Sind Sie unzufrieden mit Ihren Geschäftsprozessen? Lernen Sie Prozess-Mapping, das funktioniert

Wenn Sie einen Prozess verbessern möchten, besteht der erste Schritt darin, jeden einzelnen Schritt sichtbar zu machen. Hier kommt das Mapping von Geschäftsprozessen ins Spiel.

Meiner Erfahrung nach bringen Prozesskarten Struktur in das Chaos, insbesondere in komplexen funktionsübergreifenden Projekten. Sie sind außerdem leistungsstarke Tools zur Verbesserung von Geschäftsprozessen: Sie decken Ineffizienzen auf, stimmen Stakeholder ab und bereiten den Weg für die Automatisierung.

In diesem Artikel führe ich Sie durch die Grundlagen des Prozess-Mappings – was es ist, wie es funktioniert, welche Formate Sie verwenden sollten und wie Sie Ihre Karte mit Software wie Wrike vom Papier in die Praxis umsetzen können.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Prozess-Mapping?

• Wie erstellt man eine Prozesskarte?

• Arten von Prozesskarten

• Vorteile des Prozess-Mappings

• Symbole für das Prozess-Mapping

• Beispiele für das Prozess-Mapping

• Techniken für das Mapping von Geschäftsprozessen

• Wie man von den Prozessschritten zur Ausführung gelangt

• FAQs

Was ist Prozess-Mapping?

Prozess-Mapping ist eine Methode, um einen Workflow visuell darzustellen, einschließlich aller Schritte, Entscheidungspunkte und beteiligten Personen.

Es ist der entscheidende Schritt vor der Erstellung eines Workflow-Diagramms, in dem Sie alle Elemente, aus denen ein Geschäftsprozess besteht, auflisten, dann in eine Reihenfolge bringen, Beziehungen aufzeigen und Abhängigkeiten detailliert darstellen (Post-it-Notizen sind in dieser Phase Ihr Freund).

Die Erstellung einer übersichtlichen Prozesskarte hilft Unternehmen dabei, Engpässe zu identifizieren, die Teamabstimmung zu verbessern und Prozesse zu optimieren – insbesondere, wenn an Workflows mehrere Gastnutzer oder Tools beteiligt sind.

So erstellen Sie eine Prozesskarte

Meiner Erfahrung nach funktioniert Prozess-Mapping am besten, wenn es kollaborativ, visuell und iterativ ist. Unabhängig davon, ob Sie einen einfachen Workflow dokumentieren oder einen komplexen funktionsübergreifenden Geschäftsprozess aufschlüsseln, ist es das Ziel, Klarheit über den gesamten Prozess zu schaffen.

So führe ich Teams in der Regel durch die Erstellung einer Prozesskarte, die zu Ergebnissen führt:

1. Zweck und Grenzen definieren

Beginnen Sie damit, zu identifizieren, was mit dem Prozess erreicht werden soll – so bleibt die Karte fokussiert und relevant. Legen Sie dann fest, wo der Prozess beginnt und endet, damit Sie nicht endlos in beide Richtungen mappen. In dieser Phase verwende ich häufig SIPOC, um den Umfang zu klären:

• Lieferanten – Wer liefert die Inputs?

• Inputs – Welche Ressourcen oder Materialien werden benötigt?

• Prozess – Was sind die wichtigsten Schritte?

• Outputs – Was wird geliefert oder produziert?

• Kunden – Wer erhält das Ergebnis oder profitiert davon?

Diese frühzeitige Festlegung hilft, Komplexität zu reduzieren und alle auf dem gleichen Stand zu halten.

2. Prozess in Schritte und Rollen unterteilen

Als Nächstes listen Sie alle wichtigen Prozesselemente in unserem Workflow auf, einschließlich aller Aufgaben, Entscheidungspunkte und Übergaben. Identifizieren Sie für jeden Schritt den primären Verantwortlichen, die für den Start erforderlichen Inputs und die Outputs, die den Abschluss signalisieren. Dies ist besonders wichtig für funktionsübergreifende Arbeiten, bei denen Rollen und Verantwortlichkeiten verschwimmen können.

