Ya sea en una sala de conferencias, una cafetería concurrida o por un enlace de Zoom, las reuniones son una parte esencial de la vida laboral. Son una oportunidad para reunir a las personas para intercambiar ideas, solucionar desafíos y aclarar rápidamente cualquier pregunta.
Dado que es difícil reunir a personas siempre ocupadas, es vital que aprovechemos al máximo las reuniones. Tomar actas de reuniones es una excelente manera de registrar sus contenidos, asegurándose de que los puntos importantes se anoten y se puedan adoptar medidas sobre ellos más adelante.
Esta entrada del blog examinará qué significan las actas de reuniones para las organizaciones modernas, cómo redactar las medidas en las actas de reuniones y las mejores prácticas. También incluirá consejos clave para ahorrar tiempo con una plantilla prediseñada, lo que te ayudará a registrar información clave y convertir las medidas adoptadas en tareas, lo que ayudará a entregar proyectos más rápida y eficientemente que nunca.
¿Qué son las actas de reuniones?
En resumen, las actas de reuniones son notas sobre lo que sucedió durante una discusión o reunión. Considéralas como una historia que comienza cuando empieza la reunión y termina cuando finaliza. Las actas de reuniones son un registro oficial de las decisiones tomadas, las tareas asignadas y las medidas adoptadas. Preservan el conocimiento y las intenciones compartidas, convirtiéndolas en un valioso punto de referencia para todos los involucrados.
Al documentar tus discusiones, decisiones y plazos, crearás una hoja de ruta clara, y eliminarás confusiones, malentendidos e ineficiencias.
Una buenas actas de reuniones pueden lograr lo siguiente:
- Proporcionar un registro oficial. Las actas de reuniones sirven como un registro fiable de lo que se discutió y acordó durante una reunión. Esto puede utilizarse como referencia, evaluación y aclaración conforme pase el tiempo.
- Mejorar la rendición de cuentas. Establece la responsabilidad al registrar quién se ha asignado a qué tareas, plazos y objetivos. Las actas pueden servir como una guía para las partes interesadas a medida que avance el proyecto.
- Compartir información. Para aquellos que no puedan asistir a la reunión, las actas de reuniones son una solución útil para ponerse al día sobre las discusiones que alguien se ha perdido. Simplemente comparte el documento por correo electrónico o etiqueta a esas personas en el espacio del proyecto.
- Hacer un seguimiento del progreso. En las reuniones normales, las actas pueden ser un punto de referencia para rastrear el progreso, lo que permite a los participantes revisar decisiones anteriores, verificar que se alcanzaron los hitos y comprobar el progreso con respecto a las medidas adoptadas.
- Justificar decisiones. Con el paso del tiempo, puede ser un reto recordar por qué se tomaron ciertas decisiones. Las actas pueden ayudar a recordar a las partes interesadas consideraciones que fueron clave en su momento. Esto puede ser particularmente útil en futuras auditorías o consultas empresariales.
Cómo redactar actas de reuniones
Las actas de reuniones sientan las bases para futuras discusiones empresariales sobre estrategia y próximos pasos. Por lo tanto, es necesario saber cómo redactar actas de reuniones eficaces para minimizar el riesgo de confusión o malinterpretación de instrucciones o medidas.
Hay varios elementos clave que debes incluir siempre que tomes notas para las reuniones. Aquí los tienes:
- Información básica. Esto incluye la fecha, hora y ubicación de la reunión, así como los nombres de los asistentes, organizadores y la persona responsable de las actas.
- Puntos del orden del día. Esta es una lista de temas que se discutieron en la reunión, presentados en el mismo orden en que se llevó a cabo la discusión.
- Decisiones tomadas. Documenta siempre el resultado de la reunión, como decisiones, acuerdos y los resultados de cualquier votación realizada.
- Medidas. Lista de tareas que se han asignado o acordado, junto con los detalles de las personas asignadas y las fechas límite.
- Próximos pasos. No te olvides de registrar cualquier tarea pendiente que se quiera lograr, reuniones de seguimiento o planes para la implementación.
