Diagramme de workflow : exemples, avantages et création

Lorsque vous commencez à analyser vos workflows, vous observerez probablement de grands schémas de processus, souvent difficiles à interpréter. Il s’agit de diagrammes de workflow : une représentation visuelle de chaque étape, décision et transfert dans un processus pour mieux comprendre comment le travail évolue du début à la fin.

Dans mon propre travail, j’ai constaté que commencer par un workflow visuel fait toute la différence, surtout dans des projets complexes impliquant plusieurs services. Cela m’aide à comprendre des dépendances complexes et à mettre tout le monde sur la même longueur d’onde dès le départ, ce qui accélère la prise de décision et prévient des erreurs coûteuses par la suite.

Dans cet article, je vais expliquer ce que sont les diagrammes de workflow, quand les utiliser et comment ils peuvent simplifier les processus les plus complexes. Je partagerai également des conseils tirés de ma propre expérience pour créer et améliorer des diagrammes dans Wrike, ainsi que des outils et stratégies pour transformer des visuels statiques en workflows concrets et exploitables.

Sommaire :

• Qu’est-ce qu’un diagramme de workflow ?
• Histoire du diagramme de workflow
• Quand utiliser un diagramme de workflow
• Avantages de l’utilisation d’un diagramme de workflow
• Étapes pour créer un diagramme de workflow
• Exemples de diagrammes de workflow
• Composants d’un diagramme de workflow
• Transformer les diagrammes de workflow en action dans Wrike
• FAQ

Qu’est-ce qu’un diagramme de workflow ?

Un diagramme de workflow est un aperçu visuel des étapes nécessaires pour réaliser une tâche, un projet ou un processus métier complet. Il détaille tout le workflow du début à la fin en utilisant des formes et symboles standard compréhensibles par tous.

Un diagramme du processus métier montre la séquence des actions, les personnes impliquées et les décisions clés prises tout au long du processus. En créant un diagramme de workflow, les équipes peuvent visualiser le déroulement du travail dans leurs systèmes, ce qui améliore la compréhension et réduit toute ambiguïté.

Selon la personne à qui vous posez la question, les diagrammes de workflow peuvent également être appelés organigrammes, diagrammes de processus, graphiques de workflow ou même workflows de processus métier. Quel que soit le terme, l’objectif reste le même : visualiser les étapes et la structure d’un processus pour qu’il puisse être optimisé, communiqué et adapté.

Histoire du diagramme de workflow

Bien que le workflow numérique moderne puisse sembler récent, le concept de documentation visuelle des processus existe depuis le boom industriel du début des années 1900.

Les pionniers tels que Frank et Lillian Gilbreth pensaient que la meilleure méthode était la plus efficace. Leur théorie reposait sur l’idée que si les entreprises identifiaient toutes les parties d’un processus, les dirigeants pourraient ensuite éliminer les étapes inutiles et effectuer les tâches plus rapidement et efficacement, et sans gaspillage.

Les premiers diagrammes de cette époque aidaient à rationaliser les tâches, éliminer le gaspillage, et établir de meilleures pratiques répétables, surtout à mesure que les industries manufacturières se développaient. Au fil du siècle, à mesure que les entreprises évoluaient, des cadres formels comme la norme BPMN (Business Process Modeling Notation) et les diagrammes d’activités UML (Unified Modeling Language) ont été développés.

Ces normes ont permis de structurer davantage la visualisation des workflows, aidant les équipes de secteurs tels que le développement de logiciels, l’e-commerce et la fabrication à gérer des processus de plus en plus complexes. Aujourd’hui, les diagrammes de workflow constituent un élément fondamental des opérations et de la stratégie, car ils offrent un langage commun pour la manière dont le travail est effectué.

Quand utiliser un diagramme de workflow ?

Les entreprises devraient utiliser un diagramme de workflow lors du lancement d’un nouveau processus, de la modification d’un processus existant ou de l’intégration des équipes à des systèmes inconnus.

La collecte d’informations et la compilation de workflows visuels permettent d’identifier plus facilement les difficultés, d’éliminer les inefficacités et de suivre le déroulement des tâches d’un membre de l’équipe à l’autre.

