¿Alguna vez te pasó algo y no pudiste entender por qué? Podría ser simplemente porque no has rastreado el problema hasta sus raíces. Todo lo que necesitas para empezar es una simple pregunta: «¿Por qué?»
Preguntas «¿Por qué?» cinco veces (o las veces que sea necesario) para llegar al fondo del problema. Digamos que tus ventas bajaron este trimestre. ¿Por qué? Quizás tu sitio web estuvo caído mucho tiempo. ¿Por qué estuvo caído? Descubres que tu servidor sigue fallando. ¿Y por qué pasa eso? Resulta que está sobrecargado. ¿Ves el patrón? Sigues investigando hasta que llegas a ese momento de «¡Ajá!».
Así que coges café, reúnes a tu equipo y te preparas para preguntar «¿Por qué?» como un niño curioso. También te presentaremos Wrike, el software de gestión de trabajo más potente que las principales organizaciones como Fitbit y Walmart Canada han utilizado para evitar muchos dolores de cabeza a sus equipos. Es hora de convertirte en el héroe que resuelve problemas que tu empresa necesita. ¡Vamos a ello!
Descubre cómo Wrike puede ayudar a tu negocio a mantenerse en la cima: inicia tu prueba gratuita ahora.
La técnica de los 5 porqués
El método de los 5 porqués es un enfoque potente y sencillo para el análisis de la causa raíz que se utiliza en diversos sectores en todo el mundo. Se centra en preguntar por qué ocurrió un problema y, luego, repetir «¿Por qué?» cuatro veces más hasta encontrar la causa principal.
Imagina que llegas tarde porque tu coche no arranca. Podrías gritar, «¡¿Por qué hoy?!» y dejarlo así. Pero ¿y si preguntaras «¿Por qué?» cinco veces para averiguar qué ha pasado? Primero, «¿Por qué?» La batería está descargada. «¿Por qué?» Las luces quedaron encendidas. Sigues buscando hasta que te das cuenta de que no hay un pitido de advertencia cuando dejas las luces encendidas. ¡Eureka! Has encontrado algo que se puede arreglar.
Esa, en resumen, es la técnica de los 5 porqués. Es sorprendentemente simple. Comienzas con un problema y preguntas «¿Por qué?» repetidamente hasta desentrañar la causa raíz.
El origen del método de los 5 porqués
El método de los 5 porqués se desarrolló en los años 30 y se usó por primera vez en el proceso de fabricación de Toyota Motor Corporation para identificar la causa subyacente de problemas mecánicos que afectaban a su producción. Para encontrar la causa principal de un problema y evitar problemas similares más adelante, el equipo repitió la misma pregunta múltiples veces: «¿Por qué?» Este proceso les ayudó a descubrir y solucionar problemas eficazmente.
Desde entonces, el método de los 5 porqués ha sido adoptado por organizaciones en diferentes sectores e industrias, como la salud, finanzas y tecnología. Ha demostrado ser una herramienta efectiva para mejorar procesos e identificar problemas subyacentes que podrían haber pasado desapercibidos.
El propósito de la técnica de los 5 porqués
¿Te suenan esos momentos de «¡Vaya!» cuando la solución estaba justo delante de ti desde el principio? Ese es el punto ideal al que apunta el método de los 5 porqués.
El método de los 5 porqués tiene dos propósitos principales. Primero, revela la causa raíz del problema, lo que ayuda a las organizaciones a eliminar la causa e implementar soluciones que evitarán que vuelva a suceder. Segundo, el método fomenta la resolución de problemas al reunir equipos multifuncionales para abordar cuestiones. Esta técnica permite a las organizaciones entender mejor cada problema y desarrollar soluciones más efectivas gracias a la participación de personas de diferentes departamentos.
Y hablando de soluciones efectivas… integrar herramientas como la vista de Calendario de equipo de Wrike y la vista de Tabla Scrum en tu proceso de resolución de problemas puede mejorar significativamente la eficacia del método de los 5 porqués. Con la vista de Calendario, puedes fácilmente realizar un seguimiento de los pasos que requieren atención y ver en qué están trabajando otros equipos para garantizar que estén alineados. Al mismo tiempo, gracias a su diseño estilo Kanban, la vista mejorada de Tabla Scrum te permite trasladar tareas fácilmente a widgets para actualizar el estado de tus investigaciones, supervisar el progreso de proyectos clave y localizar cualquier tarea pendiente.
Cómo el método de los 5 porqués mejora las habilidades de resolución de problemas
Cuando detectas un problema, no le pones una tirita y ya está. Debes llegar al núcleo, preguntando repetidamente la misma pregunta hasta encontrar la fuente. El método de los 5 porqués mejora la resolución de problemas ayudando a los equipos a pensar críticamente y de forma sistemática, gracias a la reducción de problemas complejos a componentes menores más manejables e a la identificación de las razones subyacentes a un problema.
La estrategia también permite que los equipos comprendan la relación entre los diferentes factores que forman parte del problema. Los miembros del equipo pueden abordar los problemas subyacentes en lugar de solo tratar los síntomas. En lugar de agotarse y rendirse ante el primer obstáculo, se aprende a seguir indagando. Cada «¿Por qué?» es un paso más adelante, y desarrollas la resistencia para no conformarte con respuestas superficiales.
