会議は、会議室、にぎやかなカフェ、Zoomリンク経由など、その開催場所にかかわらず、仕事に欠かせないものです。 会議とは、人々が集まってアイデアを出し合い、課題を整理し、疑問点をすばやく明確にする機会です。
忙しい人々を集めるのは難しいので、会議を最大限に活用することが重要です。 会議の議事録は、その内容を記録し、重要なポイントをまとめて後で行動に移せるようにするための優れた手段です。
このブログ記事では、現代の組織における議事録の重要性、議事録でのアクション項目の書き方、活かすべきベストプラクティスについて考察します。 また、既製テンプレートを使って時間を節約するためのヒントもあります。これは、重要情報の記録や、アクション項目のタスクへの変換に役立ち、プロジェクトの進行の高速化と効率化を実現できます。
議事録とは？
議事録とは、簡単に言えば、話し合いや集会で起こった出来事を記録したメモです。 会議が始まると同時に始まり、会議が終わると共に終わる物語のようなものです。 議事録は、下された決定、割り当てられたされたタスク、決定されたアクションの公式記録です。 共有された知識と意図が記録されているため、関係者全員にとって貴重な参考資料となります。
話し合いの内容、決定事項、期限を文書化することで、明確な道筋を作り、混乱や誤解、非効率を排除できます。
優れた議事録には次のような効果があります。
- 公式記録を残せる： 議事録は、会議中の議論内容と合意内容に関する信頼性の高い記録として機能します。 これは、参照、評価、明確化のための資料として徐々に役立つようになります。
- 説明責任を強化できる： タスクの担当者、締め切り、目標を記録することで責任が確立されます。 その後、プロジェクトが進行するに連れて、議事録は利害関係者向けのガイドとして役立ちます。
- 情報を共有できる：出席できない人にとって、 議事録は、参加できなかった議論の内容を確認できる便利な手段です。 議事録の文書をメールで共有するか、プロジェクトスペースで議事録にタグを付けるだけで簡単に情報を入手できます。
- 進捗を追跡できる：定例会議では、議事録は進捗を把握するためのベンチマークとして機能します。参加者は、過去の決定事項を振り返り、マイルストーンが達成されたことを確認し、アクション項目をフォローアップすることができます。
- 決定事項の正当性を証明できる： 時間が経つにつれて、決定が下された理由を思い出すのは難しくなるものです。 そんな時、議事録があれば関係者は重要な考察内容を思い出せるはずです。 この点は、将来、監査やビジネスに関する問い合わせを受けた時に特に役立ちます。
議事録の書き方
議事録は、戦略や次のステップに関する将来のビジネスディスカッションの基礎を築くものです。 したがって、指示やアクション項目の不明瞭・誤解のリスクを最小限に抑えるための効果的な議事録の書き方を知っておく必要があります。
会議でメモを取る際に含めておきたい重要な要素がいくつかあります。 それは次のとおりです。
- 基本情報： 会議の日付、時刻、場所の他に、出席者、主催者、議事録担当者の名前を含めてください。
- 議題項目：会議で議論されたトピックのリストで、議論が行われた順序でトピックを列挙してください。
- 決定事項：必ず会議の成果を記録し、決定事項、合意事項、投票が実施された場合はそ の結果を含めてください。
- アクション項目：割り当てられたタスクや合意されたタスクを、それぞれの担当者と締め切りの詳細と共に一覧表にしてください。
- 次のステップ：完遂すべき残りのタスク、フォローアップ会議、実施計画も忘れずに記録してください。
- 添付ファイル：会議で参照されたレポート、チャート、その他の文書があればすべて、議事録とともに含めてください。
議事録を包括的で信頼性の高いものに仕上げるために、以下の非常に重要な手順に従ってください。
細部に注意を払う
どの議事録でも、会議の開催日時と開催場所に関する情報は重要な要素です。 当たり前のように思えるかもしれませんが、見落とされがちです。 日付、時刻、場所を記録しておくと、過去の会議のアーカイブを作成して、特定のアイデアの誕生やさまざまなイニシアチブの立ち上げのタイムスタンプを付けることができます。
会議の議事録に含めるべきもう1つの単純な要素は、参加者のリストです。 これを怠ると、記録には誰が会議に参加していたかが示されず、後々に混乱を招く可能性があります。
会議の目的を要約する
プロジェクト目標のステートメントや要約は、その会議の主な目的を概説するものです。 これは包括的な目標であり、会議を受けて割り当てられたアクション項目がある場合は、この目標でその背景が分かります。