- Anexos. En las actas se debe incluir cualquier informe, gráfico u otro documento que se mencionó en la reunión.
Aquí tienes los pasos más importantes que debes seguir para asegurarte de que tus actas sean completas y fiables:
Anota los detalles más nimios
Un elemento crítico para cualquier acta de reunión es la información sobre cuándo y dónde tuvo lugar la reunión. Puede parecer obvio, pero es fácil pasarlo por alto. Con la fecha, hora y lugar, puedes desarrollar un archivo de reuniones previas para marcar el nacimiento de ciertas ideas o el lanzamiento de diferentes iniciativas.
Otro elemento evidente que debería estar presente en las actas de reuniones es una lista de participantes. No hacerlo puede crear confusión más adelante, ya que los registros no mostrarán quiénes participaron.
Resume el objetivo de la reunión
Una declaración de objetivo del proyecto o resumen describe el propósito principal de la reunión. Este es el objetivo general que proporcionará contexto a cualquiera de las medidas asignados tras la reunión.
En cualquier reunión, típicamente habrá un solo tema de debate. Es importante anotar esto para que quien deba revisar y aprobar las actas comprenda las conversaciones que se llevaron a cabo y las medidas que surgieron de la reunión.
Recapitulación de la reunión anterior
Una simple recapitulación de la reunión anterior puede proporcionar contexto para la actual. Con una lista de elementos del orden del día y las medidas adoptadas en la última reunión, es más fácil seguir el rumbo y mantener la conversación en la misma dirección.
También ayuda a prevenir situaciones en las que se pase por alto un problema particular porque no se ha anotado y cae en el olvido.
Detalla los puntos del orden del día
Los puntos del orden del día son cualquier tema o actividad que discutáis durante la reunión. Gracias al listado de los puntos del orden del día en las actas de la reunión, puedes crear un registro preciso de exactamente qué problemas fueron abordados, las preocupaciones planteadas y las resoluciones alcanzadas.
También proporciona una idea de la estructura de la reunión, delineando el orden de la conversación, lo cual puede ser útil para referencia futura.
Define las medidas
Las medidas son las tareas asignadas a los participantes una vez concluida la reunión. Surgen del plan de acción general nacido del objetivo del proyecto y ayudan a proporcionar orientación a cada empleado respecto a los siguientes pasos.
Para llevar un seguimiento de las medidas en las actas de reuniones, lo mejor es usar una plantilla para introducirlas rápidamente conforme surjan. Una vez que la reunión finaliza, comparte las medidas adoptadas tan pronto como puedas para que todos tengan acceso a ellas.
Usa una plantilla prediseñada
Wrike ofrece una biblioteca de plantillas probadas que pueden ayudarte a asegurarte de que tu trabajo sea sistemático y rápido. Nuestra plantilla de notas de reunión con medidas adoptadas es muy popular entre usuarios de todos los sectores, ya que les ayuda a captar toda la información que necesitan.
Es una manera fácil y predecible de hacer un seguimiento de las actas y registrar información vital. Incluso puedes crear tareas y subtareas de medidas para luego etiquetarlas en carpetas y así tener las notas de la reunión organizadas y alineadas con tus objetivos organizativos generales.
Asigna responsabilidades y plazos
El último paso para redactar actas de reuniones es asignar la responsabilidad a los participantes adecuados y establecer fechas de vencimiento razonables. Una medida que no se asigna a nadie o que no tiene una fecha de vencimiento es inútil ya que no se priorizará.
Para reunir todos estos elementos de manera coherente, puedes usar la plantilla de notas de reunión de Wrike. Con una estructura prediseñada, lo único que tienes que hacer es introducir la información en los campos correspondientes mientras avanzas.
De esta manera, no tendrás que esforzarte para seguir el ritmo de la reunión porque no te preocuparás de crear categorías para cada elemento conformes vayas avanzando.
