Puntos clave:
- ¿Qué es el tiempo de ciclo? El tiempo de ciclo mide la duración total para completar una tarea, lo que muestra la velocidad y eficiencia de la producción.
- ¿Por qué deberías calcular el tiempo de ciclo? Comprender el tiempo de ciclo mejora la rentabilidad, optimiza la definición del alcance del proyecto y logra una alta satisfacción de los clientes, ya que ofrece cronologías realistas.
- ¿En qué se diferencia el tiempo de ciclo del tiempo takt y del tiempo de coincidencia? El tiempo de ciclo es la culminación de tareas; el tiempo takt se centra en la velocidad de producción para satisfacer la demanda del cliente; el tiempo de coincidencia mide el tiempo total desde el pedido hasta la entrega.
- ¿Cuáles son los desafíos al calcular el tiempo de ciclo? Los silos de comunicación, problemas de priorización de tareas y las posibles interrupciones en los canales de suministro y distribución pueden obstaculizar los cálculos precisos.
- ¿Quién calcula el tiempo de ciclo? Diversos roles, incluyendo gestores de proyectos y gestores de mejora de procesos en distintos sectores deben calcular el tiempo de ciclo para aumentar la productividad y la eficiencia.
Imagina que tu cliente acaba de enviarte una solicitud urgente. Necesitan un producto o servicio específico lo más pronto posible y preguntan cuánto tiempo llevará hacerlo. Sabiendo que lo necesitan urgentemente, quieres entregarlo lo más rápido posible. Crees que tu equipo puede cumplir con la solicitud del cliente en dos semanas, así que estableces una fecha límite estricta, prometiendo cumplir con las expectativas de tu cliente.
Una vez gestionada la comunicación con el cliente, rápidamente te comunicas con tu equipo para informarle de la solicitud y del trabajo urgente. Para tu sorpresa, tu equipo se siente frustrado, molesto e incómodo por el hecho de que hayas prometido una respuesta tan rápida, porque va a ser casi imposible para ellos hacer el trabajo en ese periodo de tiempo.
Pensaste que una tarea específica llevaría 40 horas desde el principio hasta el final, pero tu equipo dice que llevará al menos 80 horas completar esa tarea. El trabajo ha sido mal planteado, le has prometido al cliente una entrega que podrían no recibir, y el ánimo de tu equipo cae conforme trabajan horas extras para intentar cumplir con lo que comprometiste.
Tú y tu equipo estáis hasta el cuello y desearías haber sabido con más precisión cuánto tiempo llevaría completar el trabajo. Quieres evitar que esto vuelva a suceder en el futuro, para asegurar que tanto tus miembros del equipo como tus clientes se mantengan satisfechos y felices. Ahí es donde entra la ecuación del tiempo de ciclo.
Hemos recopilado los fundamentos del tiempo de ciclo, sus beneficios, otras dos fórmulas, cómo debería calcularse y cómo rastrearlo. Con una sólida comprensión de la fórmula del tiempo de ciclo, puedes evitar encontrarte en este tipo de situaciones difíciles y entregar un trabajo de alta calidad en un periodo de tiempo razonable para ambos, tu cliente y tu equipo.
¿Qué es el tiempo de ciclo?
El tiempo de ciclo es un cálculo que proviene del mundo de la fabricación lean. El tiempo de ciclo es la cantidad de tiempo que se tarda en completar una tarea específica de principio a fin. Puedes pensarlo como el tiempo que lleva producir una unidad o artículo desde el principio hasta el final. En nuestro ejemplo anterior, es la cantidad real de tiempo (80 horas) que tu equipo te dijo que llevaría completar el trabajo.
La fórmula del tiempo de ciclo consiste en revelar la velocidad de la entrega. Es una métrica importante que te permite medir cuánto tiempo se tarda en completar un producto o entregar un servicio. También puede considerarse parte de las iniciativas de mejora continua, ya que puede revelar áreas de ineficiencias que tú y tu equipo podéis abordar. También es una métrica valiosa al medir la productividad y la eficiencia dentro de un negocio.
El tiempo de ciclo puede aplicarse a una amplia gama de sectores y tipos de trabajo. En ingeniería de software, hace referencia al tiempo que se tarda en implementar el código. En la gestión de la cadena de suministro, puede explicar cuánto tiempo lleva procesar un pedido de producto.
Pero, independientemente del sector, también se aplica a la gestión de proyectos de cualquier tamaño. Incluso si no estás trabajando en el desarrollo de productos físicos, calcular el tiempo de ciclo puede ayudarte a entender cuánto tiempo lleva completar un trabajo, de principio a fin.