どの会議でも通常は焦点となるトピックは1つです。 これを記録しておくことが重要であり、後で議事録を確認して承認する人が会話の内容や会議から派生したアクション項目を把握できます。
前回の会議をまとめる
前回の会議を簡単にまとめるだけで、今回の会議の背景を再び示すことができます。 前回の会議の議題項目とアクション項目のリストを用意しておくことで、予定通りに進行させ、同じ方向に向かって会話を進めやすくなります。
また、特定の問題が書き留められずに見落とされ、忘れられるのを防ぐのにも役立ちます。
議題項目の詳細を記録する
議題項目は、会議中に議論されるトピックや活動を指します。 議事録に議題項目を詳細に記載することで、対処された問題、提起された懸念、到達した解決策を正確に記録できます。
また、その会議の構成や、会話の順序を把握できるので、今後の参考にもなります。
アクション項目を定義する
アクション項目は、会議終了後に参加者に割り当てられるタスクです。 これらは、プロジェクト目標から生まれた全体的なアクション計画に基づいており、次のステップに向けて各従業員に方向性を提示するのに役立ちます。
議事録のアクション項目の経過を追跡するには、その場で簡単に入力できるテンプレートを使用するのが最適です。 会議が終了したら、すぐにアクション項目を共有し、全員がアクセスできるようにしましょう。
既製テンプレートを使う
一貫して迅速に作業を遂行できるように、Wrikeは試行・試験済みのテンプレートのライブラリを提供しています。 弊社の 会議メモテンプレート にはすぐに使用できる項目が含まれており、必要な情報をすべて収集できるため、全業界のユーザーの皆様から高い評価をいただいております。
これは、議事録を追跡し、重要な情報を記録できる簡単で予測可能な手段です。 アクション項目からタスクやサブタスクを作成し、それらをフォルダーに入れてタグ付けしておくと、会議メモが整理されて組織全体の目標に合致している状態を維持できます。
担当者と期限を指定する
議事録作成の最後のステップは、適切な参加者に担当を割り振り、合理的な期限を設定することです。 担当者も期限もないアクション項目には価値がなく、優先されません。
Wrikeのすぐに使える会議メモテンプレートを使用すれば、これらの要素を整合性のある方法でまとめることができます。 構成があらかじめフォーマットされているので、対応するフィールドに情報を入力するだけで済みます。
会議のペースに合わせて無理なく進めることができ、要素別にカテゴリーを作成する必要もありません。
会議メモのベストプラクティス
会議でメモを取るのは比較的簡単に思えるかもしれませんが、議事録に入力している間に会議についていけなくなってしまうことは珍しくありません。 このような事態を防ぎ、会議メモを可能な限り最良の状態に仕上げるために覚えておくべきベストプラクティスをいくつかご紹介します。
会議メモのバックアップを取る
取り方が良くない会議メモよりも悪いのは、 追跡できない会議メモです。 紙にメモを書くのは時代遅れの習慣で、長い目で見れば損失をもたらす可能性がありますが、当然ながら、デジタル化して効果的に配布するには時間がかかりすぎます。
ノートPCやタブレットで議事録を作成し、メールなどの一つの場所に保存するのではなくWrikeのようなコラボレーション管理ツールを使用するのが最善です。 Wrikeを使えば、メモはアップロードした瞬間から共有先全員の手元に届くので、完全な透明性を確保できます。
Wrikeのぐに使える会議メモテンプレートすぐに使える会議メモテンプレートを使用すれば、メモはすでにソフトウェア内に存在するため、作業がさらに簡単になります。
会議メモを迅速に配布する
議事録は参加者全員に即座に配布したいものです。 会議が終了するとすぐに、参加者全員に、要約、アクション項目リスト、そして自分が作成した追加のメモがあればそれも提供します。
そのようにすることで、各参加者が自席に戻るとすぐに、割り当てられたアクション項目に取り組むことができるので、プロジェクト目標に向けた進捗が合理化されます。
リマインダーを設定する
どのメディアを使用して会議メモを保存し配布するにしても、会議で議論したトピックが参加者の頭に残るようにリマインダーを設定しましょう。
Wrikeのようなコミュニケーションツールを使用すると、参加者に割り当てられたさまざまなアクション項目を通じて、参加者全員に向けてリマインダーアラートを作動させることができます。 WrikeをGoogleカレンダーに統合するとカレンダーと同期されるので、期限に遅れないようにすることができます。