In dieser Phase führe ich in der Regel eine Discovery-Sitzung mit den Personen durch, die dem Prozess am nächsten stehen. Dies ist der beste Weg, um zu erfassen, wie die Arbeit tatsächlich abläuft – und nicht nur, wie sie auf dem Papier ablaufen soll.

3. Wählen Sie das richtige Format für Ihre Prozesskarte

Unterschiedliche Prozesse erfordern unterschiedliche Darstellungsformen. Ein Flussdiagramm auf hoher Ebene eignet sich gut, um das Gesamtbild zu zeigen, während eine detaillierte Karte besser geeignet ist, um Ineffizienzen zu identifizieren. Wenn an Ihrem Prozess mehrere Teams beteiligt sind, eignet sich ein Swimlane-Diagramm hervorragend, um Verantwortlichkeiten und Übergaben zu visualisieren.

4. Visuelle Darstellung mit Symbolen

Erstellen Sie nun Ihr Flussdiagramm mit Standard-Symbolen für das Prozess-Mapping, wie Rechtecke für Aufgaben und Rauten für Entscheidungen (weitere Informationen zu Symbolen für das Prozess-Mapping finden Sie weiter unten).

Dazu beginne ich in der Regel mit einem einfachen Flussdiagramm in Klaxoon , um eine schnelle Abstimmung zu erreichen, und übertrage die Struktur dann in Wrike, wo sie Teil eines live funktionierenden Systems wird.

5. Validieren und verfeinern

Überprüfen Sie den Entwurf mit den beteiligten Personen, um sicherzustellen, dass er die Realität widerspiegelt. Sie werden fast immer fehlende Schritte, doppelte Arbeit oder veraltete Maßnahmen finden. Behandeln Sie dies wie ein sich weiterentwickelndes System – die nützlichsten Prozesskarten sind diejenigen, die sich im Laufe der Zeit anpassen.

6. Implementieren ... und die Auswirkungen beobachten

Nachdem Sie Ihre Prozesskarte verfeinert haben, ist der nächste Schritt, sie in die Tat umzusetzen. Integrieren Sie den abgebildeten Workflow in Ihre täglichen Abläufe – idealerweise mithilfe einer Plattform wie Wrike, wo jeder Schritt zu einer Live-Aufgabe mit klarer Zuständigkeit und Zeitleiste wird. In dieser Phase übersetze ich die Karte oft in eine Projektstrukturplanung , um die Ergebnisse zu verdeutlichen und die Ausführung übersichtlicher zu gestalten.

Wenn das Team mit der Arbeit an dem abgebildeten Prozess beginnt, beobachten Sie, wie er in der Praxis funktioniert. Gibt es unerwartete Verzögerungen? Verlaufen Übergaben reibungslos? Diese Phase hilft dabei, die Wirksamkeit der Karte zu überprüfen und Möglichkeiten für weitere Verbesserungen aufzudecken.

Arten von Prozesskarten

Die Art und Weise, wie Sie einen Prozess visualisieren, kann je nach Komplexität, Zweck und Zielgruppe variieren. Einige Karten sind hochgradig strategisch, während andere detailliert genug sind, um Automatisierungs- oder Compliance-Audits zu unterstützen.

Flussdiagramm

Am besten geeignet für: Visualisierung der gesamten Abfolge von Schritten in einem Prozess zum allgemeinen Verständnis oder als Schnellübersicht

Flussdiagramme sind eine der flexibelsten und am häufigsten verwendeten Prozesskarten. Jeder Schritt wird mit einer Form (in der Regel einem Rechteck) dargestellt, und Pfeile verbinden die Abfolge. Ich verwende Flussdiagramme, wenn ich einen Workflow schnell dokumentieren oder einen Prozess Stakeholdern erklären muss, die mit den Details nicht vertraut sind.

