Comprendre et utiliser les workflows d’approbation 

Sommaire 

1. Que sont les workflows d’approbation ?

2. Types de workflow d’approbation

3. Créer un workflow d’approbation

4. Workflows d’approbation en gestion de projet

5. Éléments d’un workflow de processus d’approbation

6. Exemples de workflow d’approbation

7. Avantages des workflows d’approbation

8. Défis courants liés aux workflows d’approbation

9. Choisir le bon logiciel de workflow d’approbation

10. Clarifier chaque approbation

11. FAQ sur le workflow de processus d’approbation

Que sont les workflows d’approbation ?

Un workflow d’approbation est un ensemble défini d’étapes où des tâches, documents ou décisions doivent être révisés et approuvés par une ou plusieurs parties prenantes avant de passer à l’étape suivante. Il s’agit d’un type de workflow de processus métier qui assure le contrôle qualité, la conformité et l’alignement des parties prenantes, en particulier dans un contexte de travail important ou interfonctionnel où le suivi des étapes cruciales est essentiel.

Voici comment cela fonctionne : un membre de l’équipe envoie un travail comme un contenu créatif ou une ébauche de contrat. Cet envoi déclenche un workflow, qui est transmis à différentes parties prenantes, qui évaluent le livrable par rapport à des critères d’approbation prédéfinis. Chaque approbateur révise le travail, ajoute des commentaires ou l’approuve, et la tâche avance (ou est renvoyée pour révision). Cela se poursuit jusqu’à ce que les approbations finales soient données.

Mais attendez, la plupart des approbations ne sont-elles pas données de manière informelle au sein des équipes ? Eh bien, contrairement aux approbations ad hoc par e-mail ou chat, les workflows d’approbation formels garantissent ce qui suit :

• Responsabilisation : chaque tâche est traçable et les commentaires peuvent être pris en compte en temps opportun.

• Structure : tout le monde connaît la séquence des étapes et qui est responsable des approbations à chaque étape.

• Rapidité : l’acheminement automatique et les notifications par e-mail permettent d’avancer sans qu’un chef de projet n’ait besoin de relance l’équipe.

• Documentation : les pistes d’audit et la gestion de version réduisent les risques et permettent un processus de révision transparent et bien documenté.

J’ai vu des équipes mettre en place des workflows d’approbation automatisés pour tout, de la création de supports marketing aux révisions de conformité légales, partout où une entreprise pourrait avoir besoin de plusieurs approbateurs et parties prenantes, et d’une conformité stricte.

Types de workflow d’approbation

Les workflows d’approbation ne sont pas universels. Selon le type de workflow, le secteur ou les critères d’approbation, les entreprises peuvent nécessiter différents niveaux de structure, de flexibilité ou de logique décisionnelle.

Choisir le bon type de workflow d’approbation est essentiel pour coordonner les équipes, réduire les retards et s’assurer que les étapes de révision et d’approbation favorisent les opérations commerciales, plutôt que de les freiner.

Voici trois types courants de workflow d’approbation utilisés dans différents secteurs :

1. Workflow d’approbation de processus

Un workflow d’approbation de processus suit une séquence d’étapes clairement définie et répétable détaillée dans des règles prédéfinies.

Chaque tâche passe par un flux d’approbation spécifique et documenté, où les approbateurs individuels sont assignés en fonction des règles et des permissions basées sur les rôles. Ce type de workflow fonctionne mieux lorsque le processus est routinier et cohérent, comme l’envoi d’un rapport de dépenses, la génération d’un bon de commande, ou la révision de politique. En raison de leur cohérence, les workflows d’approbation de processus sont des candidats de choix pour automatiser les workflows d’approbation afin de réduire la saisie manuelle et d’améliorer l’efficacité de l’ensemble du processus.

Disons qu’une agence de marketing de taille moyenne crée un workflow d’approbation de processus pour gérer les factures des prestataires. Lorsqu’un membre de l’équipe envoie une facture, le workflow déclenche une demande d’approbation acheminée d’abord au responsable financier pour vérification, puis au chef des opérations pour validation budgétaire. Les notifications par e-mail tiennent les approbateurs informés des échéances et du statut des approbations, et le workflow inclut des pistes d’audit pour suivre la séquence complète des approbations.

