Was ist ein Workflow? Definition und Leitfaden

Jedes Team hat einen Prozess, aber das bedeutet nicht, dass dieser auch funktioniert. Die Kreativteams bei Sony Pictures beispielsweise mussten mit unzusammenhängenden Systemen jonglieren, was zu Verzögerungen im Freigabe-Prozess und Terminüberschreitungen führte. Nach der Umstellung auf automatisierte Workflows konnten sie die Anzahl der E-Mails um 90 % reduzieren und die Zeitleisten um 40 % verkürzen.

Und es gibt noch mehr Möglichkeiten für solche Verbesserungen, als Sie vielleicht denken. Laut McKinsey & Company könnte die Hälfte aller Arbeitsaufgaben automatisiert werden. Das ist eine enorme Chance, Prozesse zu rationalisieren, manuelle Routinearbeiten zu reduzieren und zuverlässigere Workflows aufzubauen.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, was ein Workflow-Prozess ist, wie die grundlegenden Komponenten zusammenwirken und wie sich Geschäftsprozesse verbessern lassen, wenn Workflows so gestaltet sind, dass Teams Aufgaben effizienter erledigen können.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Workflow?

• Geschichte der Workflows

• Fünf Arten von Workflows

• Anwenderberichte aus der Praxis

• Die wichtigsten Vorteile von Workflows

• Häufige Herausforderungen bei Workflows (und wie man sie bewältigt)

• Was sind die drei grundlegenden Komponenten eines Workflows?

• Wie erstelle ich einen Workflow?

• Flussdiagramm eines Workflow-Prozesses

• Was ist Workflow-Management?

• Die Vorteile der Workflow-Automatisierung

• Messung der Workflow-Effizienz

• Auswahl des richtigen Workflow-Management-Systems

• Sind Sie bereit, einen Workflow zu erstellen, der Ihre Operations optimiert?

• FAQs

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine Reihe strukturierter Schritte, mit denen Sie ein Ziel erreichen können.

Ein guter Workflow kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu organisieren und zu optimieren, sodass sie in der richtigen Reihenfolge und von den richtigen Personen ausgeführt werden. Ohne einen geeigneten Workflow schleichen sich Ineffizienzen ein, die zu Zeitverlusten führen, die sich im Durchschnitt auf 13,7 Stunden pro Woche, 89 Tage pro Jahr und 52 Mio. $ an entgangenen Einnahmen belaufen.

Ein Workflow wurde entwickelt, um die betriebliche Effizienz, Konsistenz und Produktivität zu verbessern, und fungiert als Wegweiser, der Sie vom Anfang bis zum Ende eines Prozesses begleitet.

Geschichte der Workflows

Workflows gibt es schon länger, als wir einen Namen dafür haben. Denken Sie an die frühen Menschen, die Holz sammelten, ein Feuer entfachten und es am Brennen hielten. Das ist ein Workflow, eine wiederholbare Abfolge von Schritten, um etwas zu erreichen.

Spulen Sie vor zur industriellen Revolution, und Sie sehen, wie Workflows formalisiert werden. Frederick Taylors Prinzipien des wissenschaftlichen Managements – die Zuweisung von Verantwortlichkeiten auf der Grundlage von Fähigkeiten und die Aufteilung der Arbeit in wiederholbare Teile – haben die Arbeitsweise moderner Teams geprägt. Fügen Sie frühe visuelle Planungstools wie Gantt-Diagramme hinzu, und Sie haben den Anfang dessen, was heute als strukturierte Prozesse bezeichnet wird.

Weiter ging es mit der Automatisierung. In der Fertigung, Logistik und sogar in Weltraumprogrammen wurden Systeme mit klaren, strukturierten Abläufen eingeführt, ähnlich wie Fords Fließband, um Konsistenz und Skalierbarkeit zu gewährleisten.

Heute sieht das etwas anders aus. Plattformen mit künstlicher Intelligenz können Teams dabei unterstützen, Aufgaben zuzuweisen, unbegrenzte Mengen an Elementen zu verarbeiten und den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen. Ganz gleich, ob Sie Dokumentenfreigaben oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwalten – moderne Systeme bieten Automatisierungsfunktionen, die manuelle Aufgaben reduzieren und Ihnen helfen, Ihre gewünschten Ergebnisse schneller und mit weniger Fehlern zu erzielen.

