Cómo implementar un flujo de trabajo ágil en tu próximo proyecto

Si estás a punto de empezar un nuevo proyecto, aquí tienes un dato que podría sorprenderte: uno de cada seis proyectos implementados que utilizan métodos tradicionales presentan sobrecostes del 200 %.

¡El 200 %! No estamos hablando de calderilla ni del resultado de pequeñas variaciones del margen del presupuesto. Es el producto de una planificación rígida, procesos de control de cambios extensos y flujos de trabajo que no pueden adaptarse cuando las prioridades cambian. En entornos de rápido movimiento (especialmente para el desarrollo de software y equipos multifuncionales) los flujos de trabajo obsoletos no son solo ineficaces, sino también peligrosos.

Ahí es donde entran en juego los flujos de trabajo ágiles. En lugar de construirlo todo de una vez y esperar que funcione en el lanzamiento, los equipos ágiles trabajan de manera iterativa, completando las tareas a incrementos pequeños y probables que se adaptan a los comentarios, evolucionan según las expectativas y reducen el esfuerzo desperdiciado.

En esta guía, vamos a analizar qué es un flujo de trabajo ágil, en qué se diferencia de la gestión de proyectos tradicional y cómo crear uno que respalde el ritmo real de tu equipo. Cubriremos marcos de trabajo populares como Scrum y Kanban, explicaremos el ciclo de vida del flujo de trabajo ágil y compartiremos consejos para mantener a tu equipo enfocado, receptivo y listo para lo que venga.

Índice:

• ¿Qué es un flujo de trabajo ágil?

• Ágil frente a flujos de trabajo tradicionales

• Cómo crear un flujo de trabajo ágil

• ¿Cuáles son las ventajas del flujo de trabajo ágil?

• ¿Cuáles son los pasos del ciclo de vida de un flujo de trabajo ágil?

• Tipos de flujos de trabajo ágiles

• Entender la estructura del flujo de trabajo ágil

• Ágil en el desarrollo de software y la gestión de proyectos

• Convierte el caos del proyecto en una organización ágil con Wrike

• Preguntas frecuentes

¿Qué es un flujo de trabajo ágil? 

Un flujo de trabajo ágil es un proceso flexible e iterativo que utilizan los equipos para planificar, ejecutar y completar trabajo en incrementos pequeños y valiosos. En lugar de esperar hasta el final de un proyecto para enviar un producto finalizado, el trabajo en equipo ágil envía continuamente pequeñas piezas, recopilando comentarios, haciendo mejoras y adaptándose sobre la marcha.

En mi experiencia gestionando proyectos en un entorno ágil, un buen flujo de trabajo no es rígido, sino receptivo. Le da a tu equipo multifuncional la suficiente estructura para mantenerse enfocado, pero también suficiente flexibilidad para cambiar cuando las prioridades se modifican o llegan comentarios de los clientes.

Un flujo de trabajo ágil generalmente incluye los siguientes pasos:

• Planificación: los equipos definen el trabajo que completar, a menudo utilizando tareas anteriores con historias de usuario priorizadas

• Ejecución: los equipos de sprint seleccionan elementos que completar durante un periodo de tiempo establecido (generalmente de una a cuatro semanas)

• Revisión: al final de cada sprint, el equipo revisa el progreso, demuestra lo que se ha creado y recopila comentarios

• Retrospectiva: los equipos reflexionan sobre lo que salió bien (y lo que no) para mejorar en el siguiente sprint

Los flujos de trabajo ágiles están basados en principios ágiles como la colaboración, la adaptabilidad y la aportación de valor real al cliente. También dependen en gran medida de la responsabilidad del equipo. En Agile, se espera que los equipos auto-organizados gestionen su propio trabajo, resuelvan juntos los obstáculos y continúen iterando.

Cuando se utiliza la herramienta de gestión de proyectos adecuada, un flujo de trabajo ágil mantiene a tus equipos de proyecto alineados, a tus partes interesadas involucradas y a tu equipo de desarrollo de productos enfocado en lo que más importa: crear lo que debe crearse, no solo hacerlo rápido.

Ágil frente a flujos de trabajo tradicionales

Los flujos de trabajo ágiles y los flujos de trabajo tradicionales en cascada ofrecen dos caminos muy diferentes para completar un proyecto.

Los flujos de trabajo ágiles priorizan la flexibilidad y la iteración, mientras que la gestión de proyectos en cascada tradicional sigue una secuencia más rígida, paso a paso, que es más difícil de adaptar una vez que el proyecto está en marcha.