Cette façon structurée de gérer les approbations aide l’agence à minimiser les erreurs, à améliorer la communication entre les services et à terminer le processus en temps opportun.

2. Workflow d’approbation de projet

Un workflow d’approbation de projet est plus flexible qu’un flux basé sur un processus. Bien qu’il suive toujours une structure générale, ce type de workflow permet des ajustements en fonction de l’étendue du projet, des parties prenantes ou des livrables. Il est mieux adapté pour les travaux créatifs, collaboratifs ou évolutifs, où les conditions d’approbation ou les tâches peuvent changer à mesure de l’avancement du projet.

Imaginez qu’une entreprise de logiciels crée un workflow d’approbation de projet pour ses campagnes de lancement de produit trimestrielles. La révision initiale du message commence par la direction marketing, suivie des vérifications de conformité juridique et de marque, avant de passer à l’approbation finale par les parties prenantes exécutives. Comme la taille et la complexité de chaque lancement varient, les chefs de projet ajustent les listes de tâches et les approbateurs en utilisant des modèles de workflow dans leur logiciel de gestion de projet.

La flexibilité de ce workflow de processus d’approbation permet à l’équipe de s’adapter sans perdre le contrôle, et l’aide à éviter de perdre du temps en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde tout au long du processus de révision. Cependant, documenter un processus de workflow d’approbation de projet avant chaque projet peut prendre du temps, et des goulots d’étranglement peuvent encore être détectés en cas d’erreurs lors du suivi. Néanmoins, pour les projets ad hoc plus importants, un workflow d’approbation de projet est important.

3. Workflow d’approbation de dossier

Enfin, un workflow d’approbation de dossier est utilisé lorsque le résultat n’est pas connu d’avance et évolue en fonction des informations recueillies en cours de route.

Ce type de workflow se retrouve souvent dans des processus d’analyse ou à forte prise de décision, tels que les plaintes clients, les questions de conformité ou les réclamations d’assurance, où chaque étape dépend du résultat de la précédente. Il nécessite souvent une révision manuelle, plusieurs approbateurs et une logique d’acheminement dynamique.

Dans un exemple hypothétique, une équipe RH d’entreprise met en place un workflow d’approbation de dossier pour gérer les demandes de promotion internes. Lorsqu’un chef de service envoie un dossier de promotion, un processus de révision structuré commence par une évaluation initiale de l’historique des performances d’un employé concerné et des repères de rémunération, menée par les partenaires RH de l’entreprise.

Si le dossier répond aux critères d’approbation prédéfinis, il est transmis à l’équipe de rémunération pour évaluer son alignement avec la grille salariale, puis orienté vers la haute direction pour approbation finale. Tout au long du workflow, les règles d’approbation déterminent quels décideurs doivent être impliqués en fonction du rôle, de l’échelon ou du service de l’employé.

Ce workflow permet au service RH de gérer des dossiers complexes de promotion de manière cohérente, conforme, et auditable tout en garantissant que les décisions sont prises équitablement et basées sur les bonnes informations à chaque étape de l’ensemble du processus. En fin de compte, un type de flux d’approbation au cas par cas favorise la conformité avec les politiques de l’entreprise, permet de gérer les demandes de manière efficace et donne à l’entreprise la flexibilité nécessaire pour s’adapter à plusieurs facteurs avant de parvenir à une décision.

Créer un workflow d’approbation

Vous souhaitez commencer à créer votre propre processus de workflow d’approbation ?

Les étapes ci-dessous expliquent comment créer un workflow d’approbation qui s’aligne sur les besoins de votre équipe, réduit tous les allers-retours inutiles, et améliore la visibilité globale.

1. Cartographiez l’ensemble du processus du début à la fin

Commencez par identifier la séquence exacte des étapes impliquées dans votre processus de révision et d’approbation. Qu’est-ce qui déclenche une demande d’approbation ? Que se passe-t-il ensuite ? En quoi consiste une approbation finale ? Que faire si la demande n’est pas approuvée ?

