Comment gérer les télétravailleurs et les équipes virtuelles

Comment gérer les télétravailleurs et les équipes virtuelles

Gérer une équipe est une tâche difficile. Dans un rapport, les cadres intermédiaires déclarent être stressés pendant près de trois jours et demi sur une semaine classique de cinq jour. Mais le leadership se complexifie encore davantage lorsqu'il s'agit de gérer des télétravailleurs. 

Lorsque les employés sont dispersés et dans l'impossibilité de travailler côte à côte, vous n'avez aucune visibilité directe sur les activités de chacun. Des malentendus surviennent, les messages importants finissent par se perdre dans la masse et la frustration monte.

Toutefois pas de panique. Nous allons vous dire tout ce qu'il faut savoir pour gérer des équipes virtuelles en toute confiance et en dehors de toute confusion. 

Pourquoi vous n'échapperez pas aux équipes virtuelles

En plus d'être promis à un bel avenir, le télétravail marque déjà fortement le présent de son empreinte. Lorsque la pandémie de COVID-19 a contraint les employés en présentiel à quitter brusquement le bureau, le télétravail a bondi de façon spectaculaire. Selon l'Institut de recherche de Stanford, pas moins de 42 % des employés aux États-Unis télétravaillent déjà à plein temps depuis chez eux.

Mais même bien avant la crise sanitaire mondiale, le télétravail était déjà sur toutes les lèvres. Dans le rapport State of Remote Work 2020 de Buffer, 98 % des employés déclarent vouloir travailler à distance au moins partiellement pour le reste de leur carrière.

Pourquoi le télétravail attire-t-il autant les employeurs que les employés ? Ce mode de travail présente de nombreux avantages, notamment :

• Productivité accrue : Dans une étude de FlexJobs, 66 % des répondants déclarent être plus productifs en télétravail qu'en présentiel. Parmi les raisons qui font qu'ils estiment pouvoir accomplir plus efficacement leurs listes de tâches , ils invoquent le fait d'être moins fréquemment interrompus par leurs collègues, de subir moins de distractions et de profiter d'un environnement plus calme. 
• Meilleur équilibre entre travail et vie privée : Les équipes virtuelles peuvent également mieux concilier leur travail et leur vie personnelle, ce qui compte beaucoup pour les employés. Dans une étude de Gallup, 53 % des employés se déclarent particulièrement sensibles à la question de l'équilibre travail-vie personnelle. 
• Plus grand vivier de talents : L'un des gros avantages pour les managers et les employeurs est que le vivier de talents n'est pas géographiquement restreint. Ils peuvent choisir le candidat le plus approprié pour le poste à pourvoir sans avoir à se soucier de l'endroit où il habite.

En combinant tous ces avantages, vous obtenez une équipe virtuelle épanouie et performante dont les membres produisent un excellent travail — depuis leur canapé et espaces de travail respectifs. 

Quels sont les défis liés à la gestion des télétravailleurs ?

Le télétravail présente de nombreux avantages, mais la gestion à distance n'est pas sans poser quelques difficultés. Si vous et les membres de votre équipe n'êtes pas en mesure de travailler côte à côte, vous serez probablement confrontés à quelques soucis. Voici certains des obstacles les plus fréquemment rencontrés.

Transparence et visibilité 

Vous connaissez très certainement ce vieux proverbe qui dit : « Loin des yeux, loin du cœur ». Sachez qu'il peut tout à fait s'appliquer à votre équipe virtuelle. Les membres de votre équipe peuvent en effet se sentir isolés et déconnectés lorsqu'ils manquent de visibilité sur les activités de leurs collègues. 

De plus, les télétravailleurs peuvent se sentir moins bien pris en considération par leurs managers et les membres de leur équipe. Ils peuvent avoir l'impression de travailler dans le vide et que leurs efforts ne sont pas appréciés à leur juste valeur, voire tout simplement ignorés. Malheureusement, lorsque les télétravailleurs se sentent ainsi invisibilisés et dévalorisés, ils se montrent moins innovants, collaboratifs et solidaires. 

Communication et collaboration

Une communication efficace reste un défi de taille, quel que soit le type d'équipe. Mais ce challenge est d'autant plus grand pour les équipes virtuelles. 

