¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo? Ejemplos, beneficios y cómo crear uno

Cuando comienzas a profundizar en un análisis de tus flujos de trabajo, probablemente empieces con mapas extensos de procesos, que pueden ser difíciles de abarcar. Estos son diagramas de flujo de trabajo: una representación visual de cada paso, punto de decisión y traspaso en un proceso para comprender mejor cómo se mueve el trabajo de principio a fin.

En mi trabajo, he descubierto que comenzar con un flujo de trabajo visual marca la diferencia, especialmente en proyectos complejos que abarcan múltiples departamentos. Me ayuda a entender dependencias complejas y pone a todo el mundo en sintonía desde el primer día, lo que acelera la toma de decisiones y previene errores costosos más adelante.

En este artículo, voy a detallar qué son los diagramas de flujo de trabajo, cuándo usarlos y cómo pueden simplificar incluso los procesos más complejos. También daré consejos basados en mi propia experiencia creando y refinando diagramas en Wrike, además de herramientas y estrategias que puedes usar para convertir imágenes estáticas en flujos de trabajo reales y prácticos.

Índice:

• ¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
• Historia del diagrama de flujo de trabajo
• Cuándo usar un diagrama de flujo de trabajo
• Beneficios de usar un diagrama de flujo de trabajo
• Pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo
• Ejemplos de diagramas de flujo de trabajo
• Componentes de un diagrama de flujo de trabajo
• Haz que los diagramas de flujo de trabajo pasen a la acción en Wrike
• Preguntas frecuentes

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo es una descripción visual de los pasos involucrados en completar una tarea, proyecto o proceso empresarial. Define todo el flujo de trabajo de principio a fin usando formas y símbolos estándar que todos pueden entender.

Un diagrama del proceso de negocio muestra la secuencia de acciones, las personas involucradas y las decisiones clave a lo largo del camino. Al crear un diagrama de flujo de trabajo, los equipos pueden mapear cómo el trabajo se desplaza a través de sus sistemas, lo que mejora la comprensión y reduce la ambigüedad.

Dependiendo de a quién preguntes, los diagramas de flujo de trabajo también pueden denominarse diagramas de flujo, diagramas de proceso, gráficos de flujo de trabajo o incluso flujos de procesos empresariales. Independientemente del término, el objetivo es el mismo: visualizar los pasos y la estructura de un proceso para que pueda optimizarse, comunicarse y escalarse.

Historia del diagrama de flujo de trabajo

Si bien el flujo de trabajo digital moderno puede parecer nuevo, el concepto de documentar procesos visualmente ha existido desde el auge industrial de principios de 1900.

Pioneros como Frank y Lillian Gilbreth creían que la mejor manera de hacer algo es la que sea más eficiente. Su teoría se basaba en la idea de que si las empresas identificaban todos los componentes de un proceso, los responsables empresariales podrían eliminar pasos innecesarios y mejorar el proceso de completar tareas con menos tiempo, esfuerzo y desperdicio.

Los primeros diagramas de esta época ayudaron a optimizar tareas, eliminar desperdicio y establecer prácticas recomendadas repetibles, especialmente a medida que el sector de la fabricación aumentaba. A lo largo del siglo, a medida que los negocios evolucionaban, se desarrollaron marcos formales como el Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) y el Lenguaje de Modelado Unificado (diagramas de actividad UML).

Estos estándares agregaron más estructura a la visualización del flujo de trabajo, ayudando a equipos de industrias como desarrollo de software, comercio electrónico y fabricación a gestionar procesos cada vez más complejos. Hoy en día, los diagramas de flujo de trabajo son una parte fundamental de las operaciones y la estrategia, ofreciendo un lenguaje compartido sobre cómo se realiza el trabajo.

¿Cuándo usar un diagrama de flujo de trabajo?

Las empresas deberían usar un diagrama de flujo de trabajo al lanzar un nuevo proceso, rediseñar uno existente o incorporar equipos a sistemas desconocidos.

Recopilar información y compilar flujos de trabajo visuales facilita identificar puntos de fricción, eliminar ineficiencias y rastrear cómo las tareas pasan de un miembro del equipo a otro.