5 Arten von Workflows

Nicht alle Prozesse sehen gleich aus, und das sollten sie auch nicht. Hier finden Sie eine Übersicht über die gängigsten Arten von Workflows und ihre jeweiligen Einsatzbereiche:

1. Sequenziell – Ein Schritt nach dem anderen. Denken Sie an Onboarding, Beschaffung oder Compliance. Diese Art von Workflow eignet sich ideal für HR-, Finanz- oder Rechtsabteilungen, die strukturierte Prozesse wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder die Genehmigung von Lieferanten bearbeiten.

2. Parallel – Aufgaben, die parallel ausgeführt werden. Ideal für Marketingkampagnen, IT-Einrichtungen oder die Fertigung, wo mehrere Ergebnisse schnell und ohne Wartezeiten erzielt werden müssen. Dies hilft Teams mit hohem Arbeitsaufkommen, Aufgaben schnell und effizient zu erledigen.

3. Zustandsmaschine – Diese sind flexibel und ändern sich je nach Auslöser. Wenn Sie im Kundenservice, Support oder in der Incident Response gearbeitet haben, werden Ihnen diese bekannt vorkommen. Sie eignen sich hervorragend für Teams, die dynamisch auf Nutzeraktionen oder Bedingungen reagieren müssen.

4. Regelbasiert – Denken Sie an Geschäftsregeln in Aktion. Aufgaben werden automatisch basierend auf Logik wie Geschäftsvolumen, Anfragetyp oder Abteilung weitergeleitet. Dies ist nützlich für Finanz-, Rechts- oder Vertriebsteams, die Genehmigungsprozesse, Rechnungs-Workflows oder Vertragsprüfungen verwalten.

5. Ad-hoc – Dieser Workflow-Typ ist locker strukturiert und flexibel und eignet sich perfekt für kreative Arbeiten, Brainstorming oder Forschungsprojekte, die sich schnell weiterentwickeln. Sie werden in der Regel über manuelle Workflow-Schritte abgewickelt und sind bei Content-, Design- und Innovationsteams beliebt.

In der Praxis verwenden die meisten Teams eine Mischung aus diesen Workflow-Typen. Darüber hinaus können Sie mit digitalen Plattformen hybride Abläufe erstellen, die Automatisierung kombinieren, die Datenverarbeitung übernehmen und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten, egal wie komplex die Aufgaben sind.

Anwenderberichte aus der Praxis

Workflows sind nur dann sinnvoll, wenn sie die Arbeit tatsächlich erleichtern. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie verschiedene Unternehmen ihre Systeme verbessert haben, indem sie von veralteten, manuellen Workflow-Ansätzen abgekommen sind und Tools zur Workflow-Automatisierung eingeführt haben, um ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.

Comflow

Comflow, ein HLK-Anbieter, war mit Tabellen und verstreuten Workflows überfordert. Nach der Umstellung auf Wrike und der Implementierung eines sequenziellen Workflows konnten sie 10 Stunden Verwaltungszeit pro Woche einsparen, die Anzahl der E-Mails um 25 % reduzieren und ihren Jahresumsatz um 30 % steigern. Die Prozessautomatisierung trug dazu bei, die Arbeit zu standardisieren und die Performance in allen Geschäftsbereichen zu verbessern.

Walmart Canada

Walmart Canada musste Klarheit in Hunderte von laufenden Projekten bringen. Der bestehende Workflow führte zu zu vielen Status-Meetings und Verzögerungen. Mit Wrike zentralisierten sie ihren Fall-Workflow, fügten Live-Dashboards hinzu, optimierten Freigaben und nutzten visuelle, interaktive Diagramme. Dies führte zu schnelleren Entscheidungen, weniger sich wiederholenden Aufgaben und einer besseren Abstimmung zwischen den Teams.

Die wichtigsten Vorteile von Workflows

Starke Workflows helfen Teams, organisiert zu bleiben und die Arbeit zu verwalten, zu skalieren und die für den Erfolg erforderlichen Aufgaben zu erledigen. So funktioniert es

Schnellere Erledigung von Aufgaben

Wenn jeder Schritt klar definiert und zugewiesen ist, verläuft die Arbeit ohne Verzögerungen. Ein klar definierter sequenzieller Workflow entfernt Engpässe und hilft Teams, jede Phase mit minimaler Verwirrung zu durchlaufen. Tatsächlich kann die Integration von Automatisierung in einen Workflow die Produktivität um 20 bis 30 % steigern.