¿Cuáles son los beneficios de calcular el tiempo de ciclo?
Calcular el tiempo de ciclo puede ser un gran beneficio para tu negocio. Estos son algunos de los beneficios clave de calcular el tiempo de ciclo y por qué deberías usar la fórmula del tiempo de ciclo si aún no lo haces:
- Mayor rentabilidad gracias a los ahorros de costes. Con la velocidad de entrega como prioridad, al maximizar el tiempo de ciclo, reduces costes y aumentas tu rentabilidad. Tener claro cómo y a qué se está dedicando el tiempo es una forma rápida de descubrir dónde puedes recortar. En un estudio de caso, los beneficios antes de impuestos de una organización aumentaron del 2 % al 13 %, en parte debido a una comprensión profunda del tiempo de ciclo junto a otros principios lean.
- Producción más consistente. Cuando conoces bien tu flujo de producción, puedes implementar procesos y herramientas para asegurar tasas de producción consistentes. Al enfocarte en tu tasa de producción para estandarizarla, eliminarás las probabilidades de sub y sobreproducción.
- Clientes muy satisfechos. ¿Alguna vez has estado en una situación similar a la del inicio? ¿Dónde prometiste a un cliente una entrega en un periodo de tiempo que no pudiste cumplir? Esto ocurre todo el tiempo cuando no tenemos un claro entendimiento de cuánto tiempo lleva completar tareas específicas. Cuando calculas el tiempo de ciclo, puedes averiguar tu ritmo de producción y proporcionar plazos más realistas.
- Más eficiencias dentro de la estructura de trabajo de tu equipo. Al revisar y evaluar tu tiempo de ciclo, los datos ofrecen una oportunidad para abordar ineficiencias. Por ejemplo, tal vez tu tiempo de ciclo indica que no puedes entregar con suficiente rapidez y cumplir los plazos que te gustaría. En ese caso, puedes determinar si puedes aumentar tu lote de producción para entregar más rápidamente. Puedes usar el tiempo de ciclo como un factor clave cuando se trata de identificar mejoras de procesos.
- Mejora del alcance del proyecto. Si no tienes claro cuánto tiempo lleva a tu equipo completar tareas específicas en su trabajo, resulta difícil definir con precisión el trabajo con tus clientes. Esto conduce a que tu equipo se sienta frustrado al darse cuenta de que un proyecto es mucho más de lo que se esperaba. Y lo mismo con tus clientes cuando se dan cuenta de que necesitas posponer tu fecha límite. El tiempo de ciclo te dará un alcance más preciso del proyecto que una simple suposición.
- Supera a tus competidores. ¿Quieres superar a tus competidores y retener clientes leales? Supera a tu competencia siendo el socio que entrega dentro del tiempo de producción más rápido. Puedes usar los datos en tiempo real y la visibilidad que proporciona tu tiempo de ciclo para mantenerte a la vanguardia del mercado. Calcular el tiempo de ciclo te ayudará a asegurar que estás posicionando tu negocio en una ventaja competitiva y dejando atrás a tu competencia.
- Una mejor comprensión del gasto empresarial. Basado en el tiempo de ciclo de cualquier tarea, puedes determinar el valor o la utilidad de los procesos individuales. Conocer bien el tiempo de ciclo y cuántos recursos se están destinando para completar tareas de producción en un periodo específico puede darte una comprensión más clara del gasto empresarial. A su vez, puedes concentrarte en optimizar los procesos que crean el mayor valor.
¿Cuáles son los desafíos de calcular el tiempo de ciclo?
Hay muchos beneficios de usar la fórmula del tiempo de ciclo en tu proyecto, pero puede ser difícil usarla correctamente. Algunos problemas comunes que pueden surgir al calcular el tiempo de ciclo incluyen:
- Silos de comunicación: los miembros del equipo que trabajan en sus propias tareas sin colaboración regular y efectiva pueden generar problemas en el flujo de trabajo del proyecto.
- Falta de priorización de tareas: al trabajar en tantas tareas a la vez, puede resultar difícil identificar dónde deberían centrarse los esfuerzos para el bien del equipo.
- Puede desajustar los canales de suministro y distribución: al alterar los tiempos de ciclo, existe el riesgo de que esto desequilibre el suministro y la distribución de tu proyecto, lo cual es importante conocer.
Tiempo de ciclo vs. tiempo takt vs. tiempo de coincidencia
Para comprender mejor la fórmula del tiempo de ciclo, necesitamos hablar sobre cómo funciona el tiempo de ciclo en relación con un par de sus contrapartes más cercanas de fórmula: el tiempo takt y el tiempo de coincidencia.
