Points clés à retenir :
- Qu’est-ce que le temps de cycle ? Le temps de cycle mesure la durée totale nécessaire pour terminer une tâche, révélant la vitesse et l’efficacité de la production.
- Pourquoi calculer le temps de cycle ? Comprendre le temps de cycle vous permet de gagner en rentabilité, de mieux définir le cadrage des projets et d’améliorer la satisfaction des clients grâce à des calendriers réalistes.
- En quoi le temps de cycle est-il différent du takt time et du lead time ? Le temps de cycle correspond à l’achèvement de la tâche. Le takt time se concentre sur la vitesse de production en fonction de la demande du client. Le lead time mesure le délai total entre la commande et la livraison.
- Quels sont les défis du calcul du temps de cycle ? Les silos de communication, les problèmes de priorisation des tâches et les perturbations potentielles dans les canaux d’approvisionnement et de distribution peuvent affecter l’exactitude des calculs.
- Qui calcule le temps de cycle ? Divers rôles, y compris les chefs de projet et les responsables de l’amélioration des processus dans différents secteurs, ont intérêt à calculer le temps de cycle pour gagner en productivité et en efficacité.
Imaginez que votre client vient de vous envoyer une demande urgente. Il a besoin d’un livrable spécifique dès que possible et veut connaître le délai de réalisation. Sachant qu’il en a besoin de toute urgence, vous voulez le livrer le plus rapidement possible. Vous pensez que votre équipe peut répondre à la demande du client dans les deux prochaines semaines. Vous fixez donc une échéance stricte, en promettant de répondre aux attentes de votre client.
Après avoir géré la communication avec le client, vous contactez rapidement votre équipe pour l’informer de la demande et du travail urgent. À votre grande surprise, votre équipe est frustrée, agacée et contrariée par le délai d’exécution aussi court que vous avez promis, car il lui sera presque impossible de le respecter.
Vous pensiez qu’il faudrait 40 heures pour réaliser une tâche spécifique du début à la fin, mais votre équipe affirme qu’il en faudra au moins 80. Le travail a été mal évalué, le client s’est vu promettre un livrable qu’il risque de ne pas recevoir, et le moral de votre équipe s’effondre alors qu’elle fait des heures supplémentaires pour essayer de respecter la promesse que vous avez faite.
Vous et votre équipe êtes dans une situation délicate et vous auriez aimé savoir plus précisément combien de temps il faudrait pour terminer le travail. Vous voulez éviter que cela ne se reproduise à l’avenir afin de garantir le bien-être et la satisfaction des membres de votre équipe et de vos clients. C’est là qu’intervient le calcul du temps de cycle.
Nous avons regroupé les principes fondamentaux du temps de cycle, ses avantages, deux autres formules associées, la méthode de calcul ainsi que les moyens de le suivre. Avec une bonne compréhension de la formule du temps de cycle, vous pouvez éviter de vous retrouver dans ce type de situation et fournir un travail de haute qualité dans un délai raisonnable à la fois pour votre client et votre équipe.
Qu’est-ce que le temps de cycle ?
Le temps de cycle est un calcul issu du monde de la production lean. Le temps de cycle est la durée nécessaire pour terminer une tâche spécifique du début à la fin. Voyez-le comme le temps qu’il faut pour produire une unité ou un article de bout en bout. Dans notre exemple précédent, il s’agit du temps réel nécessaire (80 heures) que votre équipe vous a indiqué pour terminer le travail.
Le but de la formule du temps de cycle est de déterminer la vitesse de livraison. Il s’agit d’un indicateur crucial qui vous permet de mesurer le temps nécessaire pour réaliser un produit ou fournir un service. Il peut également s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue, car il peut mettre en évidence des inefficacités auxquelles vous et votre équipe pourriez remédier. Il s’agit également d’un indicateur précieux lorsqu’il faut mesurer la productivité et l’efficacité d’une entreprise.
Le temps de cycle peut être appliqué à de nombreux secteurs et types de travail. En ingénierie logicielle, il s’agit du temps nécessaire pour déployer du code. En gestion de chaîne d’approvisionnement, il s’agit de la durée nécessaire pour honorer une commande de produit.
Au-delà du secteur d’activité, cela s’applique également à la gestion de projets, quelle qu’en soit la taille. Même si vous ne travaillez pas dans le développement de produits physiques, calculer le temps de cycle peut vous aider à comprendre combien de temps il faut pour effectuer le travail, du début à la fin.