En términos prácticos, los equipos usan diagramas de flujo de trabajo para apoyar procesos internos como la incorporación, la adquisición, la ejecución de campañas o el enrutamiento de tickets de soporte. En el trabajo orientado al cliente, los diagramas pueden ayudar a visualizar flujos de servicio, recorridos de usuarios o ciclos de desarrollo de productos. Para organizaciones que gestionan diferentes departamentos con responsabilidades superpuestas, los diagramas de flujo de trabajo brindan una visión general muy necesaria que simplifica la coordinación y agiliza la entrega.

Beneficios de usar un diagrama de flujo de trabajo

Con el tiempo, he llegado a depender de los diagramas de flujo de trabajo como un activo clave para la toma de decisiones.

Visualizar un proceso me ayuda a identificar qué funciona y a detectar áreas que necesitan mejora. Para los equipos que gestionan proyectos complejos o refinan procesos internos, estos diagramas pueden posibilitar una mejor comunicación, incorporación más rápida y mejor coordinación entre los departamentos.

Estas son algunas de las ventajas más interesantes que he visto en la práctica:

Estas ventajas se multiplican a medida que tu equipo crece o tus procesos evolucionan. Lo que comienza como una simple guía visual puede convertirse rápidamente en una herramienta estratégica para identificar cuellos de botella, aumentar la eficiencia y coordinar equipos multifuncionales.

Si estás creando flujos de trabajo en Wrike, puedes ir un paso más allá integrando la automatización de flujos de trabajo y flujos de trabajo personalizados directamente en tus proyectos, lo que convierte tu diagrama en un sistema vivo y práctico que evoluciona a medida que lo hace tu negocio.

Pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo

Crear un diagrama de flujo de trabajo puede parecer muy complejo al principio, especialmente si estás trabajando con un proceso complejo o un equipo multifuncional. Existen tantos ejemplos diferentes de diagramas de flujo de trabajo que puede ser difícil saber por dónde comenzar.

Este es el proceso que sigo al crear diagramas de flujo de trabajo, ya sea que esté definiendo una campaña de marketing o asignando procesos para la gestión de solicitudes internas:

1. Define el proceso que vas a diagramar

Comienza identificando claramente el flujo de trabajo que quieres mapear. ¿Es un proceso de incorporación? ¿Un flujo de producción de contenido? ¿Una cadena de aprobación de adquisiciones? Sé específico sobre los puntos de inicio y fin, y qué desencadena el flujo de trabajo.

En esta etapa, generalmente redacto una descripción de una frase para aclarar lo que se espera de todos los involucrados (algo como «Este flujo de trabajo describe cómo las nuevas solicitudes de clientes pasan de la recepción a la entrega» o «Este proceso cubre la resolución de tickets de TI internos desde su presentación hasta su cierre»).

Puede parecer un detalle menor, pero incluir una afirmación clara al inicio previene que se generen requisitos imprevistos y hace que sea más fácil detectar cualquier laguna una vez que comienzas a diagramar.

2. Recopila la información necesaria

Habla con las personas más próximas al proceso. Esto podría significar acompañar a un miembro del equipo, revisar procedimientos operativos estándar (SOP) o extraer datos de herramientas de gestión de proyectos como Wrike.

En esta etapa, sugiero recopilar la información y luego verificarla mediante talleres rápidos. En esas sesiones, utiliza herramientas de colaboración visual como el Tablero de Klaxoon, que facilita esbozar procesos usando formas, colores, símbolos y conectores.

He encontrado que este enfoque colaborativo le da al equipo una referencia visual compartida, incluso en entornos híbridos o remotos, y nos ayuda a identificar rápidamente áreas que necesitan mejora. Esa coordinación inicial tiene un gran impacto en la creación de un diagrama preciso y útil.

3. Enumera los pasos requeridos

Anota cada tarea, punto de decisión y traspaso en una lista preliminar antes de utilizar cualquier herramienta de diagramado. Avanza paso a paso preguntándote, «¿qué sucede después?» y «¿quién es responsable de esta parte?». Este paso, que no requiere alta tecnología, te ayuda a centrarte en la lógica del proceso sin distracciones de diseño.