Primero, es esencial comprender que el tiempo de ciclo, el tiempo takt y el tiempo de coincidencia son diferentes. En particular, el tiempo de ciclo y el tiempo de coincidencia son métricas necesarias en el método de gestión de proyectos Kanban. Estas métricas a menudo se confunden entre sí, y aunque están relacionadas, difieren y se usan para medir la productividad de diferentes maneras. Echemos un vistazo rápido a cada métrica.
1. Tiempo de ciclo
Como mencionamos anteriormente, el tiempo de ciclo representa la cantidad de tiempo que lleva completar una tarea, producción, servicio o proceso de principio a fin. Es la cantidad de tiempo requerida para producir un producto o servicio o completar un ciclo completo. Entraremos en los detalles de la fórmula del tiempo de ciclo más adelante, pero ten en cuenta que la fórmula se calcula examinando el tiempo de producción neto (NPT) y el número de unidades producidas dentro de ese tiempo de producción.
2. Tiempo takt
A su vez, el tiempo takt es la velocidad a la que un producto necesita ser fabricado para satisfacer la demanda del cliente. Es similar al tiempo de ciclo, pero enfatiza la velocidad de producción relacionada con cuántos clientes están demandando tu producto o servicio.
En un mundo perfecto, el tiempo de ciclo coincidiría con el tiempo takt. Tiene sentido, ¿verdad? La velocidad a la que tu equipo produce un producto, proyecto o entregable coincide con la demanda del cliente que tienes delante. Si tu tiempo de ciclo supera tu tiempo takt, tus clientes estarán insatisfechos porque no puedes mantener el ritmo de la demanda. Y viceversa: si tu tiempo de ciclo es menor que tu tiempo takt, puede haber oportunidades para mejorar tus procesos y trabajar de manera más eficiente. Tu proceso podría ser demasiado complejo o podrías tener demasiado personal para la cantidad de demanda que necesitas satisfacer.
3. Tiempo de coincidencia
La tercera fórmula que necesitamos entender es el tiempo de coincidencia. El tiempo de coincidencia es la cantidad de tiempo que se tarda en atravesar todo el ciclo de producción desde la etapa de pedido hasta la etapa final de pago. Este indicador revela el tiempo que transcurre entre el pedido y la entrega y da una idea de cuánto tiempo tarda tu proceso desde la perspectiva del cliente.
En resumen, observar estas fórmulas juntas puede proporcionar información sobre cuán eficientemente está operando todo el conjunto de tu negocio. La fórmula del tiempo de ciclo, el tiempo takt y el tiempo de coincidencia te permiten comprender tus procesos de negocio de adentro hacia afuera. Cuando usas estas fórmulas juntas, experimentarás una mayor satisfacción general del cliente porque podrás proporcionar estimaciones precisas de cuánto tiempo llevará la producción. Es un escenario beneficioso para ti, tu equipo y tus clientes.
Entonces, ¿cómo puedes usar la fórmula del tiempo de ciclo para conocer cuánto tiempo te lleva realizar tareas específicas? Veamos cómo calcular el tiempo de ciclo y algunos ejemplos para ayudarte a comenzar.
¿Cómo calculas el tiempo de ciclo?
¿Cómo se calcula el tiempo de ciclo? El cálculo en sí es una ecuación de división relativamente simple que se desarrolla de la siguiente manera:
Tiempo de ciclo = Tiempo de producción neto (NPT) / Número de unidades producidas
Es bastante simple, ¿no? ¡No tan rápido! Cuando calculamos el tiempo de ciclo, es fundamental comprender que el tiempo de producción neto no debe tener en cuenta descansos ni tiempos de espera que afecten al proceso de producción. Este número mide estrictamente el tiempo que se necesita para completar la tarea o producir el producto, menos el tiempo de inactividad.
Veamos algunos ejemplos.
Tiempo de ciclo en servicios profesionales.
Primero, veamos un ejemplo basado en un proyecto que se aplica a los sectores de servicios profesionales. Supongamos que trabajas en una organización y lideras el equipo de marketing interno. Este año, quieres que tu equipo se enfoque en desarrollar tu estrategia de contenidos general, lo que incluye producir más contenido en línea y mejorar tus clasificaciones de SEO. Con esto en mente, una de las estrategias que estás implementando es producir más contenido de blog.
Necesitas comprender cuántas publicaciones de blog pueden producir los miembros de tu equipo antes de determinar cómo encajará el contenido del blog en la estrategia de contenido general.