Concrètement, les équipes utilisent des diagrammes de workflow pour soutenir les processus internes tels que l’intégration, les achats, l’exécution des campagnes ou l’acheminement des tickets d’assistance. Dans les activités orientées client, les diagrammes peuvent aider à visualiser les flux de services, les parcours des utilisateurs ou le cycle de vie de développement des produits. Pour les entreprises gérant différents services dont les responsabilités se chevauchent, les diagrammes de workflow offrent un aperçu nécessaire qui simplifie la coordination et accélère les livraisons.

Avantages de l’utilisation d’un diagramme de workflow

Au fil du temps, j’en suis venu à considérer les diagrammes de workflow comme un atout essentiel pour la prise de décision.

La visualisation d’un processus m’aide à identifier ce qui fonctionne et à identifier les domaines à améliorer. Pour les équipes gérant des projets complexes ou affinant des processus internes, ces diagrammes peuvent permettre une meilleure communication, une intégration et un meilleur alignement entre services.

Voici quelques-uns des avantages les plus significatifs que j’ai pu constater :

Ces avantages se multiplient à mesure que votre équipe s’agrandit ou que vos processus évoluent. Ce qui n’est au départ qu’un simple guide visuel peut rapidement devenir un outil stratégique permettant d’identifier les goulots d’étranglement, de gagner en efficacité et de coordonner les équipes interfonctionnelles.

Si vous créez des workflows dans Wrike, vous pouvez aller plus loin en intégrant l’automatisation des workflows et des workflows personnalisés directement dans vos projets, transformant ainsi votre diagramme en un système dynamique et exploitable qui évolue au rythme de votre entreprise.

Étapes pour créer un diagramme de workflow

Créer un diagramme de workflow peut sembler intimidant au début, surtout si vous travaillez avec un processus complexe ou une équipe multifonctionnelle. Il existe tellement d’exemples différents de diagrammes de workflow qu’il peut être difficile de savoir par où commencer.

Voici le processus que je suis lorsque je crée des diagrammes de workflow, que ce soit pour définir une campagne marketing ou représenter un processus de gestion des demandes internes :

1. Définissez le processus pour lequel vous souhaitez créer un diagramme

Commencez par identifier clairement le workflow que vous souhaitez schématiser. S’agit-il d’un processus d’intégration ? D’un flux de production de contenu ? D’une chaîne d’approbation des achats ? Soyez précis sur les points de départ et d’arrivée, ainsi que sur ce qui déclenche le workflow.

À cette étape, j’écris généralement une phrase descriptive pour que la portée soit claire pour toutes les personnes impliquées, quelque chose comme « Ce workflow décrit comment les nouvelles demandes des clients sont traitées, de la réception à la livraison » ou « Ce processus couvre la résolution de tickets informatiques internes, de l’envoi à la clôture ».

Cela peut sembler être une étape mineure, mais avoir une déclaration claire dès le départ empêche les dérives de portée et facilite l’identification des écarts une fois que vous commencez à créer votre diagramme.

2. Rassemblez les informations nécessaires

Parlez aux personnes impliquées dans le processus. Vous pouvez suivre un membre de l’équipe, examiner les procédures opérationnelles standardisées (SOP), ou extraire des données à partir d’outils de gestion de projet comme Wrike.

À cette étape, je suggère de rassembler les informations puis de les vérifier en organisant des ateliers rapides. Dans ces sessions, utilisez des outils de collaboration visuelle comme Board de Klaxoon, qui facilite la représentation des processus grâce à des formes, couleurs, symboles et connecteurs.

J’ai constaté que cette approche collaborative donne à l’équipe une référence visuelle partagée, même dans des configurations hybrides ou à distance, et nous aide à repérer rapidement les domaines à améliorations. Cet alignement précoce facilite grandement la création d’un diagramme précis et utile.