Les télétravailleurs ne peuvent pas échanger avec leurs collègues en passant, ni recueillir des informations importantes au détour d'une conversation impromptue. Les membres de l'équipe doivent donc communiquer de façon claire et manifeste. 

Cela ne vient pas naturellement à tout le monde, et il n'est donc pas étonnant que le rapport State of Remote Work 2020 de Buffer désigne la communication et la collaboration comme les deux principaux défis liés au télétravail. 

Favoriser une culture d'entreprise positive

La culture d'​entreprise est une préoccupation majeure pour de nombreux employés. Dans une enquête de Nulab, 83 % des employés considèrent la culture d'entreprise comme un critère important au moment de choisir un employeur. 

Mais une culture d'entreprise est difficile à instaurer et à maintenir lorsque toute votre équipe est dispersée. Il n'y a pas d'excursions de consolidation d'équipe, d'happy hours ni de déjeuners entre collègues. Cela demande, là encore, de faire preuve d'un certain volontarisme.

Surveillance de la productivité

Lorsque les employés travaillent à distance, vous ne pouvez pas passer la tête par la porte de votre bureau pour vous assurer que votre équipe travaille dur. La gestion à distance requiert un haut niveau de confiance, ainsi que des systèmes de surveillance de la productivité qui soient efficaces. 

De nombreux managers se tournent vers des outils de télétravail comme les applications de suivi du temps pour garder un œil sur les activités de leur équipe. Heureusement, 79 % des répondants jugent, dans une enquête, tout à fait normal qu'un employeur surveille le travail de ses employés. 

Solutions de gestion des équipes virtuelles

Il vous faut relever plusieurs défis pour diriger les membres de votre équipe à distance, mais la bonne nouvelle est qu'il n'y a rien d'insurmontable. 

De plus, la technologie est là pour vous assister. Une bonne pile technologique peut vous aider à gérer une équipe virtuelle et à la rendre épanouie et productive. Voici quelques solutions à inclure absolument dans votre boîte à outils : Logiciels de 

• Gestion de projet  : Une plateforme de gestion du travail collaboratif comme celle de Wrike permettra à votre équipe d'avoir une visibilité sur les tâches, les délais et les missions. Les membres de l'équipe pourront ainsi appréhender plus facilement le déroulement de leurs tâches, et il leur suffira d'effectuer un simple zoom arrière pour visualiser les activités à l'échelle de l'équipe ou de l'entreprise. 
• Solution de suivi du temps : Si vous redoutez une baisse de la productivité lorsque votre équipe travaille à distance, une application de suivi du temps pourra stimuler la responsabilisation de tous et vous fournir, à vous et à votre équipe, des données en temps réel que vous pourrez exploiter pour être encore plus efficace.
• Outil de visioconférence : Malheureusement, plus d'un tiers des télétravailleurs déclarent n'avoir jamais eu d'échange en tête-à-tête avec des membres de leur équipe. Et pourtant, 40 % d'entre eux estiment que cela pourrait les aider à approfondir leurs relations. Ne sous-estimez pas l'importance des échanges en tête-à-tête, même lorsque vous ne pouvez pas être dans la même pièce. Les logiciels de visioconférence sont la meilleure solution pour les conversations en tête-à-tête.
• Plateforme de messagerie instantanée : Les membres de votre équipe virtuelle doivent pouvoir avoir la possibilité d'échanger rapidement, aussi bien pour poser des questions relatives au travail que pour entamer des discussions autour d'un café. Une plateforme de messagerie instantanée aidera les membres de votre équipe à échanger entre eux et à renforcer leurs liens. 

Comment accompagner les télétravailleurs novices

Si votre équipe découvre le télétravail pour la première fois, la transition ne se fera pas sans heurts. Lorsque vous devez gérer une équipe virtuelle, il est de votre responsabilité de l'aider à appréhender au mieux son nouvel environnement. 

Mais comment ? Voici quelques conseils utiles pour offrir un soutien et des encouragements aux télétravailleurs novices — tout en maintenant des performances élevées.

