プロジェクトコミュニケーションプランの作成方法：テンプレートと例

プロジェクト管理において、利害関係者とチームの認識を統一する最も効果的な方法の1つは、コミュニケーションプランを使用することです。 とは言え、プロジェクトコミュニケーションプランとはどのようなもので、プロジェクトの円滑な進行にどう役立つのでしょうか？

この記事では、プロジェクトコミュニケーションプランの主要な構成要素について以下を含めて説明します。

• 利害関係者の特定
• コミュニケーションの目標と戦略の定義
• コミュニケーションチャネルの決定
• コミュニケーションスケジュールの確立
• コミュニケーションに関する責任の分担

知っておくべきコミュニケーションプランの詳細を学び、事前に構築されたプロジェクトコミュニケーションプランのテンプレートを確認し、コラボレーター全員の認識の統一に役立てましょう。

なぜ効果的なコミュニケーションが重要なのか

目標が一致していない場合やメールが紛失した場合、適切なツールが作成されていない場合には、よく意思疎通の断絶が発生しますが、それを防ぐには効果的なコミュニケーションが重要になります。

あるPMI調査では、回答者の30%が、スコープギャップやプロジェクトの失敗の主要な理由として「コミュニケーション不足」を挙げました。また、Forbesによれば、40%以上の労働者が、コミュニケーションが不十分なときにリーダーシップに対する信頼を失うと述べています。. 失敗の代償を考えると、立ち上げるすべてのプロジェクトそれぞれにコミュニケーションプランが必要であるのも不思議ではありません。

効果的なコミュニケーションプランを作成することは、チームをプロジェクトの成功に導くことを意味します。

プロジェクトコミュニケーションプランとは？

プロジェクトコミュニケーションプランとは、コラボレーターとステークホルダーの間での合意であり、共有する情報の内容、共有のタイミングと方法と頻度を規定します。

ステータスの更新、タスク関連の質問、会議の詳細などの情報はすべて、この手引書に記載されています。 目標は、 チームコミュニケーションを定義して可能な限り効率化することです。

なぜプロジェクト管理ではコミュニケーションプランが重要なのか？

プロジェクト管理においてコミュニケーションプランが重要である理由は、利害関係者、クライアント、フリーランサー、プロジェクトチームメンバーの認識の統一に役立つからです。

プロジェクトに関して過剰な話し合いがある場合や、各やり取りの範囲（詳細なメモと大局的な提案の比較など）が定義されていない場合、コミュニケーションプランは失敗します。 これらの問題は、期限や予算に大きな影響を与える可能性があります。

さらに、プロジェクトコミュニケーションプランによって、チームメンバーと利害関係者の間にプロフェッショナルな境界が確立されます。 たとえば、プロジェクト関係者は連絡手段をメールに限定したいかもしれませんが、フリーランサーは時間的制約があるときにテキストメッセージを使用したいかもしれません。

多くの職場が ハイブリッド または 完全リモートワークに 作業モデルに移行しているため、チームは場所やタイムゾーンを越えて広範囲に散在しており、コミュニケーションを最優先にする必要があります。 優れたプロジェクトコミュニケーションプランがあれば、すべての利害関係者がどこにいても必要なときに必要な情報を更新できます。

最後に、最新のコミュニケーションツールを使用することで、チームの生産性を向上させることができます。 McKinsey researchによれば、ソーシャルテクノロジーを使用している連携の取れたチームは、生産性を20～25%向上させることができます。

プロジェクト管理において良いコミュニケーションプランには何が含まれるのか？

コミュニケーションプランの必要性を理解した今、このプランの内容が気になりませんか？ 以下に主な構成要素の概要を示します。

• コミュニケーションの目標
• プロジェクト情報
• 利害関係者の特定
• コミュニケーションスケジュール
• フィードバックプロトコル
• 会議の議題
• エスカレーションプロセス
• 機密保持ガイドライン
• 役割責任マトリックス
• 承認ワークフロー
• 連絡先情報

リアルタイムの更新と日常のスムーズなプロジェクト調整を確実に行うためのコミュニケーションプランを作成するのに、これらのすべての要素が役立ちます。

より詳細なガイドをお探しでしたら、次のセクションに進んでください。

プロジェクトコミュニケーションプランの作成方法

プロジェクトのコミュニケーションプランを作成するために、次の5ステップに従ってください。

1. 連絡先シートを作成する

プロジェクトの連絡先シートには、コラボレーターの役割と、関連する連絡先情報を記載し、プロジェクトフェーズのオーナーを強調します。 これにより、コラボレーターは必要に応じて適切な人と連絡を取ることができます。 プロジェクトの連絡先シートには次の項目を含めてください。

• コラボレーターの氏名と役割
• メールアドレス
• 各役割の予備の連絡先
• 勤務時間
• プロジェクトの開始日と終了日

効果的なコミュニケーション管理では、手始めに、連絡先を明確にしてください。 これにより、後のプロジェクトフェーズで混乱を回避できます。

2. バーチャルコミュニケーションの5Wを応用する

会議の最新情報やコンテンツの概要など、プロジェクト全体を通じて伝達する必要がある情報のリストを作成し、希望するコミュニケーションタイプを決定します。 選択した主要コミュニケーションタイプに合わせて、以下を使用します。 バーチャルコミュニケーションの5W（誰が、何を、どこで、いつ、なぜ）。