3. Répertoriez les étapes requises

Répertoriez chaque tâche, chaque point de décision et chaque transfert avant de vous lancer dans un outil de création de diagrammes. Procédez étape par étape, en vous demandant, « Que se passe-t-il ensuite ? » et « Qui est responsable de cette partie ? ». Ce schéma simple permet de se concentrer sur la logique du processus sans se laisser distraire par la conception.

Le plus souvent, c’est au cours de cette étape que les goulots d’étranglement ou les étapes inutiles apparaissent, comme des approbations dupliquées ou une propriété peu claire, ce qui rend le diagramme final beaucoup plus clair et plus facile à utiliser.

4. Identifiez les personnes impliquées

Assignez chaque étape à un rôle ou à une équipe. Cela permet de mettre en évidence la propriété et d’éviter toute ambiguïté, ce qui est particulièrement important dans les processus impliquant des transferts ou des approbations. En clarifiant qui est responsable de quoi, vous limitez les obstacles et améliorez la responsabilisation.

Lorsque des workflows concernent plusieurs services, j’utilise un diagramme en couloirs pour clarifier les responsabilités. Il sépare visuellement les actions de chaque équipe en couloirs parallèles, facilitant ainsi le suivi du travail au sein de l’entreprise (plus d’informations sur les différents types de diagrammes de workflow ci-dessous).

5. Choisissez le type et la structure de votre diagramme

Selon la complexité, vous pourrez utiliser un simple organigramme, un diagramme SIPOC (Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties, et Clients), ou quelque chose de plus formel comme un diagramme d’activité UML.

Pour les représentations visuelles, utilisez des logiciels comme Klaxoon pour créer des organigrammes de base et vous coordonner rapidement avec les parties prenantes. Lorsque le moment sera venu de transformer ce brouillon en un outil évolutif et exploitable, passez à Wrike, où vous pourrez élaborer le plan à l’aide de workflows personnalisés, de dépendances de tâches et l’automatisation.

6. Ajoutez des symboles et formes standardisés

Utilisez des formes pour représenter les actions, les décisions, les entrées et les sorties.

En vous en tenant à des formes standard, votre diagramme devient beaucoup plus facile à interpréter d’un coup d’œil, surtout pour les nouvelles parties prenantes ou les équipes multifonctionnelles. Des visuels clairs et standardisés aident chacun à rester concentré sur la logique du processus plutôt que d’essayer de déchiffrer chaque forme.

7. Révisez, validez et itérez

Partagez le brouillon avec votre équipe pour vous assurer qu’il reflète fidèlement le fonctionnement concret du processus et pas seulement la façon dont il est censé fonctionner en théorie. Lorsque les utilisateurs voient les étapes représentées visuellement, ils remarquent souvent les actions manquantes, les étapes obsolètes ou les transitions peu claires.

Ne soyez pas surpris si vous avez besoin de modifier quelques points (ou beaucoup). Ces retours réguliers font partie du processus et aboutissent presque toujours à un diagramme plus solide et plus utile.

8. Mettez le produit final à profit

Une fois votre diagramme de workflow finalisé, ne le laissez pas dans un fichier statique. C’est à ce moment que vous passez de la planification à l’exécution, et c’est là que des logiciels de gestion des workflows comme Wrike entrent en jeu.

Prenez le diagramme approuvé et transformez-le directement en projet ou workflow opérationnel dans Wrike. Chaque étape devient une tâche, chaque point de décision devient un statut ou une approbation, et les transferts sont gérés avec des assignations et des automatisations. À mesure que votre processus évolue, mettez à jour la structure du workflow en maintenant votre dynamique. Ce type de flexibilité est ce qui fait du diagramme de workflow bien plus qu’un outil de planification ; il devient un système vivant que votre équipe utilise réellement.

Exemples de diagrammes de workflow

Avant de créer votre propre diagramme de workflow, il est utile de voir comment les workflows structurés se déroulent dans différents scénarios réels.

Voici quelques exemples de diagrammes de workflow avec lesquels j’ai travaillé ou aidé des équipes à créer au sein de Wrike. Chacun illustre comment la visualisation d’un processus améliore la coordination, réduit les goulots d’étranglement et aligne tout le monde, du lancement au reporting.