Décrivez chaque étape, de l’envoi initial à l’approbation finale, pour avoir une vue claire du processus. Cette cartographie vous aide à identifier les goulots d’étranglement, à définir les points de décision et à ne négliger aucun détail.

2. Définissez les rôles et les approbateurs à chaque étape

Chaque étape de votre workflow d’approbation doit avoir un propriétaire clair. Assignez des approbateurs en fonction de leur rôle, de leur expertise ou de leur niveau d’autorité. Utilisez les niveaux de permission pour contrôler qui peut modifier, réviser ou approuver chaque tâche.

Si votre workflow implique plusieurs approbateurs, précisez si les approbations se font en séquence ou en parallèle. Définissez cela à l’avance pour éviter les retards d’approbation et toute confusion quant aux responsabilités.

3. Établissez des critères et des règles d’approbation

Définissez des critères d’approbation spécifiques et objectifs qui aident les parties prenantes à prendre des décisions rapides et éclairées. Par exemple, l’approbation d’un rapport de dépenses peut nécessiter des reçus joints, des codes budgétaires corrects et une justification du responsable.

Vous devez également créer des règles d’approbation, c’est-à-dire des conditions qui déterminent l’avancement du workflow. Par exemple, les demandes dépassant un certain montant nécessitent peut-être des approbateurs supplémentaires. Cette étape garantit que les décisions sont alignées sur les politiques de l’entreprise et réduit le besoin d’intervention manuelle.

4. Utilisez des modèles de workflow pour standardiser les tâches répétitives

Pour les processus d’approbation récurrents, comme la publication de contenu, les demandes d’embauche ou l’intégration de prestataires, utilisez des modèles de workflow pour gagner du temps et améliorer la cohérence. Les modèles facilitent la réplication de workflows éprouvés sans repartir de zéro à chaque fois.

Dans Wrike, les équipes peuvent utiliser des modèles de workflow pour créer des parcours structurés et automatisés pour les approbations de tâches, ce qui réduit les erreurs et élimine les communications redondantes.

5. Automatisez les notifications et les mises à jour de statut

Pour aligner les équipes, intégrez des notifications par e-mail, des alertes in-app ou des widgets de tableau de bord qui informent les parties prenantes du statut des approbations et les dates d’échéance. Cela permet d’éviter les retards causés par les personnes qui ignorent simplement que c’est à leur tour d’agir.

Les alertes automatisées améliorent également la communication et réduisent le besoin de suivis manuels, surtout dans les workflows à plusieurs étapes ou avec des participants à distance.

6. Prévoyez des exceptions et des révisions manuelles

Toutes les approbations ne peuvent pas suivre un scénario prédéfini. Votre workflow doit permettre des révisions manuelles ou la gestion des exceptions, comme l’acheminement d’une tâche vers le service juridique, une pause pour une clarification, ou l’escalade des approbations non résolues.

Cela est particulièrement important dans les workflows plus complexes ou à fort enjeu où le contexte est essentiel et les règles générales ne suffisent pas.

7. Testez et optimisez le workflow au fil du temps

Une fois que votre workflow est opérationnel, suivez ses performances. Les demandes d’approbations sont-elles traitées rapidement ? Où se produisent les retards ? Tous les éléments clés sont-ils alignés ? Utilisez les statistiques des workflows et les commentaires des membres de l’équipe pour repérer les inefficacités et apporter des ajustements.

Avec un outil comme Wrike, les équipes peuvent surveiller la progression en temps réel, obtenir des informations, et améliorer les workflows en fonction de l’utilisation réelle, rendant le workflow de processus d’approbation plus intelligent à chaque cycle.

Workflows d’approbation en gestion de projet

La gestion de projet comporte de nombreux éléments changeants : délais, dépendances, collaboration interfonctionnelle et documentation. Sans workflow d’approbation fiable, les décisions clés peuvent passer inaperçues, retardant la progression et augmentant le risque de retouche. C’est pourquoi les workflows d’approbation constituent un élément essentiel de l’exécution des projets, en particulier lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées.