アクション項目管理者を指名する
正式な役割ではないかもしれませんが、割り当てられたアクション項目の完了を監督する人を指名することには価値があります。 この管理者の責任は、参加者による活動の進捗を追跡して期限内にアクション項目を完了させるようにし、必要に応じて支援することです。
招待状を送る
会議メモの重要な点は、過去の議論を認識しつつ、次の会議に備えることです。 会議内容の一貫性を確保し、相互関係を構築するために、必ず、初回の会議と同日にフォローアップ会議への招待状を送信してください。
アクション項目を含議事録の例
ジェームズ・ボンドの映画ではいつもミス・マネーペニーが議事録を取っていましたが、現在では強力な作業管理機能によりプロセス全体を自動化して迅速化することができます。 どの方法で記録するにしても、基本的な点は長年あまり変わっていません。
では、世界中のあらゆる組織ではどのような会議シナリオに直面する可能性があるのでしょうか？ 一般的な状況を2つ見てみましょう。
1. プロジェクト会議の議事録
モバイルアプリ の開発プロジェクト会議を 想像してみましょう。 プロジェクトのマイルストーンが議論され、新たなタスクが割り当てられる中、アクション項目、責任者、期限などを含めた詳細を会議中に記録しておく必要があります。 以下は、この議事録の概要の例です。
タイトル：プロジェク会議 – モバイルアプリ開発
参加者: チームA、チームBリーダー、プロジェクトマネージャー
- 現在の進捗状況の概要
- チームAが今週末までに修正する予定のUIの不具合が特定された
- チームBはバックエンド更新を終了した
- 今後のマイルストーン
- 来週の新セキュリティ機能の実装
- ベータテストの準備
- アクション項目
- UI修正：チームA（期限：金曜日）
- セキュリティ機能：プロジェクトマネージャーが要件の下書きを作成する（期限：月曜日）
- ベータテスト：チームBが準備を開始する（期限：水曜日）
2. 部門会議の議事録
部門会議では、多くの場合、社内のさまざまな英知を集結させて課題の解決に当たります。 たとえば、マーケティング部門のブレインストーミングセッションでは、多くのアイデアが出され、会話が急速に発展することもあります。 議事録がなければ貴重な洞察が失われるかもしれません。 次に、マーケティング会議のシンプルな議事録の例を示します。
タイトル：マーケティング会議 – 第4四半期キャンペーンのブレインストーミング
参加者：マーケティングチーム、クリエイティブディレクター、デジタルストラテジスト
- 議論されたアイデア
- 製品Xのインフルエンサーマーケティング
- 重要なキーワードをターゲットとするSEOの取り組み
- ユーザー生成コンテンツに焦点を当てたSNSキャンペーン
- 選択された戦略
- インフルエンサーマーケティングとSEOへの取り組みに注力
- ソーシャルメディアキャンペーンのためにさらなる調査が必要
- アクション項目
- インフルエンサーへの働きかけ：デジタルストラテジストのAnnetが担当（期限：月曜日）
- SEOキーワードマッピング：SEOスペシャリストのHarryが担当（期限：金曜日）
これらの例はどちらも非常に単純ですが、必要に応じて議事録を複雑にすることもできます。 Wrikeの すぐに使えるテンプレートを使用すれば、一元化された安全なプラットフォームに議事録を保存しておき、いつでもアクセスして参照できるようになります。
また、プレゼンテーションや研究資料などの関連ファイルを添付することもできます。 カスタムフィールドを追加すれば、ストーリーポイントなどの特定のタグを追跡できます。 これらのデータをフィルターとして使用すると、必要な情報を素早く見つけることができます。
プロジェクト管理における議事録
プロジェクトマネージャーは、これまで以上に限られたリソースで成果を上げるというプレッシャーにさらされています。 一部の人にとっては、期待が高まり、ペースが上がり、会議が増えることを意味します。 この多忙な時代において、効果的な プロジェクト管理のためのツールとして議事録を利用することは重要です。議事録は、進捗を追跡し、説明責任を確保し、チームメンバー間のコミュニケーションを促進する上で重要な役割を果たします。
進捗状況の追跡： 議事録には、決定事項、割り当てられたタスク、および決定された暫定的なタイムラインを記録できます。 時間が経つと、議事録は一連の目標として使用できるので、プロジェクトがどこまで進んだかを判断する際に議事録が役立ちます。 問題が発生した場合、新たな会議（新たな議事録も作成する）を開いてタイムラインを見直し、計画を調整できます。
