¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

La mayoría de los proyectos se pueden dividir en cinco etapas clave: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. A menudo, la gestión de proyectos se realiza en estas fases para mejorar el control y la calidad. 

Estas etapas tienen tareas similares, cada una con un entregable específico, y se realizan en una secuencia específica.Al final de cada fase, generalmente se realiza una revisión del entregable y del rendimiento del equipo del proyecto. Esto ayuda al equipo a determinar si el proyecto avanza a la siguiente fase o necesita revisión. También determina cómo mejorar el rendimiento de todas las partes implicadas. 

En conjunto, las fases de un proyecto se conocen como el ciclo de vida del proyecto, tal como se describe en la guía estándar del sector, Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

Las cinco fases de la gestión de proyectos

Las cinco fases de un ciclo de vida de proyecto corresponden a los grupos de procesos de gestión de proyectos en el PMBOK. Echemos un vistazo a ellas en más detalle:

Etapa 1: Iniciación

Esta fase de la gestión de proyectos marca el comienzo del proyecto y es donde se desarrolla el plan de ejecución del proyecto y se identifica a las partes interesadas.

¿Cómo se inicia la fase de iniciación del proyecto? Empieza desarrollando un documento de iniciación del proyecto, que es un blueprint de lo que hay que hacer.

En la fase de iniciación, también es importante definir cómo medirás el éxito del proyecto.

• ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
• ¿Cómo sabrás si va todo bien?

Establecer estas métricas desde el principio te ayudará a mantener el proyecto en la dirección correcta y realizar ajustes según sea necesario.

En esta fase, reunirás a tu equipo y a las partes interesadas del proyecto, quienes tendrán voz y voto en cómo se va desarrollando.

Etapa 2: Planificación

Aquí es donde creas un plan de proyecto detallado. En la fase de planificación:

• Se estiman los costes.
• Se determinan los recursos.
• Se definen los requisitos (alcance y estructura de desglose de trabajo).

Aquí también se identifican y planifican los riesgos, y se desarrollan las comunicaciones. El plan lo cubre todo, desde el alcance del proyecto hasta la asignación de recursos.

Puedes pensar en ello como organizar un viaje por carretera. Necesitas conocer tu destino (metas del proyecto), la ruta (cronología del proyecto) y lo que necesitarás en el camino (recursos).

La gestión de riesgos desempeña un papel importante en esta fase. ¿Qué pasa si te encuentras con un atasco? ¿Y si el coche se avería? De manera similar, identificarás riesgos potenciales del proyecto y determinarás estrategias para mitigarlos, de tal forma que puedas asegurarte de que el proyecto vaya cumpliendo sus hitos.   

Etapa 3: Ejecución

Esta fase del proyecto es donde se lleva a cabo el proyecto, al mismo tiempo que se obtienen recursos y se gestionan las expectativas de las partes interesadas. Aquí es donde las herramientas como el software de gestión de proyectos brillan, ayudándote a rastrear el progreso, gestionar cambios y alinear al equipo.

Pero no olvidemos la importancia del elemento humano en la fase de ejecución del proyecto. El gestor de proyectos trabaja de cerca con el equipo, proporcionando liderazgo y apoyo. 

Aquí también podrías ver cambios en el alcance o los objetivos del proyecto, y necesitarás ajustar el plan de proyecto en consecuencia.

Como se ilustra en la imagen a continuación, el gestor del proyecto coordina varias tareas para construir un nuevo sitio web, como crear un boceto, desarrollar contenido y realizar pruebas, asegurándose de que cada paso se alinee con la cronología y los objetivos generales del proyecto.

Etapa 4: Seguimiento

Esta fase se lleva a cabo a menudo simultáneamente con la ejecución porque aquí es donde se supervisan la calidad, el aumento del alcance y las asignaciones de costes y tiempos.

La fase de seguimiento y control de proyectos implica revisiones y auditorias regulares.

• ¿Estamos cumpliendo con nuestros objetivos de proyecto?
• ¿Cómo están aguantando los recursos?
• ¿La cronología sigue siendo viable?

La proactividad es imprescindible para detectar problemas antes de que se conviertan en conflictos. En esta fase, supervisas el rendimiento del proyecto, asegurándote de que se mantenga dentro de los límites de alcance, calidad y presupuesto.

Etapa 5: Cierre

Esta etapa de la gestión de proyectos es donde se finaliza el proyecto, el producto final se entrega al cliente, se informa a las partes interesadas de la finalización del proyecto y se devuelven todos los recursos a sus respectivos mánagers.

En esta etapa, asegúrate de que cada producto final haya cumplido con los requisitos del proyecto y con las expectativas establecidas al principio.

• ¿Hicimos lo que dijimos que haríamos?
• ¿Está satisfecho el cliente?

Estas son las preguntas a las que debes responder afirmativamente. El cierre del proyecto también implica una revisión completa de todo el proceso.

• ¿Qué ha salido bien?
• ¿Qué podría haber ido mejor?
• ¿Seguimos todo en nuestro plan de gestión de proyectos?

Esta es una oportunidad de oro para aprender y crecer. 

Finalmente, asegúrate de que se acometan todos los cierres contractuales y administrativos. Libera recursos, finaliza las cuentas con proveedores y asegúrate de que toda la documentación, incluida la aprobación del proyecto por las partes interesadas clave, esté firmada.

A continuación, se muestra un diagrama que ilustra las cinco fases de la gestión de proyectos y cómo cada una se proyecta en la siguiente.

Ahora que conoces las cinco fases de la gestión de proyectos, ¿cómo difiere esto del ciclo de vida del proyecto?

¿Qué es un ciclo de vida del proyecto en la gestión de proyectos?

El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de fases que un proyecto atraviesa desde el inicio hasta su finalización. Cuando juntas las cinco fases que enumeramos anteriormente: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre, creas un ciclo de vida de proyecto. 

Seguir las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto debería permitir a tu equipo completar un proyecto con éxito, con datos que ayuden a mejorar tu próximo proyecto también.

Implementa las cinco fases de la gestión de proyectos en Wrike

¿Todo listo para poner a trabajar todos estos conocimientos? La clave para construir un proyecto exitoso radica en adaptarse a las necesidades de tu proyecto y equipo, en lugar de seguir un conjunto de pasos. 

Gracias a una herramienta de gestión de proyectos como Wrike, puedes simplificar cada fase de tu proyecto, lo que garantiza no solo la finalización sino también un éxito mesurable y repetible.

Por ejemplo, durante la fase de iniciación, Wrike puede ayudarte a crear una plantilla del plan de ejecución de proyecto que puedas compartir con todos los interesados. A medida que pasas a la fase de planificación, puedes usar el diagrama de Gantt de Wrike para establecer dependencias y visualizar el progreso del proyecto. 

Durante la fase de ejecución, puedes obtener actualizaciones en tiempo real con nuestras funciones de informes para que puedas estar al día de todas las novedades a lo largo de todo el proyecto. También puedes realizar un seguimiento del rendimiento del proyecto en comparación con los KPI iniciales en la fase de supervisión y control para tomar decisiones informadas. 

Finalmente, en la fase de cierre, Wrike simplifica la recopilación de todos los documentos del proyecto para la revisión final, lo que garantiza que todo, desde los entregables del proyecto hasta las revisiones, esté organizado y accesible.

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