Cómo crear un plan de comunicación de proyecto: plantilla y ejemplos

En la gestión de proyectos, una de las formas más efectivas de mantener alineadas a las partes interesadas y los equipos es a través del uso de un plan de comunicación. Pero, ¿qué es un plan de comunicación de proyecto y cómo ayuda a mantener los proyectos en funcionamiento sin problemas?

En este artículo, cubriremos los componentes clave de un plan de comunicación de proyecto, incluyendo:

• Identificación de las partes interesadas
• Definición de objetivos y estrategias de comunicación
• Determinación de los canales de comunicación
• Establecimiento de un cronograma de comunicación
• Asignación de responsabilidades de comunicación

Descubre estos detalles imprescindibles del plan de comunicación y conoce una plantilla predefinida de plan de comunicación de proyecto que ayudará a que todos tus colaboradores estén en sintonía.

Por qué es importante la comunicación efectiva

La comunicación efectiva es importante porque los errores suelen ocurrir cuando los objetivos no están alineados, los correos electrónicos se pierden y no se crean las herramientas adecuadas.

Según una encuesta de PMI, el 30 % de los encuestados identificaron la «comunicación deficiente» como la razón principal del fracaso de un proyecto con respecto a los objetivos. Y, según Forbes, más del 40 % de los trabajadores pierden confianza en el liderazgo cuando la comunicación es deficiente. Teniendo en cuenta el coste del fracaso, no es de extrañar que se necesite un plan de comunicación para cada proyecto que inicies.

Crear un plan de comunicación efectivo significa preparar a tu equipo para el éxito en el proyecto.

¿Qué es un plan de comunicación de proyecto?

Un plan de comunicación de proyecto es un acuerdo entre los colaboradores y las partes interesadas que define qué, cuándo y cómo se compartirá la información en intervalos clave.

La información como las actualizaciones de estado, preguntas relacionadas con las tareas y los detalles de las reuniones deben incluirse en esta guía escrita. El objetivo es definir y optimizar las comunicaciones del equipo lo más posible.

¿Por qué es importante un plan de comunicación en la gestión de proyectos?

Un plan de comunicación es importante en la gestión de proyectos porque ayuda a que las partes interesadas, los clientes, los freelancers y los miembros del equipo del proyecto estén en sintonía.

Los planes de comunicación fallan si hay demasiados debates en torno al proyecto o si alcance de cada interacción (como las notas detalladas frente a las sugerencias generales) no está definido. Estos problemas pueden tener un efecto significativo en los plazos y presupuestos.

Un plan de comunicación de proyecto también establece los límites profesionales entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Por ejemplo, tus partes interesadas del proyecto pueden querer limitar su interacción al correo electrónico, mientras que tus freelancers pueden estar cómodos con mensajes de texto cuando la conversación tiene limitación de tiempo.

A medida que muchos lugares de trabajo han migrado a un modelo híbrido o modo completamente remoto , los equipos ahora están dispersos en muchas ubicaciones y zonas horarias, lo que significa que la comunicación tiene que ser una prioridad. Un buen plan de comunicación de proyecto asegura que todas y cada una de las partes interesadas, sin importar dónde se encuentren, estén actualizadas con la información que necesitan cuando la necesitan.

Finalmente, el uso de las últimas herramientas de comunicación puede hacer que los equipos sean más productivos. Según investigaciones de McKinsey, los equipos bien conectados que usan tecnologías sociales pueden aumentar la productividad en un 20-25 %.

¿Qué incluye un buen plan de comunicación en la gestión de proyectos?

Ahora que sabes por qué necesitas uno, podrías preguntarte: ¿Qué se incluye en un plan de comunicación? Aquí te ofrecemos una descripción general de los componentes clave:

• Objetivos de comunicación
• Información del proyecto
• Identificación de partes interesadas
• Cronograma de comunicación
• Protocolo de comentarios
• Agenda de reuniones
• Proceso de escalamiento
• Directrices de confidencialidad
• Matriz de roles y responsabilidades
• Flujos de trabajo de aprobación
• Información de contacto

Todos estos componentes te ayudarán a crear un plan de comunicación que asegure actualizaciones en tiempo real y una coordinación del proyecto fluida día a día.

Si estás buscando una guía más detallada, dirígete a la siguiente sección.

Cómo crear un plan de comunicación de proyecto

Sigue estos cinco pasos para crear un plan de comunicación para un proyecto:

1. Prepara tu hoja de contactos

Una hoja de contacto de proyecto contiene roles de colaboradores e información de contacto pertinente que destaca a los responsables de la fase del proyecto. Esto significa que los colaboradores pueden llegar a la persona adecuada para sus necesidades. Tu hoja de contacto del proyecto debe incluir:

• Nombres de los colaboradores y roles
• Direcciones de correo electrónico
• Contacto de respaldo para cada rol
• Horas de trabajo
• Fechas de inicio y finalización del proyecto

Recuerda, la gestión efectiva de la comunicación comienza con puntos de contacto claros. Esto te ayudará a evitar confusiones durante las fases posteriores del proyecto.

2. Aplica las cinco formas de la comunicación virtual

Enumera qué necesita comunicarse a lo largo del proyecto, como actualizaciones de reuniones y esquemas de contenido, y determina tu tipo de comunicación preferido. Para cada tipo de comunicación principal que elijas, utiliza las cinco formas de la comunicación virtual (quién, qué, dónde, cuándo, por qué).

Pregúntate:

• ¿Quién necesita involucrarse en cada comunicación?
• ¿Qué información necesita compartirse?
• ¿Dónde tendrá lugar la comunicación?
• ¿Cuándo debería producirse la comunicación?
• ¿Por qué es necesaria la comunicación?