Mejores prácticas para notas de reunión
Aunque tomar notas de reunión puede parecer relativamente sencillo, no es raro que la reunión se descontrole mientras estás escribiendo el acta. Para evitar que esto suceda y tomar las mejores notas posibles, aquí tienes algunas prácticas recomendadas que deberías tener en cuenta:
Guarda tus notas de reunión
Solo hay algo peor que notas de reunión mal tomadas… notas que son imposibles de rastrear. Escribir notas en papel es una práctica obsoleta que probablemente te costará a largo plazo y, por supuesto, lleva demasiado tiempo digitalizar y distribuir de manera efectiva.
Tu mejor opción es tomar actas en un portátil o tableta y, en lugar de almacenarlas en un solo lugar como un correo electrónico, es mejor usar una herramienta de gestión de trabajo colaborativo como Wrike. Con Wrike, tus notas estarán inmediatamente disponibles para cualquier persona con la que las compartas, para que puedas tener plena transparencia desde el momento en que las subas.
Si usas la práctica plantilla de notas de reunión de Wrike, tu trabajo será aún más fácil, ya que las notas se encontrarán en el software desde el primer momento.
Distribuye las notas rápidamente
Cuando hablamos de actas de reunión, lo mejor es distribuirlas recién salidas del horno. Tan pronto como termine la reunión, todos los participantes deben recibir un resumen, una lista de medidas y cualquier nota adicional que hayas tomado.
De esa manera, optimizas el progreso hacia el objetivo del proyecto, ya que cada participante puede comenzar a trabajar en las medidas que se les asignaron tan pronto como regresen a su escritorio.
Crea recordatorios
Cualquiera que sea el medio que uses para almacenar y distribuir tus notas, establece recordatorios para mantener los temas discutidos en la reunión frescos en la mente de los participantes.
Cuando usas una herramienta de comunicación como Wrike, puedes activar alertas de recordatorio para todos los participantes con las diferentes medidas adoptadas que les has asignado. La integración de Wrike con Google Calendar también te permite sincronizar tu calendario para asegurarte de que no venzan las fechas indicadas.
Designa a un encargado de las medidas adoptadas
Aunque no sea un rol oficial, vale la pena designar a una persona que supervise que se completen las medidas asignadas. La responsabilidad de esta persona será hacer un seguimiento junto con los participantes y asegurarse de que estén en el buen camino para completar las medidas asignadas a tiempo, para lo que brindarán asistencia cuando sea necesario.
Envía invitaciones
Uno de los aspectos más importantes de las notas de reunión es recopilar discusiones previas y también preparar las reuniones futuras. Para asegurarte de que tus reuniones sigan un hilo común y aprovechen las conclusiones de las anteriores, asegúrate de enviar invitaciones para reuniones de seguimiento el mismo día que la reunión inicial.
Ejemplos de actas de reunión con medidas
En las películas de James Bond, solía ser Miss Moneypenny quien tomaba las actas de una reunión, pero hoy en día, todo el proceso puede ser automatizado y acelerado con potentes funciones de gestión de trabajo como las de Wrike. Sin embargo, sea cual sea tu preferencia, los principios básicos de la toma de actas no han cambiado mucho a lo largo de los años.
Entonces, ¿qué tipo de escenarios de reunión podrías encontrar en cualquier organización alrededor del planeta? Veamos dos situaciones comunes.