Digamos que tienes cinco redactores de contenido. Cada redactor de contenido consume aproximadamente dos horas y media de tiempo de producción para una entrada de blog de 1.500 palabras. Quieres conocer el tiempo de ciclo para generar un total de 20 entradas de blog porque te gustaría publicar 20 entradas al mes. Usando estos números, podemos calcular el tiempo de ciclo para todo el equipo de la siguiente manera:
Tiempo de ciclo = 2,5 horas / 1 entrada de blog de un total de 1500 palabras
El tiempo de ciclo es de 2,5 horas, y si multiplicamos esto por el número total de entradas que queremos generar, podemos ver que le llevará al equipo 50 horas completar 20 entradas de blog.
2,5 horas x 20 entradas de blog= 50 horas
Usando esta información, ahora puedes integrar el número total de horas necesarias para generar contenido de blog en el programa de tu equipo y hacer un trabajo más efectivo desarrollando tu estrategia de contenido.
Tiempo de ciclo en servicios de entrega
Aquí tienes otro ejemplo. Analicemos cómo se aplica el tiempo de ciclo a una tarea de entrega de servicio. Supongamos que trabajas para el servicio postal y llevas las rutas regulares de entrega de correo. Realizas la misma ruta cada semana, por lo que eres relativamente rápido al recorrer el vecindario.
Estás trabajando en un turno de 12 horas con un descanso de una hora para comer y un descanso adicional de 30 minutos. En este ejemplo, queremos eliminar los descansos, también conocidos como tiempo de inactividad, para asegurarnos de que estamos calculando estrictamente el tiempo de producción solamente. Entonces tu tiempo de producción neta es 12 - 1,5 = 10,5 horas.
Logras entregar paquetes de correo a 300 direcciones durante tu tiempo de producción de 10,5 horas.
Tiempo de ciclo = 10,5 horas / 300 paquetes de correo
En este escenario, se tarda aproximadamente 0,035 horas o 2,1 minutos entregar un paquete de correo. ¡Es una entrega rápida!
Tiempo de ciclo en entornos de producción
También podemos calcular el tiempo de ciclo en un entorno de línea de producción para determinar cuánto cobrar por un artículo individual. Digamos que estás comenzando un pequeño negocio y vas a vender camisetas hechas a mano. Necesitas saber cuántas camisetas puedes producir en un cierto periodo de tiempo para saber cuánto deberías cobrar. En tu modelo de precios, quieres cubrir la mano de obra y los materiales y obtener ganancias.
Estás trabajando un turno de 10 horas con un descanso de 30 minutos. Así que tu tiempo de producción neta es de 10 - 0,5 = 9,5 horas. Hoy produjiste 50 camisetas hechas a mano.
Tiempo de ciclo = 9,5 horas / 50 camisetas hechas a mano
Te lleva poco más de 11 minutos (0,19 horas) producir una camiseta, por lo que puedes usar este cálculo para contabilizar los costes de mano de obra y agregarlos a tus costes de materiales. Asegúrate de agregar un poco más para asegurarte de que estás obteniendo ganancias de tu pequeño negocio y supervisa tu tiempo de ciclo a medida que avanzas para ajustar tus tarifas según sea necesario.
¿Quién calcula el tiempo de ciclo?
¿No estás seguro de quién es responsable de calcular el tiempo de ciclo? El tiempo de ciclo afecta a la eficiencia y al éxito general de cualquier negocio, lo que significa que muchos sectores y roles diferentes calculan el tiempo de ciclo.
Ya seas un gestor de proyectos, gestor de productos, gerente de desarrolladores de software, jefe de línea de producción, gerente de mejora de procesos, fabricante, proveedor o cualquier nivel intermedio, puedes y debes calcular el tiempo de ciclo. Si estás realizando cualquier tipo de entrega de producto, servicio o proyecto de principio a fin, puedes calcular el tiempo de ciclo para esa tarea o conjunto de tareas.
La buena noticia es que no tienes que preocuparte por calcular el tiempo de ciclo manualmente y quedar atrapado en las matemáticas. Existe una variedad de herramientas que hacen que el cálculo y el seguimiento del tiempo de ciclo sea fácil para cualquier persona responsable de hacerlo.
Por ejemplo, puedes calcular el tiempo de ciclo usando una herramienta como una calculadora de tiempo de ciclo. Y para mejorar aún más el seguimiento de tu productividad, puedes utilizar una herramienta de gestión de proyectos para ayudarte a comprender tus flujos de trabajo y calcular el tiempo de ciclo de manera exhaustiva y completa.