Réévaluer et redéfinir les attentes

Les membres de votre équipe découvrent une toute nouvelle manière de travailler, et vous ne pouvez pas faire comme si de rien n'était. Des études montrent que même les employés les plus performants peuvent parfois enregistrer de moins bons résultats lorsqu'ils sont contraints de passer au virtuel.

Communiquez dès maintenant, et de façon transparente, sur tout ce que cela implique comme changements. Quels objectifs doivent être ajustés ? Quelles normes et attentes doivent changer à l'échelle de l'équipe ? Quels nouveaux outils et flux de travail avez-vous mis en place ? Plus vous chercherez activement à expliquer les choses, plus votre équipe se sentira soutenue. 

Faire le point régulièrement

Lorsque vous travailliez en présentiel dans environnement de bureau classique, vous étiez probablement fréquemment en contact avec vos employés. Ce doit être toujours le cas en télétravail.

Effectuez des mises au point hebdomadaires lors desquelles vous pourrez discuter des objectifs, des défis et de l'avancement des projets. Il est essentiel de rattraper son retard au travail, mais il est également important de tisser des liens en abordant des sujets plus personnels. Cela permet de nouer des relations fortes — même si vous ne travaillez pas dans la même pièce.

Organiser des événements socialisation

Les happy hours mensuels et les déjeuners d'équipe n'ont peut-être plus cours, mais vous pouvez toujours trouver d'autres moyens de détendre l'atmosphère et de favoriser les liens interpersonnels au sein de votre équipe.

Vous pourriez, par exemple, proposer un défi hebdomadaire consistant à partager des photos sur Slack ou bien organiser chaque mois un quiz ou un happy hour virtuel. Donnez aux membres de votre équipe une chance de maintenir ces liens sociaux. Les communications à distance peuvent vite se limiter au travail stricto sensu et il vous faudra y mettre du vôtre pour réellement briser la glace. 

Rester positif

Comme l'explique un article paru dans la revue américaine Harvard Business Review, les employés se tournent souvent vers leurs managers pour savoir comment ils sont censés réagir face aux changements soudains et en situation de crise. Si, en tant que manager, vous paraissez épuisé ou que vous ne faites que vous plaindre, votre état d'esprit risque de contaminer vos employés. 

Ainsi, même si vous devez faire preuve de transparence quant aux obstacles à surmonter, tâchez malgré tout de conserver une attitude positive. Cela aidera tout le monde à garder le moral. 

Faire preuve d'empathie

Vous pensez que la transition vers le télétravail peut être stressante ou déstabilisante ? Ne comptez pas sur vos employés pour vous contredire ! N'oubliez pas que vous n'êtes pas le seul concerné dans l'histoire. Vos employés sont probablement aussi décontenancés que vous — surtout s'ils doivent composer avec d'autres obligations et engagements personnels. 

 96 % des employés estiment important que leur employeur fasse preuve d'empathie. Alors, sachez prendre du recul et vous montrer compréhensif à l'égard de vos employés. Et n'oubliez pas : tout le monde est dans le même bateau ! 

Cinq conseils pour motiver les équipes virtuelles

Les membres de votre équipe n'exercent pas leurs activités en pilotage automatique, et vous devez leur donner les moyens de faire de leur mieux lorsqu'ils travaillent à distance. Voici cinq conseils pour motiver les équipes virtuelles :

1. Établir des attentes claires

Croyez-le ou non, plus de la moitié des employés reconnaissent ne pas vraiment savoir ce que l'on attend d'eux au travail. Il est important de définir des attentes claires pour les employés, qu'ils soient en télétravail ou en présentiel.

• Voici les questions auxquelles vous devez répondre en présence de vos employés :
• Quelles sont les principales responsabilités liées à leur fonction ?
• Quels sont leurs principaux objectifs pour ce mois, ce trimestre, cette année, etc. ?
• Comment la réussite de chacun de ces objectifs sera-t-elle déterminée et évaluée ?

Donnez à vos collaborateurs des consignes concrètes et quantifiables. Lorsqu'ils en sauront plus sur ce que l'on attend d'eux, ils se montreront beaucoup plus motivés au travail. 

