Las 21 mejores herramientas de gestión de proyectos en 2025: reseñas y comparaciones de expertos

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos están especialmente diseñadas para asistir a un empleado o equipo en la gestión eficaz de sus proyectos y tareas. El término «herramientas de GP» generalmente se refiere al software de gestión de proyectos que puedes comprar en línea.

Al principio de mi trayectoria profesional, dependía de una mezcla de hojas de cálculo, correos electrónicos y notas dispersas para hacer el seguimiento de las tareas. Funcionó hasta que dejó de hacerlo. El software de gestión de proyectos cambió la forma en que trabajaba. En lugar de perseguir información, tenía un único lugar donde planificar, asignar tareas y seguir el progreso.

A lo largo de los años, he probado y trabajado con bastantes de estas herramientas de gestión de proyectos, cada una con sus fortalezas y compensaciones. Algunas están diseñadas para brindar flexibilidad, mientras que otras son rígidas. Algunas parecen geniales pero carecen de profundidad, mientras que otras ofrecen una funcionalidad robusta a costa de la usabilidad.

En esta guía, comparto mi opinión experta sobre el mejor software de gestión de proyectos disponible hoy día. Explicaré qué funciona, qué no y qué buscar al elegir una plataforma para tu equipo.

Índice: 

• Por qué las empresas necesitan un software de gestión de proyectos
• Cómo seleccionamos las mejores herramientas de gestión de proyectos
• Introducción a las herramientas de gestión de proyectos (vídeo)
• Gráfico comparativo de las mejores herramientas de gestión de proyectos
• ¿Cuáles son las 11 mejores herramientas de gestión de proyectos?
  • Wrike, el mejor para la colaboración interfuncional
  • Asana, el mejor para medios visuales atractivos
  • Monday, el mejor para plantillas de casos de uso
  • Adobe Workfront, el mejor para integraciones con Adobe
  • Smartsheet, el mejor para funcionalidades tipo hoja de cálculo
  • Jira, el mejor para equipos de desarrollo
  • ClickUp, el mejor para mapas mentales
  • Microsoft Project, el mejor para integraciones con Microsoft
  • Basecamp, el mejor para pequeñas empresas y equipos
  • Trello, el mejor para proyectos simples
  • Zoho Projects, el mejor para el sector inmobiliario 
• Otras 10 herramientas de GP
• Guía detallada para elegir una herramienta de GP
• Qué debes tener en cuenta para elegir una herramienta de gestión de proyectos
• Funciones principales de un gran software de gestión de proyectos
• ¿Qué software de gestión de proyectos vas a elegir?
• Preguntas frecuentes

Por qué las empresas necesitan un software de gestión de proyectos 

Los acontecimientos de los últimos años — la pandemia de la COVID-19, la Gran Dimisión y el “Año de la Eficiencia” — han demostrado indudablemente que las empresas necesitan herramientas potentes para sobrevivir en estos tiempos tumultuosos. 

Sin una solución de software de gestión de proyectos robusta que una a los equipos, simplifique procesos y centralice el trabajo, las empresas pierden tiempo valioso cada día. Lo llamamos la materia oscura del trabajo, y el coste es devastadoramente alto:

• 13,7 horas desperdiciadas a la semana es el tiempo que pierden los trabajadores especializados por un trabajo no estructurado, falta de visibilidad del progreso del proyecto y ausencia de seguimiento
• 16 500 USD es el coste medio anual del tiempo que pierde un solo trabajador especializado
• 89 días de trabajo al año desperdiciados por los trabajadores especializados 
• 52 millones USD es el coste anual derivado del tiempo desperdiciado 

Para que las empresas puedan recuperar este tiempo y estos recursos, necesitan un software de gestión de proyectos que ofrezca lo siguiente: 

• Eficiencia mejorada
• Verdadera versatilidad
• Velocidad relámpago
• Visibilidad 360°
• Tecnología avanzada

Ahora, veamos los criterios utilizados para seleccionar el mejor software de gestión de proyectos. 

Cómo seleccionamos las mejores herramientas de gestión de proyectos

Según el informe Impactful Work de Wrike 2024, el 80 % de los líderes empresariales afirman que la inversión en nueva tecnología ha mejorado la capacidad de sus empleados para desempeñar su trabajo. Con tantas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, es fácil sentirse abrumado por los mensajes llamativos de marketing y las largas listas de funciones. Sin embargo, no todas las herramientas están construidas de la misma forma, y lo último que deseas es invertir en un software que te ralentice en lugar de facilitar el trabajo. Nuestro equipo puso a prueba más de 50 soluciones de gestión de proyectos mediante rigurosas evaluaciones, calificándolos en varios criterios clave como:

• Usabilidad 
• Funciones
• Escalabilidad
• Integraciones 
• Opiniones de los usuarios
• Precios y valor 

Después de meses de prueba, análisis y recopilación de información, lo hemos reducido a las 21 mejores herramientas de gestión de proyectos. Si te preguntas si vale la pena usar un software de gestión de proyectos, hemos hecho el trabajo para que tú no tengas que hacerlo.

Introducción a las herramientas de gestión de proyectos (vídeo)

Subtítulos disponibles en español

Hemos preparado un vídeo con todo lo que necesitas saber acerca de las herramientas de gestión de proyectos, como sus funciones clave, las ventajas y los consejos principales para optimizar su uso.

Gráfico comparativo de las mejores herramientas de gestión de proyectos

Para ayudarte a tomar una decisión informada, a continuación, se presenta una descripción general de los 11 mejores productos de gestión de proyectos:

¿Cuáles son las 11 mejores herramientas de gestión de proyectos? 

1. Wrike 

Wrike es una plataforma de gestión del trabajo premiada, que utilizan más de 20.000 empresas y 2,4 millones de personas en más de 140 países. Con soporte multiidioma tanto en equipo de escritorio como en móvil, los equipos pueden colaborar sin importar dónde estén o qué idioma hablen.

Reconocido como un Líder en Gestión colaborativa del trabajo por Gartner, Wrike ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para todos, desde gestores de proyectos hasta jefes de marketing, lo que la convierte en la primera opción para equipos, departamentos y organizaciones en todos los sectores y campos.

Ventajas e inconvenientes

Wrike incluye una gama inigualable de funciones, incluida la planificación de recursos incorporada, control del tiempo y funciones de presupuestación que ayudan a los equipos modernos a hacer más con menos. Algo que siempre busco en una herramienta de gestión de proyectos es cómo ayuda a los equipos a automatizar tareas. Wrike ha sido durante mucho tiempo pionero en los beneficios de la automatización y la IA, ayudando a los clientes a ahorrar tiempo y recursos, así como a predecir riesgos del proyecto, generar informes extensos y priorizar automáticamente.  

Aprender a sacar el máximo partido a las funciones y prestaciones más avanzadas de la plataforma puede llevar su tiempo, pero la mayoría de los clientes opinan que merece la pena hacer esta inversión de tiempo, ya que estas funciones más complejas y sutiles propician la expansión y el crecimiento rápidos de las empresas desde la propia plataforma.

Funciones clave

Inteligencia del trabajo: uno de los mayores desafíos en la gestión de proyectos es gestionar tareas repetitivas sin ahogarse en el trabajo administrativo. Personalmente he lidiado con la frustración de pasar horas en actualizaciones manuales, reasignación de tareas y gestión de riesgos.  

Las capacidades de inteligencia artificial y automatización de Wrike realmente ahorran tiempo. He usado las herramientas potenciadas por IA de Wrike para redactar resúmenes de proyectos en segundos, generar listas de tareas pendientes estructuradas e incluso idear contenido directamente dentro de la plataforma. 

Una de las características más valiosas en las que confío es su predicción de riesgos. Wrike utiliza IA para identificar datos de proyectos que señalan posibles cuellos de botella o dependencias perdidas antes de que descarrilen el progreso. Ese es el tipo de ventaja que necesitan los gestores de proyectos.