Verbessertes Projektmanagement

Projekt-Workflows bringen Struktur in selbst die komplexesten Initiativen. Durch die Abbildung der grundlegenden Komponenten bleiben Teams aufeinander abgestimmt und Projekte lassen sich leichter verfolgen und ausführen. Dies kann auch Datenverarbeitungsfehler in einem Projektmanagementsystem reduzieren.

Bessere Entscheidungsfindung

Workflows bieten Transparenz. Mit einem Zustandsmaschinen-Workflow ist jeder Übergang mit einem realen Ereignis verknüpft, sodass Aktivitäten leichter überwacht und auf Aktualisierungen in Echtzeit reagiert werden kann. Dies hilft Teams, intelligentere Entscheidungen zu treffen, ohne ständig nachfragen zu müssen.

Weniger sich wiederholende Aufgaben

Die Automatisierung von Workflows reduziert manuelle Arbeiten, die den Fortschritt behindern. Durch die Automatisierung von Routineschritten gewinnen Teams Zeit, um sich auf wichtigere Prioritäten zu konzentrieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Prozesse mit hohem Volumen oder funktionsübergreifende Aufgaben verwalten.

Flexibilität für verschiedene Teams

Nicht jedes Team arbeitet auf die gleiche Weise. Aus diesem Grund helfen verschiedene Arten von Workflows – wie parallele Workflows für schnell arbeitende Teams oder ein Fall-Workflow für Rechts- oder Supportfunktionen – dabei, die Struktur an die Arbeit anzupassen. Flexibilität schafft Zuverlässigkeit.

Konsistente Ergebnisse

Workflows sorgen für Konsistenz. Wenn ein Workflow aus klar definierten Phasen und wiederholbaren Schritten besteht, ist es wahrscheinlicher, dass die Arbeit korrekt erledigt wird. Das verbessert die Qualität, reduziert Nacharbeiten und hilft Teams, im Laufe der Zeit an Dynamik zu gewinnen.

Systematisches Wachstum

Wenn Unternehmen wachsen, müssen auch die Workflows skaliert werden. Mit den richtigen Prozessen können Teams komplexere Aufgaben bewältigen, ohne die Kontrolle zu verlieren. Business Process Management strukturiert dieses Wachstum, indem es die Arbeitsabläufe der Teams formalisiert.

Effizienz, die Bestand hat

Starke Workflows steigern langfristig die Effizienz. Ganz gleich, ob Sie mehrere Abteilungen koordinieren oder ein einzelnes Projekt bearbeiten – mit der richtigen Konfiguration vermeiden Sie Spekulationen, klären Zuständigkeiten und helfen Teams, ihre Ziele mit weniger Stress zu erreichen.

Häufige Herausforderungen bei Workflows (und wie man sie bewältigt)

Selbst starke Workflows können ins Stocken geraten. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen – und wie Sie sie umgehen können:

• Zu hohe Komplexität: Mehr Schritte und Tools bedeuten mehr Reibungspunkte. Vereinfachen Sie, wo immer möglich, und nutzen Sie Automatisierung, um Übergaben zu reduzieren.

• Niedrige Akzeptanz: Wenn ein Workflow umständlich ist, werden Teams ihn nicht einhalten. Passen Sie Systeme an die tatsächlichen Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter an.

• Unvernetzte Tools: Wenn Plattformen nicht synchronisiert sind, wird die Arbeit verstreut. Integrationen sorgen für Transparenz und reduzieren Missverständnisse.

• Manuelle Überlastung: Wiederholte Aktualisierungen verlangsamen Teams. Der Ersatz manueller Workflows durch automatisierte ist ein schneller Gewinn.

• Einheitliche Systeme: Verschiedene Abteilungen benötigen unterschiedliche Strukturen – beispielsweise parallele Workflows für schnelllebige Aufgaben oder Fall-Workflows für Support und Rechtsabteilung.

• Keine klaren Daten: Wenn Sie den Fortschritt nicht verfolgen, ist es schwierig, Verbesserungen zu erzielen. Verwenden Sie Metriken, um die Workflow-Leistung zu überwachen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Was sind die drei grundlegenden Komponenten eines Workflows?

Jeder Prozess-Workflow – egal wie komplex er ist – basiert auf diesen Kernkomponenten:

• Input ist der Ausgangspunkt. Dies kann ein Kreativ-Briefing, ein Support-Ticket, Rohmaterial oder alles andere sein, was den Workflow in Gang setzt.

• Die Transformation ist der Ort, an dem die Arbeit stattfindet. Aufgaben werden je nach Art des Workflows nacheinander oder parallel erledigt. Automatisierung hilft, diese Phase zu rationalisieren und die Effizienz zu optimieren.

