Plan de communication de projet : modèle et exemples

En gestion de projet, l’un des moyens les plus efficaces de coordonner les parties prenantes et les équipes est d’utiliser un plan de communication. Mais qu’est-ce qu’un plan de communication de projet et comment contribue-t-il au bon déroulement des projets ?

Dans cet article, nous aborderons les principaux éléments du plan de communication d’un projet, notamment :

• Identifier les parties prenantes
• Définir des objectifs et des stratégies de communication
• Déterminer les canaux de communication
• Établir un calendrier de communication
• Assigner des responsabilités en communication

Découvrez les éléments indispensables d’un plan de communication et un modèle de plan de communication de projet prédéfini qui vous aidera à coordonner tous vos collaborateurs.

Importance d’une communication efficace

Une communication efficace est importante car des dysfonctionnements surviennent souvent lorsque les objectifs ne sont pas alignés, que les e-mails se perdent et que les bons outils ne sont pas utilisés.

Une enquête du PMI a révélé que 30 % des personnes interrogées ont identifié une « mauvaise communication » comme la principale raison de l’écart de portée et de l’échec du projet. Et, selon Forbes, plus de 40 % des travailleurs perdent confiance dans leur direction en cas de mauvaise communication. Compte tenu du coût d’un échec, il n’est pas étonnant qu’un plan de communication soit nécessaire pour chaque projet que vous lancez.

Pour créer un plan de communication efficace, donnez à votre équipe les moyens de réussir leurs projets.

Qu’est-ce qu’un plan de communication de projet ?

Un plan de communication de projet est un accord entre les collaborateurs et les parties prenantes qui décrit quelles informations seront partagées à des moments clés, quand et comment.

Des informations telles que les mises à jour de statut, les questions liées aux tâches et les détails des réunions doivent toutes être incluses dans ce guide écrit. L’objectif est de définir et de rationaliser les communications d’équipe au maximum.

Importance d’un plan de communication en gestion de projet

Un plan de communication est important en gestion de projet car il permet de coordonner les parties prenantes, les clients, les indépendants et les membres de l’équipe de projet.

Les plans de communication échouent s’il y a trop de discussions sur le projet ou si le cadre de chaque interaction (comme les remarques détaillées sur le contenu par rapport à des suggestions générales) n’est pas défini. Ces problèmes peuvent avoir un impact significatif sur les délais et les budgets.

Un plan de communication de projet établit également des limites professionnelles entre les membres de l’équipe et les parties prenantes. Par exemple, les parties prenantes de votre projet souhaiteront peut-être limiter leur interaction aux e-mails, tandis que vos freelances peuvent préférer les SMS lorsque la conversation est urgente.

Comme de nombreux lieux de travail ont adopté un modèle hybride ou entièrement à distance , les équipes sont désormais largement dispersées sur différents sites et fuseaux horaires, ce qui signifie fait de la communication une priorité absolue. Un bon plan de communication de projet garantit que chaque partie prenante, où qu’elle soit, est tenue à jour avec les informations dont elle a besoin, quand elle en a besoin.

Enfin, l’utilisation des derniers outils de communication peut améliorer la productivité des équipes. Selon une étude McKinsey, des équipes bien connectées qui utilisent les technologies sociales peuvent augmenter leur productivité de 20 à 25 %.

Éléments d’un bon plan de communication en gestion de projet

Maintenant que vous savez pourquoi vous en avez besoin, vous vous demandez peut-être ce que contient un plan de communication. Voici un bref aperçu des principaux composants :

• Objectifs de communication
• Informations sur le projet
• Identification des parties prenantes
• Planification de la communication
• Protocole de retours
• Agenda de réunion
• Processus de remontées d’informations
• Directives de confidentialité
• Matrice des rôles et responsabilités
• Workflows d’approbation
• Coordonnées

Tous ces éléments vous aideront à créer un plan de communication qui garantit des mises à jour en temps réel et une coordination fluide des projets au quotidien.

Si vous recherchez un guide plus détaillé, consultez la section suivante.

Création d’un plan de communication de projet

Suivez ces cinq étapes pour créer un plan de communication d’un projet :

1. Préparez votre fiche de contacts

La fiche de contacts d’un projet contient les rôles des collaborateurs et les coordonnées pertinentes qui mettent en évidence les propriétaires des phases de projet. Cela signifie que les collaborateurs peuvent contacter la bonne personne pour répondre à leurs besoins. Votre fiche de contacts de projet doit inclure ce qui suit :

• Noms et rôles des collaborateurs
• Adresses e-mail
• Coordonnées des remplaçants pour chaque rôle
• Horaires de travail
• Dates de début et de fin du projet

N’oubliez pas qu’une gestion efficace de la communication commence par des points de contact clairs. Cela vous permettra d’éviter toute confusion lors des phases ultérieures du projet.

2. Appliquez la règle des cinq W de la communication virtuelle

Répertoriez ce qui doit être communiqué tout au long du projet, comme les comptes rendus de réunion et les grandes lignes du contenu, et déterminez votre type de communication préféré. Pour chaque type de communication principal que vous choisissez, utilisez la règle des cinq W de la communication virtuelle (qui, quoi, où, quand, pourquoi).

Demandez-vous :

• Qui doit être impliqué dans chaque communication ?
• Quelles informations doivent être partagées ?
• Où aura lieu la communication ?
• Quand la communication doit-elle avoir lieu ?
• Pourquoi la communication est-elle nécessaire ?

En appliquant régulièrement ces cinq W, vous pouvez définir et organiser votre planification de projet afin de coordonner et d’informer toutes les personnes impliquées.