Prozesskarte auf hoher Ebene

Am besten geeignet für: Präsentation des Gesamtbildes vor der Geschäftsleitung oder Abstimmung auf hoher Ebene, bevor Details besprochen werden

Eine Prozesskarte auf hoher Ebene zeigt die wichtigsten Meilensteine eines Workflows, ohne ins Detail zu gehen. Sie eignet sich ideal für Führungskräftebesprechungen, Stakeholder-Präsentationen oder alle Szenarien, in denen Sie“was“und“wann, aber nicht“wie kommunizieren möchten.“

Detaillierte Prozesskarte

Am besten geeignet für: Erfassung der Komplexität ganzheitlicher Workflows zu Analyse-, Optimierungs- oder Compliance-Zwecken

Eine detaillierte Prozesskarte schlüsselt jede Aufgabe, Teilaufgabe, jeden Entscheidungspunkt und jede Abhängigkeit auf und erfasst so die gesamte Komplexität der Arbeitsabläufe. Sie ist besonders nützlich für Prozessaudits, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder die Vorbereitung der Automatisierung.

Swimlane-Diagramm

Am besten geeignet für: Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten in Workflows, an denen mehrere Teams oder Abteilungen beteiligt sind

Schwimmbahn-Diagramme sind so strukturiert, dass sie nicht nur zeigen, was passiert, sondern auch, wer für jeden Schritt verantwortlich ist. Horizontale oder vertikale Bahnen trennen Aktionen nach Rolle, Team oder Abteilung, sodass die Zuständigkeiten leicht zu verfolgen sind. Dieses Format ist meine erste Wahl für funktionsübergreifende Flussdiagramme.

Wertstromkarte

Am besten geeignet für: Identifizierung von Verschwendung und Verzögerungen in Prozessen mit Fokus auf der Bereitstellung von Kundennutzen

Eine Wertstromkarte konzentriert sich darauf, wie Wert zum Endkunden fließt, und hebt alle Aktivitäten hervor, die zu diesem Ergebnis beitragen oder es verzögern.

SIPOC-Diagramm

Am besten geeignet für: Die Strukturierung eines Prozesses in der frühen Planungsphase oder bei Initiativen zum Qualitätsmanagement

SIPOC steht für Suppliers (Lieferanten), Inputs, Prozess, Outputs und Customers (Kunden). Es handelt sich um eine hochrangige Mapping-Technik, die zeigt, wie Arbeit durch ein System fließt, ohne dabei auf jede Aufgabe oder jedes Detail einzugehen. Anstatt sich auf einzelne Schritte zu konzentrieren, hebt ein SIPOC-Diagramm die Schlüsselelemente hervor, die einen Geschäftsprozess von Anfang bis Ende definieren und gestalten.

Vorteile des Prozess-Mappings

Der Zweck des Prozess-Mappings besteht darin, Teams die Transparenz und Struktur zu geben, die sie benötigen, um smarter zu arbeiten.

Symbole für das Prozess-Mapping

Standardisierte Formen in Tools für das Prozess-Mapping sorgen dafür, dass Ihre Diagramme übersichtlich, konsistent und für andere leicht zu interpretieren sind, insbesondere wenn Sie sie teamübergreifend teilen oder komplexere Systeme dokumentieren.

Beispiele für Prozess-Mapping

Sehen wir uns anhand einiger Beispiele aus der Praxis für Workflow-Diagramme, darunter auch Prozesse, die in einer Aktivitätsprozesskarte dokumentiert sind, an, wie Prozess-Mapping in der Praxis aussieht.

Planung einer Marketingkampagne (Beispiel für ein einfaches Flussdiagramm)

Dieses einfache Flussdiagramm skizziert einen theoretischen sechsstufigen Workflow für die Kampagnenplanung, der mit der Zielsetzung beginnt und mit der Leistungsüberwachung endet. Es verwendet grundlegende Flussdiagrammsymbole, um zu veranschaulichen, dass der Prozess in einer geraden Linie zwischen seinem Start- und Endpunkt mit einer optionalen Überprüfungsschleife verläuft, sodass er sowohl für interne Teams als auch für externe Gastnutzer leicht zu folgen ist.