説明責任： 十分に準備された議事録には、タスク、担当者、期限を含めた成果物の詳細が記載されます。 これらのコミットメントが記録されることで責任感が高まり、期限を守って責任を果たすというチームメンバーの意欲も高まります。 この種の説明責任は、プロジェクトの効率と生産性を大きく向上させることができます。
コミュニケーション： 会議に参加できないことってありますよね？ それは仕方のないことです。 議事録は、欠席したチームメンバーがプロジェクト計画、更新、個人の責任について常に最新情報を把握し、同じ認識を持てるようにするための優れた手段です。 さらに、チームメンバーが更なる議論のために相互にタグを付けることができるため、議事録は誤解や曖昧さを明確にし、透明性と調和を促進するためにも重要です。
表面的にはシンプルで、多少古風な概念のように見えますが、実際には効果的なプロジェクト管理において重要な役割を果たしています。 議事録の役割は、単なる会議の記録を超えて、計画から実行への移行を推進させます。 議事録をしっかりと構成しておけば、遅延、障害、伝達ミスを最小限に抑えながら、プロジェクトを予定通りに進めることができます。
実際にどのようなものになるか気になる方もいるかもしれないので、プロジェクトマネージャーが毎日開催する可能性のある会議の種類をリストアップしておきます。
一般的なプロジェクト管理会議タイプ
一般的な会議についていくつか取り上げ、最適な管理方法を一から説明します。 この情報を使用して、最も役立つ議事録テンプレートを作成し、活用しましょう。 プロジェクトの開始時、実行中、および終了時に発生する最も重要な会議をいくつかご紹介します。
- プロジェクトキックオフ
- ブレインストーミングセッション
- プロジェクトレビュー/学んだ教訓
プロジェクトキックオフ
プロジェクトキックオフ会議の基本はご存知のとおりで、チームを招集し、プロジェクトについて話し合い、期待事項を共有し、協力体制について議論します。 結果として、チームは同じ目標に向かい、すぐに取りかかる準備が整います。 成功したキックオフ会議には、次のような具体的な要素が多数存在します。
議題を作成する：議題には、会議の目的、プロジェクトのステートメント/概要、参加者リスト、プロジェクトの範囲、タイムライン、アプローチ、役割分担、協力体制、参加者による準備に役立つ背景情報などを含めてください。
議題項目に適切な時間を充てる： 概要説明に5分、プロジェクト範囲の話し合いに15～20分かかることはありますが、問題ありません。 予定時間が議題に記載されていない場合は、時間調整を念頭に置いて会議を進めてください。
議題のすべての項目をカバーする： これは当たり前のことのように思えるかもしれませんが、議論が脱線して議題項目の一部に完全には対処できないということは容易に起こり得ます。 対処できない議題項目が出てしまう可能性がある場合は、最も優先度の高い項目から取り上げてください。
迅速かつ正確にフォローアップする： 会議が終わったら、すぐにフォローアップを行い、参加者全員と議事録、アクション項目、次のステップのスケジュール、次回の会議日時の提案を共有してください。 議事録テンプレートを使用すると、議題や会話の中の情報が1か所にまとめられるため、作業が簡単になります。
次の会議はブレインストーミングセッションにしませんか？ ぜひそうしましょう！
ブレインストーミングセッション
ブレーンストーミング会議には、方向性を見失って長い時間を費やしても成果を得られなくなるというリスクや、効果的な協力者が多すぎて効果的でなくなってしまうというリスクがあります。
ジェフ・ベゾス氏は、会議に2枚のピザで足りないほどの人がいる場合は参加人数が多すぎるという「2枚ピザのルール」を設けていたことで知られています。 素晴らしいと思いませんか？ 多くのアイデアを生み出したいとは思いますが、人が増えればアイデアが増えるわけではありません。 ブレインストーミング会議のベストプラクティスには以下が含まれます。
招待者リストを大きくしない： ピザのルールに従って、メンバーを入れ替えてください。 さまざまな部署やチームから人々を集めて、新鮮な視点を得ましょう。
ブレインストーミング会議は2回以上設定する：1回目はできるだけ多くのアイデアを生み出すこと、2回目は1回目の会議で出た最高のアイデアに焦点を当てることを目的としてください。 1 つか 2 つのアイデアを練り上げたり、組み合わせたりすることで、究極の解決策が仕上がる可能性があります。