Dans les environnements de projets, les workflows d’approbation sont souvent liés à la révision des jalons, à l’allocation de ressources, à un changement de portée ou à la livraison d’actifs destinés aux clients. Ces workflows structurent le processus de révision, clarifient les rôles, et facilitent l’alignement des équipes tout au long de l’ensemble du processus.

En quoi les workflows d’approbation sont-ils essentiels dans les environnements de projet ?

• Alignement des parties prenantes : avec les étapes d’approbation prédéfinies, tout le monde sait à quoi s’attendre avant que le travail ne progresse. Ceci réduit l’ambiguïté et favorise une meilleure communication interfonctionnelle.

• Amélioration de l’efficacité en réduisant les retards : des notifications automatiques et des attributions de tâches permettent de faire avancer le processus sans vérifications manuelles constantes.

• Prise de décision et responsabilité facilitées : les demandes d’approbation sont documentées, horodatées, et traçables, ce qui aide les chefs de projet à justifier leurs décisions et à maintenir la transparence.

• Réduction des risques de non-conformité : dans les secteurs réglementés ou les projets complexes, un processus clair de workflow d’approbation garantit que les décisions respectent la politique et que toutes les autorisations nécessaires sont obtenues.

• Livraison de projet plus rapide : lorsque les équipes n’ont pas besoin de courir après les approbateurs ou de parcourir les fils de discussion, elles peuvent consacrer plus de temps à l’exécution et moins à attendre.

Comment les équipes utilisent Wrike pour les approbations de projet

Dans Wrike, les workflows d’approbation sont directement intégrés aux tâches et aux projets. Les équipes peuvent :

• Ajouter plusieurs approbateurs et définir si les approbations doivent être séquentielles ou parallèles

• Déterminer les dates d’échéance des approbations pour respecter le calendrier

• Créer des conditions d’approbation basées sur le statut de la tâche, l’étape du projet ou les entrées du formulaire

• Automatiser les notifications par e-mail et les alertes in-app lorsqu’une action est nécessaire

• Suivre le statut de l’approbation dans des tableaux de bord, des calendriers ou des vues Tableau

Par exemple, une équipe de développement de produits pourrait élaborer un workflow d’approbation de projet qui achemine les conceptions de prototypes finaux vers l’équipe d’ingénierie pour une évaluation de faisabilité, puis vers le service juridique pour vérification de la conformité, et enfin vers la direction pour l’autorisation de lancement. Chaque étape a un propriétaire clairement défini, et les chefs de projet peuvent voir où en sont les approbations en temps réel, sans relances manuelles ni réunions de suivi.

Les workflows d’approbation aident les chefs de projet à garder le rythme tout en s’assurant que rien d’important ne progresse sans la bonne validation.

Éléments d’un workflow de processus d’approbation

Si vous commencez à mettre en place un processus de workflow d’approbation, vous pourriez simplement avoir envie de créer un répertoire des personnes devant donner leur accord, de joindre un référentiel de documents pour la collecte des signatures, puis d’en rester là. Mais un workflow d’approbation efficace, c’est bien plus que cela.

Dans les équipes rapides, une chose devient claire : les workflows d’approbation, essentiels pour réduire les retards et renforcer la responsabilisation, doivent être conçus avec intention. Un processus de workflow efficace est un système structuré avec des composants clairement définis, chacun aidant les équipes à rester organisées, à réduire les obstacles et à accomplir les tâches en toute confiance.

Passons en revue les éléments clés d’un workflow d’approbation performant, en particulier dans des environnements de travail rapide où le timing, la précision et la responsabilisation sont primordiaux.

Exemples de workflow d’approbation

Les workflows d’approbation existent sous de nombreuses formes, selon le type de tâche, le nombre de parties prenantes et le niveau de complexité impliqué. Vous trouverez ci-dessous trois exemples types, chacun illustré par des flux d’approbations étape par étape et contextualisé pour les environnements de projet.

1. Workflow d’approbation de documents

Les équipes chargées des projets, en particulier celles des services marketing, juridique et clients, dépendent des workflows d’approbation des documents pour garantir la qualité, la conformité et la livraison en temps voulu.

