So erstellen Sie einen Projektmanagement-Workflow, der wirklich funktioniert

Bis Sie diese Einführung gelesen haben, werden Unternehmen aufgrund schlechter Projektmanagement-Praktiken bereits unglaubliche 1 Mio. $ durch Ineffizienzen verschwendet haben.

Die Uhr tickt. Laut dem Project Management Institute gehen alle 20 Sekunden weitere 1 Mio. $ in Rauch auf. Das bedeutet erhebliche Kosteneinsparungen für ein Unternehmen, das es richtig macht. Wenn Ihr Workflow jedoch nicht strukturiert ist, haben selbst die talentiertesten Projektteams Schwierigkeiten, sich abzustimmen, Aufgaben zu priorisieren oder Termine einzuhalten.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen genau, was ein Projektmanagement-Workflow ist, warum er wichtig ist, wie Sie einen solchen Workflow aufbauen und wie Sie ihn an agile, funktionsübergreifende oder komplexe Projektumgebungen anpassen können. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen, Vorlagen und Tools, wie Sie die Theorie in die Praxis umsetzen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Projektmanagement-Workflow?

2. So erstellen Sie einen Projektmanagement-Workflow

3. Beispiele für Projektmanagement-Workflows

4. Warum ist ein Projektmanagement-Workflow wichtig?

5. Vorlagen für Projektmanagement-Workflows

6. Vorteile eines Projektmanagement-Workflows

7. Phasen des Projektmanagements

8. Projektmanagement vs. Workflow-Management

9. Tools und Techniken für einen effektiven Projektmanagement-Workflow

10. Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methodik

11. Projektmanagement-Software und -Anwendungen

12. So verwalten Sie Workflows

13. Best Practices für die effiziente Nutzung von Projektmanagement-Workflows

14. FAQs

Was ist ein Projektmanagement-Workflow?

Ein Projektmanagement-Workflow ist eine strukturierte Abfolge wiederholbarer Schritte, denen Ihr Team folgt, um ein Projekt zu planen, auszuführen und abzuschließen. Er bildet den Ablauf der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Freigaben ab, die erforderlich sind, um ein Projekt von der Idee bis zur Fertigstellung zu bringen – und sorgt dabei für die Abstimmung aller Beteiligten.

Aus meiner eigenen Erfahrung mit der Verwaltung von Projekten in Wrike weiß ich, dass Workflows das operative Rückgrat jeder Initiative bilden. Ganz gleich, ob Sie an einer Marketingkampagne oder einer Produkteinführung arbeiten, ein klar definierter Workflow hilft Ihnen bei:

• Der Unterteilung komplexer Projekte in überschaubare Phasen

• Der klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten

• Der Verfolgung des Fortschritts erledigter Aufgaben in Echtzeit

• Der Erkennung von Verzögerungen oder Hindernissen, bevor sie eskalieren

Workflows können mit Tools wie Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen oder Workflow-Diagrammen visualisiert werden. Wenn sie durch eine Software für Projektmanagement-Workflows unterstützt werden, ermöglichen sie auch Automatisierung, was Zeit spart und manuelle Übergaben reduziert.

Ein Projektmanagement-Workflow bietet Ihrem Team mehr als eine To-do-Liste ... er bietet einen wiederholbaren, strategischen Weg zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten in großem Maßstab.

So erstellen Sie einen Projektmanagement-Workflow

Die Erstellung eines Projektmanagement-Workflows bedeutet, einen klaren, schrittweisen Pfad für Ihr Team festzulegen, dem es folgen kann – von der ersten Aufgabe bis zur endgültigen Lieferung. Es geht darum, dass Projektmanager die Arbeit so organisieren, dass jeder weiß, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wie sein Teil zum Gesamtbild passt.

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Workflow erstellen, der in der Praxis funktioniert (und nicht nur auf dem Papier).

1. Beginnen Sie mit Ihrem Projektziel

Jeder Projektmanagement-Workflow beginnt mit einem klaren, spezifischen Ziel. Was genau möchten Sie erreichen? Vielleicht möchten Sie eine neue Website starten, ein Kundenangebot erstellen oder eine Kampagne zur Steigerung der Anmeldezahlen durchführen. Was auch immer das Ziel ist, es sollte konkret genug sein, um Entscheidungen während des gesamten Workflows zu leiten – und messbar genug, um den Fortschritt zu verfolgen.