Una vez que tu equipo identifica problemas utilizando la técnica de los 5 porqués, Wrike es la plataforma perfecta para crear e implementar planes para resolver estos problemas. Por ejemplo, analiza cómo Frontline Education utilizó Wrike para hacer más en menos tiempo. Su equipo vio una notable mejora en su proceso de trabajo gracias a Wrike. «Wrike ha podido reunir a finanzas, marketing, éxito del cliente, operaciones e IT en un solo sistema», indica Sean Amster. Este enfoque unificado permitió una comunicación y colaboración transparentes entre departamentos, lo que mejoró sus habilidades para resolver problemas. Y, además, dice:
«Hacemos más, y lo hacemos más rápido. Proyectos que solían requerir ocho días ahora nos llevan solo cinco. También hemos podido gestionar alrededor de 80 proyectos más por trimestre. Eso es un aumento del 20 % en la carga de trabajo que marketing puede asumir gracias a Wrike».
Está claro que al emplear las herramientas y métodos correctos, como la técnica de los 5 porqués y Wrike, las organizaciones pueden mejorar significativamente su capacidad para resolver problemas y su productividad general.
Plantilla de análisis de causa raíz de los 5 porqués: una guía paso a paso
Para desplegar el método de los 5 porqués de una forma eficaz, es esencial seguir un proceso estructurado. Aquí tienes una guía paso a paso:
Paso 1: Define el problema
Define claramente el problema, ya que esto establecerá las bases para el resto del proceso. Identifica el problema que necesitas resolver, con qué está relacionado y a qué partes interesadas afecta. Esto te ayudará a centrarte en las preguntas que harás más tarde.
Si trabajas en una fábrica, el problema podría ser una máquina que sigue estropeándose y provoca retrasos en la producción. Las partes interesadas afectadas podrían ser el equipo de producción, el equipo de mantenimiento y los clientes que están esperando los productos.
Aquí tienes cómo abordarlo:
- Sé específico.
- Habla con las personas involucradas.
- Asegúrate de tener claro los hechos.
- Recopila cualquier dato o registro relacionado con el problema.
- Resume el problema con una frase clara.
- Repasa todo para confirmar si es la verdadera causa.
Paso 2: Pregunta «¿Por qué?» hasta identificar la causa raíz
Pregúntate por qué surgió el problema. Responde a la pregunta y, luego, pregunta de nuevo sobre cada respuesta a la pregunta previa. El objetivo es exponer las razones subyacentes del problema original y repetir este proceso hasta identificar la causa raíz.
Un ejemplo típico de una secuencia de 5 porqués es lo siguiente:
- ¿Por qué se averió la máquina?
- ¿Por qué fue insuficiente el lubricante?
- ¿Por qué la máquina no recibió suficiente lubricación?
- ¿Por qué no se corrigió el sistema?
- ¿Por qué los técnicos no siguieron el manual?
Como puedes ver, el método de los 5 porqués te ayuda a ahondar en el problema e identificar las causas subyacentes. En este ejemplo, la causa raíz requiere una formación más eficaz para los técnicos de mantenimiento.
Paso 3: Analiza la causa raíz
Has preguntado «¿Por qué?» varias veces, y ahora tienes la raíz del problema frente a ti. Este paso te ayuda a entender lo que has descubierto. Has retirado las capas y lo has desvelado: el problema central que causa todo el revuelo.
Esta es la forma de profundizar sin perderse:
- Conecta los puntos.
- Piensa en soluciones; no en problemas.
- Obtén una segunda opinión.
- Escríbelo.
Si la máquina se avería porque los técnicos no están bien formados, averigua por qué la formación no era lo suficientemente buena. ¿Es porque el material de formación está desactualizado o no es lo suficientemente completo? ¿O es porque los formadores no disponen de los conocimientos necesarios para completar la formación de manera efectiva? Una vez que hayas identificado las razones, puedes desarrollar un plan para abordar la causa raíz.
Paso 4: Implementa acciones correctivas
Con base en el análisis de la causa raíz, desarrolla soluciones prácticas y viables para eliminar la causa del problema original. También debes reflexionar sobre cómo prevenir que el mismo problema se vuelva a producir.
Al desplegar acciones correctivas, tus hallazgos se convierten en mejoras tangibles. Acometes esos ajustes, grandes o pequeños, que ayudan a prevenir que el problema vuelva a ocurrir.
Ejemplos del mundo real de la técnica de solución de problemas de los 5 porqués
Aquí hay tres ejemplos reales de cómo se puede utilizar la técnica de los 5 porqués para resolver problemas:
Ejemplo 1: Defecto de fabricación
Un fabricante de juguetes nota un aumento en las quejas de los clientes sobre un coche de juguete popular. Recibe comentarios como: «¡El coche de mi hijo se rompió el primer día!» No es una buena noticia para la empresa, ¿verdad? Veamos cómo la compañía puede afrontar esto con la técnica de los 5 porqués.