Herramientas de colaboración visual: En uno de los movimientos más emocionantes del sector en el año, Wrike adquirió recientemente la plataforma líder en colaboración visual Klaxoon. Esto ha introducido un mundo de nuevas funciones en el ecosistema de Wrike, incluyendo una pizarra digital, plantillas de mapas mentales y una gama de herramientas divertidas para generar ideas. 

Estas nuevas funciones ya están inspirando a nuestra comunidad global, y muchos de nuestros 20.000 clientes las usan para aumentar la productividad y fomentar la colaboración creativa.

Flujos de trabajo personalizables: En mi experiencia, no hay dos equipos que trabajen de la misma manera. Algunos dependen de una herramienta de gestión de tareas con listas de verificación simples, mientras que otros necesitan flujos de trabajo detallados del proyecto con dependencias y aprobaciones. Una de las razones por las que sigo volviendo a Wrike es su adaptabilidad.

Para planificadores visuales como yo, la vista de tablero Kanban es fantástica — hace que la cartera de proyectos sea clara y mantiene las tareas en movimiento. Pero cuando mis proyectos requieren planificación estratégica, cambio a diagramas de Gantt. Poder cambiar entre estas vistas sin perder la estructura del proyecto es importante. He utilizado Wrike para crear flujos de trabajo de proyectos completamente personalizados que se ajustan al funcionamiento de mis equipos, no cómo el software dicta que deberíamos.

Diagramas de Gantt personalizables: he trabajado en múltiples proyectos con plazos superpuestos, prioridades conflictivas y partes interesadas repartidas en diferentes zonas horarias. Si no tienes un sistema adecuado para gestionar las dependencias de tareas, las cosas pueden desmoronarse rápidamente. A diferencia de otras plataformas que he probado, Wrike te permite visualizar todos tus proyectos en una sola cronología, facilitando ver conflictos potenciales antes de que ocurran.

Análisis en tiempo real: tomar decisiones basadas en datos es esencial para mí. Siempre quiero información del proyecto en tiempo real que me ayude a dirigir los proyectos de manera proactiva. El panel de control analítico de Wrike es uno de los mejores con los que he trabajado.

En lugar de esperar un informe semanal, obtengo visibilidad instantánea de métricas clave: 

• Distribución de carga de trabajo
• Gestión de carteras
• Estado del proyecto
• Gestión de equipos
• Cartera de proyectos

He usado datos en tiempo real de Wrike para identificar cuellos de botella temprano y asignar recursos efectivamente antes de que los equipos lleguen a un punto crítico.

Gestión de recursos: la gestión de equipos va más allá de asignar tareas. Necesito optimizar constantemente la asignación de recursos para que nadie se queme. Wrike se ha convertido en mi herramienta favorita para esto. He utilizado las funciones de asignación de recursos de Wrike para evaluar la capacidad del equipo de un vistazo, cambiando asignaciones cuando es necesario para prevenir la sobrecarga. Una de mis capacidades favoritas es la habilidad para asignar habilidades y disponibilidad entre los diferentes miembros del equipo. 

App móvil: no siempre estoy en mi escritorio, y sé que muchos gestores de proyectos tampoco lo están. La app móvil de Wrike ha sido un salvavidas cuando necesito hacer actualizaciones rápidas y revisar tareas de gestión de proyectos mientras viajo. No todo el software de gestión de tareas se traslada bien a móvil, pero la app de Wrike es intuitiva y no sacrifica funciones principales como la seguridad, como apuntó Christina Fischer, gerente global de producto en Siemens Smart Infrastructure.

Integraciones

No existe una herramienta de gestión de tareas en el vacío. Una de mis mayores frustraciones con otras plataformas ha sido la necesidad de cambiar constantemente entre diferentes apps solo para completar las tareas básicas. Wrike elimina ese factor negativo con más de 400 integraciones de apps. Para equipos que usan Microsoft Teams, Wrike se integra perfectamente, manteniendo conversaciones y tareas sincronizadas. También ofrece integraciones con Adobe CC y DAM, por lo que los usuarios pueden crear, editar y publicar directamente desde Wrike.

Planes de precios

• Free: 0 USD ;
• Team: 10 USD por usuario al mes (facturación anual) 
• Business: 25 USD por usuario/mes (facturación anual) 
• Enterprise: precios personalizados para equipos grandes (facturación anual) 
• Pinnacle: precios personalizados para equipos con necesidades complejas

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes consideran que la interfaz de Wrike es intuitiva, con flujos de trabajo naturales que les permiten visualizar y gestionar sus proyectos con eficacia. Una de las ventajas más comentadas es la capacidad de actualizar en tiempo real, lo que permite a los equipos disfrutar de una colaboración más sencilla y entretenida. 

En Capterra acumula una puntuación de 4,3/5 (más de 2.700 clientes).

Asistencia

Wrike ofrece un nivel excepcional de soporte, con asistencia galardonada que crece junto con tu negocio. La ayuda está disponible 24/7 con paquetes de soporte que pueden actualizare para atender las necesidades variadas de las organizaciones. También hay una gran biblioteca de guías detalladas, artículos, y ebooks sobre cómo maximizar el amplio rango de funciones de Wrike para ofrecer productividad, eficiencia y mayores ingresos para todos. 

Para ver la gama completa de funciones de Wrike disponibles, visita el sitio web aquí.

2. Asana

Asana es una de las plataformas de software de gestión de proyectos más populares. Se trata de una herramienta versátil diseñada para empresas de cualquier tamaño que combina almacenamiento de archivos, hojas de ruta de los proyectos, paneles de control y muchas otras funciones en una interfaz intuitiva.

Ventajas e inconvenientes

Asana es un software de gestión de proyectos todo en uno que ofrece varias funciones de organización del trabajo, herramientas de gestión de recursos y una atractiva interfaz. 

Sin embargo, por mi experiencia, parece que Asana no tiene un enfoque robusto para la planificación de capacidades y cargas de trabajo, lo que podría llevar a que las tareas no estén conectadas con el miembro del equipo asignado.

Funciones clave 

Generador de flujos de trabajo: la función de generador de flujos de trabajo de Asana es una herramienta visual de gestión de proyectos que permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados y conectar a los miembros del equipo.

Objetivos estratégicos: permiten a los gestores de proyectos orientar a los equipos y configurar métricas para realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del proceso.

Diagrama de Gantt: es una de las formas más atractivas de visualizar los recursos, los plazos y el progreso general del trabajo.

Integraciones

Asana ofrece integraciones con más de 200 aplicaciones para que los clientes puedan seguir utilizando sus aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack y muchas otras.

Planes de precios

• Personal: 0 USD
• Starter: 13,49 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Advanced: 30,49 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

En varias reseñas, los clientes de Asana son positivos sobre la facilidad con la que pueden mantener a los miembros del equipo informados y actualizados con la información del proyecto. La interfaz no aporta mucha seguridad a algunos clientes, porque la legibilidad y comprensión a veces les resultan complicadas.

Tiene una puntuación de 4,5/5 en Capterra (más de 13.300 clientes).

Asistencia

A pesar de que Asana ofrece diferentes opciones de asistencia, no tiene ninguna línea de teléfono ni chat en tiempo real especializados, por lo que los tiempos de respuesta son más largos. También se ofrece formación, pero algunos usuarios afirman que no es tan completa como debería y que las respuestas a las incidencias sobre ‘procedimientos’ son lentas.

Haz clic aquí para acceder al sitio web.