Dies ist auch der Zeitpunkt, um wichtige Stakeholder zu identifizieren und aufeinander abzustimmen. Dazu können Kunden, Abteilungsleiter, Führungskräfte oder sogar externe Partner gehören. In Wrike erstelle ich gerne gleich zu Beginn eine Projektbeschreibung, in der das Ziel, der Umfang und die wichtigsten Stakeholder dargelegt werden. So haben alle vom ersten Tag an ein gemeinsames Verständnis und es werden spätere Missverständnisse vermieden.

2. Erstellen Sie eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben

Sobald Sie Ihr Ziel kennen und die Stakeholder an Bord haben, erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben oder „zu erledigende Aufgaben“ auf. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Projektstruktur, um das Projekt in überschaubare Komponenten zu unterteilen, bevor Sie Aufgaben zuweisen oder Abhängigkeiten abbilden.

Diese Art der detaillierten Aufgabenzuteilung ist besonders hilfreich, wenn Sie komplexe Prozesse verwalten oder mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten. Ich verwende in Wrike in der Regel eine Aufgabenliste oder die Dashboard-Ansicht, um alles an einem Ort zu erfassen und zu organisieren. Sie können Aufgaben auch in Phasen oder Kategorien gruppieren, um Lücken leichter zu erkennen und Ihre Zeit und Ressourcen effektiver zu planen.

3. Legen Sie fest, wer was macht

Weisen Sie nun jede Aufgabe einem Teammitglied zu. Legen Sie klar fest, wer für was verantwortlich ist – das reduziert Verwirrung und hilft, die Arbeit am Laufen zu halten. Weisen Sie in Ihrer Workflow-Management-Software Aufgaben zu, legen Sie Fristen fest und fügen Sie Details hinzu, damit nichts übersehen wird.

4. Zeitleisten und Abhängigkeiten abbilden

Einige Aufgaben können gleichzeitig erledigt werden, beispielsweise das Verfassen eines Blogbeitrags, während jemand anderes die Bilder entwirft. Andere Aufgaben müssen jedoch in einer bestimmten Reihenfolge folgen. Beispielsweise kann der Blogbeitrag erst veröffentlicht werden, wenn er geschrieben, bearbeitet, freigegeben und in das Content-Management-System (CMS) hochgeladen wurde.

Hier ist es wichtig, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben abzubilden. In Wrike können Sie ein Gantt-Diagramm verwenden, um voneinander abhängige Aufgaben visuell miteinander zu verknüpfen, und dann Automatisierungsregeln festlegen, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe ohne menschliches Zutun vorangebracht wird. Wenn beispielsweise Aufgabe B erst beginnen kann, wenn Aufgabe A erledigt ist, können Sie beide miteinander verknüpfen. Wenn sich Aufgabe A verzögert, aktualisiert Wrike automatisch die Zeitleiste für Aufgabe B und sendet eine Benachrichtigung an den Projektmanager, damit nichts übersehen wird.

Durch die Organisation Ihres Workflows und die Automatisierung von Übergaben reduzieren Sie das Risiko von Engpässen und erleichtern Ihrem Team die Synchronisierung – insbesondere, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren.

Tipp von Wrike: Sie müssen diesen Prozess nicht für jedes Projekt von Grund auf neu beginnen. Verwenden Sie Projektmanagement-Vorlagen, um Ihre Aufgabenliste zu optimieren.

5. Wählen Sie, wie Sie die Arbeit verfolgen möchten

Sobald Ihre Aufgaben festgelegt sind, benötigen Sie ein System, um die Arbeit tatsächlich zu verwalten und zu überwachen. Das richtige Tool hilft Ihrem Projektteam, auf dem Laufenden zu bleiben, Termine einzuhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Einige Teams bevorzugen Kanban-Boards, um Aufgaben in Phasen wie „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ zu visualisieren. Andere verwenden lieber Gantt-Diagramme, um zu sehen, wie Aufgaben auf einer Zeitleiste angeordnet sind und wie sich Verzögerungen in einem Bereich auf den Rest auswirken. Wenn Ihr Team mit wiederkehrenden Aufgaben arbeitet oder mehrere komplexe Projekte gleichzeitig jonglieren muss, erleichtern diese visuellen Tools die Verwaltung von Zeitleisten und die Aufrechterhaltung der Dynamik erheblich.