Más a menudo de lo que piensas, es durante esta etapa cuando se revelan cuellos de botella o pasos innecesarios, como aprobaciones duplicadas o responsables poco claros, lo que hace que el diagrama eventual sea mucho más claro y práctico.

4. Identifica quién está involucrado

Asigna cada paso a un rol o equipo. Esto ayuda a aclarar la responsabilidad y evitar la ambigüedad, algo especialmente importante en procesos que involucran traspasos o aprobaciones. Al aclarar quién es responsable de qué, reduces la fricción y mejoras la asunción de responsabilidades.

Cuando un flujo de trabajo abarca varios departamentos, utilizo un diagrama de carriles para hacer que las responsabilidades queden clarísimas. Separa visualmente las acciones de cada equipo en carriles paralelos, lo que facilita hacer un seguimiento de cómo fluye el trabajo a través de la empresa (Más sobre los diferentes tipos de diagramas de flujo de trabajo a continuación).

5. Elige el tipo y estructura del diagrama

Dependiendo de la complejidad, podrías usar un diagrama de flujo simple, un diagrama SIPOC (Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas y Clientes) o algo más formal como un diagrama de actividad UML.

Si necesitas bocetos visuales, utiliza software como Klaxoon para esbozar diagramas de flujo básicos y obtener una primera toma de contacto con las partes interesadas. Cuando sea el momento de convertir ese borrador en algo escalable y accionable, pásate a Wrike, donde puedes crear el diagrama usando flujos de trabajo personalizados, dependencias de tareas y automatización.

6. Agrega símbolos y formas estandarizadas

Usa formas para representar acciones, decisiones, entradas y salidas.

Seguir formas estándar hace que tu diagrama sea mucho más fácil de interpretar a simple vista, especialmente para nuevos interesados o equipos multifuncionales. Las imágenes claras y estandarizadas ayudan a concentrarse en la lógica del proceso, en lugar de tratar de descifrar qué significa cada forma.

7. Revisión, validación e iteración

Comparte el borrador con tu equipo para confirmar que refleja con precisión cómo funciona el proceso en la práctica, no solo cómo se supone que debe funcionar en teoría. Cuando las personas ven los pasos visualmente, a menudo detectan acciones que faltan, pasos desactualizados o transiciones poco claras.

No te sorprendas si necesitas ajustar algunas cosas (o muchas). Ese bucle de retroalimentación es parte del proceso y casi siempre conduce a un diagrama más sólido y eficaz.

8. Pon el producto final en acción

Una vez que tu diagrama de flujo de trabajo esté finalizado, no dejes que se quede en un archivo estático. Este es el punto donde pasas de la planificación a la ejecución y ahí es donde entra el software de gestión de flujos de trabajo como Wrike.

Toma el diagrama aprobado y tradúcelo directamente en un proyecto o flujo de trabajo en Wrike. Cada paso se convierte en una tarea y cada punto de decisión en un estado o aprobación, y las transferencias se gestionan con asignaciones y automatizaciones. A medida que tu proceso evoluciona, actualiza la estructura del flujo de trabajo sin perder impulso. Ese tipo de flexibilidad es lo que hace que el diagrama de flujo de trabajo sea más que una herramienta de planificación: se convierte en un sistema vivo que tu equipo realmente usa.

Ejemplos de diagramas de flujo de trabajo

Antes de crear tu propio diagrama de flujo de trabajo, es útil ver cómo se desarrollan los flujos de trabajo estructurados en diferentes escenarios del mundo real.

A continuación, se presentan algunos ejemplos de diagramas de flujo de trabajo con los que he trabajado o he ayudado a los equipos a crear en Wrike. Cada uno ilustra cómo visualizar un proceso mejora la coordinación, reduce los cuellos de botella y pone a todo el mundo en sintonía desde el inicio hasta el final.

Flujo de trabajo de comentarios de clientes

Este tipo de flujo de trabajo consiste en convertir los comentarios recibidos en acción.