También puedes leer: Wrike versus Asana

3. Monday.com

He usado Monday.com en diferentes equipos y sectores, y puedo ver por qué es una elección tan popular. Es una opción de software de gestión de proyectos que incluye varias plantillas predefinidas y herramientas para optimizar operaciones y ayudar a tus equipos a trabajar hacia niveles más altos de productividad. Muestra mucha información para los equipos, pero es fácil pasar por alto los datos importantes cuando los procesos son largos.

Ventajas e inconvenientes

Una cosa que me gusta de Monday.com es su interfaz limpia y colorida, que hace que gestionar proyectos sea más interesante. También tiene un conjunto completo de funciones de gestión de proyectos, incluidas automatizaciones, paneles personalizables y una biblioteca de plantillas predefinidas.

Sin embargo, la visualización parecida a una hoja de cálculo puede volverse un poco confusa. He notado que la información importante a veces puede perderse en largos hilos de tareas. Tampoco incluye funciones de revisión nativas, ni análisis lo suficientemente avanzados para muchas organizaciones complejas.

Funciones clave 

Paneles personalizados: Monday.com permite a los usuarios crear paneles personalizados y ver la información del proyecto desde diferentes ángulos. También permite la creación de tareas y, con estos paneles, los gestores de proyectos y líderes de equipo pueden evaluar el progreso de un vistazo basado en datos en tiempo real de cronologías y presupuestos.

Automatizaciones: Monday.com ofrece funciones eficaces de automatización para optimizar los procesos de trabajo. Las tareas se pueden configurar con recordatorios automáticos próximos a las fechas de vencimiento, y los responsables de los equipos pueden crear escenarios hipotéticos para acelerar el progreso.

Plantillas predefinidas: los usuarios pueden aprovechar la biblioteca de 100 plantillas diferentes de Monday.com para iniciar proyectos rápidamente, asegurar la uniformidad y altos estándares en toda la organización, y crear procesos repetibles para tareas comunes.

Integraciones

Si bien Monday.com ofrece menos integraciones que otras soluciones de la competencia, sí se sincroniza con las aplicaciones más utilizadas, como Google, Slack, Salesforce y muchas más. 

Planes de precios

• Individual: 0 USD
• Basic: 12 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Standard - 14 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Pro: 24 USD al mes (facturación mensual)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

La mayoría de las reseñas son positivas, ya que los clientes valoran la facilidad de navegación, la comunicación y la colaboración de Monday.com. Hay quien dice que el diseño dificulta el seguimiento de la información por varios proyectos o tareas.

Tiene una calificación de 4,6/5 en Capterra (más de 5.400 clientes).

Asistencia

Si bien Monday ofrece asistencia a sus usuarios, es complicado contactar con alguien, no hay ninguna línea telefónica dedicada y el servicio de devolución de llamadas solo está disponible para consultas o preguntas sobre facturación.

Haz clic aquí para acceder al sitio web.

También puedes leer: Wrike versus Monday

4. Adobe Workfront

He trabajado con Adobe Workfront en entornos de marketing y empresa, y está claro por qué las grandes organizaciones dependen de él. Tiene una amplia variedad de funciones de gestión de tareas que ayudan a justificar su precio relativamente alto. Esto es particularmente relevante para organizaciones de tamaño empresarial que necesitan capacidades más complejas.

Ventajas e inconvenientes

Con todas las funciones principales de gestión de proyectos que necesita el equipo promedio, Adobe Workfront ofrece diagramas de Gantt, funciones de informes y paneles avanzados, así como las sólidas capacidades de revisión y gestión de recursos que esperas de un producto de Adobe. 

He visto a algunos equipos tener dificultades con la experiencia de usuario, que no es tan intuitiva como en otras plataformas. Algunos usuarios informan, no obstante, que la última experiencia de usuario no está ofreciendo del todo facilidad de uso ni mejora de la colaboración. Esto puede reducir la adopción entre los usuarios nuevos, que podrían terminar recurriendo a las herramientas que ya tienen.

Funciones clave

Planificador de escenarios: es una herramienta útil para facilitar la previsión y preparación ante determinadas situaciones. Puedes crear escenarios y ver los resultados para evaluar posibles respuestas.

Establecimiento de objetivos estratégicos: esta función ayuda a los equipos a definir objetivos distintos y cuantificables que los equipos deben cumplir. Esto sirve para garantizar la coordinación mientras el trabajo avanza.

Paneles de control detallados: mantén el control con paneles de control que permiten acceder al instante al flujo de trabajo de la empresa o del equipo. Puedes controlar los objetivos generales o los proyectos individuales con facilidad.

Integraciones

Adobe Workfront forma parte del tan popular y reconocido grupo Adobe. Por ello, es fácil realizar una integración perfecta con la mayoría de sus plataformas asociadas, como Creative Cloud. Sin embargo, la oferta de integraciones con soluciones de terceros es muy limitada.

Planes de precios

• Select: según presupuesto
• Prime: según presupuesto
• Ultimate: según presupuesto

Puntuaciones y reseñas de clientes

Algunos clientes son fans de las eficaces herramientas de análisis y colaboración de Workfront, pero otros consideran que le faltan otras herramientas que pueden facilitar una gestión de proyectos avanzada. 

Tiene una calificación de 4,4/5 en Capterra (más de 1.400 clientes).

Asistencia

Adobe Workfront ofrece un paquete de asistencia estándar, pero el servicio solo está disponible los cinco días laborables de la semana, por lo que no se atiende al cliente en días festivos. Además, no ofrece ninguna prueba gratuita, por lo que los usuarios no pueden probar la plataforma antes de suscribirse.

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5. Smartsheet

He pasado bastante tiempo probando Smartsheet, y es una opción sólida para equipos que prefieren un enfoque tipo hoja de cálculo para gestionar proyectos. Basado en el modelo tradicional de hoja de cálculo, Smartsheet es una de las plataformas de gestión de proyectos más visuales disponibles. Se basa en hojas de cálculo en la nube y flujos de trabajo automatizados para ofrecer funciones y beneficios de gestión de proyectos y tareas.

Ventajas e inconvenientes

Por mi experiencia, Smartsheet destaca por su profundidad técnica. Está repleto de funciones avanzadas y capacidades complejas que prestan un buen servicio a las organizaciones más grandes, especialmente cuando se gestionan proyectos que requieren múltiples partes interesadas.

La desventaja es que puede requerir un largo proceso de aprendizaje para los usuarios que no están muy familiarizados con las hojas de cálculo o que no tienen muchos conocimientos al respecto. Sus complementos también pueden resultar bastantes caros.

Funciones clave

Flujos de trabajo automatizados: Smartsheet te permite automatizar los flujos de trabajo con blueprints reproducibles para optimizar, precisar y agilizar las entregas.

Gestión de contenido: Smartsheet ofrece herramientas de gestión de contenido, como paneles de control del progreso, alertas automáticas y herramientas de gestión de recursos.

Paneles de control detallados: los paneles de control están repletos de datos para poder visualizar toda la información de los proyectos, el flujo de trabajo del equipo y los objetivos empresariales.

Integraciones

Smartsheet ofrece más de 100 integraciones, aparte de otras opciones a través de Zapier y Automate.io. 

Planes de precios

• Gratuito: 0 $
• Pro: 12 USD por usuario/mes (facturación mensual; máximo 10 usuarios)
• Business: 24 USD por usuario/mes (facturación mensual; mínimo tres usuarios)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

Para muchos clientes, Smartsheet ayuda a crear formularios y desarrollar flujos de trabajo de forma rápida y eficaz. Sin embargo, otros consideran que tienen prácticamente las mismas limitaciones que si usaran Excel o las hojas de cálculo de Google y, además, les sale más caro.

Tiene una calificación de 4,5/5 en Capterra (más de 3.400 clientes).

Asistencia

Smartsheet ofrece un gran abanico de opciones de formación y guías prácticas para sus funcionalidades más complejas, pero no tiene ninguna línea telefónica ni chat en tiempo real para asistencia al usuario.