Einer der Gründe, warum ich mich auf Wrike verlasse, ist die Möglichkeit, je nach den Anforderungen des Teams zwischen verschiedenen Projektansichten zu wechseln. Designer bevorzugen möglicherweise eine Board-Ansicht. Projektmanager bleiben vielleicht lieber beim Gantt-Diagramm. Führungskräfte möchten vielleicht nur ein Dashboard auf hoher Ebene, das den Projektstatus anzeigt. Sie müssen nicht alle zur Verwendung derselben Ansicht zwingen – Wrike ist flexibel und speichert alle Ihre Projektdaten an einem Ort.

6. Workflow Automation für Zeitersparnis

Manuelle Aufgabenverwaltung, Statusaktualisierungen und Erinnerungen können schnell viel Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen, insbesondere bei größeren oder komplexeren Workflows. Hier kommt die Workflow Automation ins Spiel.

Suchen Sie in Ihrem Workflow nach Bereichen, in denen Automatisierung wiederkehrende Arbeiten reduzieren kann. Beispiel:

• Wenn eine Aufgabe als „Erledigt“ markiert ist, kann Wrike automatisch die nächste Aufgabe in der Reihenfolge zuweisen.

• Wenn eine Aufgabe überfällig ist, kann eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen und den Projektmanager gesendet werden.

• Wenn Projekte wiederkehrende Aufgaben umfassen, verwenden Sie Automatisierungsregeln, um diese Aufgaben regelmäßig zu erstellen, und Benachrichtigungen, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Ich habe die Workflow Automation Tools von Wrike verwendet, um alles von der Content-Produktion bis hin zu Software-Entwicklungssprints zu optimieren. Dadurch konnten wir die Kommunikation zwischen den Teams reduzieren und unsere Projekt-Zeitleisten einhalten – selbst bei der Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig.

7. Behalten Sie den Fortschritt im Auge und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor

Selbst die besten Workflows müssen regelmäßig überprüft werden. Projekte verschieben sich, Prioritäten ändern sich, und manchmal funktioniert in der Planung etwas nicht, was in der Ausführung nicht funktioniert. Der Schlüssel liegt darin, nah an der Arbeit zu bleiben – und nah an den Menschen, die sie ausführen.

Verwenden Sie Ihre Projektmanagement-Software, um den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen. Stapeln sich Aufgaben in einer Phase? Verursachen Abhängigkeiten Verzögerungen? Sind bestimmte Teammitglieder überlastet? Ich verlasse mich auf Dashboards und Berichte, um Risiken frühzeitig zu erkennen, Aufgabenabhängigkeiten zu überprüfen und Stakeholder mit automatischen Statusaktualisierungen auf dem Laufenden zu halten.

Wenn etwas nicht funktioniert, warten Sie nicht – passen Sie den Workflow an, weisen Sie Aufgaben neu zu oder vereinfachen Sie Schritte. Ein flexibler Projekt-Workflow erleichtert die Anpassung, ohne das gesamte Projekt aus der Bahn zu werfen. Und je mehr Ihr Team sieht, dass Feedback zu echten Verbesserungen führt, desto engagierter und proaktiver wird es sein.

Beispiele für Projektmanagement-Workflows

Projekt-Workflows sind keine Einheitslösung. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie strukturierte Workflows Teams dabei helfen, schneller voranzukommen, organisiert zu bleiben und Chaos in letzter Minute zu vermeiden.

Beispiel 1: Start einer funktionsübergreifenden Produktkampagne

Kampagnen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind – wie Produkt, Marketing und Design – erfordern eine enge Koordination. Ein strukturierter Workflow hilft dabei, Aufgaben, Freigaben und Übergaben zwischen Teams zu verwalten.

1. Definieren Sie die Kampagnenziele und stimmen Sie die Stakeholder aus den einzelnen Abteilungen ab.

2. Entwerfen Sie ein Kampagnenbriefing mit einer Zeitleiste, den zu erbringenden Leistungen, der Zielgruppe und den KPIs.

3. Weisen Sie den relevanten Teams Aufgaben zu: Das Produktteam finalisiert die Funktionen, das Marketingteam verfasst die Texte und das Designteam beginnt mit der Erstellung der Assets.