Aquí tienes una comparación de los dos enfoques:

Cómo crear un flujo de trabajo ágil

Crear un flujo de trabajo ágil consiste en construir un flujo de procesos que se ajuste a tu equipo, tus objetivos y cómo se realiza realmente tu trabajo. Agile no es rígido, pero tu flujo de trabajo necesita suficiente estructura para mantener a todo el mundo coordinado, productivo y enfocado en ofrecer beneficios.

Aquí te muestro cómo lo hago desde cero.

Paso 1: Define tus objetivos y el alcance del flujo de trabajo

Antes de definir nada, aclara el alcance de tu proyecto, quiénes están involucrados y qué se entiende por completado. Ya sea que estés creando un flujo de trabajo de desarrollo de software o llevando a cabo un sprint de marketing, tu flujo de trabajo ágil debe estar conectado a un objetivo real de negocio, no solo a una lista de trabajo pendiente.

También es importante basar esta etapa en principios ágiles como la colaboración con el cliente, trabajar de manera iterativa y responder ante el cambio. Estos valores moldean cómo debería funcionar tu flujo de trabajo desde el principio.

Paso 2: Construye tu trabajo pendiente de producto

El trabajo pendiente del producto está en el corazón de cualquier flujo de trabajo ágil. Es donde mantienes una lista continua de todo lo que tu equipo podría necesitar hacer, incluyendo historias de usuario, funciones, errores, tareas técnicas y elementos de investigación. A diferencia de los planes de proyectos tradicionales que fijan todo desde el principio, en un enfoque ágil el trabajo pendiente permanece abierto al cambio.

A medida que avanza el proyecto, el trabajo pendiente cambia. Vuelves a priorizar basándote en el aporte de las partes interesadas, nuevos descubrimientos y comentarios de los clientes. Esta flexibilidad es lo que hace que el trabajo pendiente sea tan adecuado para la gestión de proyectos ágil porque permite a los equipos ajustarse rápidamente sin interrumpir todo el flujo de trabajo.

Por lo general, un responsable de producto gestiona el trabajo pendiente y lo mantiene organizado. Eso incluye definir la lista, aclarar criterios de aceptación y priorizar tareas para asegurarse de que el trabajo más valioso esté por encima de todo lo demás. En Agile, el trabajo pendiente se convierte en la única referencia sobre las tareas en las que el equipo debería estar trabajando y por qué. Gestionarlo bien mantiene tus sprints en orden y tu progreso alineado con objetivos empresariales reales.

Paso 3: Elige tu marco ágil

Elige la metodología ágil que se adapte al estilo de tu equipo. Scrum es genial para sprints estructurados y roles bien definidos. Los flujos de trabajo Kanban son ideales para la entrega continua con menos formalidades. Incluso puedes combinar ambos. La clave es hacer que tu proceso se ajuste a tu equipo, no al revés.

Paso 4: Mapea tus etapas de flujo de trabajo

Establece los pasos por los que fluirá tu trabajo, desde la planificación hasta la entrega. Etapas comunes incluyen: Por hacer, En curso, Revisión/QA y Completado. En nuestro equipo, añadimos «Listo para revisión» y «Esperando comentarios del cliente» para hacer visibles los obstáculos. Este paso te da un flujo de proceso ágil claro y ayuda a identificar dónde se atascan las tareas.

Paso 5: Establece límites de Trabajo en progreso y la cadencia del sprint

Si estás usando Scrum, decide la longitud de tu sprint (generalmente de una a cuatro semanas). Para Kanban, establece límites de Trabajo en progreso para evitar la sobrecarga. Esto mantiene a tu equipo enfocado y evita el caos de gestionar demasiadas cosas a la vez.

Paso 6: Asigna roles y responsabilidades

Define claramente quién hace qué, incluyendo responsables de producto, Scrum Masters y miembros del equipo. Agile fomenta equipos auto-organizados, pero eso no significa que no haya estructura. La responsabilidad es la clave para mantener el progreso de tu proyecto en el camino correcto.

Paso 7: Utiliza la herramienta adecuada de gestión de proyectos

Necesitarás un espacio para gestionar los trabajos pendientes, rastrear los sprints, asignar tareas y supervisar la velocidad. Una herramienta de gestión de proyectos como Wrike permite a tu equipo colaborar, automatizar actualizaciones y mantenerse alineado, especialmente cuando hay múltiples sprints o equipos involucrados.

Paso 8: Inspecciona, adapta y mejora

Agile se basa en la mejora continua. Utiliza retrospectivas, bucles de comentarios y métricas (como diagramas de flujo acumulativos) para descubrir qué está funcionando ... y qué no. Luego, ajusta el flujo de trabajo. Agile es una mentalidad, no un sistema fijo.