Haz clic aquí para acceder al sitio web.

6. Jira

He trabajado intensamente con Jira, y es una de las primeras herramientas que recomiendo cuando los equipos están comprometidos con flujos de trabajo Agile. Jira ahora es parte del Grupo Atlassian, pero se originó como una solución de desarrollo de software hace muchos años. Hoy en día, Jira ofrece una amplia gama de funciones avanzadas diseñadas para ayudar a equipos de todos los tamaños a planificar, rastrear y gestionar su trabajo de manera efectiva.

Ventajas e inconvenientes

Aprecio su personalización. He configurado flujos de trabajo, sistemas de seguimiento de problemas y paneles de control que se alinean perfectamente con procesos Agile específicos y lo hace excepcionalmente bien. Si tu equipo sigue Scrum, Kanban o ambos, Jira te proporciona todo lo que necesitas para rastrear sprints, asignar tareas y supervisar el progreso. Además, importar y exportar datos de proyectos es fácil, lo que resulta práctico cuando se trabaja en múltiples proyectos.

Sin embargo, también he notado que Jira no es la herramienta más sencilla para principiantes, especialmente si no tienes conocimientos técnicos. Si no estás familiarizado ya con los marcos Agile, la plataforma puede parecer muy compleja al principio. 

Otra limitación que he encontrado es la falta de gestión de recursos integrada en Jira. A diferencia de otras herramientas, no proporciona equilibrio de carga de trabajo nativo o planificación de capacidad, lo cual puede ser frustrante cuando intentas optimizar la asignación de recursos en múltiples proyectos. En algunos casos, he tenido que depender de complementos de terceros o de herramientas adicionales de Atlassian para salvar las brechas.

Funciones clave

Vista de panel de control: los paneles de control de Jira ayudan a los usuarios a planificar proyectos, medir el progreso y seguir las fechas de vencimiento de un vistazo. También se pueden compartir para mantener al tanto a los compañeros. Si estás gestionando proyectos que requieren actualizaciones frecuentes, esta debería ser una buena herramienta para ti.

Funcionalidad de búsqueda particular: Jira utiliza su lenguaje de consulta y filtros específicos para que la búsqueda de tareas y proyectos resulte fácil y eficaz.

Formularios de solicitud de trabajo personalizables: gracias a la personalización de los formularios de solicitud, los equipos pueden adaptar el proceso de entrada para optimizarlo, con menos preguntas repetidas y entregas más rápidas.

Integraciones

La disponibilidad de varios sitios asociados facilita la integración de Jira con otras partes del Grupo Atlassian. 

Planes de precios

• Free: 0 USD por usuario/mes  (hasta 10 usuarios)
• Standard: 7,53 USD por usuario/mes (facturado mensualmente; en promedio)
• Premium: 13,53 USD por usuario/mes (facturado mensualmente; en promedio)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los fans de Jira valoran su amplio abanico de integraciones y realzan su estupenda gestión de problemas. Sin embargo, a algunos usuarios les puede resultar complicado aprender estas funciones avanzadas, sobre todo si carecen de conocimientos de TI o si no tienen experiencia con estas herramientas.

Tiene una calificación en Capterra de 4,4/5 (+15.000 clientes).

Asistencia

Jira ofrece un buen servicio de asistencia por su original modelo basado en tickets. También cuenta con una variedad de recursos de formación y demás para que los usuarios se familiaricen con los aspectos más complicados de su plataforma.

Haz clic aquí para acceder al sitio web.

7. ClickUp

He pasado tiempo probando ClickUp y entiendo por qué ha ganado tanta popularidad. Es una de esas plataformas «todo en uno» que intenta reunir todas las funciones posibles de gestión de proyectos en una sola herramienta. Y, en su mayoría, lo logra. Para equipos pequeños a medianos, es una buena opción, especialmente si buscas un espacio de trabajo todo en uno y asequible que combine gestión de tareas, seguimiento de objetivos y automatización de flujos de trabajo.

Ventajas e inconvenientes

ClickUp es una solución de gestión de proyectos todo en uno con precios asequibles y todas las herramientas que la mayoría de los equipos necesitan, como automatización de flujos de trabajo, diagramas de Gantt y funciones de gestión de recursos. 

Si bien ClickUp busca ser un software de gestión de proyectos todo en uno, he descubierto que esto también puede ser su mayor desventaja. Con tantas funciones, la interfaz puede parecer que incluye demasiados elementos, y lleva tiempo entender completamente todas sus capacidades. Los nuevos usuarios pueden sentirse abrumados, e incluso los gestores de proyectos experimentados pueden tener que estar constantemente ajustando configuraciones para que todo esté perfecto.

También he notado problemas de rendimiento, especialmente cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos o proyectos complejos. ClickUp puede no ser la mejor opción si necesitas información de proyectos en tiempo real de múltiples equipos o flujos de trabajo de alto volumen. Algunos usuarios también han comunicado problemas de latencia, lo que podría resultar frustrante cuando se gestionan tareas urgentes.

Funciones clave

Centro de documentos: permite centralizar todos los documentos internos, wikis y preguntas frecuentes para crear una base de conocimientos que sirva para agilizar y facilitar el proceso de incorporación. 

Creación de tareas: crea tareas de proyecto y distribuye tu carga de trabajo entre los equipos según sus capacidades. 

Listas de comprobación: permiten desglosar las tareas en actividades más pequeñas en forma de lista para poner en marcha los proyectos más rápido, identificar los obstáculos enseguida y controlar el progreso con más eficacia.

Mapas conceptuales: permiten esbozar proyectos y tareas visualmente para que todos puedan ver la estrategia subyacente y saber cuál es su rol en la consecución del objetivo.

Integraciones

ClickUp destaca en integraciones, con conexiones entre todas las principales apps de terceros, incluyendo Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot, etc.

Planes de precios

• Free Forever: 0 USD
• Unlimited: 10 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Business: 19 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Business Plus: 29 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes aprecian la forma en que ClickUp les permite recopilar los comentarios de los clientes y realizar un seguimiento de diversas tareas y proyectos. Sin embargo, una preocupación habitual es que las notificaciones a veces pueden saturar los paneles de control y el correo electrónico de los usuarios.

Tiene una calificación en Capterra de 4,6/5 (+4.400 clientes).

Asistencia

ClickUp no ofrece soporte telefónico, lo cual podría ser un desafío para algunos usuarios. Si bien tiene un servicio de respuesta por correo electrónico y otros recursos relacionados, no dispone de una comunidad de usuarios, que puede ser útil para que los clientes nuevos conozcan las prácticas recomendadas. Su recurso de formación, la ClickUp University, también tiene un coste adicional, lo cual puede no siempre tenerse en cuenta al evaluar el precio total del software.

8. Microsoft Project

He trabajado con Microsoft Project en diferentes proyectos y puedo decir que es un software de gestión de proyectos potente, pero solo si ya estás inmerso en el ecosistema de Microsoft 365. Si tu equipo ya depende de Outlook, Microsoft Teams y SharePoint, entonces Microsoft Project encaja fácilmente. Pero si estás buscando un software de gestión de proyectos todo en uno que funcione bien con otras plataformas, puede ser un poco limitado.

Ventajas e inconvenientes

Ahora es parte de la solución Planner de Microsoft 365 y ofrece integración con otras apps de Microsoft 365, lo que va más allá de solo gestión de proyectos y tareas. Microsoft Project ofrece un sólido conjunto de herramientas para equipos modernos, incluyendo diagramas de Gantt, vistas de cuadrícula y tableros, así como varias funciones de gestión de recursos que ayudan a gestionar tareas y equipos.

Microsoft Project resulta más útil en combinación con otros productos de MS, como Outlook, Teams y SharePoint, para colaborar y trabajar bien de manera interfuncional. Esto puede resultar frustrante a las personas que buscan una única plataforma todo en uno.