Cómo optimizar tus flujos de trabajo de producción con Wrike
Wrike puede ayudarte a optimizar tus flujos de trabajo de producción y estar al tanto de tus cálculos de tiempo de ciclo con facilidad.
¿Cómo ayuda Wrike a rastrear el tiempo de ciclo? Estas son algunas funciones destacadas que pueden hacer que tus cálculos sean simples, fáciles de entender y de compartir.
1. Usa diagramas de flujo acumulativo
Los diagramas de flujo acumulativo son visualizaciones de datos que funcionan bien con la gestión de proyectos Kanban, y las tablas Kanban se integran bien con el tiempo de ciclo y los principios lean. Estos diagramas te permiten ver el tiempo de ciclo, la productividad y el trabajo en curso. Puedes crear una tabla Kanban directamente en Wrike y usarla para obtener información sobre la productividad utilizando los análisis de tu equipo.
2. Compara el tiempo estimado y el tiempo real
Puedes mejorar el control del tiempo de tu equipo comparando el tiempo estimado y el tiempo real que se ha empleado. Recuerda, necesitarás el tiempo de producción real para calcular el tiempo de ciclo, pero puede resultar útil comparar el tiempo de producción con las predicciones de tu equipo sobre cuánto tiempo les llevará realizar las tareas.
- Para medir e informar sobre el tiempo estimado que llevará completar una tarea, puedes configurar un campo personalizado y hacer que los miembros de tu equipo indiquen el tiempo estimado para una tarea.
- Luego, puedes usar la función de control del tiempo y hacer que los miembros de tu equipo calculen la cantidad real de tiempo que están dedicando a cada tarea.
- Ejecuta informes personalizables para comparar y contrastar el tiempo estimado y el tiempo real empleado.
3. Agiliza la colaboración
Wrike se integra con más de 400 proveedores de software líderes, lo que significa que puedes optimizar tus flujos de trabajo de producción sin tener que dejar de lado las herramientas que ya conoces y te gustan.
Además, la colaboración es un componente necesario de los flujos de trabajo optimizados, y Wrike lo tiene cubierto. Con la capacidad de colaborar directamente dentro del software y compartir documentos e informes al instante, puedes visualizar fácilmente los procesos de tu equipo en cada etapa mientras te comunicas de manera más efectiva.
4. Confía en las plantillas
¿Trabajas en un proyecto complejo que puede incluir múltiples tiempos de ciclo mientras tu equipo avanza por cada etapa del ciclo de vida del proyecto? Usa la Plantilla para proyecto complejo con fases en Wrike para seguir los tiempos de ciclo desde la fase de iniciación hasta la fase de lanzamiento. Cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos tiene su propia carpeta, lo que facilita hacer un seguimiento de múltiples tareas dentro de un proyecto al mismo tiempo.
Aunque el tiempo de ciclo a menudo está relacionado con los métodos Kanban, también puedes usar esta métrica como parte de un marco de metodología Agile. La metodología Agile promueve entregar productos de alta calidad en periodos cortos (¿ves cómo eso encaja bien con el tiempo de ciclo?). Usa la Plantilla para trabajo en equipo Agile para comenzar a planificar sprints y trabajar en iteraciones más cortas.
Comprender (y maximizar) el tiempo de tu equipo
A nadie le gusta esa sensación de pánico y vacío en el estómago cuando se dan cuenta de que han prometido demasiado y van a entregar menos de lo prometido. Afortunadamente, rastrear y conocer el tiempo de ciclo de tu equipo no solo ayudará a prevenir compromisos excesivos con tus clientes, sino que también ayudará a mantener a los miembros de tu equipo felices y trabajando de manera eficiente.
El tiempo de ciclo no es solo una medida de cuánto produces; es una métrica que te ayudará a entregar trabajo de alta calidad y te brindará clientes leales y satisfechos.
Ya sea que uses el tiempo de ciclo para la entrega de productos, un servicio, desarrollo de software u otro tipo de proyecto, la fórmula de tiempo de ciclo puede ayudarte a optimizar los niveles de satisfacción del cliente y mejorar continuamente la manera en que tú y tu equipo realizáis el trabajo.
¿Estás listo para empezar a rastrear el tiempo de ciclo de tu equipo? Regístrate para una prueba gratuita de Wrike y comienza a optimizar tus flujos de trabajo y elevar la satisfacción de los clientes hoy mismo.
Gracias por tu interés en nuestro ebook!
Descárguelo ahoraTambién hemos enviado el enlace del eBook a su correo electrónico para su comodidad.
