Qu’est-ce qu’un plan de contingence ?

Qu’est-ce qu’un plan de contingence ?

En gestion de projet, un plan de contingence est un plan défini et opérationnel à mettre en œuvre si un risque identifié se concrétise. Il s’agit essentiellement d’un « Plan B », à mettre en place en cas d’imprévus. Le Project Management Institute décrit l’élaboration d’un plan de contingence comme « définir les étapes à suivre si un événement à risque identifié devait se produire ». En gestion de projet d’entreprise, les plans de contingence sont un élément de la gestion des risques et doivent faire partie du plan de gestion des risques, qui peut inclure un logiciel de gestion des risques.

En créant un plan de contingence d’entreprise, les chefs de projet peuvent identifier les risques et développer des stratégies pour les atténuer, réduisant ainsi la probabilité de retards de projet, de dépassements de budget et d’autres résultats négatifs. Nous allons vous expliquer quand utiliser un plan de contingence, la différence entre les plans de contingence et les plans d’atténuation, comment élaborer un plan de contingence, les quatre étapes à suivre pour établir votre propre plan de contingence, et pourquoi Wrike est l’outil idéal pour aider les chefs de projet à créer et à mettre en œuvre des plans de contingence.

Quand utiliser un plan de contingence ?

Les plans de contingence ne peuvent être créés que pour les risques identifiés, et non pour des risques inconnus ou non détectés. Si vous ne connaissez pas un risque, il est impossible de s’y préparer. Les plans de contingence ne sont pas seulement mis en place pour anticiper les difficultés, ils peuvent également être créés pour tirer parti d’opportunités stratégiques. Par exemple, supposons que vous ayez identifié qu’un nouveau logiciel de formation doit être lancé prochainement. Si cela se produit pendant votre projet, vous pouvez avoir un plan de contingence sur la façon de l’incorporer dans la phase de formation de votre projet.

Un autre excellent exemple de moment opportun pour un plan de contingence est lors d’un lancement de site web, car il s’agit généralement de projets complexes et multidimensionnels impliquant plusieurs parties prenantes, y compris des développeurs web, des designers, des spécialistes du marketing et des créateurs de contenu. Certains risques identifiés peuvent être des pannes de sites web, des failles de cybersécurité ou des problèmes liés à l’expérience utilisateur. Mais si l’un de ces éléments se produit, un plan de contingence peut vous aider à vous adapter. Par exemple, si le site web rencontre des difficultés techniques, le plan de contingence comprendra des stratégies pour résoudre le problème rapidement, comme collaborer avec l’équipe de développement web pour identifier le problème et mettre en œuvre une solution.

Le plan peut également inclure des stratégies pour communiquer avec les clients ou les parties prenantes afin de gérer les attentes et atténuer l’impact du problème. Cela peut impliquer l’utilisation des réseaux sociaux ou des newsletters par e-mail pour informer les clients du problème et fournir des mises à jour sur le statut du site web. Dans l’ensemble, lorsque vous avez un plan de contingence lors du lancement d’un site web, vous pouvez vous assurer que les risques identifiés à l’avance ne compromettent pas le succès du projet, permettant ainsi un lancement efficace et réussi.

Plan de contingence ou plan d’atténuation

En gestion de projet, les plans de contingence et les plans d’atténuation sont tous deux des outils essentiels pour gérer les risques et assurer la réussite des projets. Bien que ces plans soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils présentent des différences clés qui leur permettent de mieux s’adapter à des cas d’utilisation spécifiques.

Un plan de contingence est un plan de secours conçu pour faire face à des événements imprévus ou à des risques qui peuvent affecter le calendrier, le budget ou la qualité du projet. Un plan de contingence est généralement mis en œuvre lorsqu’un événement à risque spécifique se produit et décrit une série d’actions à entreprendre pour atténuer l’impact de l’événement.

Un plan de contingence est souvent utilisé pour une campagne marketing, car de nombreuses variables peuvent avoir un impact sur le calendrier du projet, telles que les changements de budget, de capacité de charge de travail ou de cadrage global. Un plan de contingence définit les étapes à suivre pour respecter le budget du projet, ne pas surcharger le personnel, et se conformer au cadrage.

En revanche, un plan d’atténuation est conçu pour identifier et traiter de manière proactive les risques avant qu’ils ne se produisent. Un plan d’atténuation décrit des stratégies pour réduire la probabilité qu’un événement à risque se produise et minimiser son impact s’il survient.

Un plan d’atténuation est souvent utilisé dans le domaine de la technologie ou du marketing, où des risques tels que des violations de la cybersécurité, des problèmes d’expérience utilisateur ou des retards de lancement de produit peuvent affecter le succès du projet. Un plan d’atténuation définit des stratégies pour minimiser la probabilité que ces risques se produisent, telles que la mise en œuvre de protocoles de sécurité ou la réalisation de tests auprès des utilisateurs, ainsi que des étapes pour minimiser leur impact, telles que l’élaboration d’un plan de communication pour gérer les attentes des clients.

