Qu’est-ce qu’un workflow ? Définition et guide

Chaque équipe a un processus, mais cela ne veut pas dire qu’ils fonctionnent. Les équipes créatives de Sony Pictures, par exemple, devaient jongler avec des systèmes cloisonnés, ce qui entraînait des retards dans les révisions et le non-respect des échéances. Après avoir automatisé leurs workflows, elles ont réduit les e-mails de 90 % et les délais de 40 %.

Et il y a plus de place pour ce type d’améliorations que vous ne le pensez. Selon McKinsey & Company, la moitié des tâches pourraient être automatisées. Il s’agit d’une formidable opportunité pour rationaliser les processus, réduire les tâches manuelles et créer des workflows plus fiables.

Dans ce guide, nous vous expliquerons ce qu’est un processus de workflow, comment ses composants de base s’articulent, et à quoi ressemblent les améliorations des processus métier lorsque les workflows sont conçus pour aider les équipes à effectuer leurs tâches plus efficacement.

Sommaire 

• Qu’est-ce qu’un workflow ?

• Histoire des workflows

• 5 types de workflows

• Études de cas concrètes

• Principaux avantages des workflows

• Difficultés courantes liées aux workflows (et comment y remédier)

• Quels sont les 3 composants de base d’un workflow ?

• Créer un workflow

• Organigramme du processus de workflow

• Qu’est-ce que la gestion des workflows ?

• Avantages de l’automatisation des workflows

• Mesurer l’efficacité des workflows

• Choisir le bon système de gestion des workflows

• Envie de créer un workflow qui booste les opérations ?

• FAQ

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow est une série d’étapes structurées qui vous aident à atteindre un objectif. 

Un bon workflow peut vous aider à organiser et rationaliser les tâches, en s’assurant qu’elles sont effectuées dans le bon ordre et par les bonnes personnes. Sans un workflow adéquat, des inefficacités apparaissent, entraînant une perte de temps à raison de 13,7 heures par semaine, 89 jours par an, et 52 millions de dollars de pertes de revenus.

Conçu pour améliorer l’efficacité opérationnelle, la cohérence et la productivité, un workflow fonctionne comme une carte qui vous permet d’aller du début à la fin d’un processus.

Histoire des workflows 

Les workflows existent depuis plus longtemps que le terme lui-même. Pensez aux premiers êtres humains qui ramassaient du bois, allumaient un feu et l’entretenaient. C’est un workflow, une séquence d’étapes répétable pour accomplir une tâche.

Avançons jusqu’à la Révolution industrielle où les workflows commencent à se structurer. Les principes de l’organisation scientifique du travail de Frederick Taylor — assigner des responsabilités en fonction des compétences et diviser le travail en tâches répétables — ont contribué à façonner le mode de fonctionnement des équipes modernes. Ajoutez à cela les premiers outils de planification visuelle comme les diagrammes de Gantt, et vous obtenez les débuts de ce que l’on appelle aujourd’hui les processus structurés.

L’automatisation est arrivée ensuite. L’industrie manufacturière, la logistique et même les programmes spatiaux ont commencé à utiliser des systèmes avec un chemin clair et structuré, semblable à la chaîne de montage de Ford, pour assurer cohérence et évolutivité.

Aujourd’hui, les choses sont un peu différentes. Les plateformes basées sur l’intelligence artificielle peuvent aider les équipes à assigner le travail, à traiter un nombre illimité d’éléments, et à suivre les progrès en temps réel. Que vous gériez des approbations de documents ou l’intégration des employés, les systèmes modernes proposent une automatisation qui réduit les tâches manuelles et vous aide à atteindre le résultat souhaité plus rapidement et avec moins d’erreurs.

5 types de workflows 

Aucun processus ne se ressemble, et c’est bien normal. Voici un aperçu des types de workflows les plus courants, ainsi que de leurs principaux atouts :

1. Séquentiel : une étape après l’autre. Pensez à l’intégration, à l’approvisionnement ou à la conformité. Ce type de workflow est idéal pour les équipes RH, financières, ou juridiques qui gèrent des processus structurés comme l’intégration des employés ou les approbations de fournisseurs.

2. Parallèle : tâches exécutées simultanément. Idéal pour les campagnes marketing, les configurations informatiques, ou la fabrication, où plusieurs livrables doivent être réalisés rapidement, sans attente. Cela permet aux équipes très sollicitées d’effectuer des tâches rapidement et efficacement.

3. À états : il s’agit de workflows flexibles, qui évoluent en fonction des déclencheurs. Si vous avez travaillé dans le domaine du service client, de l’assistance ou de la gestion des incidents, cela vous dira sûrement quelque chose. Ils sont parfaits pour les équipes qui doivent réagir de manière dynamique en fonction des actions ou conditions des utilisateurs.