1. Actas de reunión de proyecto
Imaginemos una reunión de proyecto para el desarrollo de una aplicación móvil. A medida que se discuten los hitos del proyecto y se delegan nuevas tareas, es esencial que los detalles se registren durante la reunión, incluidas las medidas, las personas responsables y las fechas de vencimiento. Aquí tienes un ejemplo de cómo podrían ser esas actas de reunión:
Título: Reunión de proyecto: desarrollo de aplicación móvil
Asistentes: Equipo A, líderes del Equipo B, Gestor de proyectos
- Descripción general del progreso actual
- Errores de UI identificados para ser corregidos por el Equipo A a finales de semana
- El Equipo B ha finalizado las actualizaciones del backend
- Próximos hitos
- Implementación de nuevas funciones de seguridad la próxima semana
- Preparativos para pruebas beta
- Medidas adoptadas
- Correcciones de UI: Equipo A (Fecha: viernes)
- Funciones de seguridad: El gestor de proyectos redactará los requisitos (Fecha: lunes)
- Pruebas beta: Equipo B comenzará la preparación (Fecha: miércoles)
2. Actas de reunión departamentales
Las reuniones de departamento suelen combinar diversas partes con puntos fuertes específicos dentro de una empresa para resolver desafíos. Por ejemplo, en una sesión de lluvia de ideas del departamento de marketing, surgirán muchas ideas y, a veces, las conversaciones se desarrollarán rápidamente. Sin actas de la reunión, es posible que se pierdan valiosas aportaciones. Aquí tienes otro ejemplo de actas sencillas, esta vez para una reunión de marketing:
Título: Reunión de marketing: lluvia de ideas para la campaña del cuarto trimestre
Asistentes: equipo de Marketing, director creativo, estrategas digitales
- Ideas discutidas
- Marketing con influencers para el producto X
- Iniciativas de SEO para dirigirse a palabras clave esenciales
- Campaña en redes sociales centradas en contenido generado por usuarios
- Estrategias elegidas
- Énfasis en el marketing con influencers y las iniciativas de SEO
- Investigación adicional requerida para la campaña en redes sociales
- Medidas adoptadas
- Contacto con influencers: asignado a la estratega digital Annette (Fecha: lunes)
- Mapeo de palabras clave de SEO: asignado al especialista en SEO Harry (Fecha: viernes)
Ambos ejemplos son muy simples, pero las actas de reunión pueden ser tan complejas como necesites. Gracias a la plantilla lista para usar de Wrike, puedes almacenar tus actas de reunión en una plataforma centralizada y segura, con lo que se puede acceder a ellas y consultarlas en cualquier momento.
También podrás adjuntar cualquier archivo pertinente, como presentaciones o documentos de investigación. Los campos personalizados se pueden agregar para rastrear etiquetas específicas, como puntos clave. Usa estos datos como filtros para que tú y tu equipo podáis encontrar la información que necesitéis rápidamente.
Actas de reunión en la gestión de proyectos
Los gestores de proyectos están bajo más presión que nunca para hacer más con menos. Para algunos, eso significa expectativas crecientes, ritmo frenético y reuniones adicionales. En estos tiempos, es crucial usar las actas de las reuniones como una herramienta eficaz de gestión de proyectos, ya que pueden desempeñar un papel clave en el seguimiento del progreso, ya que garantiza la rendición de cuentas y facilita la comunicación entre los miembros del equipo.
Seguimiento del progreso. Las actas de reunión pueden registrar las decisiones tomadas, las tareas asignadas y las cronologías tentativas decididas. Con el tiempo, estas actas pueden usarse como un conjunto de metas; revisarlas puede ayudar a evaluar a qué punto ha llegado el proyecto. Si se presentan obstáculos, las cronologías pueden ser reevaluadas y los planes ajustados en nuevas reuniones, con un nuevo conjunto de actas.
Rendición de cuentas. Unas actas bien redactadas deben recopilar los detalles de los resultados finales, con información sobre quién es responsable de qué tarea y para cuándo. Estos compromisos registrados fomentan un sentido de deber, lo que motiva a los miembros del equipo a cumplir con los plazos y cumplir sus responsabilidades. Este tipo de rendición de cuentas puede mejorar realmente la eficiencia y productividad de un proyecto.
Comunicación. ¿No puedes asistir a una reunión? Suele pasar. Las actas son una excelente manera de garantizar que los miembros del equipo ausentes estén al corriente y alineados con los planes del proyecto, las novedades y las responsabilidades individuales. Además, las actas también son importantes para fomentar la transparencia y la alineación, gracias a que aclaran cualquier malentendido o ambigüedad, ya que los miembros del equipo pueden etiquetarse mutuamente para discutir más.
