Modèle des 5 Pourquoi : analyse des causes racines

Avez-vous déjà eu un problème sans pouvoir en comprendre la raison ? C’est peut-être simplement parce que vous n’êtes pas remonté jusqu’aux racines du problème. Vous devez juste commencer par une simple question : « Pourquoi ? »

Posez-vous la question « Pourquoi ? » cinq fois (ou autant que nécessaire) pour aller au fond du problème. Supposons que vos ventes ont chuté ce trimestre. Pourquoi ? Votre site web a peut-être été souvent indisponible. Pourquoi était-il en indisponible ? Vous découvrez que votre serveur ne cesse de tomber en panne. Pourquoi ? Il s’avère qu’il est surchargé. Vous voyez comment ça marche ? Continuez à creuser jusqu’au moment « Eurêka ! ».

Alors, prenez une tasse de café, réunissez votre équipe et préparez-vous à poser la question « Pourquoi ? » comme un enfant curieux. Nous vous présenterons également Wrike, le logiciel de gestion du travail le plus puissant que de grandes organisations comme Fitbit et Walmart Canada ont utilisé pour faciliter le travail de leurs équipes. Il est temps d’endosser le rôle de héros de la résolution de problèmes dont votre entreprise a besoin. Entrons dans le vif du sujet !

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Comprendre la technique des 5 Pourquoi

La méthode des 5 Pourquoi est une approche puissante et simple pour analyser les causes racines, utilisée dans divers secteurs à travers le monde. Elle consiste à se demander pourquoi un problème s’est produit, puis à se poser la question « Pourquoi ? » encore quatre fois jusqu’à trouver la cause principale.

Imaginez que vous êtes en retard parce que votre voiture ne démarre pas. Vous pourriez vous écrier, « Pourquoi aujourd’hui ?! » et en rester là. Et si vous vous demandiez « Pourquoi ? » cinq fois pour découvrir ce qui s’est passé ? D’abord, « Pourquoi ? » La batterie est déchargée. « Pourquoi ? » Les phares sont restés allumés. Continuez jusqu’à ce que vous vous rendiez compte qu’il n’y a pas d’avertisseur de phares allumés. Bingo ! Vous avez trouvé quelque chose qui peut être réparé.

Voici le résumé de la méthode des 5 Pourquoi. C’est d’une simplicité désarmante. Vous prenez un problème et vous vous demandez « Pourquoi ? » à plusieurs reprises jusqu’à découvrir la cause racine.

Origine de la méthode des 5 Pourquoi

Développée dans les années 1930, la méthode des 5 Pourquoi a été utilisée pour la première fois dans le processus de production de Toyota Motor Corporation afin d’identifier la cause sous-jacente des problèmes mécaniques affectant sa production. Pour identifier la cause principale d’un problème et éviter des situations similaires plus tard, l’équipe s’est posé plusieurs fois la même question : « Pourquoi ? » Ce processus l’a aidée à détecter et à résoudre efficacement les problèmes.

Depuis, la méthode des 5 Pourquoi a été adoptée par des organisations de divers secteurs, y compris la santé, la finance et la technologie. Elle s’est révélée être un outil efficace pour améliorer les processus et identifier les problèmes sous-jacents qui ont pu passer inaperçus.

Objectif de la technique des 5 Pourquoi

Vous connaissez ces moments où la solution était juste sous votre nez depuis le début ? C’est le but recherché par la technique des 5 Pourquoi.

La technique des 5 Pourquoi répond à deux objectifs principaux. Tout d’abord, elle révèle la cause racine du problème, ce qui aide les organisations à éliminer la cause et à appliquer des solutions qui empêcheront que le problème ne se reproduise. Ensuite, la méthode encourage la résolution de problèmes en réunissant des équipes transversales pour trouver des solutions. Cette technique permet aux organisations de mieux comprendre chaque problème et de développer des solutions plus efficaces en impliquant des personnes de différents services.