- ¿Por qué los clientes se quejan de los coches de juguete? Porque las ruedas de los coches se rompen fácilmente.
- ¿Por qué las ruedas se rompen fácilmente? El plástico utilizado en las ruedas no es lo suficientemente fuerte.
- ¿Por qué el plástico no es lo suficientemente fuerte? El proveedor cambió la composición del plástico para reducir costes.
- ¿Por qué el proveedor cambió la composición del plástico sin informarnos? No existía el requisito de que el proveedor comunicara cambios en el material.
- ¿Por qué no había un requisito de comunicación sobre los cambios de material? El contrato con el proveedor no especificaba esta necesidad.
¡Toma! Ya lo tienes. La causa raíz no era solo la rueda o el plástico; era una laguna en el contrato. En respuesta, el equipo implementó una plantilla exhaustiva para todos los contratos de proveedores. Esto ayudó a prevenir problemas similares en el futuro.
Ejemplo 2: Queja de cliente
¿Alguna vez has estado en un restaurante donde tu pedido tardó una eternidad? Frustrante, ¿verdad? Veamos una situación similar donde una cadena de restaurantes recibe muchas quejas por servicio lento. Deciden poner en práctica la técnica de los 5 porqués para llegar al fondo del asunto.
- ¿Por qué los clientes se quejan del servicio lento? Porque sus pedidos tardan demasiado en llegar.
- ¿Por qué tardan tanto los pedidos? La cocina está colapsada y no puede satisfacer la demanda.
- ¿Por qué la cocina no puede atender la demanda? Faltan empleados, y la disposición física actual ralentiza la preparación de los alimentos.
- ¿Por qué faltan empleados? Han tenido dificultades para retener al personal de cocina debido a la baja satisfacción laboral.
- ¿Por qué es tan baja la satisfacción laboral entre el personal de cocina? El entorno laboral es estresante y habría que renovar el equipamiento, ya que hace que las tareas sea más difíciles de lo necesario.
¡Ajá! La raíz del problema no es solo el servicio lento; es algo más profundo. Se trata de la retención del personal, la satisfacción laboral, el entorno de trabajo y el equipamiento.
Ejemplo 3: Retraso del proyecto
Un proyecto se retrasó, lo que causó frustración entre las partes interesadas. El método de los 5 porqués mostró que la causa de los retrasos era la falta de personal. El equipo continuó preguntando «¿Por qué?» hasta que descubrieron que la causa raíz de la falta de personal era la ausencia de cronologías claras y la asignación de recursos.
Así que el equipo creó e implementó un nuevo proceso de gestión de proyectos que incluía cronologías claras y planes de asignación de recursos. El equipo también identificó otras áreas donde se podría mejorar la asignación de recursos e implementó cambios para prevenir retrasos futuros.
Consejos para una implementación efectiva de los 5 porqués
Para implementar con éxito el método de los 5 porqués en tu organización, considera los siguientes consejos:
- Usa comunicación abierta y transparencia durante el análisis para animar a los miembros del equipo a compartir libremente sus pensamientos sin temor.
- Evita culpar a las personas o departamentos por el problema y en su lugar céntrate en desarrollar soluciones que resolverán el problema.
- Usa datos para respaldar tus hallazgos y validar los resultados del análisis de la causa raíz.
- Cuando hayas resuelto un problema con éxito, ¡celébralo! Esto mejora la moral y anima a todos a involucrarse en futuras aventuras de resolución de problemas.
- Programa reuniones rápidas para ver cómo van las cosas.
Cómo Wrike ayuda con el proceso de resolución de problemas de los 5 porqués
Wrike, una versátil plataforma de gestión de proyectos y colaboración, puede desempeñar un papel valioso a la hora de desplegar sin problemas tu análisis de causa raíz con los 5 porqués. Wrike permite a los usuarios crear y asignar tareas para cada pregunta «¿Por qué?», garantizando la rendición de cuentas y la colaboración entre los miembros del equipo. Puedes recopilar y analizar perspectivas desde diferentes puntos de vista compartiendo documentos y colaborando en tiempo real.
Con Wrike, puedes usar lo siguiente:
- Paneles de control para hacer un seguimiento de cada pregunta y supervisar el progreso en la implementación de soluciones.
- Diagramas de Gantt para delinear la cronología desde la identificación del problema hasta su resolución.
- Tableros Kanban para mover tareas a través de las etapas de investigación y acción, para asegurarte de que no se pierda nada.
- Etiquetado cruzado para garantizar que los insights de tu análisis de los 5 porqués sean fácilmente accesibles y aplicados por todos las partes pertinentes.
- Integraciones para reunir datos, compartir hallazgos y colaborar en soluciones sin salir del ecosistema de Wrike.
Al utilizar estas funciones, Wrike transforma los 5 porqués desde una técnica básica de preguntas a un potente proceso de resolución de problemas.
Comienza tu prueba gratuita de dos semanas de inmediato.
Nota: Este artículo se ha creado con la asistencia de un motor de IA. Ha sido revisado y corregido por nuestro equipo de expertos para asegurar su precisión y calidad.