Aunque en apariencia es un concepto simple y casi anticuado, las actas de reuniones son realmente el alma de una gestión de proyectos efectiva. Su rol va más allá de ser un mero registro de una reunión, ya que ayudan a impulsar el engranaje del progreso desde la planificación hasta la ejecución. Las actas de reunión bien estructuradas pueden ayudar a entregar proyectos a tiempo, con mínimas demoras, obstáculos o malentendidos.
Si te preguntas cómo sería esto en la vida real, hemos recopilado una lista de los tipos de reuniones que los gestores de proyectos podrían tener cada día.
Tipos de reuniones típicas en la gestión de proyectos
Hablemos de algunas de las reuniones más comunes y cómo gestionarlas mejor, de principio a fin. Puedes usar esta información para crear y utilizar las plantillas de actas de reunión más útiles. Aquí tienes algunas de las reuniones más importantes que ocurren al inicio, a la mitad y al final de un proyecto:
- Puesta en marcha del proyecto
- Sesión de lluvia de ideas
- Revisión del proyecto o lecciones aprendidas
Puesta en marcha del proyecto
Todos conocen lo básico de una reunión de puesta en marcha de un proyecto: reúnes al equipo, se habla sobre el proyecto, se comparten expectativas y se discute cómo trabajar juntos. El resultado debería ser un equipo alineado y listo para comenzar. Hay varios elementos específicos que intervienen en una reunión de puesta en marcha exitosa, incluidos:
Crea un orden del día. El orden del día debe incluir el propósito de la reunión, así como una declaración o resumen del proyecto, lista de participantes, alcance del proyecto, cronología, enfoque, asignaciones, cómo se llevará a cabo la colaboración y cualquier información previa para ayudar a los asistentes a prepararse.
Dedica el tiempo adecuado a cada punto del orden del día. Las presentaciones pueden llevar cinco minutos, mientras que discutir el alcance del proyecto puede requerir entre 15 y 20 minutos… y no pasa nada. Si no tienes los tiempos estimados anotados en el orden del día, ten en cuenta el horario conforme avance la reunión.
Cubre todos los puntos del orden del día. Esto parece de sentido común, pero es fácil irse por las ramas y no abordar por completo uno o dos puntos del orden del día. Si sabes que podrías no abordar todos los puntos del orden del día, trata tus prioridades principales primero.
Haz un seguimiento de forma rápida y precisa. La reunión no termina hasta que hagas el seguimiento; comparte tus notas de la reunión, las medidas, la programación de los próximos pasos y sugerencias de fechas para la próxima reunión con todos los asistentes. Una plantilla de notas de reunión facilita esto, ya que toda la información del orden del día y la conversación durante la reunión se recopila en un solo lugar.
Ahora pensemos en la siguiente reunión: ¿podría ser una sesión de lluvia de ideas? ¡Sí, por favor!
Sesión de lluvia de ideas
Las reuniones de lluvia de ideas corren el riesgo de salirse por la tangente, consumir mucho tiempo sin producir resultados y reunir a demasiadas personas como para ser efectivas.
Jeff Bezos es conocido por la «regla de las dos pizzas» para las reuniones: si hay más personas de las que pueden alimentarse con dos pizzas, hay demasiadas personas en la reunión. Es brillante, ¿verdad? Quieres generar muchas ideas, pero que haya más personas no equivale a obtener más ideas. Las prácticas recomendadas para una reunión de lluvia ideas incluyen las siguientes:
Mantén la lista de invitados reducida. Sigue la regla de la pizza y combínala como te venga mejor. Reúne a personas de diferentes departamentos o equipos para obtener perspectivas novedosas.
Planifica al menos dos reuniones de lluvia de ideas: una para generar tantas ideas como sea posible y otra para centrarse en las mejores ideas de la primera reunión. Es posible que una o dos ideas se puedan pulir o combinar, y llegar a ser la solución definitiva.
Pide a los participantes que vengan preparados. Proporciona algo de información sobre los antecedentes y pide a los participantes que expongan algunas ideas preparadas. Eso hará que la reunión fluya sin problemas desde el inicio.