4. Automatisieren Sie die Übergabe von Aufgaben. Wenn beispielsweise Inhalte freigegeben werden, wird automatisch die Designaufgabe ausgelöst.

5. Richten Sie eine Genehmigungskette für die rechtliche Prüfung, die Freigabe durch die Marke und die Geschäftsleitung ein.

6. Veröffentlichen Sie Kampagnen-Assets und überwachen Sie die Leistungskennzahlen mit den Dashboards von Wrike.

7. Planen Sie eine Retrospektive und weisen Sie Folgeaufgaben zu, um Ergebnisse und gewonnene Erkenntnisse zu dokumentieren.

Dieser Workflow sorgt für Klarheit in funktionsübergreifenden Teams und erleichtert die Überwachung des Fortschritts in allen Abteilungen.

Beispiel 2: Verwaltung eines Website-Redesign-Projekts

Website-Redesigns betreffen mehrere Teams und umfassen viele bewegliche Komponenten. Ein Projektmanagement-Workflow stellt sicher, dass jede Aufgabe eindeutig zugewiesen, sequenziert und nachverfolgt wird.

1. Führen Sie eine Prüfung der aktuellen Website durch, einschließlich UX, Inhalt und SEO-Performance.

2. Planen Sie die neue Website-Struktur und erstellen Sie Wireframes.

3. Verwenden Sie die Vorlage für die Projektplanung von Websites von Wrike, um Design-, Inhalts- und Entwicklungsaufgaben mit klaren Abhängigkeiten zuzuordnen.

4. Weisen Sie die Aufgaben Autoren, Designern und Entwicklern zu und organisieren Sie die Arbeit in Ordnern nach Phasen.

5. Verwenden Sie die Korrektur- und Automatisierungsfunktionen von Wrike, um die Design-Assets direkt in der Plattform zu überprüfen und freizugeben.

6. Lösen Sie alle Qualitätssicherungsaufgaben automatisch aus, nachdem die Entwicklung als abgeschlossen markiert wurde.

7. Koordinieren Sie die Einführung über IT-, Marketing- und Content-Teams hinweg und überwachen Sie die Leistung nach der Einführung mithilfe von Echtzeitberichten und Dashboards.

Dieser Workflow unterstützt Transparenz, erleichtert die Verwaltung von Abhängigkeiten und hilft, Verzögerungen aufgrund unklarer Verantwortlichkeiten zu vermeiden.

Beispiel 3: Onboarding eines neuen Kunden

Workflows für das Onboarding von Kunden tragen dazu bei, dass nichts übersehen wird und jeder neue Kunde eine konsistente, hochwertige Erfahrung erhält.

1. Empfangen Sie das Kundenaufnahmeformular und lösen Sie automatisch eine neue Vorlage für das Onboarding-Projekt für Neukunden aus.

2. Planen Sie ein Kickoff-Gespräch und weisen Sie interne Rollen zu (Account-Verantwortlicher, Kreativer, Techniker).

3. Starten Sie die Onboarding-Checkliste: Schließen Sie den Vertrag ab, fordern Sie Kundenressourcen an, definieren Sie Ziele und legen Sie Erwartungen fest.

4. Wöchentliche Statusaktualisierungsaufgaben und Meilensteine in der Zeitleiste zuweisen

5. Erste Arbeitsergebnisse liefern und Kundenfeedback protokollieren

6. Projektumfang oder anstehende Ergebnisse bei Bedarf auf Grundlage dieses Feedbacks anpassen

7. Abschluss des Onboardings mit einem Wrike-Dashboard verfolgen und Folgeaufgaben erstellen, um in die langfristige Engagement-Phase überzugehen

Durch die Umwandlung des Onboardings in einen wiederholbaren Prozess können Teams Zeit sparen, den Verwaltungsaufwand reduzieren und sich stärker auf die Wertschöpfung für den Kunden konzentrieren.

Diese Beispiele zeigen, wie unterschiedliche Workflows Teams dabei helfen können, Projekte effizienter zu verwalten, die Kommunikation zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Mit Wrike können Sie diese Workflows mithilfe von Vorlagen erstellen, wichtige Schritte automatisieren und allen Stakeholdern Transparenz über den Fortschritt der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen bieten.