Funciones clave

Paneles de control interactivos: requiere integración con Power BI, pero tiene la ventaja de que permite ver rápidamente el estado general del proyecto y el progreso individual en sus paneles de control interactivos. 

Vista de cronologías de Gantt: esta vista tan popular permite buscar las próximas fechas de vencimiento, los obstáculos o la progresión. 

Control del presupuesto: se trata de una función práctica que, a pesar de estar optimizada solo para proyectos individuales, te permite controlar el gasto, no salirte del presupuesto y entregar con puntualidad. 

Integraciones

Como era de esperar, Microsoft Project es muy potente en integraciones con otras partes del ecosistema de Microsoft, pero menos con otras herramientas o apps de terceros. Sin embargo, permite conexiones a Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot, entre otras.

Planes de precios

• Project Plan 1: 10 USD por usuario al mes 
• Project Plan 3: 30 USD por usuario al mes 
• Project Plan 5: 55 USD por usuario al mes 
• Las soluciones locales tienen un precio distinto 

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes están satisfechos con la capacidad de Microsoft Project para ayudarles a gestionar incluso los proyectos más complejos. Otros lo consideran costoso, ya que requiere licencias adicionales para acceder a otras herramientas clave, como la suite de Office.

Tiene una calificación en Capterra de 4,4/5 (+2.000 clientes).

Asistencia

Microsoft Project requiere invertir en tiempo al principio, pero ofrece ayuda con cursos de formación, preguntas frecuentes y un centro de recursos de la comunidad. También brinda la posibilidad de abrir una incidencia en el centro de administración de Microsoft, y las cuentas más grandes pueden mejorar la asistencia con una opción local de pago.

Haz clic aquí para acceder al sitio web.

9. Basecamp

He trabajado con Basecamp en diferentes entornos, y su simplicidad es tanto su mayor fortaleza como su mayor limitación. Basecamp es un software de gestión de proyectos beneficioso para equipos pequeños. Tiene funcionalidades que incluyen programación, seguimiento de proyectos, colaboración y monitorización.

Ventajas e inconvenientes

Un aspecto que me gusta de Basecamp es su interfaz limpia y simple. A diferencia de otros programas de gestión de proyectos, Basecamp no te abruma con demasiados botones, menús ni configuraciones. La estructura de precios es otro gran acierto para equipos pequeños. A diferencia de otras aplicaciones de gestión de proyectos que cobran por usuario, Basecamp tiene un modelo de precios fijo.  

Dicho esto, he encontrado que la simplicidad de Basecamp también puede jugar en su contra. Cuando lo usé para proyectos más grandes y transversales, encontré algunas limitaciones. A diferencia de plataformas como Wrike o Asana, Basecamp no ofrece mucha personalización. La función Line-Up es útil para ver una vista general del trabajo, pero si necesitas un seguimiento detallado de proyectos o asignación de recursos, Basecamp puede no ser suficiente.

Otra cosa a tener en cuenta es cómo los equipos se comunican dentro de la plataforma. Basecamp se apoya mucho en los tableros de mensajes y las listas de tareas pendientes. Esto puede funcionar bien para equipos pequeños, pero podría no ser ideal para organizaciones más grandes.

Funciones clave

Listas de tareas pendientes: permiten visualizar las cargas de trabajo rápidamente y desglosar los proyectos complejos en elementos de trabajo más pequeños acompañados de notas y archivos adjuntos.

Tableros de mensajes: propician una comunicación constante entre los miembros del equipo para avanzar en un proyecto concreto.

Programación de proyectos: esta función ayuda a los usuarios a garantizar que no pasen fechas límite importantes. Crea fechas límite, rastrea el progreso del proyecto, identifica obstáculos e integra tu solución con calendarios para mantenerte al día.

Integraciones

Si bien no ofrece un rango tan amplio como algunas otras soluciones de software disponibles, Basecamp permite integraciones con otras herramientas y muchas apps de terceros que tienen capacidades adicionales de desarrollo de software, gestión de proyectos y elaboración de informes.

Planes de precios

• Basecamp Free: 0 USD (limitado a un proyecto)
• Basecamp Plus: 15 USD por usuario/mes<0>
• Basecamp Pro Unlimited: 299 USD al mes (facturado anualmente; usuarios ilimitados) 

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes utilizan Basecamp como una especie de centro digital donde ellos y sus equipos centralizan su trabajo y colaboran para llevar los proyectos a buen término. Sin embargo, algunos clientes dicen que su interfaz es confusa y que no se entregan mensajes importantes en la colaboración entre equipos.

En Capterra acumula una puntuación de 4,3/5 (más de 14.400 clientes)

Asistencia

Parece que Basecamp no tiene una opción de soporte telefónico, sin embargo, ofrece soporte basado en la web 24/7/365 con el objetivo de responder en el plazo de una hora. También cuenta con otros recursos, como tutoriales y guías de ayuda.

10. Trello

He usado Trello en la gestión de proyectos, y puedo ver por qué ha seguido siendo un software de gestión de proyectos de referencia para equipos que prefieren un enfoque visual para la gestión de tareas. Trello es una de las herramientas basadas en Kanban más pioneras. Ahora es parte de Atlassian. Proporciona una opción para la visualización sencilla del proyecto y gestión de tareas de tipo arrastrar y soltar. También permite compartir y colaborar fácilmente, incluso entre usuarios externos.

Ventajas e inconvenientes

La primera vez que usé Trello, agradecí inmediatamente lo fácil que era configurarlo. Trello hace que la gestión de tareas sea casi divertida, con tableros atractivos y una interfaz fácil de usar que lo hace excelente para optimizar la productividad personal o basada en equipos. 

Otra cosa que me gusta es lo colaborativo que es Trello. Puedes compartir tableros con equipos internos o socios externos, asignar tareas, establecer fechas límite y comentar directamente en las tarjetas. He visto equipos que lo utilizan para todo, desde calendarios de contenido y planificación de sprints hasta la organización de eventos e incorporación de clientes.

Sin embargo, tiene limitaciones en términos de funciones de gestión de proyectos y carteras a nivel de toda la organización, por lo que si necesitas diseñar estrategias o planificar a un nivel alto, podría venirte mejor una opción de software de gestión de proyectos más completa.<0> Por esta razón, los usuarios a los que les gusta Atlassian podrían buscar otra herramienta de su paquete: Jira.

Funciones clave

Tablas Kanban: Trello es una de las herramientas basadas en tablas Kanban más conocidas, con una interfaz atractiva y una funcionalidad de arrastrar y soltar sencilla. 

Tarjetas personalizadas: adapta las tarjetas de tareas personalizando fechas de vencimiento, comentarios, etc. para asegurarte de que todos en el equipo puedan ver rápidamente lo que se necesita.

Automatización del flujo de trabajo: crea flujos automatizados entre las tarjetas que optimizan el proceso de entrada y agilizan las entregas.

Integraciones

Trello tiene más de 200 integraciones con Google, Slack y otras de las herramientas de gestión del trabajo más populares.

Planes de precios

• Free: 0 USD (hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo)
• Standard: 5 USD por usuario/mes (facturado anualmente)
• Premium: 10 USD por usuario/mes (facturado anualmente)
• Enterprise: 17,50 USD por usuario/mes (facturación anual)

Puntuaciones y reseñas de clientes

Muchos clientes elogian la facilidad de uso y la sencilla gestión de tareas basada en Kanban de Trello. Algunos clientes consideran que Trello es una solución menos práctica que otras herramientas de gestión de proyectos.

Tiene una calificación en Capterra de 4,5/5 (+23.300 clientes).

Asistencia

Trello ofrece asistencia por correo electrónico, pero solo durante el horario comercial habitual, es decir, de lunes a viernes. También cuenta con un foro de la comunidad donde los usuarios nuevos pueden encontrar soluciones comunes y prácticas recomendadas.