• Der Output ist das Endergebnis. Outputs, wie ein Endprodukt oder ein abgeschlossener Fall, zeigen, ob die Arbeit korrekt erledigt wurde, und zeigen Bereiche auf, in denen Verbesserungen möglich sind.

Nachdem Sie nun die Grundlagen des Workflows verstanden haben, wie gehen Sie vor, um einen Workflow zu erstellen? Wie bei den meisten großen Konzepten ist es am besten, sie in überschaubare Schritte zu unterteilen.

Wie erstelle ich einen Workflow?

Der Aufbau eines leistungsstarken Workflows muss nicht kompliziert sein. Hier ist eine vereinfachte Struktur, mit der Sie loslegen können.

Legen Sie Ihr Ziel fest

Beginnen Sie mit einem klaren Ziel oder dem Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Verbinden Sie es mit geschäftlichen Prioritäten wie der Verkürzung der Einarbeitungszeit oder der Verbesserung der Bug-Verfolgung.

Definieren Sie Start- und Endpunkte

Verwenden Sie die Komponenten eines Workflows: Input, Transformation und Output. Legen Sie fest, wo die Arbeit beginnt. Legen Sie fest, was während des Prozesses geschieht und wie Erfolg aussieht.

Überprüfen Sie, was bereits vorhanden ist

Die meisten Teams verfügen bereits über Workflows, auch wenn diese möglicherweise noch nicht optimal sind. Analysieren Sie Ihr aktuelles Workflow-System, um herauszufinden, was funktioniert und wo Sie Zeit verlieren.

Listen Sie die Workflow-Schritte auf

Teilen Sie den Prozess in spezifische, sequenzielle Workflow-Schritte auf. Dadurch bleiben Aufgaben sichtbar, messbar und leichter zuweisen.

Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu

Identifizieren Sie, wer für welchen Teil des Prozesses verantwortlich ist. Die frühzeitige Zuweisung von Rollen verhindert spätere Verwirrung und trägt zu einer reibungslosen Skalierung digitaler Workflows bei.

Zeitangaben hinzufügen

Legen Sie Fristen fest. Verwenden Sie Workflow-Software mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen, um Abhängigkeiten zu visualisieren und die Dynamik hoch zu halten.

Feedback-Schleifen einrichten

Verbesserungen sollten nicht erst auf das Endergebnis warten. Binden Sie Feedback frühzeitig ein und passen Sie sich nach Bedarf an.

Dokumentieren

Verwenden Sie Workflow-Management-Tools, um alles klar abzubilden. Dokumentation sorgt für Einheitlichkeit und unterstützt die Wiederholbarkeit.

Testen und starten

Fangen Sie klein an. Verfeinern Sie den Workflow auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung und des Feedbacks. Die erfolgreiche Implementierung von Workflows bedeutet, dass Sie mit einer klaren Absicht starten und flexibel bleiben.

Digitale Workflows, die durch die richtige Workflow-Software unterstützt werden, machen diesen Prozess reibungsloser, schneller und einfacher über Teams hinweg skalierbar.

Flussdiagramm eines Workflow-Prozesses

Was ist Workflow-Management?

Workflow-Management ist der Prozess der Organisation, Koordination und Verbesserung der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Dazu gehört die Abbildung jedes einzelnen Schritts, die Zuweisung von Aufgaben und der Einsatz von Tools zur Überwachung und Optimierung der Leistung.

Mit automatisierten Berichten, integrierten Ansichten wie Gantt und Kanban sowie einfacher Integration in Plattformen wie Slack oder Salesforce helfen moderne Workflow-Management-Systeme Teams, manuelle Arbeit zu reduzieren und schneller auf Veränderungen zu reagieren.

Und das ist noch nicht alles. Die heutige Workflow-Software geht weit über statische Checklisten hinaus. Wrike bietet beispielsweise Tools, mit denen sich komplexe Prozesse visuell darstellen, wichtige Schritte automatisieren und Teams Live-Dashboards zur Verfügung stellen können, um auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können Projekt-Boards einrichten, Prioritäten zuweisen und Workflows schnell an veränderte Anforderungen anpassen.

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung

Die Automatisierung von Workflows ist seit Jahren Teil der Fertigung, findet aber mittlerweile in allen Branchen und Abteilungen Einzug. Das Ziel ist nicht, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, ihnen repetitive Aufgaben abzunehmen, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordert.