参加者に準備するよう求める： 背景情報を提供し、参加者にいくつかのアイデアを用意して会議に臨むよう求めてください。 こうすることで会議が最初から円滑に進行します。
会議に30分の時間制限を設ける： 会議が長引くほど、最後には創造的なアイデアが少なくなります。 会議を短くて楽しいものにし、参加者が疲れないように計画してください。
開催場所に配慮する： いつもの会議室で別の会議を開くと、創造性が抑制される可能性があります。 参加者が会議中に別の場所に移動するという、プログレッシブディナーに似た「プログレッシブミーティング」を開催してみるのもよいでしょう。 または、地元のレストランを予約してランチタイムセッションを開くことを検討してみてください。
悪いアイデアなど存在しないことを強調する： 会議中はチームが考え出せるすべてのアイデアを集め、会議後にあまり創造的でない解決策を選別しましょう。 2回目のセッションでは、優れたアイデアの中から最高のアイデアを選んで焦点を当てることができます。
ブレインストーミングと作業終えたら、次は何をするのでしょうか？
プロジェクトレビュー
プロジェクトを開始し、それについて徹底的にブレインストーミングを行い、完了しました。そして今、プロジェクトレビューや「学んだ教訓」会議で締めくくる時です。 この会議は課題の多い地雷原になりかねません。 否定的になるのは簡単です。 参加者は、一人の人に責任を負わせたり、あまり好ましくない出来事のせいにしたりして、それをスケープゴートにすることがあります。 建設的な批評を受け入れられない人がいるかもしれません。
地雷原は数え切れないほどありますが、これは最も価値のある種類の会議の1つです。 プロジェクトレビュー会議を適切に行えば、うまくいった点、次のプロジェクトに向けて変更すべき点、プロジェクトチェックリストから完全に削除すべき点についてチームが判断するのに役立ちます。
関連情報を集めてください。 関連情報には、プロジェクト中にチームやクライアントやパートナーから提供されたレポート、データ、およびフィードバックが含まれます。 この情報を会議の前に共有しておき、会話の中で参考にしましょう。
詳細に議論すべきイベントをいくつか選択してください。 良いものと悪いものをいくつか選んで、どちらからも学べるようにしましょう。
議題を作成して共有してください。 関連するデータや具体的なイベントを含めて、参加者が会議に向けて準備できるようにしましょう。
礼節・礼儀の基準を設定してください。 どの人のフィードバックも重要であり、フィードバックは特定の個人ではなくプロジェクトに向けられるべきであることを参加者に改めて伝えましょう。 ケージファイト（タイマン）はだめです！
すべてのフィードバックを受け入れてください。 中には称賛していないものもあるでしょう。しかし、偏見のない広い心を持ち、各会議の目的は次回に向けた改善であることを忘れないでください。
Wrikeの実用的な議事録テンプレートを使用する
まず、「議事録」というタイトルの親フォルダーをWrikeで作成します。このフォルダー内でさまざまなアクション項目を作成すると、会議の終了直後から作業に取りかかれます。
説明エリアでは、これまでに説明したすべての要素をマッピングして、会議の実際の内容を正確に定義することができます。 Wrikeのさまざまなビューを使用して、わかりやすい方法で要素をフォーマットしておけば、あとは会議が開始されたら関連情報を入力するだけです。
「議題項目」や「アクション項目」のラベルの下に収まらないかもしれませんが、追加のメモがあれば含めてください。プロジェクトの継続的な成功のためにはこれが重要になります。
会議終了後、Wrikeはアクション項目トラッカーとして機能します。参加者に割り当てられた後のアクション項目もダッシュボードで視覚化できるためです。 すべてのアクション項目を効果的に追跡し、設定した目標の達成に向けて進捗状況を監視できます。
アクション項目を含む会議メモについては、適切なシステムがないと、その入力、割り当て、バックアップが複雑になる可能性があります。 Wrikeの実用的な会議テンプレートは、会議メモの包括的なフレームワークを提供するものであり、シームレスな遂行を可能にする強力なコミュニケーション機能によってバックアップされています。
Wrike のすぐに使える実用的な議事録テンプレートは、議題を作成し、重要な詳細を記録し、アクション項目をタスクに変換する最高の議事録例です。
会議の終わりまでに準備万端にしておきたいですか？ 議事録の作成にWrikeをぜひお試してください。