Warum ist ein Projektmanagement-Workflow wichtig?

Ein Projekt ohne Workflow ist wie ein Team ohne Spielbuch – Sie bekommen vielleicht trotzdem alles erledigt, aber es dauert länger, es kommt zu mehr Missverständnissen und wahrscheinlich zu inkonsistenten Ergebnissen. Ein Projektmanagement-Workflow bringt Struktur, Wiederholbarkeit und Verantwortlichkeit in Ihren Prozess, was mit zunehmender Größe und Komplexität der Projekte noch wichtiger wird.

Einer der größten Vorteile eines definierten Workflows ist die Projekttransparenz. Projektmanager und Stakeholder können genau sehen, wo der Stand der Dinge ist – was in Arbeit ist, was verzögert ist und was bereits erledigt wurde. Mit einer Softwarelösung wie Wrike ist diese Transparenz integriert, sodass Sie all diese kleinen Projektdetails über mehrere komplexe Projekte hinweg in Echtzeit überwachen können.

Workflows reduzieren auch Reibungsverluste zwischen Abteilungen und fördern die Zusammenarbeit im Team. Wenn jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und wann seine Arbeit fällig ist, funktioniert die Zusammenarbeit reibungsloser. Außerdem wird das Risiko von Terminüberschreitungen, doppeltem Aufwand oder vergessenen Genehmigungen minimiert – insbesondere in Umgebungen, in denen Projekte wiederkehrende Aufgaben oder mehrere Abhängigkeiten umfassen. Projekt-Workflows sind auch eng mit dem Geschäftsprozess-Management verknüpft, insbesondere wenn Sie die Aufgabenverteilung zwischen Teams oder Abteilungen standardisieren.

Aus meiner Erfahrung als Projektmanager in unserem Content-Team ist der größte Vorteil eines soliden Workflows die Zeitersparnis. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn ein neues Projekt startet, Ihren Prozess neu erfinden. Stattdessen können Sie bewährte Workflows duplizieren, die Zuweisung von Aufgaben automatisieren und sich auf die Verwaltung der Ergebnisse konzentrieren – und nicht auf die endlose Arbeit, Aktualisierungen zu verfolgen und Teammitgliedern zu erklären, was zu tun ist.

Vorlagen für Projektmanagement-Workflows

Mit einer leeren Tafel zu beginnen, kann Sie verlangsamen, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte verwalten oder abteilungsübergreifend koordinieren. Aus diesem Grund sind Vorlagen für Projektmanagement-Workflows so nützlich. Sie bieten Ihrem Team einen zuverlässigen Ausgangspunkt, der auf bewährten Strukturen basiert und genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Bei Wrike verlassen wir uns auf gebrauchsfertige Vorlagen, um alles von der Ressourcenverwaltung bis zur Website-Einführung zu optimieren. Anstatt den Prozess jedes Mal neu aufzubauen, duplizieren wir eine Vorlage, passen einige Details an, und schon ist der Kern-Workflow eingerichtet – komplett mit Aufgabenverteilungen, Projektphasen und Abhängigkeiten in der Zeitleiste.

Vorlagen sind besonders nützlich, wenn:

• Sie wiederkehrende Aufgaben oder ähnliche Projekte verwalten

• Sie bestehende Prozesse organisieren und wiederholbar halten möchten

• Ihre Projektteammitglieder Klarheit über Aufgabenverteilungen, Zeitpläne und Freigaben benötigen

• Sie ein großes, einmaliges Projekt starten und Anleitung benötigen, welche Schritte und Stakeholder einzubeziehen sind (z. B. bei einer Fusion oder Übernahme, der Einstellung eines neuen Teammitglieds oder dem Aufbau einer neuen Website von Grund auf)

Vorteile des Projektmanagement-Workflows

Die Implementierung eines Projektmanagement-Workflows bietet viele Vorteile. Sehen wir uns hier einige davon an.

Phasen des Projektmanagements

Jedes erfolgreiche Projekt folgt einer Reihe strukturierter Phasen. Wenn Sie diese verstehen, kann Ihr Team vom Start bis zur Fertigstellung auf Kurs bleiben.