Et en parlant de solutions efficaces, l’intégration d’outils comme la vue Calendrier et la vue Tableau agile de Wrike à votre processus de résolution de problèmes peut améliorer fortement l’efficacité de la technique des 5 Pourquoi. Grâce à la vue Calendrier, vous pouvez facilement suivre chaque étape du processus qui nécessite une attention particulière et voir sur quoi les autres équipes travaillent pour garantir l’alignement. Par ailleurs, grâce à sa présentation de style Kanban, la vue améliorée Tableau agile vous permet de déplacer facilement les tâches vers des widgets pour mettre à jour le statut de vos enquêtes, suivre l’avancement des projets clés et identifier les tâches en retard.

Amélioration de la résolution de problèmes grâce à la méthode des 5 Pourquoi

Il ne suffit pas de mettre un pansement sur un problème qu’on vient de découvrir. Il faut aller au cœur du problème, en posant à plusieurs reprises la même question jusqu’à en trouver l’origine. La méthode des 5 Pourquoi améliore la résolution de problèmes en aidant les équipes à réfléchir de manière critique et systématique lorsqu’elles décomposent des problèmes complexes en éléments gérables et identifient les raisons sous-jacentes d’un problème.

Cette stratégie permet également aux équipes de comprendre la relation entre les différents facteurs contribuant au problème. Les membres de l’équipe peuvent traiter les problèmes sous-jacents au lieu de simplement traiter les symptômes. Au lieu de vous décourager et d’abandonner après le premier obstacle, vous apprenez à continuer à creuser. Chaque « Pourquoi ? » est un pas de plus, et vous développez l’endurance nécessaire pour ne pas vous contenter de réponses superficielles.

Une fois que votre équipe a identifié les problèmes à l’aide de la technique des 5 Pourquoi, Wrike est la plateforme idéale pour créer et mettre en œuvre des plans visant à résoudre ces problèmes. Par exemple, découvrez comment Frontline Education a utilisé Wrike pour en faire plus en moins de temps. Son équipe a constaté une amélioration remarquable de son processus de travail grâce à Wrike. « Wrike a réussi à réunir les services financier, marketing, clientèle, opérations et informatique dans un seul et même système », explique Sean Amster. Cette approche unifiée a permis une communication et une collaboration fluides entre les services, améliorant ainsi leurs capacités à résoudre des problèmes. Il ajoute :

« Nous sommes plus productifs. Les projets qui nous prenaient huit jours ne nous en demandent plus que cinq. Nous avons ainsi pu gérer 80 projets de plus par trimestre. Cela représente une augmentation de 20 % de la charge de travail que le marketing peut assumer grâce à Wrike. »

Il est clair qu’en utilisant les bons outils et méthodes, comme la technique des 5 Pourquoi et Wrike, les organisations peuvent améliorer considérablement leur capacité à résoudre des problèmes et à accroître leur productivité globale.

Modèle des 5 Pourquoi pour l’analyse des causes racines : guide étape par étape

Pour appliquer efficacement la méthode des 5 Pourquoi, il est essentiel de suivre un processus structuré. Voici un guide étape par étape :

Étape 1 : définir le problème

Définissez clairement le problème, car cela préparera le terrain pour la suite du processus. Identifiez le problème que vous devez résoudre, ce à quoi il se rapporte, et les parties prenantes affectées. Cela vous aidera à vous concentrer sur les questions que vous poserez plus tard.

Si vous travaillez dans une usine, le problème peut être dû à une machine qui tombe souvent en panne, causant des retards de production. Les parties prenantes concernées peuvent être l’équipe de production, l’équipe de maintenance et les clients qui attendent les produits.

Voici comment vous y prendre :

Soyez précis.
Parlez aux personnes impliquées.
Vérifiez les faits.
Recueillez toutes données ou tous les documents liés au problème.
Rédigez une déclaration claire résumant le problème.
Revérifiez pour confirmer l’exactitude de la situation.

Étape 2 : se demander « Pourquoi ? » jusqu’à l’identification de la cause racine

Demandez-vous pourquoi le problème est survenu. Répondez à la question, puis reposez-la-vous à nouveau pour chaque réponse obtenue à la question précédente. Vous souhaitez déterminer les raisons sous-jacentes du problème initial et répéter ce processus jusqu’à ce que la cause racine soit identifiée.