Al aplicar constantemente estas cinco formas, puedes definir y organizar tu planificación de proyectos para que todos los involucrados estén alineados e informados.

3. Destaca las preferencias de comunicación

Asegúrate de destacar temas importantes, como el nivel de formalidad, pronombres personales o cualquier solicitud especial de los miembros del equipo o colaboradores. Abordar estas necesidades ayuda a crear un ambiente más inclusivo, donde todos se sientan respetados.

4. Asigna roles y responsabilidades

Designa los tipos de actualizaciones de estado necesarias, sus ubicaciones y quién se encargará de ellas. Comienza identificando todas las tareas clave y los hitos de tu proyecto, luego asigna cada uno a un miembro específico del equipo. Esto facilita identificar cualquier brecha o superposición en responsabilidades.

5. Programa revisiones regulares

Establece un programa de eventos para cualquier llamada telefónicaplanificada,reuniones virtuales de estado y revisiones digitales. Define el método de comunicación, la fecha/hora y frecuencia de la comunicación. Asegúrate de especificar dónde se compartirán estas actualizaciones. Por ejemplo:

• En un documento compartido
• A través de software de gestión de proyectos
• Durante reuniones de equipo

También puedes crear una cronología del proyecto con puntos clave de comunicación para que todo el equipo sepa cuándo dar una actualización.

Ejemplos de planes de comunicación

Tu hoja de ruta única para un plan de comunicación eficaz variará según tu cliente, equipo y alcance del proyecto. Usa estos ejemplos para inspirar e informar de tu próximo plan.

Protocolo de actualización del proyecto

Acuerda con el cliente con qué frecuencia le gustaría recibir actualizaciones sobre el estado del proyecto. Como gestor de proyectos, aclara con tus clientes el tipo de comunicación preferido.

• ¿Qué incluirá la actualización de tu proyecto (estadísticas pertinentes, hitos y próximas fases)?
• ¿Se entregará esta actualización de proyecto a través de correo electrónico, llamada de Zoom o tarea de Wrike?
• ¿Cuál será la frecuencia de la comunicación?

Aclara estos detalles para habilitar una comunicación más transparente y profesional.

Resolución de quejas de clientes

Etiqueta la comunicación como "Queja de cliente", establece una meta y cronología, y agrega un aprobador. Designa los próximos pasos para la aprobación en la tarea en cuestión. Haz que el aprobador actualice el estado de la tarea de «Abierta» a «Cerrada» una vez que la queja esté resuelta.

Este es un ejemplo de un plan de proyecto de comunicación para la resolución de una queja de cliente:

Procesamiento de pedidos

Indica manualmente el pedido, añade el nombre y la descripción (incluyendo artículos, SKU, ubicación, etc.). Después, asígnalo a un miembro del equipo. Automatiza las operaciones de la cadena de suministro creando dependencias de tareas para cada nuevo pedido, como desencadenar la finalización de la tarea del pedido para notificar a un miembro del equipo de atención al cliente que debe enviar un correo electrónico al cliente con una actualización.

Creación de copias web

Añade una lista de estados del proceso de revisión que incluya «Esquema de la página web», «Página web en curso» y «Página web lista para revisión». Haz que los miembros del equipo que redacten la copia mencionen a los revisores cuando hayan completado cada página para mantener el proyecto avanzando.

¿Cuáles son los beneficios de un buen plan de comunicación de proyecto?

Los beneficios de un buen plan de comunicación de gestión de proyectos incluyen mantenerse en línea con el presupuesto, la cronología y las expectativas de objetivos, por nombrar algunos. Una estrategia correcta puede resolver la mayoría de las interrupciones de comunicación más importantes antes de que siquiera sucedan.

Contar con un plan de proyecto por adelantado hace que sea más fácil centrarse en la finalización de las tareas en lugar de olvidar quién dijo qué en la última reunión o tener revisar docenas de hilos de correos electrónicos para obtener la última actualización.

Un plan de comunicación eficaz de proyecto también te ahorra el esfuerzo de tener que responder a cada correo electrónico de "¿Cuál es el estado?". Cuando hay un plan para asegurar que todas las partes interesadas están debidamente informadas, tu equipo de proyecto puede responder a los cambios, asegurar una buena gestión de clientes y mantener un alto estándar de comunicación.

Presentando la plantilla de plan de comunicación de Wrike

¿Todo listo para crear tu plan de comunicación de proyecto? Sopesa usar Wrike.

Con Wrike, puedes crear una cronología de proyecto, seguir actualizaciones de estado y mantener a todas las partes interesadas sincronizadas sin importar dónde estén. Además de las capacidades personalizadas de gestión de proyectos de Wrike, tenemos otro recurso que puedes usar para maximizar la productividad del equipo: la plantilla de plan de comunicación.

Añade esta plantilla a tu flujo de trabajo, añade tu información más importante y comienza tu proyecto con un sistema eficiente para compartir y solicitar actualizaciones. Dentro del plan de comunicación de Wrike, encontrarás áreas designadas para:

• Resumen del análisis de las partes interesadas y roles que desempeñarán en el proyecto
• Intereses o metas clave del proyecto
• Líderes de equipo para el proyecto
• Canales de comunicación preferidos con los protocolos adecuados
• Expectativas sobre la frecuencia de comunicación
• Creación de tareas recurrentes

Cada una de estas funciones facilita a las partes interesadas mantenerse informadas e involucradas mientras se aumenta la capacidad de tu equipo, incluso después de largos periodos.

Comienza la prueba gratuita de dos semanas de Wrike y observa cómo nuestra plantilla de plan de comunicación ayuda a unificar equipos y partes interesadas.