Quels sont les avantages du calcul du temps de cycle ?
Le calcul du temps de cycle peut représenter un avantage considérable pour votre entreprise. Voici certains des principaux avantages du calcul du temps de cycle et les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser la formule du temps de cycle si ce n’est pas déjà fait :
- Rentabilité accrue grâce aux économies de coûts. En privilégiant la vitesse de livraison, lorsque vous maximisez le temps de cycle, vous réduisez les coûts et augmentez votre rentabilité. Comprendre clairement la manière dont le temps est utilisé et réparti permet de savoir rapidement où vous pouvez réduire vos dépenses. Dans une étude de cas, les bénéfices avant impôts d’une entreprise sont passés de 2 % à 13 %, en partie grâce à une compréhension approfondie du temps de cycle et à d’autres principes Lean.
- Une production plus cohérente. Une fois que vous avez une connaissance approfondie de votre flux de production, vous pouvez mettre en œuvre des processus et des outils pour garantir des cadences de production constantes. En affinant votre cadence de production pour la standardiser, vous éliminerez les risques de sous-production et de surproduction.
- Clients très satisfaits. Avez-vous déjà été dans une situation similaire à celle mentionnée dans l’introduction ? Où vous avez promis à un client un livrable dans un délai que vous n’avez pas pu respecter ? Cela se produit tout le temps lorsque nous ne savons pas clairement combien de temps il faut pour terminer des tâches spécifiques. Lorsque vous calculez le temps de cycle, vous pouvez déterminer votre taux de production et fournir des calendriers plus réalistes auxquels vous pouvez vous tenir.
- Davantage d’efficacité au sein de la structure de travail de votre équipe. En révisant et en évaluant votre temps de cycle, les données offrent la possibilité de remédier aux inefficacités. Par exemple, votre temps de cycle peut indiquer que vous ne pouvez pas livrer assez rapidement ni respecter les délais souhaités. Dans ce cas, vous pouvez déterminer si vous pouvez augmenter votre lot de production pour livrer plus rapidement. Vous pouvez utiliser le temps de cycle comme un élément clé pour identifier les améliorations de processus.
- Meilleur cadrage des projets. Si vous ne savez pas exactement combien de temps il faut à votre équipe pour terminer des tâches spécifiques, il est difficile de définir avec précision le travail avec vos clients. Cela est source de frustration pour votre équipe lorsqu’elle réalise qu’un projet est bien plus important que prévu, ainsi que pour vos clients lorsqu’ils constatent que vous devez reporter l’échéance. Le temps de cycle vous fournira un cadrage de projet plus précis qu’une simple estimation.
- Avantage concurrentiel. Vous souhaitez devancer vos concurrents et fidéliser vos clients ? Surpassez votre concurrence en étant le partenaire qui livre dans les délais de production les plus courts. Vous pouvez utiliser les données en temps réel et la visibilité fournies par votre temps de cycle pour garder une longueur d’avance sur vos concurrents. Le calcul du temps de cycle permettra à votre entreprise de bénéficier d’un avantage concurrentiel et de devancer vos concurrents.
- Une meilleure compréhension des dépenses de l’entreprise. En fonction du temps de cycle d’une tâche donnée, vous pouvez déterminer la valeur de chaque processus. Comprendre le temps de cycle et le nombre de ressources mobilisées pour accomplir des tâches de production dans une période spécifique peut vous aider à mieux comprendre les dépenses de l’entreprise. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur l’optimisation des processus qui génèrent le plus de valeur et de rendement.
Quels sont les défis du calcul du temps de cycle ?
La formule du temps de cycle dans votre projet présente de nombreux avantages, mais elle peut être difficile à utiliser correctement. Voici les problèmes courants qui peuvent survenir lors du calcul du temps de cycle :
- Silos de communication : les membres de l’équipe travaillent chacun sur leurs propres tâches sans collaboration régulière et efficace, ce qui peut entraîner des problèmes dans le workflow du projet.
- Manque de priorisation des tâches : avec autant de tâches en cours en même temps, il peut être difficile de déterminer où concentrer les efforts pour le bien de l’équipe.