In meinem Content-Projekt-Workflow löse ich beispielsweise jedes Mal eine Automatisierung aus, wenn ich einen Beitrag zur Freigabe sende. Wrike taggt das richtige Teammitglied, verfolgt den Status und leitet die Arbeit durch Feedback, Überarbeitungen und die endgültige Freigabe – manuelle Check-ins sind nicht erforderlich.

Außerdem ist der ROI fantastisch. Formstack berichtet, dass Unternehmen durch die Automatisierung von Workflows durchschnittlich 46.000 $ pro Jahr einsparen. Das ist Zeit, Geld und Energie, die zurückgewonnen werden – dank weniger manueller Arbeit, besserer Transparenz und weniger Möglichkeiten für menschliche Fehler.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Schnellere Übergaben in jeder Phase eines Projekts

• Weniger Hin und Her zwischen Teammitgliedern

• Mehr Flexibilität bei steigender Arbeitsauslastung

• Bessere Nutzung der benötigten Tools und Ressourcen

• Weniger Blockaden durch kleine Fehler

Eine gute Workflow-Management-Software zwingt Teams nicht in starre Systeme. Sie gibt ihnen Raum für Änderungen, ermöglicht die Überwachung des Fortschritts und greift ein, wenn etwas noch einmal überprüft werden muss. Die Automatisierung unterstützt die Arbeit – sie übernimmt sie nicht.

Messung der Workflow-Effizienz

Um einen bestehenden oder neuen Workflow zu verbessern, müssen Sie wissen, wie er funktioniert. Das bedeutet, dass Sie wichtige Faktoren wie die Dauer von Aufgaben, Engpässe und die Häufigkeit von Fehlern verfolgen müssen.

Hier sind einige nützliche Kennzahlen:

• Zykluszeit ist die Zeit, die benötigt wird, um eine Aufgabe oder ein Projekt abzuschließen.

• Durchsatz ist die Menge an Arbeit, die in einer bestimmten Zeit erledigt wird.

• Fehlerquote ist die Häufigkeit, mit der Arbeit wiederholt oder markiert werden muss.

• Ressourcennutzung ist die Effizienz, mit der Ihr Team und Ihre Tools eingesetzt werden.

• Die Kosten pro Aufgabe geben an, wie viel es kostet, jeden Workflow-Zyklus abzuschließen.

Selbst eine kurze Überprüfung dieser Zahlen kann Aufschluss darüber geben, wo Verbesserungen erforderlich sind, und Unternehmen dabei helfen, mehr aus ihren Geschäftsprozessen herauszuholen.

Auswahl des richtigen Workflow-Management-Systems

Workflow-Systeme halten alles miteinander verbunden, einschließlich der Planung, der Zuweisung von Aufgaben, der Nachverfolgung und der Verbesserung. Die richtige Plattform hilft Teamleitern und ihren Mitarbeitern, schneller voranzukommen, konsistent zu bleiben und Doppelarbeit zwischen den Abteilungen zu vermeiden.

Die besten Systeme bieten drei wesentliche Funktionen:

1. Anpassung: Teams benötigen Workflows, die ihre tatsächliche Arbeitsweise widerspiegeln. Achten Sie auf Tools, die benutzerdefinierte Felder, Status und Vorlagen unterstützen.

2. Automatisierung: Manuelle Aufgaben verlangsamen die Arbeit. Mit guten Plattformen können Sie Zuweisungen, Freigaben und Aktualisierungen ohne komplexe Einstellungen automatisieren.

3. Integration: Untersuchungen zeigen, dass Menschen täglich zwischen 14 Tools wechseln. Das bedeutet eine Menge Kontextwechsel. Ein starkes System verbindet Ihre wichtigsten Apps, damit Ihre Arbeit nicht zwischen den Registerkarten verloren geht.

Kurz gesagt: Wählen Sie ein System, mit dem Sie weniger Zeit mit der Verwaltung Ihrer Arbeit verbringen und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit haben.

Sind Sie bereit, einen Workflow zu erstellen, der Ihre Operations optimiert?

In einem zunehmend unvorhersehbaren und wettbewerbsorientierten Umfeld ist es für Unternehmen wichtiger denn je, über ein starkes Workflow-Management zu verfügen.

Lesen Sie mehr in unserem Leitfaden und erfahren Sie, wie Workflow-Management Ihre Arbeitsweise verändern kann, indem es Ressourcen optimiert, die Zusammenarbeit verbessert und Prozesse rationalisiert.

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