3. Mettez en évidence vos préférences en matière de communication

Assurez-vous de mettre en évidence les choses à savoir, telles que le niveau de formalité, les pronoms personnels ou toute demande spéciale émanant des membres de l’équipe ou des collaborateurs. Répondre à ces besoins contribue à créer un environnement plus inclusif, où chacun se sent respecté.

4. Assignez les rôles et responsabilités

Désignez les types de mises à jour de statut nécessaires, leurs emplacements et qui les gérera. Commencez par identifier les tâches et jalons clés de votre projet, puis assignez-les aux membres de l’équipe. Cela permet d’identifier plus facilement les lacunes ou les chevauchements de responsabilités.

5. Organisez des réunions régulières

Établissez un calendrier des événements pour les appels téléphoniques planifiés, les réunions virtuelles de suivi, et les mises au point numériques. Définissez la méthode de communication, la date, l’heure, et la fréquence des communications. Assurez-vous de spécifier où ces mises à jour seront partagées. Exemple :

• Dans un document partagé
• Via logiciel de gestion de projet
• Pendant les réunions d’équipe

Vous pouvez également créer un calendrier de projet avec des points de communication clés afin que tous les membres de l’équipe sachent quand communiquer une mise à jour.

Exemples de plan de communication

La feuille de route d’un plan de communication efficace varie selon votre client, votre équipe, et la portée de votre projet. Utilisez ces exemples comme une source d’inspiration et d’information pour votre prochain plan.

Protocole de mise à jour de projet

Convenez avec le client de la fréquence à laquelle il souhaite être informé du statut du projet. En tant que chef de projet, clarifiez avec vos clients le type de communication préféré.

• Que comprendra la mise à jour du projet (statistiques pertinentes, jalons et prochaines phases) ?
• Cette mise à jour du projet sera-t-elle envoyée par e-mail, appel Zoom ou tâche Wrike ?
• Quelle sera la fréquence de communication ?

Réglez ces détails afin de permettre une communication plus transparente et professionnelle.

Résolution des réclamations des clients

Étiquetez la communication « Réclamation du client », assignez un objectif et un calendrier, puis ajoutez un approbateur. Indiquez les prochaines étapes d’approbation dans la tâche. Demandez à l’approbateur de mettre à jour le statut de la tâche de « En cours » à « Terminé » une fois la réclamation résolue.

Voici à quoi peut ressembler un plan de projet de communication pour la résolution des réclamations des clients :

Exécution des commandes

Entrez manuellement la commande, ajoutez le nom et la description (y compris les articles, les SKU, l’emplacement, etc.), puis assignez-la à un membre de l’équipe. Automatisez les opérations de chaîne d’approvisionnement en créant des dépendances de tâches pour chaque nouvelle commande, comme déclencher la fin de la tâche de commande pour notifier un membre de l’équipe de service client lorsqu’il doit envoyer une mise à jour par e-mail au client.

Création de contenu web

Ajoutez une liste des statuts du processus de révision, notamment « Aperçu de la page web », « Page web en cours » et « Page web prête pour la révision ». Demandez aux membres de l’équipe qui rédigent le texte de @mentionner les réviseurs lorsqu’ils ont terminé chaque page pour faire avancer le projet.

Quels sont les avantages d’un bon plan de communication de projet ?

En gestion de projet, un bon plan de communication permet notamment de respecter le budget, le calendrier et la portée. Une bonne stratégie peut résoudre la plupart des principaux problèmes de communication avant qu’ils ne se produisent.

Lorsque vous avez un plan de projet à l’avance, vous pouvez vous concentrer plus facilement sur l’exécution des tâches au lieu d’essayer de vous rappeler qui a dit quoi lors de la dernière réunion ou de parcourir des dizaines de chaînes d’e-mails pour obtenir les dernières mises à jour.

Un plan de communication de projet efficace vous évite également d’avoir à répondre individuellement aux e-mails « Quel est le statut ? ». Lorsqu’il existe un plan visant à garantir que toutes les parties prenantes sont tenues correctement informées, votre équipe de projet peut réagir au changement, assurer une bonne gestion des clients et maintenir un haut niveau de communication.

Présentation du modèle de plan de communication de Wrike

Vous souhaitez créer votre plan de communication de projet ? Optez pour Wrike.

Avec Wrike, vous pouvez créer un calendrier de projet, suivre les mises à jour de statut et tenir toutes les parties prenantes informées, où qu’elles soient. En plus des fonctionnalités de gestion de projet personnalisées de Wrike, vous pouvez utiliser une autre de nos ressources pour maximiser la productivité de l’équipe : le modèle de plan de communication.

Ajoutez ce modèle à votre workflow, saisissez vos informations les plus importantes et lancez votre projet grâce à un système efficace de partage et de demande de mises à jour. Dans le plan de communication de Wrike, vous trouverez des sections dédiées à ce qui suit :

• Résumé de l’analyse des parties prenantes et leurs rôles dans le projet
• Principaux intérêts ou objectifs du projet
• Chefs d’équipe du projet
• Canaux de communication préférés avec les protocoles adéquats
• Attentes en matière de fréquence de communication
• Création de tâches récurrentes

Chacune de ces fonctionnalités permet aux parties prenantes de rester informées et de s’impliquer facilement, tout en améliorant le fonctionnement de votre équipe, même sur de longues périodes.

Commencez l’essai gratuit de deux semaines de Wrike et découvrez comment notre modèle de plan de communication permet d’unifier les équipes et les parties prenantes.