4. Basé sur des règles : imaginez des règles métier appliquées concrètement. Les tâches sont automatiquement acheminées en fonction de logiques telles que la taille de la transaction, le type de demande ou le service. Cela est utile pour les équipes financières, juridiques ou commerciales qui gèrent les chaînes d’approbations, les workflows de facturation ou les révisions de contrats.

5. Ad hoc : peu structuré et flexible, ce type de workflow est parfait pour le travail créatif, le brainstorming, ou les projets de recherche évolutifs. Il est généralement géré via des étapes de workflow manuelles et privilégié par les équipes de contenu, de design, et d’innovation.

En réalité, la plupart des équipes utilisent une combinaison de ces types de workflow. De plus, avec les plateformes numériques, vous pouvez créer des flux hybrides qui allient automatisation, traitement des données, et coordination des équipes, quel que soit le niveau de complexité.

Études de cas concrètes

Les workflows ne sont importants que s’ils facilitent réellement le travail. Découvrez ci-dessous comment différentes entreprises ont amélioré leurs systèmes en abandonnant les workflows manuels obsolètes et en adoptant des outils d’automatisation des workflows pour rationaliser les opérations commerciales.

Comflow

Comflow, un prestataire en CVC, était submergé par des tableurs et des workflows fragmentés. Après avoir opté pour Wrike et mis en place un workflow séquentiel, l’entreprise a réduit de 10 heures par semaine le temps consacré aux tâches administratives, diminué ses e-mails de 25 % et enregistré une augmentation de 30 % de son chiffre d’affaires annuel. L’automatisation des processus a permis de standardiser le travail et d’améliorer les performances de l’ensemble de ses opérations commerciales.

Walmart Canada

Walmart Canada souhaitait mieux structurer des centaines de projets en cours. Ses workflows existants entraînaient trop de réunions de suivi et de ralentissements. Grâce à Wrike, l’entreprise a centralisé ses workflows de dossiers, ajouté des tableaux de bord en temps réel, simplifié les approbations, et utilisé des diagrammes visuels interactifs. Cela s’est traduit par des décisions plus rapides, moins de tâches répétitives et un meilleur alignement entre les équipes.

Principaux avantages des workflows

Des workflows performants aident les équipes à rester organisées et à mieux gérer, ajuster et exécuter les tâches essentielles avec efficacité et confiance. Voici de quelle manière.

Exécution plus rapide des tâches

Lorsque chaque étape est claire et assignée, le travail avance sans délai. Un workflow séquentiel bien défini élimine les goulots d’étranglement et aide les équipes à progresser à chaque étape sans confusion. En fait, intégrer l’automatisation à un workflow peut augmenter la productivité de 20 à 30 %.

Amélioration de la gestion de projet

Les workflows de projet structurent même les initiatives les plus complexes. En définissant les composants de base, les équipes restent alignées, et les projets sont plus faciles à suivre et à exécuter. Cela peut également réduire les erreurs de traitement des données dans un système de gestion de projet.

Meilleure prise de décision

Les workflows vous font gagner en visibilité. Avec un workflow à états, chaque transition est liée à un événement réel, ce qui facilite le suivi de l’activité et la prise en compte des mises à jour en temps réel. Cela permet aux équipes de prendre des décisions plus intelligentes sans avoir à effectuer des vérifications constantes.

Moins de tâches répétitives

L’automatisation des workflows réduit le travail manuel qui freine les progrès. En automatisant les étapes de routine, les équipes peuvent se concentrer sur des priorités à plus forte valeur ajoutée. C’est d’autant plus efficace lorsque vous gérez des processus à grande échelle ou des tâches interfonctionnelles.

Flexibilité pour différentes équipes

Aucune équipe ne travaille de la même manière. C’est pourquoi les différents types de workflow, comme les workflows parallèles pour les équipes agiles ou les workflows par dossier pour les fonctions juridiques ou de support, aident à adapter la structure au type de travail. La flexibilité renforce la fiabilité.

Résultats cohérents

Les workflows favorisent la cohérence. Lorsqu’un workflow est composé d’étapes clairement définies et répétables, le travail a plus de chance d’être effectué correctement. Cela améliore la qualité, réduit les reprises et aide les équipes à créer une dynamique au fil du temps.

Croissance systématique

Les workflows doivent s’adapter au développement des entreprises. En mettant en place le bon processus, les équipes peuvent gérer des situations plus complexes sans perdre le contrôle. La gestion des processus métier structure cette croissance en clarifiant le fonctionnement des équipes.