Workflow de retour client

Ce type de workflow consiste à transformer les retours entrants en actions.

• Collecte d’informations : un client envoie un ticket ou un formulaire de retour, souvent via un CRM comme Zendesk.
• Réception de la demande : la demande est enregistrée, classée et envoyée à l’équipe appropriée : support, produit ou ventes.
• Priorisation : dans Wrike, transférez ce retour dans un dossier de réception partagé en utilisant des formulaires de demande et des règles d’automatisation, puis évaluez-le en utilisant des champs personnalisés qui reflètent l’urgence, l’impact ou l’effort.
• Développement et révision : l’équipe travaille sur le problème ou la suggestion, impliquant souvent des collaborateurs interfonctionnels pour le résoudre.
• Suivi des progrès : les tâches sont mises à jour en temps réel et les intégrations de Wrike garantissent la visibilité du contexte sans passer d’un outil à l’autre.
• Approbation : une fois le problème résolu, un chef d’équipe approuve et le client est informé.
• Reporting : les tendances des retours sont suivies et étiquetées pour aider à affiner les décisions futures concernant le produit ou service.

Un diagramme en couloirs est le mieux adapté à ce type de workflow, car il montre comment les retours circulent entre les équipes, de la réception à la résolution. Il indique clairement qui est responsable de quelle partie du processus et permet d’éviter les goulots d’étranglement dans le cadre d’une collaboration entre plusieurs équipes.

Workflow de révision et publication de contenu

Ce workflow aide les équipes éditoriales et de contenu à gérer la production, du brouillon à la mise en ligne, en passant par des points de contrôle clairs pour la qualité, l’exactitude et les retours des parties prenantes.

• Idéation et planification : les idées de contenu proviennent de recherches SEO, d’équipes internes ou de besoins de campagne. Suivez-les dans des tâches en backlog de contenu centralisées en utilisant des champs personnalisés pour le sujet, le format et la cible.
• Réception des demandes : un brief de contenu est soumis via un formulaire de demande et transmis à l’équipe chargée du contenu. Cela déclenche une nouvelle tâche ou un nouveau projet dans Wrike, et les informations pertinentes sont automatiquement jointes.
• Priorisation et planification : les rédacteurs examinent le pipeline et priorisent les contenus en fonction du calendrier de campagne, des opportunités de recherche ou de l’impact commercial. Le calendrier de contenu est élaboré en utilisant une vue de calendrier partagée.
• Développement et révision : les rédacteurs rédigent le contenu et le dirigent à travers des étapes de révision structurée, impliquant souvent des experts métier, le service juridique et l’équipe design. Les statuts dans Wrike reflètent chaque étape, et les approbations sont gérées avec des @mentions ou des fonctionnalités de révision standardisées.
• Suivi de progression : les chefs d’équipe surveillent la progression via des tableaux de bord, détectent les contenus bloqués et font avancer le travail en débloquant les dépendances.
• Approbation : le contenu final est revu, approuvé et en attente de publication. Les statuts finaux et les versions de fichiers confirment que la copie la plus récente est prête à être utilisée.
• Publication et distribution : l’article est publié sur le canal approprié (blog, CMS, social), et les tâches de distribution et de promotion sont déclenchées automatiquement.
• Reporting : les performances post-publication sont suivies via des tableaux de bord liés ou des outils de statistiques externes. Les informations sont enregistrées pour une optimisation et une planification futures.

Un organigramme permet de mieux visualiser ce workflow, afin de montrer la progression d’un élément de contenu à chaque phase, de l’idéation à la distribution, et met en évidence les points de décision clés et les approbations en cours de route.

Workflow de l’intégration des employés.

Ce workflow aide le service RH et les chefs d’équipe à offrir aux nouveaux employés une expérience d’intégration fluide et cohérente, tout en coordonnant les équipes internes en arrière-plan.