Lorsque plusieurs parties prenantes doivent partager des documents, les réviser et les approuver, un processus d’approbation structuré aide à maintenir la responsabilisation et à éviter les surprises de dernière minute.

Dans cet exemple de processus de révision et d’approbation de documents ci-dessus, une agence gérant plusieurs campagnes doit faire avancer les livrables tout en coordonnant les réviseurs internes et externes. En utilisant Wrike, l’équipe automatise le processus de révision et d’approbation, avec des échéances clairement définies, des notifications pour plusieurs approbateurs et un historique de versions, le tout dans un seul endroit.

Ce type de workflow réduit le temps passé à rechercher les approbations, maintient une piste d’audit claire et garantit que le contenu répond aux critères d’approbation internes et des clients, tels que définis dans le guide de style de l’entreprise avant la livraison finale.

2. Workflow d’approbation des bons de commande

Dans les grandes entreprises axées sur les projets, les retards d’achat peuvent retarder les calendriers et perturber la livraison. Un workflow d’approbation des bons de commande garantit que chaque demande de dépense est examinée, alignée sur le budget et correctement documentée avant son exécution.

Dans cet exemple, une entreprise qui gère le déploiement informatique d’une entreprise doit traiter efficacement les demandes d’achat d’équipements et de logiciels, sans perdre le contrôle du budget ni de la conformité. À l’aide de Wrike, elle crée un workflow standardisé avec suivi qui automatise l’acheminement en fonction des seuils de coûts, des rôles des parties prenantes et des budgets des services.

Les équipes des finances et des achats s’appuient sur ce workflow structuré pour contrôler les dépenses, garantir la conformité et éviter les retards d’exécution des projets dus à des écarts budgétaires ou à des achats non approuvés. De plus, le workflow d’approbation minimise les risques, aligne les dépenses sur la portée du projet et réduit les allers-retours typiques des workflows d’achat manuels, car les règles d’approbation automatisées dans Wrike appliquent des conditions d’approbation en fonction de la taille ou de la catégorie de la demande.

3. Workflow d’approbation de l’intégration des employés

Lorsqu’un nouvel employé rejoint une équipe, plusieurs services, des ressources humaines à l’informatique en passant par le service juridique, doivent se coordonner rapidement pour prendre un bon départ. Un workflow structuré d’approbation de l’intégration réduit les retards, garantit la conformité et crée une expérience cohérente pour les employés.

Dans notre exemple de workflow d’approbation ci-dessus, une entreprise qui embauche un nouveau chef de projet doit coordonner plusieurs transferts internes avant la date de début.

En créant un workflow d’approbation dans Wrike, chaque équipe reçoit sa tâche automatiquement une fois l’étape précédente approuvée, ce qui permet de s’assurer que l’ensemble du processus progresse sans intervention manuelle.

Ce workflow améliore la coordination, réduit les étapes manquées et aide le service RH à proposer une expérience d’intégration plus professionnelle, tout en conservant la documentation sécurisée des approbations et leur conformité avec les politiques de l’entreprise.

Avantages des workflows d’approbation

Sans processus d’approbation clair, même des projets simples peuvent rester bloqués. Les demandes sans réponse, les rôles flous et les documents perdus ralentissent les progrès et créent de la frustration au sein des équipes.

C’est pourquoi les workflows d’approbation structurés et traçables sont si précieux : ils apportent de l’ordre dans la complexité, renforcent la responsabilisation et réduisent les retards tout au long du processus.

Voici les principaux avantages de la mise en œuvre de workflows d’approbation dans votre équipe ou votre entreprise.

1. Efficacité améliorée

Les chaînes d’approbation manuelles impliquent souvent de courir après les approbateurs, de changer d’outils ou de renvoyer les fichiers. Avec des workflows d’approbation automatisés en place, ces retards disparaissent. Les tâches avancent dès qu’elles sont approuvées, les parties prenantes reçoivent des alertes en temps réel et les chefs de projet peuvent passer moins de temps à suivre les progrès et plus de temps à mener à bien l’exécution.