2. Favoriser la flexibilité et l'autonomie

Le rapport State of Remote Work 2020 de Buffer identifie la flexibilité — aussi bien concernant l'emploi du temps que l'environnement de travail — comme le principal avantage du télétravail. 

Ainsi, au moment de déterminer la manière dont vous allez gérer votre équipe virtuelle, n'oubliez pas que les membres de l'équipe doivent pouvoir eux aussi profiter de cet avantage. Vous devez éviter de tomber dans le piège de la microgestion en définissant des attentes claires avant de vous retirer pour laisser le champ libre. Malheureusement, un employé sur cinq déclare ne pas être suffisamment libre de choisir la manière de travailler qui lui convient le mieux​. 

3. Relier le travail quotidien des employés à la situation dans son ensemble

Il y a peu de choses qui motivent plus les employés que le sentiment d'avoir un but. En réalité, neuf professionnels sur 10 déclarent dans une enquête être prêts à sacrifier 23 % de leur rémunération potentielle pour exercer « un métier qui a du sens ». 

L'un des meilleurs moyens de renforcer le sentiment de but à atteindre auprès des membres de votre équipe virtuelle est de leur donner la possibilité de percevoir le lien entre leurs tâches quotidiennes et la situation dans son ensemble. Quel est l'impact de leur travail sur l'ensemble de votre équipe ou entreprise ?

Un employé trouvera probablement fastidieux de devoir remplir une feuille de calcul. Il suffira donc de lui expliquer en quoi cela peut aider votre entreprise à générer chaque année des recettes conséquentes, et cette tâche en apparence sans intérêt deviendra subitement beaucoup plus stimulante et justifiée. 

4. Favoriser la responsabilisation

Lorsque les choses sont transparentes et que les employés voient comment leur travail fait sens, la responsabilisation est tout naturellement renforcée. Les employés doivent pouvoir voir la réaction en chaîne qui risque de se produire si jamais leurs tâches sont mal exécutées ou ne sont pas réalisées dans les délais.

Cette responsabilité inhérentes aux activités est un sérieux avantage, d'autant plus qu'une grande partie des dirigeants estiment avoir du mal à responsabiliser leurs propres équipes. En effet, 18 % des PDG désignent dans un rapport la responsabilisation des employés comme leur principal talon d'Achille. 

Vous pouvez renforcer encore davantage la responsabilisation en utilisant une plateforme de gestion de projet et en faisant des mises au point régulières sur l'avancement du travail auprès des membres de votre équipe. 

5. Accorder une reconnaissance adéquate

Les employés veulent être reconnus et se sentir valorisés lorsqu'ils font du bon travail. Ils ne demandent pas nécessairement la lune. Pour les trois quarts d'entre eux un simple « merci » suffit.

Bien que les critiques et les commentaires constructifs soient importants, n'oubliez pas de vous montrer reconnaissant lorsqu'un employé achève un projet ou enregistre une victoire. 

Il peut également être utile de demander à vos employés comment ils souhaitent qu'on les félicite. Certains employés préféreront être applaudis lors d'une réunion d'équipe, tandis que d'autres se sentiront davantage à l'aise avec des commentaires positifs individuels. 

Comment identifier les télétravailleurs efficaces ?

Si vous avez besoin d'agrandir votre équipe virtuelle, vous constaterez que le processus de recrutement change du tout au tout. Comment êtes-vous censé savoir si un candidat vous convient si vous ne pouvez pas le rencontrer en personne ? 

Comme c'est le cas pour n'importe quel autre recrutement, il vous faut cibler les compétences techniques spécifiques à l'emploi. Cependant, les compétences non techniques jouent un rôle non négligeable lorsqu'il s'agit de pourvoir des postes en télétravail. Voici certaines des compétences dont il faut tenir compte en priorité :

• Motivation personnelle
• Priorisation et gestion du temps
• Organisation
• Communication

Mais comment évaluer ces compétences lors du recrutement ? Voici quelques conseils pour trouver les meilleurs candidats : 