¿Cuáles son las ventajas del flujo de trabajo ágil?

Los flujos de trabajo ágiles brindan a los equipos la estructura necesaria para moverse con rapidez sin atascarse en la burocracia.

Al enfocarse en pequeños avances incrementales y comentarios constantes, Agile facilita ofrecer resultados que satisfacen las verdaderas necesidades de los clientes... no solo lo que se planeó hace meses.

Estas son algunas de las ventajas más importantes:

¿Cuáles son los pasos del ciclo de vida de un flujo de trabajo ágil?

Los flujos de trabajo ágiles siguen una estructura flexible e iterativa que ayuda a los equipos a moverse de la idea a la entrega, y más allá, mientras aprenden y se adaptan continuamente.

Este es un desglose de las etapas clave, con un enfoque basado en el producto.

1. Ideación

Aquí es donde comienza el proyecto. Los equipos identifican oportunidades, definen el problema y perfilan la visión de alto nivel. En esta fase de producción, el enfoque está en entender qué se necesita crear y por qué.

2. Iniciación

Una vez que la idea está consolidada, el equipo se reúne para definir el alcance del proyecto, alinearse en los objetivos y decidir cómo se medirá el éxito. Se asignan roles, se debaten los plazos y se identifican los recursos clave, todo ello para crear un punto de partida claro para el desarrollo y reducir la incertidumbre al comenzar el trabajo.

3. Iteración

El trabajo se divide en ciclos cortos y limitados en tiempo, que se conocen como sprints. Durante cada sprint, el equipo selecciona elementos del trabajo pendiente para desarrollar, probar y refinar.

El objetivo es producir un incremento de trabajo del producto al final de cada ciclo, que se puede revisar y adaptar conforme a los comentarios, lo que permite al equipo realizar mejoras significativas y continuas a medida que el proyecto evoluciona.

4. Lanzamiento

Después de varias iteraciones, se lanza una versión funcional del producto para los usuarios. Esta etapa se centra en aportar valor y recopilar comentarios de los usuarios para orientar el desarrollo futuro.

5. Producción

El producto ahora está activo y se utiliza en escenarios del mundo real. El equipo supervisa el rendimiento, aborda problemas y asegura que el producto funcione sin problemas.

6. Retirada

Finalmente, el producto alcanza el final de su ciclo de vida. Esta fase implica eliminar gradualmente el producto, migrar usuarios si es necesario y dar por terminado el soporte.

Tipos de flujos de trabajo ágiles

Hasta ahora, hemos examinado cómo los flujos de trabajo ágiles respaldan el ciclo de vida del producto, pero Agile no se limita a equipos de producto o software. También se utiliza ampliamente en marketing, operaciones, recursos humanos e incluso departamentos legales. Cualquier equipo que trabaje en ciclos, gestione prioridades cambiantes o valore los comentarios puede beneficiarse de un enfoque ágil.

Existen varios tipos de flujos de trabajo ágiles, cada uno diseñado para respaldar diferentes estructuras de equipo, tipos de proyecto y niveles de complejidad. Elegir el correcto depende de cómo trabaja tu equipo, qué producto o servicio ofreces y cuánto necesitas estructurar en cada fase del proyecto.

Flujo de trabajo Scrum

Scrum es uno de los marcos ágiles más utilizados. El trabajo se completa en sprints, iteraciones cortas y de duración fija (generalmente de una a cuatro semanas). Cada sprint incluye planificación, ejecución, revisión y retrospectiva. Un equipo Scrum incluye roles definidos como un responsable del producto, un Scrum Master y un equipo de desarrollo, con un fuerte enfoque en la velocidad y la mejora continua.

Flujo de trabajo Kanban

Kanban es un enfoque más visual, basado en el flujo. En lugar de sprints fijos, los equipos extraen tareas de un trabajo pendiente y las mueven a través de una tablero Scrum mediante etapas como «Por hacer», «En curso» y «Completado». Es ideal para equipos que priorizan un flujo constante de trabajo y quieren limitar el trabajo en progreso para mejorar el enfoque y la entrega.

Los equipos de marketing, por ejemplo, a menudo utilizan Kanban para gestionar la producción de contenido o los flujos de trabajo de campañas, rastreando los recursos a medida que pasan de borrador a revisión a publicación.

Scrumban

Scrumban mezcla la estructura de un flujo de trabajo Scrum con la flexibilidad de Kanban. Los equipos pueden planificar trabajo en sprints, pero usan un modelo de flujo continuo para extraer tareas y gestionar la capacidad en tiempo real. Esta combinación resulta útil para equipos que están dejando atrás una gestión de proyectos tradicional o escalando su práctica ágil.

