¿Qué es un diagrama de Ishikawa en gestión de proyectos?

¿Cuál es la finalidad de un diagrama de Ishikawa?

El diagrama de Ishikawa, perfeccionado por Kaoru Ishikawa y también llamado de cola de pescado por su apariencia similar a un pez, es una técnica de resolución de problemas (en Inglés) diseñada para ayudar a llegar a la causa raíz de un problema. Usando un diagrama de gestión de proyectos tipo espina de pescado, puedes analizar incluso los proyectos más complejos y aislar cualquier factor que haya contribuido a las interrupciones del proceso.

Piensa en ello de esta manera. Mientras que algunos proyectos pueden ser simples con muy pocas tareas y fases, otros proyectos pueden ser complejos, con muchas partes cambiantes. 

En un proyecto simple, encontrar la causa de un problema puede no requerir un análisis profundo. Quizás una avería en la maquinaria o problemas de personal causaron que el proyecto descarrilara. En un proyecto complejo, podrían haber ocurrido muchas complicaciones en cualquier momento, lo que hace difícil aislar y abordar el problema sin un análisis de causa y efecto.

Cómo usar un diagrama de Ishikawa para la gestión de proyectos

Un diagrama de Ishikawa para la gestión de proyectos es una forma eficiente de generar ideas en un entorno complejo. Para identificar la causa y el efecto, las actividades del proyecto se ordenan en categorías que pueden variar según el tipo de diagrama de Ishikawa o el tipo de proyecto. 

Generalmente, sin embargo, la «cabeza» del diagrama representa el problema que necesita ser resuelto, mientras que el resto del cuerpo representa los componentes del proyecto y las áreas que requieren una inspección más profunda. En cada rama del diagrama, se indican la categoría y las diversas condiciones. Esto facilita la identificación de ineficiencias y otros obstáculos. Sin embargo, evita caer en la madriguera del conejo.

Un problema puede tener algunas causas potenciales, así que resiste la tentación de perderte en los detalles de errores irrelevantes del día a día. Por ejemplo, un empleado que llega tarde una vez no es probable que sea la razón por la que el proyecto se pasó en 5000 EUR del presupuesto.

¿Cuáles son los diferentes tipos de diagramas de gestión de proyectos tipo espina de pescado?

Existen algunos tipos diferentes de diagramas de espina de pescado. Esto se debe a que los proyectos pueden tener diferencias importantes en procesos, complejidades y mucho más. Lo que funciona en un entorno creativo puede no funcionar en un entorno de fabricación, por ejemplo. 

Tres tipos comunes de diagramas de espina de pescado son los diagramas de espina de pescado Simple, 4S y 5M/1E.

Diagrama de Ishikawa Simple. Un diagrama de Ishikawa simple no tiene tantas ramas como los otros. Tampoco incluye categorías previamente etiquetadas. Esto significa que un gestor de proyectos puede disfrutar de una gran flexibilidad al identificar factores específicos para las fases y el entorno de su proyecto en concreto. 

Diagrama de Ishikawa 4S. Las categorías en un diagrama de Ishikawa 4S son entorno, proveedores, habilidades y sistemas. Aquí puedes identificar interrupciones críticas en la cadena de suministro, escasez de habilidades o deficiencias en el proceso.

Diagrama de Ishikawa 5M/1E. Las categorías en un diagrama de Ishikawa 5M/1E representan mano de obra, máquina, método, material, medición y entorno. Esto puede ser útil en un entorno de fabricación, ya que incluye categorías de material y máquina. 

Ejemplo de diagrama de Ishikawa en gestión de proyectos (5M/1E)

A continuación se muestra un ejemplo de un diagrama o plantilla de espina de pescado 5M/1E que incluye las categorías mano de obra, máquina, método, material, medición y entorno. 

Mientras tu equipo de proyecto genera ideas basándose en el diagrama de Ishikawa 5M/1E, pueden identificar condiciones subóptimas como el almacenamiento inadecuado de materiales, el mal manejo de productos, mediciones inexactas, etc.

Consejos para utilizar un diagrama de Ishikawa:

Al utilizar un diagrama de Ishikawa, sigue algunas prácticas recomendadas para aprovecharlos al máximo. 

• No trabajes en una isla. Si tu equipo de proyecto es bastante grande, asegúrate de obtener aportaciones de los miembros del equipo que hayan experimentado problemas que quizás no conozcas.
• Ten en cuenta cambios importantes en las circunstancias. Por ejemplo, si los problemas comenzaron a surgir después de cambios específicos de personal, no descuides este hecho. Investiga cambios como estos en tu diagrama de Ishikawa.
• Utiliza el método de los cinco «porqués» para ayudarte a llegar a la causa raíz de un problema. El método de los cinco porqués básicamente consiste en preguntar «por qué» cinco veces para entender por qué se produjo un problema en particular. Una vez que se responde una pregunta, esa respuesta se convierte en la base de la siguiente pregunta. Por ejemplo, el problema es que parte de tu inventario se descongeló y estropeó durante la noche. Para entender qué causó esto, podrías ser necesario preguntar «¿por qué no estaba regulada la temperatura en la sala de almacenamiento?» Si la respuesta es porque el termostato estaba roto, tu siguiente pregunta podría ser «¿por qué el termostato no funcionaba?» Hacer estas preguntas de seguimiento debería llevarte a la causa raíz del problema principal.  
• Identifica un problema específico. No es necesario intentar resolver diez problemas diferentes a la vez. Céntrate en que tu evaluación del problema facilite el aislamiento y la resolución de fallos específicos del proceso.