Haz clic aquí para acceder al sitio web.

11. Zoho Projects

Probé Zoho Projects, y me di cuenta de que si ya estás usando el ecosistema de Zoho o estás buscando una solución ligera y económica para tu pequeño equipo, esta herramienta puede encajar perfectamente. Zoho Projects forma parte del paquete de herramientas de Zoho, que incluye un sistema CRM, de reclutamiento y una plataforma de ventas. Ideal para usuarios actuales de Zoho, proporciona una solución de gestión de proyectos que permite sincronizar los datos fácilmente entre las diversas herramientas.

Ventajas e inconvenientes

Zoho Projects se especializa en la gestión de tareas y automatización, lo que permite a los gestores de proyectos supervisar proyectos y a los miembros del equipo colaborar en tareas individuales. 

Agregar datos a varios campos personalizados puede resultar difícil debido a la falta de una opción de selección múltiple, y el código suele aparecer junto a los datos.

Funciones clave

Blueprint: una función popular que te permite planificar tareas complicadas y configurarlas para que avancen durante todo el proceso mediante notificaciones automáticas de aprobación.

Gestión de problemas: identifica y detecta complicaciones en tu trabajo con facilidad gracias a las funciones de gestión de incidencias. Puedes añadir vistas personalizadas para resaltar los errores más importantes o urgentes que se deben corregir.

Diagramas de Gantt: crea gráficos visuales de gestión de proyectos para identificar y asignar tareas críticas con líneas de referencias para garantizar un progreso continuo.

Integraciones

Si bien Zoho Projects no permite tantas integraciones como otras opciones, sí ofrece acceso al software más necesario, incluido Google y Microsoft.

Planes de precios

• Free: 0 USD hasta 5 usuarios
• Premium: 5 USD por usuario/mes (facturación mensual)
• Enterprise: 10 USD por usuario/mes (se factura mensualmente)

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes elogian cómo Zoho Projects ayuda a los equipos a desglosar tareas y su idoneidad para proyectos más técnicos. Algunos clientes comentaron que agregar datos puede resultar complejo, puesto que no existe la opción de selección múltiple y líneas de código junto a los datos.

Tiene una calificación en Capterra de 4,5/5 (+770 clientes).

Asistencia

Zoho Projects no ofrece asistencia por teléfono, pero sus usuarios pueden obtener ayuda solo a través de la función de correo electrónico. También dispone de una amplia variedad de recursos, como una base de conocimientos, preguntas frecuentes y tutoriales.

Visita el sitio web de Zoho Projects aquí

Otras 10 herramientas de GP 

1. Airtable: una de las opciones con formato de hoja de cálculo que ofrece una serie de funciones técnicas y herramientas de visualización, aunque la navegación por la interfaz de usuario puede ser algo compleja.
2. GanttPRO: como su nombre indica, este software de gestión de proyectos se centra en los diagramas de Gantt. Se utiliza a través del navegador, lo que puede generar algunos problemas de frecuencia de actualización.
3. ProjectManager: se adapta a muchos casos de uso distintos y ofrece un amplio abanico de funciones que ayudan a los equipos a planificar los proyectos y a hacerles un seguimiento. 
4. TeamGannt: otro proveedor de diagramas de Gantt popular para que los equipos visualicen y supervisen el trabajo, aunque la navegación por la interfaz de usuario no es nada fácil.
5. Todoist: una de las aplicaciones más consolidadas de su clase. Ayuda a los usuarios a organizar sus tareas con etiquetas, categorías, integraciones con Google Calendar y mucho más.
6. Nifty: si bien su precio puede ser un poco alto para las pequeñas empresas, ofrece una amplia variedad de funciones de gestión de proyectos, como chat, calendarios y diagramas de Gantt.
7. Forecast: una de las herramientas favoritas de los gestores de recursos, incluye funciones avanzadas de planificación de recursos, además de funciones útiles de gestión de proyectos. 
8. Teamwork.com: una solución diseñada para ayudar al servicio de atención al cliente y una opción popular para los agentes de marketing y los equipos de servicios profesionales, que la utilizan para gestionar proyectos, entregas y facturas.
9. Zenhub: una herramienta diseñada para los desarrolladores de software, que está vinculada a GitHub, aunque también ofrece funciones de gestión de proyectos para ayudar a planificar, supervisar y evaluar el trabajo.
10. ProWorkflow: útil para equipos que necesitan colaboración interna y externa., Ofrece también flujos de trabajo personalizados, funciones de control del rendimiento y una función de elaboración de informes minuciosos.

Guía detallada para elegir una herramienta de GP

Sabemos que no es fácil seleccionar el software de gestión de proyectos más adecuado entre tantas opciones. Si esa es tu labor, te enfrentarás a dos retos al mismo tiempo: encontrar la solución ideal y convencer a las partes interesadas competentes para que la compren. 

Es mejor que dividas el proceso en pasos más sencillos, como estos:

1. Analiza exactamente cuáles son las necesidades y los procesos de tu empresa.
2. Define las funciones y funcionalidades que tus equipos necesitan.
3. Designa un comité de compra.
4. Investiga las diferentes herramientas y plataformas disponibles, prestando especial atención a casos de éxito de los clientes, asistencia disponible, y funciones de seguridad.
5. Saca provecho de las pruebas gratuitas para probar estas herramientas y recopilar información sobre la experiencia.
6. Comparte tus conclusiones con los equipos directivos para conseguir su aprobación.
7. Compra e implementa la plataforma y el paquete que has elegido.
8. Programa una revisión para identificar las ventajas y los inconvenientes.

Es importante que no tengas prisa en el proceso, porque comprar un software de gestión de proyectos implica mucho más que una inversión económica. 

También supone invertir en tiempo para la formación, la incorporación y la aprobación de la compra por parte de la empresa. Si bien una solución como Wrike es fácil de poner en marcha en cuestión de minutos, también contiene capas de funciones y capacidades adicionales a las que puede accederse a medida que la empresa crece y sus necesidades se vuelven más complejas. 

Otro factor clave a considerar es la seguridad. Según el Informe de investigaciones sobre infracción de datos de Verizon 2024 (DBIR), el 14 % de las infracciones fueron causadas por vulnerabilidades en el software, casi tres veces más que el año pasado. Otro 15 % de las infracciones involucraron a proveedores externos, incluidos los proveedores de software y los servicios de hospedaje en la nube.

Lo que más atrae de un buen software de gestión de proyectos es la capacidad de centralizar todos tus datos en un solo lugar, ofreciendo una sola fuente de referencia que es inmensamente valiosa. No obstante, todas las empresas tienen la responsabilidad de proteger los datos de sus compañeros, clientes y usuarios frente a las amenazas de hoy en día. Esto significa que necesitarás confiar en las funciones de seguridad de tu plataforma elegida, por lo tanto, asegúrate de seleccionar una con los niveles más altos de protección disponibles.

Piensa también que la plataforma seleccionada tendrá que encajar a la perfección en tu ecosistema o, de lo contrario, los equipos desperdiciarán un tiempo muy valioso en cambiar de una plataforma a otra, con todos los inconvenientes que eso conlleva. Wrike ofrece más de 400 integraciones, lo que significa que puede coexistir con todas tus herramientas favoritas, y ofrece una transición sin problemas entre la plataforma y varias aplicaciones compatibles como Google Calendar, Slack o la suite de Microsoft Office. 

Según Cassidy Pillow, director sénior de operaciones de servicios al cliente en Granicus:

Qué debes tener en cuenta para elegir una herramienta de gestión de proyectos

Aunque hay muchas soluciones en el mercado, la mejor herramienta web de gestión de proyectos para tu organización dependerá de una serie de factores:

Número de usuarios 

¿Cuántas personas van a usar el software de gestión de proyectos? La plataforma ideal ofrecerá opciones adecuadas tanto para las start-ups de reciente creación como para las empresas en expansión. Por ejemplo, Wrike ofrece cuatro planes de precios diferentes y una opción gratuita, lo que lo convierte en la elección perfecta para todo tipo de equipos.