Los equipos creativos y de diseño a menudo usan Scrumban cuando necesitan planificar trabajo de campaña con antelación, pero deben responder a solicitudes de último minuto, lo que les da suficiente estructura para planificar, sin perder flexibilidad.

Programación extrema (XP)

XP está diseñado para equipos de desarrollo de software que quieren enfatizar la excelencia técnica y la colaboración estrecha. Incluye prácticas como la programación en pares, el desarrollo guiado por pruebas (TDD) y lanzamientos frecuentes. El flujo de trabajo XP se centra en ofrecer código de alta calidad a través de ciclos de desarrollo cortos y comunicación constante.

Desarrollo orientado a funciones (FDD)

FDD organiza el desarrollo en torno a la construcción y prestación de funciones específicas. Es mejor para equipos grandes y estructurados que quieren los beneficios de la agilidad, pero necesitan más diseño y arquitectura anticipados. Los flujos de trabajo de FDD suelen ser más largos y secuenciales que en Scrum o Kanban, pero siguen siendo adaptativos.

Cada uno de estos flujos de trabajo sigue los principios ágiles, incluyendo la entrega iterativa, colaboración de equipos y ciclos de comentarios del cliente, pero varían en cómo estructuran el trabajo. La clave es encontrar lo que se adapta al flujo de procesos de su equipo, no forzar un marco que no coincida con la forma en que realmente trabaja tu equipo.

Entender la estructura del flujo de trabajo ágil 

Un flujo de trabajo ágil no es simplemente una lista de tareas pendientes interminable... Más bien, es un sistema estructurado que define cómo el trabajo se mueve desde la idea hasta la entrega.

Si bien los detalles pueden variar según tu marco (Scrum, Kanban, etc.), la mayoría de los flujos de trabajo ágiles siguen algunos elementos comunes: una tarea pendiente de trabajo priorizado, un conjunto claro de etapas de flujo de trabajo (como «Por hacer», «En curso», «Completado») y ciclos regulares de comentarios para guiar las decisiones.

Lo que hace que esta estructura sea potente es cómo equilibra la visibilidad con la flexibilidad. Todos en el equipo pueden ver qué está en curso, qué está bloqueado y qué viene después, sin depender de largas reuniones de estado o retrasos innecesarios. Combinado con automatización y actualizaciones en tiempo real en una herramienta de gestión de proyectos, mantiene a los equipos avanzando mientras permanecen alineados con el trabajo que más importa.

Agile en desarrollo de software y gestión de proyectos 

Agile comenzó con el software por una buena razón. Dio a los desarrolladores una forma de moverse más rápido, desarrollar funciones clave y realizar cambios basados en los comentarios reales de los usuarios en lugar de en requisitos estáticos. Ese tipo de flexibilidad es difícil de superar cuando estás construyendo algo complejo y en evolución, ya sea una nueva función o el lanzamiento de un producto completo.

Pero Agile ya no es solo para ingenieros. En cuanto a principios de gestión de proyectos que pueden aplicarse a cualquier departamento o función, Agile ayuda a los equipos a mantenerse centrados en lo que más importa, incluso a medida que las prioridades cambian. Ya sea un plan de marketing, una fusión o adquisición, el lanzamiento de un producto o una iniciativa de contratación, Agile proporciona a los equipos una estructura flexible para moverse rápido, colaborar mejor y adaptarse sin perder impulso.

Te permite planificar de manera dinámica, ajustar el alcance sin comenzar desde cero y mantener a las partes interesadas involucradas en todo el proceso, no solo al final. Para gestionar los sprints o realizar reuniones diarias, Agile ofrece a tu equipo la estructura para adaptarse y el espacio para mejorar sobre la marcha.

Convierte el caos del proyecto en Agile con Wrike

Cuando uno de cada seis proyectos tradicionales supera el presupuesto en un 200 %, no solo los plazos corren peligro, sino que también se abre la puerta a costes innecesarios, impulso perdido y equipos frustrados. Y con unos presupuestos más ajustados que nunca, la posibilidad de ese margen de error sigue reduciéndose.

Los flujos de trabajo ágiles te ofrecen una forma de tener el control sin perder velocidad. Con Wrike, puedes mapear tu proceso, rastrear el trabajo de tu equipo en tiempo real y ajustar las prioridades sin descarrilar todo el proyecto. Esto es Agile cuando realmente funciona, no solo en teoría, sino dentro de tus proyectos, a través de tus equipos y en medio de cambios del mundo real.

Preguntas frecuentes