Efficacité durable

Des workflows performants améliorent l’efficacité à long terme. Qu’il s’agisse de coordonner plusieurs services ou de gérer un seul projet, une bonne organisation élimine les incertitudes, clarifie les responsabilités et aide les équipes à atteindre leurs objectifs avec moins de stress.

Difficultés courantes liées aux workflows (et comment y remédier)

Même les workflows les plus performants peuvent faire face à des difficultés. Voici quelques-uns des défis les plus courants, et comment les surmonter :

• Trop de complexité : plus il y a d’étapes et d’outils, plus il y a d’obstacles. Simplifiez autant que possible et utilisez l’automatisation pour réduire les transferts.

• Faible adoption : si un workflow semble compliqué, les équipes ne le suivront pas. Adaptez les systèmes à votre façon de travailler.

• Outils cloisonnés : lorsque les plateformes ne sont pas synchronisées, le travail est morcelé. Les intégrations apportent de la visibilité et réduisent les problèmes de communication.

• Surcharge manuelle : les mises à jour répétitives ralentissent les équipes. Remplacer les workflows manuels par des workflows automatisés est une solution rapide.

• Systèmes universels : chaque service a besoin d’une structure adaptée, comme des workflows parallèles pour le travail rapide ou des workflows par dossier pour les services d’assistance et juridique.

• Aucune donnée claire : si vous ne suivez pas les progrès, il est difficile d’améliorer les processus. Utilisez des mesures pour surveiller la performance des workflows et détecter rapidement les goulots d’étranglement.

Quels sont les 3 composants de base d’un workflow ?

Chaque processus de workflow, quelle que soit sa complexité, repose sur ces composants de base :

• L’entrée est le point de départ. Il peut s’agir d’un brief créatif, d’un ticket d’assistance, d’une matière première : tout ce qui déclenche le workflow.

• La transformation est l’endroit où le travail se déroule. Les tâches sont accomplies en séquence ou en parallèle, selon le type de workflow. L’automatisation permet de rationaliser cette étape et d’optimiser l’efficacité.

• La sortie est le résultat final. Les sorties, telles qu’un produit final ou un dossier clos, montrent si le travail a été effectué correctement et mettent en évidence les domaines à améliorer.

Maintenant que vous avez compris les bases du workflow, comment faire pour en créer un ? Comme la plupart des grands concepts, il est préférable de le décomposer en étapes gérables.

Créer un workflow

La création d’un workflow performant n’a pas besoin d’être compliquée. Voici une structure simplifiée que vous pouvez utiliser pour démarrer.

Définissez votre objectif

Commencez par un objectif clair ou par un résultat que vous essayez d’atteindre. Associez-le aux priorités de l’entreprise, comme la réduction du temps d’intégration ou l’amélioration du suivi des bugs.

Définissez les points de départ et d’arrivée

Utilisez les composants d’un workflow : entrée, transformation et sortie. Définissez où commence le travail. Décrivez chaque étape et identifiez les critères de réussite.

Passez en revue les workflows existants

La plupart des équipes ont déjà mis en place des workflows, même s’ils sont compliqués. Analysez votre système de workflow actuel pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui vous fait perdre du temps.

Indiquez les étapes du workflow

Décomposez le processus en étapes de workflow spécifiques et séquentielles. Cela permet d’assurer la visibilité des tâches, de les mesurer et de les assigner plus facilement.

Assignez les responsabilités

Identifiez les propriétaires de chaque partie du processus. Assigner les rôles en amont évite toute confusion par la suite et permet aux workflows numériques d’évoluer facilement.

Fixez un calendrier

Définissez des échéances. Utilisez un logiciel de gestion de workflow avec des fonctionnalités comme des diagrammes de Gantt pour visualiser les dépendances et maintenir un bon rythme.

Instaurez des retours réguliers

N’attendez pas la dernière minute pour apporter des améliorations. Intégrez les retours dès le départ et adaptez-vous au fur et à mesure.

Documentez tout

Utilisez des outils de gestion de workflow pour tout visualiser clairement. La documentation permet d’être organisé et favorise la répétabilité.

Testez et lancez

Commencez doucement. Affinez le workflow en fonction de l’usage réel et des retours. Réussir la mise en œuvre des workflows, c’est démarrer avec un objectif clair et faire preuve de flexibilité.

Les workflows numériques, soutenus par le bon logiciel de gestion de workflow, simplifient, optimisent et accélèrent le déploiement de ce processus au sein des équipes.

Organigramme du processus de workflow

Qu’est-ce que la gestion des workflows ?

La gestion des workflows est le processus d’organisation, de coordination et d’amélioration de la circulation du travail au sein d’une organisation. Cela implique de définir chaque étape, d’assigner les tâches et d’utiliser des outils pour surveiller et affiner les performances.

