effektivität eines Genehmigungsworkflow-Prozesses beeinträchtigen – und worauf Sie bei der Erstellung Ihres eigenen Prozesses achten sollten:

1. Fehlende klare Genehmigungsbedingungen

Wenn Genehmigungsbedingungen nicht klar definiert sind, wissen die Genehmigenden möglicherweise nicht, worauf sie achten müssen, was zu Verzögerungen, subjektiven Entscheidungen oder wiederholten Überarbeitungen führen kann. Teams benötigen einheitliche, dokumentierte Kriterien, um schnelle und fundierte Genehmigungen zu unterstützen.

2. Zu viele manuelle Schritte

Die Verwendung von Tabellen, E-Mails oder Chat-Threads zur Weiterleitung von Genehmigungsanfragen erhöht das Risiko menschlicher Fehler. Manuelle Prozesse verlangsamen die Überprüfung, führen zu Versionskonflikten und erschweren die Nachverfolgung des aktuellen Stands.

3. Nicht zugewiesene oder nicht verfügbare Genehmiger

Ohne zugewiesene Genehmiger – oder klare Datensicherungsrollen – kommen Workflows zum Stillstand. Wenn ein Stakeholder abwesend ist oder seine Rolle unklar ist, kann der Genehmigungsfluss vollständig zum Erliegen kommen, was sich auf die Projektlieferzeiten auswirkt.

4. Keine Transparenz über den Genehmigungsstatus

Wenn Stakeholder nicht sehen können, wo eine Anfrage steht, folgen sie möglicherweise vorzeitig nach oder verpassen den richtigen Zeitpunkt zum Handeln. Mangelnde Transparenz führt zu doppeltem Aufwand, wiederholten Kontaktaufnahmen und Zeitverschwendung.

5. Unflexible Workflows

Starre Workflows, die keine Ausnahmen oder Routenvarianten zulassen, können eher eine Belastung als ein Vorteil sein. Reale Geschäftsprozesse erfordern oft eine adaptive Logik, um unterschiedliche Projektarten, Genehmigungsstufen oder Eskalationspfade widerzuspiegeln.

6. Mangelhafte Integration mit Projektmanagement-Tools

Wenn Genehmigungsworkflows nicht mit den Tools verbunden sind, die Teams bereits verwenden – wie Projektmanagement-Plattformen –, wird der gesamte Prozess schwieriger zu verwalten. Diese Trennung kann zu isolierten Entscheidungen und inkonsistenter Dokumentation führen.

7. Fehlender Prüfpfad

Ohne einen Prüfpfad haben Teams keine formelle Aufzeichnung darüber, wer was wann und warum genehmigt hat. Dies schafft Compliance-Risiken, insbesondere bei finanziellen Genehmigungen, Vertragsworkflows oder in regulierten Branchen.

8. Verzögerte endgültige Genehmigungen

Selbst wenn ein Workflow bis zum letzten Schritt reibungslos funktioniert, kann die endgültige Genehmigung durch die Geschäftsleitung oft zu einem Engpass werden. Dies geschieht in der Regel, wenn Workflows keine Fälligkeitsdaten, Benachrichtigungen oder mehrstufige Genehmigungsoptionen enthalten.

Die richtige Genehmigungssoftware auswählen

Nicht alle Tools bieten das gleiche Maß an Flexibilität, Automatisierung oder Integration. Verwenden Sie diese Checkliste, um Lösungen zu bewerten und zu vergleichen, wenn Sie eine Workflow-Management-Software auswählen, die Ihren Anforderungen an das Betriebs- und Projektmanagement entspricht:

• Unterstützt benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe mit bedingter Logik

• Ermöglicht automatisierte Genehmigungsworkflows, um manuelle Eingriffe zu reduzieren

• Ermöglicht die Konfiguration detaillierter Genehmigungsbedingungen und Eskalationsregeln

• Bietet einen vollständigen Prüfpfad für Compliance und Verantwortlichkeit

• Verfolgt die endgültige Genehmigung und unterstützt mehrstufige Genehmigungen

• Sendet Benachrichtigungen und Erinnerungen in Echtzeit per E-Mail an die Genehmigenden

• Zeigt den Genehmigungsstatus live über Dashboards oder Berichte an

• Lässt sich in bestehende Workflow- und Projektmanagement-Software integrieren

• Unterstützt sowohl sequenzielle als auch parallele Genehmigungsanfragen

• Bietet wiederverwendbare Workflow-Vorlagen für konsistente Prozesse

• Umfasst rollenbasierte Zugriffs- und Berechtigungsstufen für Genehmigende und Mitwirkende

• Skalierbar mit wachsenden Teams und immer komplexeren Genehmigungsprozess-Workflows

Eine solche Checkliste hilft Teams dabei, die beste Genehmigungsworkflow-Software für ihre Anforderungen zu finden, wobei der Schwerpunkt auf Funktionen liegt, die sowohl Effizienz als auch Kontrolle unterstützen – zwei der wichtigsten Gründe, warum Genehmigungsworkflows in modernen Projektumgebungen so wichtig sind.

Klarheit für jede Genehmigung schaffen

Genehmigungsworkflows sorgen dafür, dass die Arbeit an Dynamik gewinnt, im Zeitplan bleibt und die Standards erfüllt, auf die sich Ihr Team verlässt.

Mit Wrike können Sie strukturierte, skalierbare Genehmigungsabläufe erstellen, die Engpässe beseitigen, den manuellen Aufwand reduzieren und vollständige Transparenz für jeden Schritt bieten. Ganz gleich, ob Sie Marketing-Ergebnisse, Bestellungen oder Onboarding-Prozesse verwalten – Wrike bietet Ihnen die Tools, um Aufgaben weiterzuleiten, Genehmigungsbedingungen zu definieren und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen … alles an einem Ort.

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