¿Qué es la gestión de carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés)?
¿Qué es la gestión de carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés)?
La gestión de carteras de proyectos (PPM) es la gestión centralizada de los proyectos de una organización. Si bien estos proyectos pueden o no estar relacionados entre sí, se gestionan bajo un mismo paraguas, llamado cartera, con el fin de supervisar y administrar los recursos disponibles. La gestión de carteras en gestión de proyectos también implica el proceso de admisión de proyectos que, a su vez, supone identificar proyectos potenciales, autorizarlos, asignarles gestores de proyectos e incorporarlos a la cartera general. También incluye controles globales y seguimiento de proyectos para garantizar que los proyectos en curso guarden relación directa con los objetivos y las estrategias generales de la empresa.
¿Por qué la gestión de carteras de proyectos es importante?
Según el Project Management Institute: «Nuestra investigación ha demostrado que la gestión de carteras es una forma de acortar la brecha entre la estrategia y la implementación». Es decir, es responsabilidad del gestor de carteras garantizar que los proyectos se estén realizando en el momento adecuado, para maximizar la inversión de la empresa. Esto se pone especialmente de manifiesto en una organización con muchos proyectos internos. Las ideas para proyectos pueden provenir de cualquier lugar, en cualquier momento, y las empresas suelen tener numerosos proyectos posibles para llevar a cabo. Sin embargo, por lo general no hay suficiente tiempo, dinero o recursos para realizarlos de inmediato. La gestión de carteras es necesaria para comprender cuáles tendrán el mayor impacto en la empresa y priorizar los proyectos de acuerdo a ello.
Las principales ventajas de la gestión de carteras de proyectos son:
- Permite que los objetivos y los proyectos de la empresa se alineen.
- Elimina el sesgo personal de la planificación de proyectos, por lo que no hay proyectos «favoritos».
- Facilita la toma de decisiones relativa a los conflictos de proyectos.
- Ayuda a la oficina de gestión de proyectos o al gestor de carteras a rechazar proyectos que no reflejen las prioridades comerciales.
- Subraya la importancia de centrarse en el panorama general a largo plazo.
- Incorpora la gobernanza y la supervisión en la gestión de proyectos.
Los cinco pasos de la gestión de carteras de proyectos
Existen cinco pasos principales en la gestión de carteras en gestión de proyectos.
1. Identificar los objetivos rectores de la empresa
Si trabajas para un negocio de alimentación, ¿tu objetivo es proporcionar la comida más fresca, la mayor selección o los precios más bajos? Si la prioridad son precios más bajos, los proyectos para impulsar el ahorro de costes resultan mucho más importantes que los proyectos para mejorar la calidad de los alimentos disponibles.
2. Recibir e investigar solicitudes e ideas
Las ideas de los proyectos pueden venir de cualquier sitio y en cualquier momento. Es importante instaurar un proceso formal de recepción de esas ideas, para poderles hacer seguimiento y evaluarlas. Puede ser algo tan simple como una hoja de cálculo realizada por el gestor de carteras, o una base de datos en línea donde cualquier persona de la empresa pueda introducir ideas a medida que se le ocurren.
3. Seleccionar los mejores proyectos
Una vez que se capturan las ideas, los gestores de carteras deben llevar a cabo un proceso estándar para evaluar y seleccionar los proyectos que seguirán adelante. No solo se trata de asegurarse de que estén alineados con los objetivos de la empresa, sino también de:
- ¿Cuánto costará?
- ¿Cuánto durará?
- ¿Cuál es el beneficio de este proyecto?
- ¿Están los recursos disponibles?
- ¿Cuáles son los riesgos asociados con este proyecto?
Esto puede ser aún más complejo cuando se decide sobre varios proyectos a la vez. Una forma común de simplificar el proceso y eliminar cualquier sesgo es crear una lista simple de criterios con los que se mide y califica cada proyecto, como el retorno de la inversión (ROI), que es un factor de clasificación común.
4. Validar la viabilidad de la cartera e iniciar los proyectos
Una vez que se ha tomado una decisión sobre qué proyectos desarrollar, es importante validar la cartera en su conjunto. Se trata de asegurarse de que la combinación de proyectos elegidos no sea demasiado grande, demasiado arriesgada, demasiado cara o demasiado interdependiente. La cartera debe estar adecuadamente equilibrada y alineada con los objetivos comerciales. Por ejemplo, si tres de los proyectos prevén realizar pruebas en enero y en esa fecha solo habrá disponible un laboratorio de pruebas, tenemos un problema. Asimismo, si dos proyectos están interrelacionados y un retraso en uno hará que el otro también se retrase, podemos plantearnos si es buena idea iniciarlos al mismo tiempo. Una vez validada la cartera, es posible asignar gestores a los proyectos e iniciarlos.
5. Gestionar y hacer un seguimiento de la cartera
Los proyectos evolucionan con el tiempo, y se pueden añadir ideas nuevas a la lista de proyectos potenciales. Por eso es importante supervisar continuamente tanto la ejecución de la cartera en curso como el proceso de admisión de proyectos. La gestión y el seguimiento de la cartera pueden incluir lo siguiente:
- Trabajar con gestores de proyectos para supervisar el rendimiento de los proyectos.
- Identificar y resolver conflictos entre proyectos.
- Si procede, hacer cambios en la cartera como detener o cancelar proyectos, o añadir proyectos nuevos.
- Garantizar que los proyectos se mantienen alineados con los objetivos comerciales.
Lecturas adicionales
Why project portfolio management is important
According to the Project Management Institute, "portfolio management is a way to bridge the gap between strategy and implementation." The portfolio manager's job is to ensure the right projects are being done at the right time to maximize the company's investment. This is particularly important in an organization with a lot of internal projects.