• Recopilación de información: un cliente envía un ticket o formulario de comentarios, a menudo a través de un CRM como Zendesk.
• Recepción de la solicitud: la solicitud se registra, se categoriza y se envía al equipo correspondiente, es decir, soporte, producto o ventas.
• Priorización: en Wrike, dirige esos comentarios a una carpeta de recepción compartida utilizando formularios de solicitud y reglas de automatización, luego clasifícalos usando campos personalizados que reflejen urgencia, impacto o esfuerzo.
• Desarrollo y revisión: el equipo trabaja en el problema o sugerencia, a menudo incorporando colaboradores multifuncionales para resolverlo.
• Seguimiento del progreso: las tareas se actualizan en tiempo real, y las integraciones de Wrike aseguran que el contexto sea visible sin de herramienta.
• Aprobación: una vez resuelto, el responsable del equipo lo aprueba y se informa al cliente.
• Informe: se rastrean y etiquetan las tendencias de comentarios para ayudar a perfeccionar futuras decisiones de productos o servicios.

Un diagrama de carriles es el más adecuado para este tipo de flujo de trabajo porque muestra cómo los comentarios pasan a través de los equipos, desde la recepción hasta la resolución. Destaca claramente quién es el responsable de cada parte del proceso y ayuda a evitar cuellos de botella en la colaboración entre varios equipos.

Flujo de trabajo de revisión y publicación de contenido

Este flujo de trabajo ayuda a los equipos editoriales y de contenido a gestionar la producción desde el borrador hasta el producto final, con puntos de control claros para la calidad, la precisión y la participación de los interesados.

• Ideación y planificación: las ideas de contenido se obtienen de la investigación SEO, equipos internos o necesidades de campaña. Haz un seguimiento en un trabajo pendiente de contenido centralizado usando campos personalizados para tema, formato y audiencia.
• Recepción de la solicitud: se entrega un briefing de contenido a través de un formulario de solicitud y se dirige al equipo de contenido. Esto inicia una nueva tarea o proyecto en Wrike, y la información correspondiente se adjunta automáticamente.
• Priorización y programación: los editores revisan la lista y priorizan las piezas basándose en cronogramas de campañas, oportunidades de búsqueda o impacto empresarial. El calendario de contenido se crea usando una vista de calendario compartida.
• Desarrollo y revisión: los redactores elaboran el contenido y lo envían a través de etapas de revisión estructuradas, a menudo incluyendo expertos en la materia, legales y de diseño. Los estados en Wrike reflejan cada paso y las aprobaciones se gestionan con @menciones o funciones de revisión formal.
• Seguimiento del progreso: los responsables de equipo supervisan el progreso a través de paneles de control, identifican los elementos atascados y hacen avanzar el trabajo desbloqueando las dependencias.
• Aprobación: el contenido final se revisa, se aprueba y se pone en espera para su publicación. Los estados finales y las versiones de archivo confirman que la última copia está lista para salir.
• Publicación y distribución: la pieza se publica en el canal adecuado (blog, CMS, redes sociales), y las tareas de distribución y promoción se activan automáticamente.
• Informe: se rastrean los resultados posteriores a la publicación mediante paneles de control vinculados o herramientas de análisis externas. Los datos e ideas se registran para su optimización y planificación futuras.

Este flujo de trabajo se visualiza mejor con un diagrama de flujo, que muestra el progreso de un elemento de contenido a través de cada fase, desde la ideación hasta la distribución, y resalta puntos clave de decisión y aprobaciones en curso.

Flujo de trabajo de incorporación de empleados

Este flujo de trabajo ayuda a Recursos Humanos y a los jefes de equipo a brindar a las nuevas incorporaciones una experiencia de incorporación fluida y uniforme mientras mantiene a los equipos internos coordinados en segundo plano.