- Perturbation possible des canaux d’approvisionnement et de distribution : en modifiant les temps de cycle, il y a un risque de déséquilibrer l’approvisionnement et la distribution de votre projet, ce dont il faut impérativement tenir compte
Temps de cycle, takt time ou lead time
Pour bien comprendre la formule du temps de cycle, il est important d’examiner son fonctionnement par rapport à deux formules comparables : le takt time et le lead time
Tout d’abord, il est essentiel de comprendre que le temps de cycle, le takt time et le temps de superposition des tâches sont différents. En particulier, le temps de cycle et le lead time sont des indicateurs nécessaires dans la méthode de gestion de projet Kanban. Ces indicateurs sont souvent confondus et, bien qu’ils soient liés, ils sont différents et utilisés pour mesurer la productivité de différentes manières. Jetons un coup d’œil rapide à chaque indicateur.
1. Temps de cycle
Comme nous l’avons déjà mentionné, le temps de cycle représente le temps nécessaire pour accomplir une tâche, une production, un service ou un processus de bout en bout. Il s’agit du temps nécessaire pour produire un produit ou un service ou pour terminer un cycle complet. Nous aborderons plus tard les détails de la formule de temps de cycle, mais gardez à l’esprit que la formule est calculée en examinant le temps de production net et le nombre d’unités produites au cours de cette période de production.
2. Takt time
En revanche, le temps takt est la vitesse à laquelle un produit doit être fabriqué pour répondre à la demande des clients. Il est similaire au temps de cycle, mais met l’accent sur la vitesse de production par rapport au nombre de clients qui demandent votre produit ou service.
Idéalement, le temps de cycle correspondrait au takt time. C’est logique, non ? Le rythme auquel votre équipe réalise un produit, un projet ou un livrable correspond à la demande des clients à laquelle vous êtes confronté. Si votre temps de cycle dépasse votre takt time, vos clients seront insatisfaits car vous ne pourrez pas répondre à la demande. Et vice versa ; si votre temps de cycle est inférieur à votre takt time, il peut y avoir des opportunités d’améliorer vos processus et de travailler plus efficacement. Votre processus est peut-être trop complexe ou votre personnel est peut-être trop nombreux pour le volume de demandes que vous devez satisfaire.
3. Lead time
La troisième formule à connaître est le lead time. Le lead time est le temps nécessaire pour parcourir l’ensemble le cycle de production, depuis la phase de commande jusqu’à la phase de paiement final. Cet indicateur révèle le temps qui s’écoule entre la commande et la livraison et donne un aperçu de la durée de votre processus du point de vue du client.
En résumé, l’analyse de ces formules peut fournir des informations sur l’efficacité globale de votre entreprise. La formule du temps de cycle, le takt time et le lead time vous permettent de comprendre vos processus métiers de l’intérieur. Lorsque vous utilisez ces formules ensemble, vous atteindrez une satisfaction client globale plus élevée car vous pourrez fournir des estimations précises sur la durée de la production. Tout le monde y gagne : vous, votre équipe et vos clients.
Alors, comment utiliser concrètement la formule du temps de cycle pour connaître la durée nécessaire à l’exécution de tâches spécifiques ? Voyons comment calculer la durée du cycle ainsi que quelques exemples pour vous aider à démarrer.
Comment calculer le temps de cycle ?
Comment le temps de cycle est-il calculé concrètement ? Le calcul lui-même est une division relativement simple qui se présente comme suit :
Temps de cycle = Temps de production net / Nombre d’unités produites
Plutôt simple, non ? Pas si vite ! Lors du calcul du temps de cycle, il est essentiel de comprendre que le temps de production net ne doit pas inclure les pauses ou le temps d’attente qui affectent le processus de production. Ce chiffre mesure strictement le temps qu’il faut pour accomplir la tâche ou fabriquer le produit, sans les éléments superflus ni les temps d’arrêt.
Jetons un œil à quelques exemples.
Temps de cycle dans les services professionnels
D’abord, prenons un exemple basé sur un projet qui s’applique au secteur de services professionnels. Supposons que vous travailliez dans une entreprise et que vous dirigiez l’équipe marketing interne. Cette année, vous souhaitez que votre équipe se concentre sur l’élaboration de votre stratégie de contenu globale, qui inclut la production de plus de contenu en ligne et l’amélioration de votre classement SEO. Dans cette optique, l’une des stratégies que vous mettez en œuvre consiste à produire davantage de contenu de blog.
Vous devez connaître le nombre d’articles de blog que les membres de votre équipe peuvent produire avant de déterminer comment le contenu du blog s’intégrera à la stratégie de contenu globale.