La principale différence entre un plan de contingence et un plan d’atténuation est qu’un plan de contingence est réactif, tandis qu’un plan d’atténuation est proactif. Les plans de contingence sont utilisés pour gérer les risques qui se sont déjà produits, tandis que les plans d’atténuation sont utilisés pour empêcher les risques de se produire en premier lieu.

Une autre différence est que les plans de contingence sont généralement plus détaillés et spécifiques que les plans d’atténuation, car ils sont élaborés en réponse à un événement à risque spécifique. Les plans d’atténuation, en revanche, sont généralement plus généraux et stratégiques, car ils sont élaborés pour gérer un large éventail de risques.

En résumé, les plans de contingence et les plans d’atténuation sont tous deux des outils essentiels pour gérer les risques et assurer le succès des projets. Bien qu’ils soient souvent utilisés de manière interchangeable, leurs différences en matière de priorité et d’approche leur permettent de mieux s’adapter à des cas d’utilisation spécifiques. Comprendre les différences entre ces deux plans est essentiel pour les chefs de projet afin de gérer efficacement les risques et d’assurer le succès du projet.

4 étapes pour créer un plan de contingence

Lorsque vous préparez votre plan de contingence, tenez compte de ces quatre directives :

1. Identifiez les déclencheurs

Identifiez les événements spécifiques qui doivent se produire pour déclencher la mise en œuvre du plan.

2. Déterminez qui, quoi, quand, où et comment

Couvrez les cinq bases de chaque étape de votre plan : qui sera impliqué, que devra-t-il faire, quand cela devra-t-il se produire, où le plan se déroulera-t-il, et comment sera-t-il exécuté.

3. Établissez des normes de communication

Établissez des directives claires concernant les rapports et la communication pendant la mise en œuvre du plan. Comment les parties prenantes internes et externes seront-elles informées ? Qui rédigera et enverra la notification, et combien de temps après l’incident sera-t-elle diffusée ? À quelle fréquence des mises à jour seront-elles fournies ?

4. Surveillez et adaptez-vous

Surveillez le plan régulièrement pour vous assurer qu’il est à jour.

De plus, tenez compte de ces quatre défis courants auxquels les chefs de projet sont confrontés lors de l’élaboration d’un plan de contingence :

1. L’élaboration d’un plan de contingence est perçue comme une priorité secondaire : étant donné que le plan peut ne jamais être utilisé, il peut y avoir une tendance à retarder sa création. Cependant, ne pas avoir un plan de contingence peut entraîner l’échec du projet.
2. Les membres de l’équipe peuvent être trop confiants ou trop investis dans le plan A : par conséquent, ils peuvent ne pas être motivés pour créer un plan B détaillé et opérationnel.
3. Le manque de sensibilisation et d’adhésion à l’échelle de l’entreprise peut freiner la mise en œuvre : les projets ne sont pas réalisés de manière isolée. Si toutes les parties prenantes de l’entreprise ne connaissent pas le plan et ne n’y adhèrent pas, sa mise en œuvre peut être retardée.
4. Peu de temps est alloué à l’identification des risques : si une évaluation des risques n’a pas été correctement menée, il est impossible de préparer un plan de contingence viable.

Élaborer un plan de contingence avec Wrike

En résumé, créer un plan de contingence est crucial pour réussir à naviguer dans le paysage en constante évolution de la gestion de projet. Avec les bons outils, tels que le logiciel de gestion de projet de Wrike, créer et mettre en œuvre un plan de contingence n’a jamais été aussi facile. 

Wrike permet aux équipes de se préparer facilement aux imprévus en créant et en gérant des plans de contingence en toute simplicité. Avec des fonctionnalités telles que la collaboration en temps réel, des alertes automatiques, et des modèles et workflows personnalisables, les équipes peuvent utiliser Wrike pour identifier rapidement les déclencheurs, déterminer le qui, quoi, quand, où et comment de chaque étape, établir des normes de communication, et surveiller et adapter le plan si nécessaire.

Avec le logiciel de Wrike, l’élaboration d’un plan de contingence fait désormais partie intégrante de la gestion des risques, permettant aux équipes de relever les défis avec confiance et de maintenir les projets sur la bonne voie. Wrike propose un excellent modèle d’analyse des risques pour vous aider à démarrer. De plus, avec les fonctionnalités de rapport et de statistiques intégrées de Wrike, les équipes peuvent identifier les risques et les tendances potentiels, leur permettant de prendre des décisions éclairées et de prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Que vous planifiiez le lancement d’un site web complexe ou que vous gériez un projet de grande envergure, le logiciel de gestion de projet de Wrike est la solution idéale pour vous aider à vous préparer aux imprévus. Essayez Wrike dès aujourd’hui et gérez facilement et efficacement les risques de manière proactive.

Pour aller plus loin :

• Concepts de base en gestion de projet : 6 étapes pour élaborer un plan de projet infaillible
• 4 raisons de l’échec de la communication (et comment y remédier)
• 10 raisons de l’échec des projets : enseignements tirés de l’Étoile de la Mort
• 5 principales causes de l’échec de projets et comment éviter la catastrophe