• Préparation et documentation : avant le premier jour, le service RH crée le projet d’intégration dans Wrike en utilisant un modèle prédéfini. Cela inclut des tâches pour la configuration du poste de travail, les formalités RH, les séances de formation et les présentations d’équipe. Les rôles et les dates d’échéance sont assignés aux bons responsables internes.
• Réception de la demande : après confirmation de l’embauche d’un nouvel employé, un formulaire de demande déclenche le workflow d’intégration. Des détails comme le rôle, le service, l’emplacement et la date de début sont renseignés automatiquement dans le projet.
• Délégation des tâches et planification : le service informatique configure le matériel, les comptes et les autorisations. Le service RH planifie les séances d’orientation et partage les documents de bienvenue. Les chefs de service planifient la formation spécifique au rôle et assignent les tâches de la première semaine dans Wrike.
• Exécution de l’intégration : le nouvel employé reçoit un calendrier d’intégration clair, souvent sous forme de dossier partagé ou d’espace dans Wrike, indiquant exactement ce qu’il doit faire chaque jour. Les tâches peuvent inclure la lecture de documents internes, la configuration d’outils ou la rencontre des principaux membres de l’équipe.
• Suivi des progrès : les responsables et le service RH peuvent suivre les progrès de l’intégration en temps réel grâce à des tableaux de bord, ce qui permet de suivre facilement les éléments incomplets ou de signaler tout problème rapidement.
• Retour et ajustement : à la fin de la période d’intégration, Wrike peut déclencher une enquête de suivi ou une tâche pour recueillir les commentaires. Les informations permettent d’affiner le workflow d’intégration pour les futurs employés.
• Reporting : les outils de reporting de Wrike aident le service RH à suivre les taux d’intégration, le temps de productivité et les écarts entre différents services ou rôles.

Un diagramme SIPOC est particulièrement efficace ici, car il fournit une vue d’ensemble du processus d’intégration ; des équipes fournissant les entrées (RH, IT) aux résultats finaux (un employé entièrement intégré). C’est un excellent moyen d’aligner les parties prenantes internes sur la vision globale du projet.

Composants d’un diagramme de workflow

Une fois que vous avez défini les étapes de votre processus, l’étape suivante consiste à les structurer clairement dans votre diagramme. Chaque diagramme de workflow est créé à partir d’un ensemble de composants de base, représentés visuellement à l’aide d’un ensemble cohérent de symboles et de formes.

Tâches

Les tâches représentent les actions ou étapes individuelles effectuées pour faire progresser le processus. Cela peut inclure la rédaction d’un brief ou l’envoi d’une demande, selon l’objectif du workflow.

Décisions

Les points de décision sont des moments du processus où un choix de type oui/non ou entre deux options détermine la suite des événements. Ils sont essentiels pour visualiser les chemins alternatifs ou les exceptions dans un workflow, et sont généralement représentés par une forme de losange.

Entrées

Les entrées sont les ressources, données ou déclencheurs qui lancent un processus ou une étape. Il peut s’agir de formulaires envoyés, d’e-mails reçus ou d’approbations accordées.

Sorties

Les sorties sont les résultats ou livrables produits par chaque tâche ou phase. Elles permettent de définir quand une étape est terminée et ce qui doit se passer ensuite.

Connexions

Les connexions, généralement représentées par des flèches ou des lignes, relient les différents éléments entre eux. Elles illustrent la séquence des étapes et aident à visualiser les dépendances entre les tâches, les personnes et les décisions.

Dans le chapitre suivant, dédié à la représentation des processus, nous expliquerons ce que signifie chaque symbole et comment les utiliser efficacement dans vos propres diagrammes.

Transformer les diagrammes de workflow en action dans Wrike

La création d’un diagramme de workflow n’est qu’un début. Le véritable impact se produit quand vous mettez ce processus en marche à l’aide de logiciels performants de gestion des workflows.

Des outils tels que Klaxoon sont parfaits pour représenter visuellement vos idées dès les premières étapes de planification, en particulier dans le cadre d’ateliers hybrides ou à distance. Mais une fois que votre workflow est prêt, Wrike transforme un diagramme statique en un workflow dynamique et contrôlable, que toute votre équipe peut suivre, optimiser et développer.