Voici un exemple typique de séquence des 5 Pourquoi :

Pourquoi la machine est-elle tombée en panne ?
Pourquoi la lubrification était-elle insuffisante ?
Pourquoi la machine n’a-t-elle pas été suffisamment lubrifiée ?
Pourquoi le système n’a-t-il pas été corrigé ?
Pourquoi les techniciens n’ont-ils pas suivi le manuel ?

Comme vous pouvez le constater, la méthode des 5 Pourquoi vous permet d’approfondir le problème et d’en identifier les causes sous-jacentes. Dans cet exemple, la cause racine nécessite une formation plus efficace pour les techniciens de maintenance.

Étape 3 : analyser la cause racine

Après vous être demandé « Pourquoi ? » à plusieurs reprises, vous faites maintenant face à la racine du problème. Cette étape vous aide à comprendre ce que vous avez découvert. En grattant couche après couche, vous êtes tombé sur le cœur du problème, celui qui cause tout ce désordre.

Voici comment creuser en profondeur sans se perdre :

Recoupez les informations.
Pensez à des solutions, pas à des problèmes.
Demandez un deuxième avis.
Écrivez-le.

Si la machine tombe en panne parce que les techniciens n’ont pas été correctement formés, déterminez pourquoi la formation n’était pas suffisante. Les supports de formation sont-ils obsolètes ou incomplets ? Ou les formateurs ne sont-ils pas assez compétents pour dispenser la formation efficacement ? Une fois les raisons identifiées, vous pouvez élaborer un plan pour vous attaquer à la cause racine.

Étape 4 : mettre en œuvre des mesures correctives

En fonction de l’analyse des causes racines, développez des solutions pratiques et percutantes pour éliminer la cause du problème initial. Réfléchissez également à la manière d’éviter que le même problème ne se reproduise à l’avenir.

La mise en œuvre de mesures correctives permet à vos observations de se transformer en améliorations concrètes. Vous effectuez ces ajustements, petits ou grands, qui permettent d’éviter que le problème ne se reproduise.

Exemples concrets de la technique de résolution de problèmes des 5 Pourquoi

Voici trois exemples concrets de la façon dont la technique des 5 Pourquoi peut être utilisée pour résoudre des problèmes :

Exemple 1 : défaut de fabrication

Un fabricant de jouets remarque une augmentation des plaintes de clients concernant une petite voiture populaire. Il reçoit des commentaires comme : « La petite voiture de mon enfant ne marche plus dès le premier jour ! » Ce n’est pas bon pour les affaires, pas vrai ? Voyons comment l’entreprise peut résoudre ce problème grâce à la technique des 5 Pourquoi.

Pourquoi les clients se plaignent-ils des petites voitures ? Les roues des voitures se cassent facilement.
Pourquoi les roues se cassent-elles facilement ? Le plastique utilisé dans les roues n’est pas assez solide.
Pourquoi le plastique n’est-il pas assez solide ? Le fournisseur a modifié la composition du plastique pour réduire les coûts.
Pourquoi le fournisseur a-t-il changé la composition du plastique sans nous en informer ? Le fournisseur n’était pas tenu de communiquer les changements de matériaux.
Pourquoi n’était-il pas tenu de communiquer les changements de matériaux ? Le contrat passé avec le fournisseur ne précisait pas ce besoin.

Tada ! Nous y voilà. La cause racine n’était pas seulement la roue ou le plastique, mais aussi une lacune dans le contrat. En réponse, l’équipe a mis en œuvre un modèle complet pour tous les contrats avec les fournisseurs. Cela a permis d’éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent à l’avenir.

Exemple 2 : plainte de clients

Êtes-vous déjà allé dans un restaurant où vous avez attendu votre commande une éternité ? C'est frustrant, non ? Prenons un scénario similaire dans lequel une chaîne de restaurants reçoit de nombreuses plaintes concernant la lenteur du service. Elle décide d’utiliser la technique des 5 Pourquoi pour aller au fond du problème.