Die Abbildung oben zeigt die fünf wichtigsten Phasen des Projektmanagements:

1. Initiierung: Hier wird das Projekt definiert. Sie erstellen eine Projektcharta, identifizieren Stakeholder und entscheiden, ob das Projekt durchgeführt werden soll.

2. Planung: Sobald das Projekt genehmigt ist, legen Sie die Arbeit fest. Dazu gehören die Schätzung der Kosten, die Definition der Projektstruktur, die Zuweisung von Ressourcen und die Festlegung der zu erbringenden Leistungen.

3. Ausführung: Hier findet die eigentliche Arbeit statt. Aufgaben werden ausgeführt, Ressourcen beschafft und das Projektteam arbeitet auf die Erzielung von Ergebnissen hin.

4. Kontrolle/Überwachung: Während das Team die Aufgaben ausführt, verfolgen die Projektmanager die Performance, überwachen den Umfang, den Zeitplan und das Budget und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor, um den Kurs zu halten.

5. Abschluss: Nachdem die Ergebnisse vorliegen, wird das Projekt abgeschlossen. Die Stakeholder werden informiert, die Ergebnisse überprüft und die Ressourcen freigegeben.

Jede Phase baut auf der vorherigen auf.

Projektmanagement vs. Workflow-Management

Obwohl sie ähnlich klingen, konzentrieren sich Projektmanagement und Workflow-Management auf unterschiedliche, aber miteinander verbundene Aspekte der Arbeitsabläufe.

Stellen Sie sich das so vor:

In der Praxis arbeiten beide Hand in Hand. Das Projektmanagement legt die Strategie und den Umfang fest – es definiert die Projekt-Zeitleiste, das Budget und die Ziele. Das Workflow-Management sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, indem es die Übergabe von Aufgaben automatisiert, Verzögerungen reduziert und Prozesse organisiert.

Hier ein kurzes Beispiel:

• Sie bringen ein Produkt auf den Markt. Der Projektmanager skizziert den vollständigen Plan: Budget, Meilensteine und Ziele.

• In der Zwischenzeit deckt Ihr Workflow die einzelnen Schritte jeder Aufgabe ab – beispielsweise die Zuweisung eines Designers, nachdem ein Autor den Entwurf fertiggestellt hat, oder die automatische Auslösung einer Qualitätssicherung, wenn die Entwicklung abgeschlossen ist.

Tools und Techniken für einen effektiven Projektmanagement-Workflow

Um einen effektiven Projektmanagement-Workflow aufzubauen, ist es wichtig, die richtigen Tools mit bewährten Techniken zu kombinieren, die die Arbeit organisieren, Teams aufeinander abstimmen und den Fortschritt leicht nachvollziehbar machen. Werfen wir einen Blick auf die Tools, die Sie in Ihrem Werkzeugkasten haben sollten.

Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methodik

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für das Projektmanagement – daher ist die Wahl der richtigen Methodik so wichtig. Ihre Entscheidung sollte die Art der Arbeit Ihres Teams, den Grad der erforderlichen Strukturierung oder Flexibilität des Prozesses und den Umfang der Stakeholder-Beteiligung während des gesamten Projektlebenszyklus widerspiegeln.

Agiles Projektmanagement eignet sich beispielsweise ideal für Teams, die schnell reagieren, sich an Veränderungen anpassen und in kurzen, iterativen Zyklen arbeiten müssen. Im Gegensatz dazu eignet sich die Wasserfallmethode gut für Projekte mit festen Anforderungen und klar definierten Phasen. Weitere beliebte Optionen sind Scrum, Lean und die Critical Path Method, die je nach Workflow Ihres Teams und Projektumfang einzigartige Vorteile bieten.

Wenn Sie Ihre Ziele kennen – sei es Geschwindigkeit, Präzision oder Skalierbarkeit – können Sie die Methodik besser an Ihre Prozesse anpassen und von Anfang an effizientere Workflows aufbauen.

Projektmanagement-Software und -Anwendungen

Moderne Projektmanagement-Software fungiert als zentrale Drehscheibe für die Projektplanung, Zusammenarbeit und Ausführung.

Zu den üblichen Funktionen gehören:

• Aufgabenverwaltung: Erstellen, weisen Sie Aufgaben mit klaren Fristen und Verantwortlichen zu und priorisieren Sie sie

• Zeitplanplanung: Verwenden Sie Tools wie Gantt-Diagramme, um Projektzeitpläne und Aufgabenabhängigkeiten zu visualisieren.