Rechnungsbearbeitung und -zahlung (Beispiel für ein Swimlane-Diagramm)

Dieses Swimlane-Diagramm bildet einen hypothetischen abteilungsübergreifenden Rechnungs-Workflow für vier Rollen ab: Mitarbeiter, Manager, Kreditorenbuchhaltung und Finanzabteilung.

Es enthält zwei wichtige Genehmigungspunkte – einen vom Manager und einen weiteren, der auf Zahlungsschwellen basiert. Die Verantwortlichkeiten sind klar nach Bahnen getrennt, was Verzögerungen und Verwirrung in funktionsübergreifenden Genehmigungsketten verhindert.

Qualitätsmanagementprozess (SIPOC-Diagramm-Beispiel)

Dieses SIPOC-Diagramm bietet eine allgemeine Ansicht eines imaginären Qualitätskontrollprozesses und zeigt die Beziehungen zwischen Lieferanten, Eingaben, dem Prozess selbst, Ausgaben und Kunden.

Es ist nützlich, um zu verstehen, wie die Qualität von der Materialannahme über die Prüfung bis zur Lieferung verwaltet wird. Dieses Format wird häufig als Ausgangspunkt für Audits zur Qualitätssicherung und für den Aufwand zur Prozessverbesserung verwendet.

Techniken für das Mapping von Geschäftsprozessen 

Nachdem Sie Ihren Prozess definiert und die richtigen Inputs gesammelt haben, wählen Sie im nächsten Schritt die beste Methode für die Abbildung. Die verwendete Technik sollte Ihre Zielgruppe, Ihr Ziel und den Grad der Komplexität widerspiegeln.

• Top-Down-Mapping: Beginnen Sie mit einer allgemeinen Übersicht über die Prozessphasen und gehen Sie dann ins Detail. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Stakeholder auf das Gesamtbild abstimmen müssen, bevor Sie die Ausführung verfeinern.

• Detailliertes Aufgaben-Mapping: Unterteilen Sie den Prozess in einzelne Schritte, Entscheidungen, Inputs und Outputs. Ich verwende diese Methode, wenn ich Workflows für Compliance, Audits oder Workflow-Automatisierung dokumentiere.

• Rollenbasiertes Mapping: Organisieren Sie Prozessschritte nach der verantwortlichen Person oder dem zuständigen Team. Dies wird häufig als Swimlane-Diagramm visualisiert und macht Übergaben und Lücken in der Verantwortlichkeit leicht erkennbar.

• SIPOC-Mapping: Konzentrieren Sie sich auf die übergeordnete Prozessstruktur, indem Sie Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden identifizieren. Dies eignet sich hervorragend für das Qualitätsmanagement, wie in unserem Beispiel oben, und für die Prozessgestaltung in der Frühphase.

• Wertstrom-Mapping: Verfolgen Sie effektiv, wie der Wert zum Kunden fließt und wo Zeit verloren geht. Ich greife auf diese Technik zurück, wenn ich mit Produkt- oder Operations-Teams zusammenarbeite, um Verzögerungen und unnötige Schritte zu reduzieren.

Wie man von den Prozessschritten zur Ausführung gelangt

Nachdem Sie jeden Schritt in einer Prozess-Mapping-Software wie Klaxoon,abgebildet haben, besteht die nächste Herausforderung darin, diese Struktur in eine echte, kontinuierliche Dynamik umzuwandeln. Hier kommt Wrike ins Spiel. 

Nachdem Sie Ihr Team mithilfe von Vorlagen für das Prozess-Mapping visuell aufeinander abgestimmt haben, können Sie mit der Workflow-Management-Software von Wrike Zuständigkeiten zuweisen, Abhängigkeiten verknüpfen und die von Ihnen für die Ausführung festgelegten Schritte automatisieren. Jede Aufgabe, jede Freigabe und jede Übergabe wird Teil eines Live-Systems, auf das sich mehrere Stakeholder verlassen können und das Sie im Zuge Ihres Wachstums verbessern und skalieren können.