Supposons que vous ayez cinq rédacteurs de contenu. Chaque rédacteur de contenu consacre en moyenne environ deux heures et demie à la production d’un article de blog de 1 500 mots. Vous souhaitez connaître le temps de cycle nécessaire pour générer 20 articles de blog au total, car vous souhaitez en publier 20 par mois. En utilisant ces chiffres, nous pouvons calculer le temps de cycle pour l’ensemble de l’équipe comme suit :
Temps de cycle = 2,5 heures / 1 article de blog de 1 500 mots
Le temps de cycle est de 2,5 heures, et si nous multiplions cela par le nombre total d’articles de blog que nous voulons générer, nous pouvons voir qu’il faudra 50 heures à l’équipe pour rédiger 20 articles de blog.
2,5 heures x 20 articles de blog = 50 heures
En utilisant ces informations, vous pouvez désormais intégrer le nombre total d’heures nécessaires pour générer du contenu de blog dans l’emploi du temps de votre équipe et élaborer votre stratégie de contenu plus efficacement.
Temps de cycle dans les services de livraison
Voici un autre exemple. Voyons comment le temps de cycle s’applique à une tâche de prestation de services. Supposons que vous travailliez pour le service postal et que vous suiviez les itinéraires habituels pour distribuer le courrier. Vous empruntez le même itinéraire chaque semaine, ce qui vous permet de vous déplacer relativement rapidement dans le quartier.
Vous faites une journée de 12 heures avec une pause déjeuner d’une heure et une pause supplémentaire de 30 minutes. Dans cet exemple, nous voulons éliminer les pauses, également connues sous le nom de temps d’arrêt, pour calculer uniquement le temps de production. Ainsi, votre temps de production net est de 12 - 1,5 = 10,5 heures.
Vous réussissez à livrer des lots de courrier à 300 adresses pendant votre temps de production de 10,5 heures.
Temps de cycle = 10,5 heures / 300 lots de courrier
Dans ce scénario, la distribution d’un lot de courrier prend environ 0,035 heure, soit 2,1 minutes. Quelle rapidité !
Temps de cycle dans un environnement de production
Nous pouvons également calculer le temps de cycle d’une chaîne de production pour déterminer le prix d’un article individuel. Supposons que vous créiez une petite entreprise et que vous vendiez des t-shirts faits à la main. Vous devez savoir combien de t-shirts vous pouvez produire au cours d’une période donnée pour déterminer leur prix de facturation. Dans votre modèle de tarification, vous voulez prendre en compte la main-d’œuvre et les matériaux, et réaliser des bénéfices.
Vous faites une journée de 10 heures avec une pause de 30 minutes. Votre temps de production net est donc de 10 à 0,5 = 9,5 heures. Aujourd’hui, vous avez produit 50 t-shirts faits à la main.
Temps de cycle = 9,5 heures / 50 t-shirts faits à la main
Il vous faut un peu plus de 11 minutes (0,19 heure) pour produire un t-shirt, vous pouvez donc utiliser ce calcul pour tenir compte des coûts de main-d’œuvre et les ajouter à vos coûts de matériaux. Pensez à ajouter une marge supplémentaire pour que votre petite entreprise génère un bénéfice et surveillez la durée de votre cycle au fil de votre progression pour ajuster vos tarifs si nécessaire.
Qui doit calculer le temps de cycle ?
Vous ne savez pas qui est responsable du calcul du temps de cycle ? Le temps de cycle a un impact sur l’efficacité globale et le succès de toute entreprise, ce qui signifie que de nombreux secteurs et rôles différents calculent le temps de cycle.
Que vous soyez chef de projet, chef de produit, responsable des développeurs de logiciels, chef de ligne de production, responsable de l’amélioration des processus, fabricant, fournisseur, ou tout autre intermédiaire, vous pouvez et devez calculer le temps de cycle. Si vous effectuez un type quelconque de livraison de produit, de service ou de projet du début à la fin, vous pouvez calculer le temps de cycle de cette tâche ou de cet ensemble de tâches.
La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas à calculer le temps de cycle manuellement ni à vous perdre dans les calculs. Il existe une variété d’outils qui facilitent le calcul et le suivi du temps de cycle pour toute personne qui en a la responsabilité.