Establece un límite de 30 minutos para la reunión. Cuanto más larga sea la reunión, menos ideas creativas se obtendrán al final. Planifica que sea corta y precisa para que los participantes no se cansen.
Considera la ubicación. Otra reunión en la misma vieja sala de conferencias podría ahogar el flujo creativo. Quizás podrías organizar una «reunión itinerante», donde los participantes se muevan a diferentes áreas durante la reunión. O piensa en la posibilidad de organizar una sesión a la hora del almuerzo en una sala reservada de un restaurante local.
Subraya que no hay ideas malas. Reúne todas las ideas que tu equipo pueda crear y, luego, tómate un tiempo después de la reunión para descartar las soluciones menos creativas. La segunda sesión podría centrarse en las mejores ideas.
Después de toda esta lluvia de ideas y trabajo, ¿qué falta?
Revisión del proyecto
Has puesto en marcha el proyecto, has organizado una lluvia de ideas y lo has completado. Ahora es momento de cerrar el ciclo con la revisión del proyecto o reunión de «lecciones aprendidas». Esta reunión puede ser un campo de batalla lleno de desafíos. Es fácil ponerse negativo. Los participantes pueden culpar a una persona o evento negativo y convertirlo en chivo expiatorio. Algunas personas pueden no estar abiertas a las críticas constructivas.
Y podríamos seguir, pero este es uno de los tipos de reuniones más valiosos. Si se hace correctamente, la reunión de revisión del proyecto ayuda a los equipos a determinar qué salió bien, qué debería cambiarse para el próximo proyecto y qué quizás debería eliminarse por completo de la lista de verificación del proyecto.
Recopila la información pertinente. Eso incluye informes, datos y comentarios del equipo, cliente o socios durante el proyecto. Esto debe compartirse antes de la reunión para alimentar la conversación.
Selecciona unos cuantos de eventos para discutirlos pormenorizadamente. Elige algunos buenos y algunos malos para que puedas aprender de ambos.
Desarrolla y comparte el orden del día. Incluye los datos pertinentes y los eventos específicos para que los participantes se preparen para la reunión.
Establece el estándar de civismo y cortesía. Recuerda a los participantes que todos los comentarios son importantes y deben dirigirse al proyecto, no a personas específicas. ¡No queremos duelos al alba!
Muéstrate abierto a todos los comentarios. Algunos pueden no ser halagadores, pero mantén una mente abierta y recuerda que el propósito de todas las reuniones es mejorar para la próxima vez.
Uso de la plantilla de notas de reunión de Wrike
Para comenzar, crea una carpeta principal en Wrike titulada Actas de la reunión. Dentro de esta carpeta, puedes crear varias medidas en las que empezar a trabajar tan pronto como termine la reunión.
En el área de descripción, puedes exponer todos los elementos descritos anteriormente para definir con precisión lo que sucedió en la reunión. Usa diferentes vistas en Wrike para formatear los elementos de una manera que tenga sentido para ti, e introduce la información pertinente una vez que la reunión esté en curso.
No olvides incluir cualquier nota adicional que pueda no caber bajo el título de «elemento de orden del día» o «medida», pero que aun así pueda ser importante para el éxito continuo del proyecto.
Después de la reunión, Wrike actúa como un rastreador de medidas, ya que podrás visualizar cada una en el panel de control incluso una vez que se haya asignado a un participante. Puedes hacer un seguimiento efectivo de todas las medidas y monitorear cualquier progreso hacia los objetivos que has establecido.
Las notas de la reunión junto con las medidas pueden ser complicadas de escribir, asignar y respaldar sin el sistema adecuado. La plantilla de notas de reuniones de Wrike ofrece una plataforma completa para tus notas y está respaldada por potentes funciones de comunicación para un seguimiento transparente.
La plantilla de elementos de reunión de Wrike, lista para usar, es un ejemplo de primer nivel de actas que crean un orden del día de la reunión, registran detalles cruciales y convierten medidas adoptadas en tareas.
¿Quieres tener todo preparado una vez que concluya la reunión? Prueba Wrike para tus necesidades de actas de reuniones hoy.