Pourquoi les clients se plaignent-ils de la lenteur du service ? Leurs commandes mettent trop de temps à arriver.
Pourquoi les commandes prennent-elles autant de temps ? La cuisine est débordée et ne peut pas répondre à la demande.
Pourquoi la cuisine est-elle débordée ? L’équipe est sous-effectif, et la disposition actuelle ralentit la préparation des repas.
Pourquoi l’équipe est-elle en sous-effectif ? Elle a du mal à retenir le personnel de cuisine en raison d’une faible satisfaction au travail.
Pourquoi la satisfaction au travail est-elle si faible parmi le personnel de cuisine ? L’environnement de travail est stressant et le matériel, qui devrait être renouvelé, rend les tâches plus difficiles qu’elles ne devraient l’être.

Tiens donc ! La cause du problème n’est pas simplement la lenteur du service, elle est plus profonde. Il s’agit de la rétention du personnel, de la satisfaction au travail, de l’environnement de travail et du matériel.

Exemple 3 : retard de projet

Un projet a été retardé, provoquant la frustration des parties prenantes. La méthode des 5 Pourquoi a montré que la cause des retards était le manque de personnel. L'équipe a continué à se demander « Pourquoi ? » jusqu'à ce qu'elle découvre que la cause racine du manque de personnel était l'absence de calendriers de projets clairs et d' allocation des ressources.

L’équipe a donc créé et mis en œuvre un nouveau processus de gestion de projet qui comprenait des calendriers clairs et des plans d’allocation des ressources . L’équipe a également identifié d’autres domaines où l’allocation des ressources pourrait être améliorée et a mis en œuvre des modifications pour éviter de futurs retards.

Conseils pour une mise en œuvre efficace des 5 Pourquoi

Pour réussir la mise en œuvre de la méthode des 5 Pourquoi dans votre organisation, tenez compte des conseils suivants :

Favorisez une communication ouverte et faites preuve de transparence lors de l’analyse pour permettre aux membres de l’équipe de partager librement leurs pensées, sans crainte.
Évitez de rejeter la faute sur des personnes ou des services et concentrez-vous plutôt sur le développement de solutions qui permettront de résoudre le problème.
Utilisez les données pour étayer vos conclusions et valider les résultats de l’analyse des causes racines.
Lorsque vous avez réussi à résoudre un problème, fêtez ça ! Cela booste le moral et encourage chacun à s’impliquer dans de futures aventures de résolution de problèmes.
Programmez des réunions de suivi pour faire le point.

Utilisation de Wrike dans le processus de résolution de problèmes des 5 Pourquoi

Wrike, une plateforme polyvalente de gestion de projet et de collaboration, peut jouer un rôle précieux pour faciliter votre pratique d’analyse des causes racines avec les 5 Pourquoi. Wrike permet aux utilisateurs de créer et d’assigner des tâches pour chaque question « Pourquoi ? », assurant la responsabilité et la collaboration entre les membres de l’équipe. Vous pouvez recueillir et analyser des informations provenant de différents points de vue en partageant des documents et en collaborant en temps réel.

Avec Wrike, vous pouvez utiliser ce qui suit :

Tableaux de bord pour suivre chaque question et suivre l’avancement de la mise en œuvre des solutions
Diagrammes de Gantt pour établir la chronologie entre l’identification du problème et sa résolution
Des tableaux Kanban pour faire passer les tâches par les étapes d’investigation et d’action, en veillant à ne rien négliger
Étiquetage multiple pour garantir que les informations issues de votre analyse des 5 Pourquoi soient facilement accessibles et mises en œuvre par toutes les parties prenantes concernées
Intégrations pour recueillir des données, partager des résultats et collaborer sur des solutions sans jamais quitter l’écosystème Wrike

Grâce à ces fonctionnalités, Wrike transforme la simple technique de questionnement des 5 Pourquoi en un processus de résolution de problèmes puissant.

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Remarque : cet article a été créé à l’aide d’un moteur d’IA. Il a été revu et corrigé par notre équipe de spécialistes pour assurer la qualité et l’exactitude du contenu.