• Faites attention à la façon dont les candidats communiquent lors du processus de recrutement. Répondent-ils rapidement aux e-mails ? Leurs messages sont-ils rédigés de façon claire ? Comment se passent vos conversations vidéo ou téléphoniques ? Ces échanges vous en diront déjà long sur la manière qu'ils ont de communiquer et de travailler.
• Posez des questions d'entrevue comportementale. En règle générale, ce sont les questions commençant par « Parlez-moi d'une fois où… » que les candidats redoutent le plus. Des questions comme « Parlez-moi d'une fois où il vous a fallu gérer une échéance très serrée » ou « Parlez-moi d'une fois où vous avez dû résoudre un problème par vous-même » peuvent vous aider à évaluer les compétences susmentionnées sur la base d'exemples concrets.
• Demandez-leur de décrire leur expérience du télétravail. S'ils ont déjà travaillé à distance, demandez-leur comment les choses se sont passées. S'ils n'ont jamais travaillé dans des équipes virtuelles, vous pouvez toujours leur demander ce qui les intéresse dans le télétravail, et les plus gros défis que cela risque de leur poser. Les réponses à ces questions vous seront très utiles pour déterminer s'ils pourront s'épanouir dans votre équipe. 

Comment intégrer de nouveaux employés dans une équipe virtuelle ?

Un nouvel employé vient de rejoindre votre équipe virtuelle et vous voulez à tout prix qu'il se sente le bienvenu. 

Si vous ne pouvez pas lui faire visiter le bureau ou l'inviter à un déjeuner d'équipe, il existe d'autres moyens de l'accueillir et de le rendre enthousiaste à l'idée de travailler dans votre équipe. 

• Planifier un appel vidéo :  40 % des employés se sentent ignorés et isolés au travail, et comme vous pouvez vous en douter, le télétravail n'arrange pas vraiment les choses. Lorsque vous embauchez un nouvel employé, organisez un appel vidéo avec toute l'équipe pour qu'il puisse rencontrer les personnes avec lesquelles il travaillera en étroite collaboration. Accordez un bonus aux personnes ayant contribué à briser la glace ou pris la peine d'organiser des jeux d'ambiance pour faire connaissance. 
• Utiliser le système de jumelage : Jumeler les nouvelles recrues avec un autre membre de votre équipe peut s'avérer efficace. Les nouveaux membres de l'équipe pourront ainsi se tourner vers une personne de confiance (en dehors de leur supérieur hiérarchique direct) auprès de laquelle ils pourront récupérer tel ou tel document ou poser des questions (par ex., qui est la personne en charge des demandes de congés ?).
• Mettre en place un système d'intégration des nouveaux employés : Lorsqu'il s'agit d'intégrer un nouvel employé, il y a beaucoup de choses à penser. On a vite fait d'omettre certains aspects importants, comme une session par ci ou une formation par là. Mettez officiellement en place un processus d'intégration des nouveaux employés pour ne plus jamais rien laisser de côté. Cela vous permettra également de tenir vos nouvelles recrues informées afin qu'elles sachent à quoi s'attendre durant leurs premières semaines et premiers mois. Simplifiez-vous la vie avec notre modèle d'intégration des nouveaux employés. 
• Aller régulièrement aux nouvelles : Vous pensez qu'il suffit d'une semaine ou deux pour qu'une nouvelle recrue prenne le pli ? Détrompez-vous. La période d'intégration doit au minimum couvrir les 90 premiers jours. Allez régulièrement aux nouvelles, le temps pour votre nouvel employé de se familiariser avec l'équipe. C'est important, surtout lorsque l'on sait que 29 % des employés ont, à un moment donné de leur carrière, quitté un emploi dans les 90 premiers jours après avoir été embauchés. 

Gérer des télétravailleurs est une tâche difficile, mais pas infaisable

Gérer des télétravailleurs n'est pas chose aisée — surtout lorsque l'on a l'impression que tout s'est transformé autour de soi.

En présentiel comme en télétravail, le leadership exige de l'engagement et beaucoup d'efforts. Heureusement, ce guide vous fournit toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer une équipe virtuelle performante, engagée et épanouie. 

En appliquant ces stratégies, vous serez à même de télétravailler en toute confiance. Et si vous avez besoin de conseils, Wrike est à votre disposition. Notre plateforme polyvalente de gestion de projets permet aux équipes de gérer des projets, de collaborer et de communiquer en toute transparence, et ce où qu'elles se trouvent.