自問してください：

• 各コミュニケーションに関与する必要があるのは誰か？
• 共有する必要があるのはどの情報か？
• どこでコミュニケーションを行うか？
• いつコミュニケーションを行うべきか？
• なぜコミュニケーションが必要なのか？

これらの5Wを一貫して応用することでプロジェクトプランニングを定義して整理すれば、関係者全員が情報を共有して認識を統一することができます。

3. コミュニケーションの選好条件を強調する

形式のレベル、人称代名詞、チームメンバーやコラボレーターからの特別なリクエストなど、知っておくべきことを 必ず強調してください。 これらのニーズに対処することで、誰もが尊重される包括的な環境が作られます。

4. 役割と責任を割り当てる

必要とされるステータス更新の種類、それらの場所、担当者を指定します。 まずはプロジェクト内の主要なタスクとマイルストーンをすべて特定し、各タスクを特定のチームメンバーに割り当ててください。 これにより、役割のギャップや責任の重複を見つけやすくなります。

5. 定期的なチェックインのスケジュールを設定する

事前に計画された 通話、バーチャルステータス会議、デジタルチェックインなど、イベントのスケジュールを設定します。 コミュニケーションの方法、実行日時、実行頻度を定義します。 これらの更新情報がどこで共有されるかを必ず指定してください。 例：

• 共有ドキュメント内
• プロジェクト管理ソフトウェアを介して
• チームミーティング中

さらに、プロジェクトのタイムラインを作成し、チームメンバー全員が更新のタイミングを把握できるようにしておくこともできます

コミュニケーションプランの例

効果的なコミュニケーションプランを作成するための独自のロードマップは、クライアント、チーム、プロジェクトスコープによって異なります。 以下に例を示しますので、次回のアウトラインの参考にしてください。

プロジェクト更新プロトコル

プロジェクトステータスの更新頻度についてクライアントと調整します。 プロジェクトマネージャーとして、クライアントとともに、最も好ましいコミュニケーションタイプを明確にしてください。

• プロジェクト更新の内容とは（関連する統計、マイルストーン、次のフェーズ）？
• このプロジェクト更新はメール、Zoomコール、またはWrikeタスクで配信されるのか？
• コミュニケーションの頻度は？

これらの詳細をまとめることで、より透明性が高くプロフェッショナルなコミュニケーションが可能になります。

顧客の苦情の解決

該当するコミュニケーションに「顧客の苦情」のラベルを付け、目標とタイムラインを割り当て、承認者を追加します。 タスク内で承認の次のステップを指定します。 苦情が解決されたら、承認者にタスクのステータスを「未解決」から「解決済み」に更新させます。

顧客からの苦情を解決するためのコミュニケーションプロジェクトプランは次のようになる可能性があります。

注文のフルフィルメント

注文を手動で入力し、名前と説明（品目、SKU、場所などを含む）を追加し、チームメンバーに割り当てます。 新規注文ごとにタスク依存関係を作成することで、サプライチェーンの運用を自動化します。たとえば、更新をメールで顧客に通知すべきタイミングをカスタマーサービスチームのメンバーに知らせるための注文タスク完了トリガーなどです。

ウェブコピーの作成

「ウェブページ概要」、「ウェブページ処理中」、「ウェブページのレビュー準備完了」を含めたレビュープロセスステータスのリストを追加します。プロジェクトの進行を止めないために、ページの草案を作成したチームメンバーに対し、各ページの完成時に@メンションでレビュー担当者に連絡するよう依頼します。

優れたプロジェクトコミュニケーションプランのメリットとは？

優れたプロジェクト管理コミュニケーションプランのメリットとして、予算、タイムライン、スコープに関する期待に応えることが挙げられます。 適切な戦略により、主要なコミュニケーションの断絶の大半を未然に解消できます。

プロジェクトプランを事前に用意しておくことで、最後のミーティングの発言者や発言内容を忘れることがなくなり、最終更新に関する大量のメールを整理する必要もなくなるので、タスクの完了に集中できます。

効果的なプロジェクトコミュニケーションプランは、「ステータスは？」というメールにそれぞれ返信する労力も不要になります。 すべての利害関係者が適切に情報を受け取れるようなプランがあれば、プロジェクトチームは、変化に対応し、優れたクライアント管理を保証し、高水準のコミュニケーションを維持できます。

Wrikeのコミュニケーションプランテンプレートの紹介

プロジェクトのコミュニケーションプランを作成する準備はできましたか？ Wrikeのご利用をぜひご検討ください。

Wrikeを使用すると、プロジェクトタイムラインの作成、ステータスの更新状況の追跡、利害関係者全員の同期状態の維持が可能です。カスタマイズされたWrikeプロジェクト管理能力に加え、チームの生産力を最大限に引き出せるリソースがもう1つあります。それは、コミュニケーションプランテンプレートです。

このテンプレートをワークフローに追加し、最も重要な情報を入力し、更新の共有とリクエストを実行できる効率的なシステムを使ってプロジェクトを開始しましょう。 Wrikeのコミュニケーションプランの中には、以下の指定エリアがあります。

• 利害関係者分析の要約、プロジェクトにおいて利害関係者が担う役割
• プロジェクトの主要な関心事項や目標
• プロジェクトのチームリーダー
• 適切なプロトコルがある望ましいコミュニケーションチャネル
• コミュニケーション頻度に関する期待事項
• 反復タスクの作成

これらの機能のそれぞれによって、プロジェクトが長期間にわたっても、利害関係者が簡単に最新情報を入手でき、かつプロジェクトへの関与も継続できる上、チームの対応能力も高まります。

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