2. Transparence et contrôle accrus

Les workflows d’approbation permettent aux équipes de savoir qui a approuvé quoi, quand et pourquoi. Cette transparence est essentielle pour suivre le statut des approbations, gérer les attentes et maintenir l’alignement des parties prenantes. Que vous attendiez une validation de la direction ou une révision de conformité, inutile de vous renseigner : tout est documenté.

Les tableaux de bord dans Wrike indiquent des mises à jour de statut en temps réel et les pistes d’audit intégrées offrent une visibilité complète sur l’historique des révisions et des approbations pour chaque tâche ou document, vous offrant toutes les informations nécessaires en un seul endroit pour suivre et surveiller un workflow d’approbation au fur et à mesure.

3. Erreurs et goulots d’étranglement réduits

Lorsque les approbations sont effectuées par e-mail ou par chat, des erreurs peuvent survenir : versions obsolètes, étapes ignorées ou validations manquantes. Un processus de workflow d’approbation structuré permet d’éviter ces problèmes en définissant les étapes, rôles et conditions exacts nécessaires à l’avancement du travail.

En utilisant des modèles de workflow et l’acheminement basé sur les rôles dans Wrike, les équipes réduisent l’entrée de données manuelles et éliminent le besoin de corrections ou de retouches de dernière minute.

4. Conformité et gestion des risques renforcées

Pour les secteurs qui s’appuient sur des documents réglementaires, des contrats ou des workflows basés sur des politiques, les approbations ne sont pas seulement utiles, elles sont obligatoires. Un workflow bien conçu s’assure qu’aucune tâche n’est marquée comme terminée sans que les bonnes conditions d’approbation soient mises en place.

Les workflows d’approbation de Wrike favorisent la conformité en appliquant les politiques de l’entreprise, en exigeant des entrées spécifiques avant la progression et en documentant chaque point de décision pour les audits internes ou externes.

5. Livraison de projet plus rapide

Les projets stagnent lorsque les décisions sont retardées. Les workflows d’approbation permettent de respecter les calendriers en définissant la propriété, envoyant des rappels automatisés et en facilitant le suivi des demandes en temps réel. Cela évite les goulots d’étranglement et permet aux chefs de projet de s’adapter rapidement lorsque les calendriers changent.

Dans Wrike, les équipes peuvent suivre toutes les approbations en attente et terminées d’un seul coup d’œil, ce qui accélère la livraison, surtout lorsque plusieurs projets sont menés en parallèle.

6. Meilleure communication avec les parties prenantes

Tout étant centralisé, les parties prenantes n’ont pas besoin de se demander « Où est-ce ? » ou « Qui est en train de le réviser ? » Les workflows d’approbation permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde, améliorent la collaboration et réduisent les vérifications inutiles.

Lorsqu’elles sont associées au système de notification et aux mises à jour de statut de Wrike, les équipes restent alignées sans avoir besoin de réunions de suivi ni de longs échanges par e-mail.

Défis courants liés aux workflows d’approbation

Même avec les meilleures intentions, les workflows d’approbation peuvent échouer s’ils sont mal conçus, trop rigides ou déconnectés des opérations quotidiennes. Ces défis entraînent souvent le non-respect des délais, la frustration des membres de l’équipe et une prise de décision incohérente.

Voici quelques-uns des problèmes les plus courants qui affectent l’efficacité d’un processus de workflow d’approbation, et ce qu’il faut surveiller lors de l’élaboration de votre propre système :

1. Manque de conditions d’approbation claires

Lorsque les conditions d’approbation ne sont pas clairement définies, les approbateurs peuvent ne pas savoir quoi rechercher, entraînant des retards, des décisions subjectives ou des révisions répétées. Les équipes ont besoin de critères documentés et cohérents pour permettre des approbations rapides et éclairées.

2. Trop d’étapes manuelles

S’appuyer sur des tableurs, des e-mails ou des fils de discussion pour faire avancer les demandes d’approbation augmente le risque d’erreur humaine. Les processus manuels ralentissent les révisions, créent une confusion entre les versions et compliquent le suivi de l’avancement.