Estructura de precios 

¿Puedes probar la herramienta antes de comprarla? ¿Hay una opción gratuita para equipos más pequeños? Con Wrike, las dos cosas son posibles. Puedes probar gratis nuestro software durante dos semanas, y los equipos más pequeños pueden beneficiarse de nuestro plan Team personalizado.

Funciones clave necesarias

Las plataformas de gestión de proyectos ofrecen diferentes funciones, pero debes asegurarte de elegir las que satisfagan todas tus necesidades.

Escalabilidad

Tal vez tu equipo sea pequeño ahora, pero, ¿qué sucederá si experimentas un crecimiento exponencial? ¿Puede tu herramienta de gestión de proyectos evolucionar junto con tus necesidades? Con Wrike, tienes la flexibilidad de aumentar tus equipos y ampliar tu conjunto de funciones sin cambiar de solución.

Facilidad de uso 

¿La app de gestión de proyectos que has elegido es fácil de implementar? ¿Tu equipo podrá empezar a utilizarla de inmediato? Ten en cuenta que cuanto más exigentes sean las necesidades, más formación se necesitará. Si optas por expandir tu negocio, ¿tu equipo será capaz de adaptarse con facilidad a las nuevas funciones? Wrike es una opción ideal tanto para los principiantes como para los usuarios que precisan de funcionalidades más complejas. 

Responder a estas preguntas te ayudará a acotar tus opciones para encontrar el software de gestión de proyectos más conveniente para tu empresa.

Tomemos a Sony Pictures Television como ejemplo. Sus equipos creativos se distribuyen por múltiples continentes, cada uno con sus propios flujos de trabajo y prioridades. Encontrar una herramienta que pudiera abordar esta complejidad no fue fácil.

«Analizamos 25 herramientas diferentes y recopilamos los requisitos de todos nuestros equipos en todo el mundo», explica Nicki Batelli, vicepresidenta de operaciones y producción de Sony Pictures Television.

Necesitaban algo lo suficientemente flexible para diferentes equipos, pero lo suficientemente potente para proporcionar a la dirección visibilidad sobre las operaciones. Wrike fue la única plataforma que cumplía con ambas necesidades, permitiendo a los equipos de Sony entregar proyectos un 40 % más rápido mientras reducían los correos electrónicos en un 90 %.

En palabras de Nicki Batelli, vicepresidenta de operaciones y producción de Sony Pictures Television:

Si tu equipo está creciendo o repartido en diferentes ubicaciones, necesitas un software que pueda abordar múltiples flujos de trabajo sin crear caos. Un sistema rígido podría funcionar a corto plazo, pero no crecerá con tu equipo.

Funciones principales de un gran software de gestión de proyectos

Los equipos que gestionan proyectos en grandes empresas lidian con una variedad de tareas diferentes, desde aprobar contenido hasta elaborar informes sobre el rendimiento de los proyectos. Implementar un software de gestión de proyectos que los mantenga al tanto de sus necesidades particulares les facilitará bastante el trabajo.

Si buscas un software de gestión de proyectos o tareas que apoye la colaboración del equipo, agilice la ejecución y mejore el seguimiento de los proyectos, aquí está lo que he encontrado que diferencia a los mejores del resto:

Gestión de tareas

He visto a equipos tener dificultades con listas de tareas dispersas y un sentido vago de la responsabilidad de las tareas, lo que origina confusión, plazos incumplidos y trabajo duplicado. Una potente herramienta de gestión de proyectos debería permitirte crear y asignar tareas, establecer fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del progreso del proyecto de un vistazo. Esta funcionalidad a menudo se muestra en una tabla Kanban.

Asignación de recursos

He tenido que aprender que una asignación de recursos deficiente puede hacer o deshacer un proyecto. Si las cargas de trabajo no están equilibradas, los equipos se queman o tienen que esforzarse con capacidad infrautilizada. Siempre busco plataformas con funciones avanzadas como las asignaciones de recursos que me den una vista en tiempo real de quién está disponible y quién está sobrecargado.

Colaboración

Si una herramienta no admite la colaboración de equipos, no la considero una opción seria. En mi experiencia, las grandes herramientas de colaboración deberían permitir la comunicación en tiempo real, la edición de documentos en vivo y menciones instantáneas para obtener comentarios inmediatos.

Planificación de proyectos

Me encanta gestionar proyectos, y si hay algo que sé, es que planificar con anticipación es un aspecto no negociable. Un software de planificación de proyectos me permite establecer hitos clave, gestionar dependencias de tareas y visualizar toda la cronología, generalmente a través de un diagrama de Gantt. Cuando los plazos cambian (y siempre lo hacen), necesito una herramienta de gestión de proyectos que me permita hacer ajustes fácilmente sin perder de vista el panorama general.

Elaboración de presupuestos

Para equipos que gestionan costes de los proyectos, una función de gestión presupuestaria incorporada es imprescindible. He trabajado en proyectos donde los presupuestos se descontrolaron simplemente porque no había una manera centralizada de supervisar los gastos. El software de gestión de proyectos adecuado debería permitirte rastrear costes, comparar gastos reales con pronósticos y asegurar que cada decisión se alinee con los objetivos financieros.

Informes y análisis

No tengo tiempo para compilar informes manuales, y dudo que muchos gestores de proyectos lo hagan. El mejor software de gestión de proyectos debería permitirme evaluar rápidamente el rendimiento, identificar tendencias y ajustar estrategias sobre la marcha. Si no puedo obtener datos significativos del proyecto en segundos, la herramienta no está funcionando lo suficiente para mí.

Personalización

Rara vez he encontrado un software de gestión de proyectos que sea una solución perfecta para todas las necesidades de la organización desde el primer momento. Es por eso que la personalización es clave. La personalización ofrece la capacidad de adaptar tu software de gestión de proyectos a tus necesidades únicas. Esto puede incluir tu interfaz, flujos de trabajo de equipo y formularios de solicitud.

Integraciones

Un buen software de gestión de proyectos se integra de forma transparente con otras herramientas como correo electrónico, calendarios y aplicaciones de uso compartido de archivos. Esto significa que puedes simplificar tus tareas y trabajar desde una única plataforma.

Acceso móvil

Las aplicaciones móviles permiten a los empleados remotos, híbridos o in situ trabajar sobre la marcha, asegurando que nunca se pierdan actualizaciones importantes.

Control del tiempo

Un seguimiento preciso del tiempo mejora la eficiencia. Un elemento clave de la gestión de recursos moderna y las herramientas de seguimiento de tiempo del proyecto integradas ayudan a asegurar una planificación precisa y una facturación de confianza. Si estás gestionando horas facturables, el seguimiento de la duración del proyecto es esencial para facturar equitativamente y prever futuras cargas de trabajo.

Formularios de solicitud personalizables

Asegúrate de obtener toda la información que necesitas desde el principio personalizando los formularios de solicitud para adaptarlos a tu carga de trabajo.

Automatizaciones

Automatiza los flujos de trabajo y las asignaciones de tareas para hacer tus procesos más fluidos y eficientes, lo que ayuda a acelerar la entrega.

Almacenamiento y uso compartido de archivos

He visto equipos perder horas buscando archivos desaparecidos enterrados en hilos de correos electrónicos. Un software de gestión de proyectos debería incluir la posibilidad de compartir y almacenar archivos, haciendo que la colaboración sea sencilla. 