Ideas for projects can come from anywhere, at any time, and it's common for a business to have a long list of potential projects to complete. However, there usually is not enough time, money, or resources to do them all right away. Project portfolio management is necessary to understand which projects will have the largest beneficial impact on the company and prioritize them accordingly.
What types of industries and companies benefit from project portfolio management?
According to research by PM Solutions, 71% of companies have a project portfolio management system. PPM’s growth is evident in the rising number of companies adopting project portfolio management solutions.
However, what kind of companies can benefit from PPM? Project portfolio management is a must-have for any company that has several projects going on simultaneously, such as:
IT
Information technology teams are typically smaller with highly specialized talent and bigger budgets. Resource profiling can be done to update skills inventory and appropriately meet peak demand periods. Use data-driven forecasting to assign the team to value-creating projects. Meet project demands successfully without under or over-burdening the team.
Construction
Often, companies lose focus on their overall goals in the chaos of managing more minor details. For example, large construction projects can take months and even years to complete. Many things may change during that time.
Decreasing project finances, ever-changing stakeholder needs, or the exit of key project personnel can quickly change project dynamics. However, project portfolio management helps keep the focus on the big picture and supports the construction team to keep moving toward its goals.
Financial services
Accuracy is the bedrock of financial services companies such as credit unions, banks, and credit card firms that process payments and manage money. Employing portfolio project management solutions helps companies set up performance thresholds, adapt to changing trends, and gather real-time metrics to meet project objectives.
Project management teams
According to Wellingtone’s State of Project Management report, only 29% of companies complete projects on time. Using project portfolio solutions can be an effective method for minimizing unforeseen delays, mitigating risks, and sequencing projects for maximum success. As a result, stakeholders get more visibility into project prioritization and can understand project value better.
Professional services teams
Professional services teams have different needs based on their size. Smaller companies tend to have fewer projects with smaller budgets, while the larger companies have multiple projects running simultaneously. With a standardized system of workflows and realistic budget estimates, teams can complete their projects faster while minimizing project risks.
Marketing teams
Marketing teams have multiple projects with greatly varying needs. For example, one project may focus on tapping into a new region, while another may be involved in gaining market share in an online marketplace. Marketing teams need to prioritize initiatives that move the overall business goals forward instead of an individual project.
Benefits of project portfolio management
By leveraging the benefits of project portfolio management, companies can plan out all the pieces of their project to get the best results. The main advantages of project portfolio management are:
Provides alignment between company objectives and projects
A PMI survey found that a lack of clearly defined goals is the first reason for project failure. Project portfolio management promotes transparent and open discussions amongst the team with a company-first attitude.
The five steps of project portfolio management
There are five main steps to the project portfolio management process in project management.
1. Identify the guiding objectives of the business
If you work for a grocery store, is their goal to provide the freshest food, the largest selection, or the lowest prices? If the lowest prices are the priority, then projects to promote cost savings are much more important than projects to improve the food's quality.
2. Capture and research requests and ideas
Project ideas could come from anywhere at any time. It's important to have a formalized intake process to capture these ideas so they can be tracked and evaluated. This may be as simple as a spreadsheet maintained by the portfolio manager, or it could be an online database where anyone in the company can enter ideas as they think of them.
3. Select the best projects
Once ideas are captured, portfolio managers must go through a standard process to evaluate and select the projects that will move forward. This requires more than just ensuring they are aligned with the company objectives, such as:
- How much will it cost?
- How long will it take?
- What is the return on this project? (What benefit will it provide?)
- Are the resources available?
- What are the risks associated with this project?
Since decisions are being made on multiple projects at once, this can become even more complex. A common way to simplify the project portfolio management process, and remove any bias, is to create a simple list of criteria that each project is measured and scored against, such as return on investment (ROI), which is a common ranking factor.
4. Validate portfolio feasibility and initiate projects
Once a determination has been made on which projects to move forward, it's important to validate the portfolio as a whole. This can include making sure the mix of projects chosen isn't too large, too risky, too expensive, or too interdependent. The portfolio should be properly balanced and aligned with business goals. For example, if three of your projects forecast testing in January, and you only have one test lab, this is an issue. Also, if two projects are interrelated and a delay in one will push out the other, you may want to reconsider starting them both simultaneously. Once the portfolio is validated, project managers can be assigned and the projects initiated.
5. Manage and monitor the portfolio
Projects change and evolve over time, and new ideas may be added to the list of potential projects. This is why it's important to continually manage both the ongoing portfolio execution and the intake process. Managing and monitoring the portfolio may include the following:
- Working with project managers to monitor the performance of projects
- Identifying and resolving conflicts between projects
- Making changes to the portfolio as needed, including putting projects on hold, canceling projects, and adding in new projects
- Ensuring projects are still aligned with the business objectives
Best tools for project portfolio management
While project portfolio management (PPM) may sound simple, putting the PPM life cycle into action can be challenging. Along with a continuous project planning and evaluation process, you will need the right tools to keep all projects moving forward. Here are some widely used tools for project portfolio management:
Decision tree analysis
Decision tree analysis is a great tool for evaluating situations with multiple subjective factors. It illustrates the multiple ways to solve a problem along with their costs, outcomes, and consequences. Use this method to evaluate project outcomes, identify opportunities, manage costs, and solve problems.
Cost-benefit analysis
A cost-benefit analysis is a quantitative method for assessing the risk and reward of a project. Project success occurs when probable benefits are more and the overall cost is lesser.
Why choose Wrike as your project portfolio management solution?
With multiple projects on the go, it’s important to know your team is focusing on the right projects at the right time. You need to combine project management with project portfolio management.
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