• Workflow Automation: Reduzieren Sie wiederkehrende Arbeiten mit Triggern, Regeln und Erinnerungen.

• Echtzeit-Zusammenarbeit: Teilen Sie Updates, Dateien und Kommentare an einem Ort.

• Fortschrittsverfolgung: Überwachen Sie den Status über Teams und Projekte hinweg mithilfe von Dashboards und Berichten, um Ihre Projektziele zu erreichen.

Viele Teams suchen auch nach Integrationen mit Tools, die sie bereits verwenden, wie Kommunikations-Apps, Dateispeicherplattformen und Kalender, um alle Projektdaten miteinander zu verknüpfen.

Wenn Ihr Team wächst oder Ihre Workflows komplexer werden, kann die Investition in eine dedizierte Projektmanagement-Software dazu beitragen, die Abläufe zu optimieren und den Projekterfolg nachhaltig zu sichern.

So verwalten Sie Workflows

Eine gute Verwaltung von Workflows bedeutet, dass die Arbeit strukturiert, sichtbar und anpassungsfähig bleibt. Beginnen Sie damit, die Schritte zu erfassen, die Ihr Team zum Erledigen von Aufgaben ausführt – von der Zuweisung bis zur Freigabe – und ermitteln Sie, wo es typischerweise zu Verzögerungen kommt. Verwenden Sie Workflow-Management-Software, um diese Schritte zu organisieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und wiederkehrende Aktionen wie Statusaktualisierungen oder Übergaben zu automatisieren.

Ein gutes Workflow-Management hängt auch von regelmäßigen Check-ins ab. Indem Sie den Fortschritt verfolgen und Feedback von Ihrem Team einholen, können Sie Hindernisse frühzeitig erkennen, Anpassungen vornehmen und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten, selbst bei mehreren komplexen Projekten.

Best Practices für die effiziente Nutzung von Projektmanagement-Workflows

Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Workflows zu ziehen, ist es wichtig, einige grundlegende Vorgehensweisen zu befolgen, die die Klarheit, Verantwortlichkeit und die allgemeine Ausführung verbessern:

• Definieren Sie klare Projektziele, bevor der Workflow beginnt, um Ihr Team aufeinander abzustimmen und Prioritäten festzulegen.

• Verwenden Sie ein spezielles Projektmanagement-Tool, um Planung, Kommunikation und Aufgabenverfolgung zu zentralisieren.

• Teilen Sie komplexe Prozesse in kleinere, strukturierte Phasen auf, um die Arbeit überschaubarer zu machen.

• Weisen Sie frühzeitig Verantwortlichkeiten zu, mit klaren Fristen und Erwartungen für jede Aufgabe.

• Ordnen Sie Aufgabenabhängigkeiten zu, damit Ihr Team versteht, wie sich eine Verzögerung auf den Gesamtzeitplan auswirken kann.

• Automatisieren Sie wiederkehrende Aktionen wie die Zuweisung von Aufgaben, Erinnerungen und Statusaktualisierungen, wo immer dies möglich ist.

• Überwachen Sie den Fortschritt regelmäßig mithilfe von Dashboards oder Berichten, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Projekte auf Kurs zu halten.

• Überprüfen und verbessern Sie Workflows nach jedem Projekt, um bessere Systeme für die zukünftige Arbeit zu entwickeln.

Diese Vorgehensweisen helfen Teams, schneller voranzukommen, Missverständnisse zu reduzieren und konsistentere Ergebnisse bei allen Arten von Projekten zu erzielen.

Intelligenter entwickeln, schneller liefern. Und dann wieder von vorne.

Und so tickt die Uhr weiter. Wenn jedoch die Kosten für Ineffizienz weiter steigen, liegt das daran, dass zu viele Teams immer noch auf fehlerhafte Prozesse, unklare Verantwortlichkeiten und veraltete Tools setzen.

Sie müssen diese Verluste nicht hinnehmen. Mit dem richtigen Workflow und der richtigen Plattform kann Ihr Team schneller vorankommen, konzentriert bleiben und konsistente Ergebnisse liefern, ohne dass es zu chaotischen Organisationsproblemen kommt.

FAQs