• Preparación y documentación: antes del primer día, Recursos Humanos crea el proyecto de incorporación en Wrike usando una plantilla preintegrada. Esto incluye tareas para la configuración de TI, documentación de RR. HH., sesiones de formación y presentaciones para el equipo. Los roles y las fechas de vencimiento se asignan a los propietarios internos correctos.
• Recepción de la solicitud: una vez confirmada una nueva incorporación, un formulario de solicitud inicia el flujo de trabajo de incorporación. Detalles como el cargo, departamento, ubicación y fecha de inicio completan el proyecto automáticamente.
• Delegación y programación de tareas: TI configura los equipos, las cuentas y los permisos. RR. HH. programa sesiones de orientación y comparte materiales de bienvenida. Los responsables de departamento planifican formación específica del cargo y asignan tareas para la primera semana en Wrike.
• Puesta en marcha de la incorporación: el nuevo empleado recibe una cronología de incorporación clara, a menudo como una carpeta compartida o espacio en Wrike, donde se explica exactamente qué necesita hacer cada día. Las tareas pueden incluir leer documentos internos, configurar herramientas o conocer a miembros clave del equipo.
• Seguimiento del progreso: los gerentes y RR. HH. pueden seguir el progreso de la incorporación en tiempo real a través de paneles de control, lo que facilita hacer un seguimiento de los elementos incompletos o señalar cualquier problema de forma anticipada.
• Retroalimentación y ajuste: al final del periodo de incorporación, Wrike puede iniciar una encuesta de seguimiento o una tarea de retroalimentación. Las ideas ayudan a refinar el flujo de trabajo de incorporación para futuros empleados.
• Informe: las herramientas de informes de Wrike ayudan a RR. HH. a rastrear las tasas de finalización de incorporación, el tiempo para productividad y las brechas entre diferentes departamentos o cargos.

Un diagrama SIPOC es especialmente efectivo aquí, ya que proporciona una vista de alto nivel del proceso de incorporación, desde los equipos que proporcionan datos (RR. HH., TI) hasta los resultados finales (un empleado completamente incorporado). Es una excelente manera de alinear a los interesados internos con la idea general.

Componentes de un diagrama de flujo de trabajo

Una vez que has trazado los pasos de tu proceso, el siguiente paso es estructurarlos claramente en tu diagrama. Cada diagrama de flujo de trabajo se crea a partir de un conjunto de componentes básicos, representados visualmente usando un conjunto consistente de símbolos y formas.

Tareas

Las tareas representan las acciones o pasos individuales tomados para avanzar en el proceso. Estas podrían ser desde redactar un informe hasta enviar una solicitud, dependiendo del propósito del flujo de trabajo.

Decisiones

Los puntos de decisión son momentos en el proceso donde una elección de sí o no, o uno u otro determina qué sucede a continuación. Son esenciales para visualizar caminos alternativos o excepciones en un flujo de trabajo y generalmente están representados por una figura en forma de diamante.

Entradas

Las entradas son los recursos, datos o desencadenantes que inician un proceso o paso. Estos podrían incluir formularios enviados, correos electrónicos recibidos o aprobaciones otorgadas.

Salidas

Las salidas son los resultados o entregables producidos por cada tarea o fase. Ayudan a definir cuándo un paso está completo y qué debería pasar a continuación.

Conexiones

Las conexiones, que suelen mostrarse con flechas o líneas, enlazan los diversos elementos entre sí. Ilustran la secuencia de pasos y ayudan a visualizar dependencias entre tareas, personas y decisiones.

En el próximo capítulo, dedicado al mapeo de procesos, desglosaremos qué significa cada símbolo y cómo usarlos correctamente en tus propios diagramas.

Haz que los diagramas de flujo de trabajo pasen a la acción en Wrike

Crear un diagrama de flujo de trabajo es solo el comienzo. El verdadero impacto llega cuando pones ese proceso en marcha mediante el uso de un software experto en gestión de flujos de trabajo.

Herramientas como Klaxoon son excelentes para mapear visualmente tus ideas en etapas tempranas de planificación, especialmente en talleres híbridos o remotos. Pero una vez que tu flujo de trabajo está listo, Wrike transforma un diagrama estático en un flujo de trabajo vivo y rastreable; uno que tu equipo entero puede seguir, optimizar y escalar.