Par exemple, vous pouvez calculer le temps de cycle en utilisant un outil comme un calculateur de temps de cycle. Et pour améliorer encore plus le suivi de votre productivité, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet pour comprendre vos workflows et calculer le temps de cycle de manière exhaustive et approfondie.
Optimiser vos flux de production avec Wrike
Wrike peut vous aider à optimiser vos flux de production et à contrôler facilement vos calculs de temps de cycle.
Comment suivre le temps de cycle avec Wrike ? Voici quelques fonctionnalités utiles qui peuvent simplifier vos calculs, faciliter leur compréhension et leur partage.
1. Utilisez des diagrammes de flux cumulatifs
Les diagrammes de flux cumulatifs sont des visualisations de données qui s’intègrent bien à la gestion de projet Kanban, et les tableaux Kanban sont compatibles avec le temps de cycle et les principes Lean. Ces diagrammes vous permettent de visualiser le temps de cycle, la cadence de production et le travail en cours. Vous pouvez créer un tableau Kanban directement dans Wrike et l’utiliser pour recueillir des informations sur la productivité en utilisant les statistiques de votre équipe.
2. Comparez le temps estimé et le temps réel
Vous pouvez améliorer le suivi du temps de votre équipe en comparant le temps estimé et le temps réel. N’oubliez pas que vous aurez besoin du temps de production réel pour calculer le temps de cycle, mais il peut être utile de comparer le temps de production aux prévisions de votre équipe concernant la durée des tâches.
- Pour mesurer le temps estimé à l’exécution d’une tâche, vous pouvez configurer un champ personnalisé et demander à votre équipe d’entrer le temps estimé pour une tâche.
- Ensuite, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de suivi du temps et demander aux membres de votre équipe de calculer le temps réel qu’ils consacrent à chaque tâche.
- Créez des rapports personnalisables pour comparer le temps estimé et réel.
3. Simplifiez la collaboration
Wrike s’intègre à plus de 400 fournisseurs de logiciels de premier plan, ce qui signifie que vous pouvez optimiser vos workflows de production sans abandonner les outils que vous connaissez et appréciez.
De plus, la collaboration est un élément nécessaire des workflows optimisés, et Wrike est là pour vous aider. Grâce à la possibilité de collaborer directement au sein du logiciel et de partager instantanément des documents et des rapports, vous pouvez facilement visualiser les processus de votre équipe à chaque étape tout en communiquant plus efficacement.
4. Appuyez-vous sur des modèles
Vous travaillez sur un projet complexe qui peut inclure plusieurs cycles pendant que votre équipe travaille à chaque étape du cycle de vie du projet ? Utilisez le modèle pour décomposer les projets complexes dans Wrike et suivre les temps de cycle depuis la phase d’initiation jusqu’à la phase de lancement. Chaque phase du cycle de gestion de projet a son propre dossier, ce qui simplifie le suivi de plusieurs tâches au sein d’un même projet.
Bien que le temps de cycle soit souvent associé aux méthodes Kanban, vous pouvez également utiliser cette mesure dans la méthodologie agile. Celle-ci encourage la livraison de produits de haute qualité sur de courtes périodes (vous voyez comment cela complète bien le temps de cycle). Utilisez le modèle de travail d’équipe agile pour commencer à planifier des sprints et à travailler par itérations plus courtes.
Comprenez (et maximisez) le temps de votre équipe
Personne n’aime cette sensation de panique au ventre qui survient quand on se rend compte que des promesses risquent de ne pas être tenues. Heureusement, le suivi et la compréhension du temps de cycle de votre équipe vous aideront non seulement à éviter les engagements trop ambitieux envers vos clients, mais aussi à assurer la satisfaction et l’efficacité des membres de votre équipe.
Le temps de cycle n’est pas simplement une mesure de votre production, c’est un indicateur qui vous aidera à fournir un travail de haute qualité, et à satisfaire et à fidéliser vos clients.
Que vous utilisiez le temps de cycle pour la livraison d’un produit, un service, le développement de logiciels ou tout autre type de projet, la formule du temps de cycle peut vous aider à améliorer le niveau de satisfaction de vos clients et à optimiser continuellement la façon dont vous et votre équipe travaillez.
Vous souhaitez commencer à suivre le temps de cycle de votre équipe ? Inscrivez-vous pour essayer Wrike gratuitement et commencez dès aujourd’hui à optimiser vos workflows et à améliorer la satisfaction de vos clients.
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