Revisión y aprobaciones

Las herramientas incorporadas de revisión y aprobación ayudan a acelerar la entrega, asegurando que no se pierda tiempo esperando comentarios o cambios. La plataforma ideal permite a los equipos colaborar en tiempo real.

He visto de primera mano cómo la plataforma adecuada de gestión de proyectos puede despejar el camino para tu equipo, permitiéndote enfocarte en la planificación estratégica y los objetivos de la empresa.

Walmart Canadá, por ejemplo, enfrentaba serias ineficiencias en el seguimiento de proyectos. Su equipo de Mejora Continua tuvo que confiar en una sola hoja de cálculo de Excel para gestionar toda su cartera de proyectos de Transporte.

«Eran aproximadamente 50 líneas, y algunas de ellas tenían una sola palabra en una celda», recuerda Carolyn Lum, ex gerente principal de Mejora Continua en Walmart Canadá. 

Esa falta de claridad significaba que las actualizaciones de los proyectos estaban dispersas a través de correos electrónicos y llamadas, haciendo difícil la planificación. Pero cuando Walmart Canadá implementó Wrike, todo cambió.

En palabras de Nicole Fakhri, gerente de Mejora Continua de Walmart Canadá:

Según Lum, el equipo cumplió su visión de tener «un solo lugar, una sola cartera con visibilidad completa. Solo una imagen completa, donde cualquiera podría entrar en cualquier momento, sin tener todas estas llamadas, correos electrónicos y reuniones de revisión de proyectos fragmentadas».

¿Qué software de gestión de proyectos vas a elegir?

Ahora que he explicado todo lo que necesitas para tomar una decisión informada sobre cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos, la pregunta es: ¿cuál es el mejor para ti? Desde mi experiencia probando y gestionando proyectos, he visto de primera mano qué es lo que hace efectiva a una plataforma. Es usabilidad, escalabilidad, funciones avanzadas y colaboración entre tus equipos.

Si estoy buscando un software de gestión de proyectos con todas estas capacidades, Wrike es la opción a la que siempre vuelvo. Además, con su plan gratuito, puedes probarlo antes de comprometerte. Si quieres una plataforma que se adapte a la forma en que trabajas, en lugar de forzarte a cambiar tus procesos, vale la pena evaluar Wrike.

Vimos esto de primera mano con Capgemini, un proveedor global de servicios de consultoría y tecnología. Su equipo de servicios de marketing de América del Norte gestionaba cientos de proyectos creativos y digitales, pero carecía de un sistema centralizado para gestionar tareas.

Con Wrike, crearon un sistema de solicitudes de proyectos de extremo a extremo, lo que agilizó la comunicación y automatizó las asignaciones de tareas.

Ahora, el proyecto creado ya contiene la tarea inicial de contactar con el solicitante del proyecto para tratar los detalles del proyecto. Una vez que tenemos la charla inicial del proyecto, identificamos todos los entregables/hitos del proyecto y creamos las tareas asociadas directamente dentro de Wrike», apunta Dan Stevens, director de servicios de marketing en Capgemini.

¿Necesitas un software de gestión de proyectos que crezca y escale contigo? Comienza tus dos semanas de prueba gratuita con Wrike hoy mismo.

Otras referencias útiles

Para conocer más sobre cómo funciona el software de gestión de proyectos y cómo puede servir como herramienta de colaboración para tu organización, consulta nuestras publicaciones de expertos:

• Diferentes tipos de software de gestión de proyectos
• 2024 Impactful Work Report (Informe sobre el impacto en el trabajo de Wrike en 2024)
• La materia oscura del trabajo: el coste oculto vinculado a las complejidades del trabajo [informe]
• ¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?
• Metodologías de gestión de proyectos

Preguntas frecuentes

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos? 

Es un tipo de software diseñado para ayudar a usuarios individuales o equipos a gestionar y organizar sus proyectos y tareas. Por norma general, está disponible como plataforma o aplicación web de forma gratuita o en versiones de pago.

¿Cuáles son algunas de las funciones de una herramienta de planificación de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos pueden integrar las siguientes funciones:

• Planificación y programación: las herramientas de gestión de proyectos te permiten planificar y delegar el trabajo desde un único lugar con tareas, subtareas, carpetas, plantillas, flujos de trabajo y calendarios.
• Colaboración: el correo electrónico no debe ser tu único canal de comunicación. Con las herramientas de gestión de proyectos o del trabajo, puedes mejorar la forma de trabajar con tu equipo, es decir, la asignación de tareas, la incorporación de comentarios, la organización de los paneles de control y la revisión o aprobación de los cambios.
• Documentación: evita que falten archivos o que estén desactualizados gracias a las funciones de gestión de archivos que permiten editar archivos, controlar las versiones y almacenarlos.
• Evaluación: controla y evalúa la productividad y el crecimiento mediante la elaboración de informes y la gestión de recursos.

¿Qué son las herramientas de gestión de programas?

Una herramienta de gestión de programas es similar a una herramienta de gestión de proyectos, pero tienen algunas diferencias importantes. Antes de tener en cuenta las comparaciones de software y herramientas de gestión de proyectos, primero comparemos los programas y proyectos.

Los proyectos suelen tener fechas de inicio y fechas límites claras, con objetivos a corto plazo que generan resultados y entregas tangibles. Las limitaciones de coste, recursos, presupuesto y tiempo influyen en la viabilidad de un proyecto. En cambio, los programas constan de varios proyectos interconectados que, al combinarse, consiguen objetivos empresariales a largo plazo. Los gestores de proyectos supervisan los proyectos a nivel individual y los gestores de programas controlan grupos de proyectos, por lo que se centran en un objetivo más amplio.

Las herramientas de gestión de programas necesitan funciones avanzadas para gestionar proyectos a un nivel superior y ver cómo cada proyecto interactúa con los demás. Estas herramientas pueden incluir:

• Vistas de trabajo flexibles
• Gestión de recursos interdisciplinaria
• Paneles de control
• Informes
• Diagramas de Gantt
• Partes de horas
  

Para resumir la comparación de software de gestión de proyectos: las herramientas de planificación de proyectos te ayudan a organizar proyectos individuales, mientras que las herramientas de gestión de programas permiten controlar varios proyectos interrelacionados que persiguen un objetivo empresarial más amplio a largo plazo.

¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos?

La herramienta de gestión de proyectos apropiada tiene el poder de transformar la forma en que trabajas. Puede impulsar la productividad, el margen de beneficios y la eficacia general de tus equipos.

Normalmente se pueden dividir en estas categorías:

• Herramientas de mensajería instantánea en tiempo real
• Herramientas basadas en conocimientos
• Herramientas para almacenar archivos

Antes, las empresas solían recurrir a herramientas más antiguas, como las hojas de cálculo, las pizarras o el correo electrónico, para hacer un seguimiento de los proyectos, pero en la era del trabajo remoto, se han quedado obsoletas. Los equipos modernos necesitan soluciones que se actualicen automáticamente y en tiempo real en varios departamentos y ubicaciones.

Las herramientas de gestión de proyectos optimizan el trabajo gracias a funciones eficaces como estas:

• Formularios de solicitud personalizados
• Diagramas de Gantt y tablas Kanban
• Edición en tiempo real, herramientas de revisión y aprobaciones automatizadas
• Paneles de control compartidos y generación de informes de progreso del proyecto automatizados

La herramienta de gestión de proyectos adecuada puede mejorar drásticamente la centralización, la coordinación y la comunicación. También puede aportar ahorros importantes y tangibles a las empresas en un momento en el que necesitan recortar costes e impulsar la productividad. De hecho, el Instituto de Gestión de Proyectos ha descubierto que las organizaciones que invierten en prácticas de gestión de proyectos probadas desperdician 28 veces menos dinero. 

Imagina un mundo en el que puedas ofrecer este tipo de ahorros, mejoras y generadores de ingresos. Ese mundo es posible gracias a Wrike. 

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