3. Approbateurs non assignés ou indisponibles

Sans approbateurs assignés ni rôles de secours clairs, les workflows se bloquent. Si une partie prenante est en congé ou incertaine de son rôle, le flux d’approbation peut s’arrêter complètement, impactant le calendrier de livraison du projet.

4. Pas de visibilité sur le statut des approbations

Si les parties prenantes ne peuvent pas voir où en est une demande, elles risquent de relancer trop tôt ou de manquer leur fenêtre d’action. Le manque de visibilité entraîne une duplication des efforts, des activités de sensibilisation répétées et une perte de temps.

5. Workflows rigides

Les workflows rigides qui ne permettent pas d’exception ou de variations d’acheminement peuvent être plus une charge qu’un avantage. Les processus métier réels nécessitent souvent une logique adaptative pour refléter différents types de projets, niveaux d’approbation ou voies d’escalade.

6. Mauvaise intégration aux outils de gestion de projet

Lorsque les workflows d’approbation sont déconnectés des outils déjà utilisés par les équipes, comme les plateformes de gestion de projet, l’ensemble du processus devient plus difficile à gérer. Cette séparation peut mener à des décisions cloisonnées et à une documentation incohérente.

7. Absence de piste d’audit

Sans piste d’audit, les équipes n’ont pas d’historique formel de qui a approuvé quoi, quand et pourquoi. Cela crée des risques de conformité, en particulier pour les approbations financières, les workflows contractuels ou les secteurs réglementés.

8. Approbations finales retardées

Même si un workflow fonctionne bien jusqu’à la dernière étape, l’approbation finale exécutive peut souvent devenir un goulot d’étranglement. Cela se produit généralement lorsque les workflows n’ont pas de dates d’échéance, de notifications ou d’options d’approbation à plusieurs niveaux.

Choisir le bon logiciel de workflow d’approbation

Tous les outils n’offrent pas le même niveau de flexibilité, d’automatisation ou d’intégration. Utilisez cette liste de vérification pour évaluer et comparer les solutions lors de la sélection d’un logiciel de gestion de workflow d’approbation qui répond à vos besoins opérationnels et de gestion de projet :

• Prend en charge des flux d’approbation personnalisés avec logique conditionnelle

• Permet l’automatisation des workflows d’approbation pour réduire l’intervention manuelle

• Permet la configuration de conditions d’approbation détaillées et des règles d’escalade

• Fournit une piste d’audit complète pour la conformité et la responsabilisation

• Suit les approbations finales et prend en charge les validations à plusieurs niveaux

• Envoie des notifications par e-mail en temps réel et des rappels aux approbateurs

• Affiche le statut d’approbation en temps réel via des tableaux de bord ou des rapports

• S’intègre aux logiciels de gestion de workflow et de projet existants

• Prend en charge à la fois les demandes d’approbation séquentielles et parallèles

• Propose des modèles de workflow personnalisés réutilisables pour des processus cohérents

• Inclut un accès basé sur les rôles et des niveaux de permissions pour les approbateurs et les contributeurs

• S’adapte à des équipes de plus en plus nombreuses et à des workflows de processus d’approbation toujours plus complexes

Ce genre de liste de vérification aide les équipes à trouver le meilleur logiciel de workflow d’approbation pour leurs besoins, avec un accent particulier sur les fonctionnalités qui favorisent à la fois l’efficacité et le contrôle : deux des principales raisons pour lesquelles les workflows d’approbation sont essentiels dans les environnements de projet modernes.

Clarifier chaque approbation

Les workflows d’approbation permettent de faire avancer le travail, de garder le cap et de respecter les normes sur lesquelles votre équipe s’appuie.

Avec Wrike, vous pouvez créer des flux d’approbation structurés et évolutifs qui éliminent les goulots d’étranglement, réduisent l’effort manuel et apportent une visibilité totale à chaque étape. Que vous gériez des livrables marketing, des bons de commande ou des processus d’intégration, Wrike vous donne les outils pour acheminer les tâches, définir les conditions d’approbation et suivre les progrès en temps réel... le tout en un seul endroit.

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