Avec des rapports automatisés, des vues intégrées comme Gantt et Kanban, et des intégrations rapides à des plateformes comme Slack ou Salesforce, les systèmes modernes de gestion de workflows aident les équipes à réduire le travail manuel et à réagir plus rapidement aux changements.

Et la gestion des workflows ne s’arrête pas là. Les logiciels de workflow d’aujourd’hui vont bien au-delà des simples listes de contrôle statiques. Wrike, par exemple, offre des outils permettant de créer des représentations visuelles de processus complexes, d’automatiser les étapes clés et de proposer aux équipes des tableaux de bord en temps réel pour une coordination parfaite. Vous pouvez créer des tableaux agiles de projets, assigner des priorités et adapter des workflows rapidement à mesure que vos besoins évoluent.

Avantages de l’automatisation des workflows

L’automatisation des workflows fait partie du secteur manufacturier depuis des années, mais elle apparaît maintenant dans tous les types d’industries et de services. Le but n’est pas de remplacer les personnes. C’est d’éliminer les tâches répétitives afin qu’elles puissent se concentrer sur ce qui nécessite vraiment leur attention.

Dans mon workflow pour les projets de contenu, par exemple, j’active l’automatisation à chaque fois que j’envoie un article pour révision. Wrike étiquette le bon membre de l’équipe, suit le statut, et coordonne le travail à travers les retours, les révisions, et l’approbation finale, sans aucune relance manuelle.

De plus, le retour sur investissement est excellent. Formstack rapporte que les entreprises économisent en moyenne 46 000 $ par an à l’aide de l’automatisation des workflows. C’est du temps, de l’argent et de l’énergie économisés, grâce à moins de travail manuel, une meilleure visibilité et à une diminution des risques d’erreur humaine.

Voici les principaux avantages :

• Transferts plus rapides à chaque étape d’un projet

• Moins d’allers-retours entre les membres de l’équipe

• Plus de flexibilité à mesure que la charge de travail augmente

• Meilleure utilisation des outils et des ressources nécessaires

• Moins de blocages causés par de petites erreurs

Un bon logiciel de gestion de workflow n’impose pas des systèmes rigides aux équipes. Il leur donne de la possibilité d’apporter des modifications, de surveiller les progrès et d’intervenir lorsque quelque chose doit être revu. L’automatisation facilite le travail, elle ne le remplace pas.

Mesurer l’efficacité des workflows 

Pour améliorer un workflow existant ou nouveau, vous devez savoir comment il fonctionne. Cela implique de suivre les éléments clés, comme la durée des tâches, les points de blocage et la fréquence des erreurs.

Voici quelques indicateurs utiles :

• Temps de cycle : temps nécessaire pour terminer une tâche ou un projet.

• Débit : quantité de travail accompli dans un laps de temps donné.

• Taux d’erreur : fréquence à laquelle le travail doit être refait ou signalé.

• Utilisation des ressources : efficacité de votre équipe et de vos outils

• Coût par tâche : coût pour effectuer chaque cycle de workflow.

Même une révision rapide de ces chiffres peut mettre en évidence les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires, afin d’aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs processus métier.

Choisir le bon système de gestion des workflows

Les systèmes de workflow centralisent toutes les étapes, de la planification et de l’assignation du travail au suivi et à l’amélioration. La bonne plateforme permet aux chefs d’équipe et à leurs collaborateurs de gagner en rapidité, de rester cohérents et d’éviter les doublons entre les services.

Les meilleurs systèmes offrent trois éléments essentiels :

1. Personnalisation : les équipes ont besoin de workflows qui reflètent leur véritable façon de travailler. Recherchez des outils qui prennent en charge les champs, les statuts et les modèles personnalisés.

2. Automatisation : les tâches manuelles ralentissent le processus. Les bonnes plateformes vous permettent d’automatiser les assignations, les approbations et les mises à jour sans configurations complexes.

3. Intégration : les études montrent que les personnes jonglent entre 14 outils par jour. Cela implique beaucoup de changements d’environnements. Un système solide intègre vos principales applis pour que votre travail ne se perde pas entre les onglets.

En bref, optez pour un système qui vous permet de consacrer moins de temps à la gestion du travail et davantage à son exécution.

Envie de créer un workflow qui booste les opérations ?

Dans un environnement de plus en plus imprévisible et compétitif, il n’a jamais été aussi important pour les entreprises d’avoir une solide gestion de workflow.

Lisez la suite de notre guide pour découvrir comment la gestion des workflows peut changer votre façon de travailler en optimisant les ressources, en améliorant la collaboration et en rationalisant les processus.

Vous préférez mettre en pratique tout de suite ce que vous avez appris ? Créez un workflow maintenant dans Wrike.