プロジェクト管理におけるコンティンジェンシープランとは？
プロジェクト管理のコンティンジェンシープランは、特定のリスクが現実となった場合に実施されるべき定義済みの実用プランです。 これは基本的には「プランB」であり、事態が予期しない方向に進む場合に備えて用意されます。 プロジェクトマネジメント協会（PMI）は、コンティンジェンシープランを「特定のリスクが発生した場合にとるべき行動ステップを定義することを含む」ものと定義しています。エンタープライズのプロジェクト管理 におけるコンティンジェンシープランは、リスク管理プラン の構成要素であり、リスク管理プランの一部である必要があります。リスク管理プランにはリスク管理ソフトウェアが含まれている場合があります。
ビジネス用のコンティンジェンシープランを作成することにより、プロジェクトマネージャーは潜在的なリスクを特定し、それらを軽減する戦略を開発できます。これにより、プロジェクトの遅延、予算超過、その他の悪影響の可能性を減少させることができます。 コンティンジェンシープランを利用すべきタイミング、コンティンジェンシープランと緩和プランの違い、コンティンジェンシープランを策定する方法、自分自身でコンティンジェンシープランを作成する際に実行できる4つのステップ、そしてプロジェクトマネージャーによるコンティンジェンシープランの作成・実施にはWrikeが理想的なツールである理由について説明します。
コンティンジェンシープランを利用すべきタイミング
コンティンジェンシープランは、特定されたリスクのみを対象として作成することができます。未特定のリスクや未知のリスクを対象として作成することはできません。 コンティンジェンシープランは、物事がうまくいかない状況に対してのみ備えるものではありません。戦略的な機会を活用するために作成されることもあります。 例えば、新しいトレーニングソフトウェアをすぐにリリースすべきと判断したとしましょう。 プロジェクトの実施中にこの判断を下した場合、これをトレーニングフェーズに組み込むためにコンティンジェンシープランを用意することができます。
コンティンジェンシープランが適しているもう1つの素晴らしい例はウェブサイトの立ち上げです。これは通常、複雑で多面的なプロジェクトであり、ウェブ開発者、デザイナー、マーケター、コンテンツクリエーターなど、さまざまな関係者が関与します。 特定されたリスクとして、ウェブサイトのクラッシュ、サイバーセキュリティ侵害、またはユーザーエクスペリエンスの問題が挙げられます。 しかし、これらのいずれかが発生した場合、調整にコンティンジェンシープランが役立ちます。 例えば、ウェブサイトで技術的な問題が発生した場合、コンティンジェンシープランには問題を迅速に解決するための戦略が含まれます。つまり、ウェブ開発チームと連携して問題を特定し、解決策を実行するということです。
問題の影響を緩和して期待を管理するために、このプランには顧客や利害関係者とのコミュニケーション戦略も含まれています。 この戦略では、ソーシャルメディアチャンネルやメールニュースレターを利用して、顧客に問題を通知し、ウェブサイトのステータスについて更新情報を提供します。 全体として、ウェブサイトの立ち上げ時にコンティンジェンシープランを用意することで、事前に特定されたリスクがプロジェクトの成功の妨げにならないようにし、最終的には円滑で順調な立ち上げにつなげます。
コンティンジェンシープランと緩和プランの比較
プロジェクト管理において、コンティンジェンシープランと緩和プランはいずれも、リスクを管理してプロジェクトを成功裏に完遂するための重要なツールです。 これらのプランよく同一視されることがありますが、重要な違いがあり、それぞれ特定のユースケースに適した要素があります。
コンティンジェンシープランは、プロジェクトのタイムライン、予算、または品質に影響を与える可能性のある不測の出来事やリスクに対応するためのバックアッププランです。 コンティンジェンシープランは、特定のリスクイベントが発生した場合に実施されるものであり、イベントの影響を軽減するために行うべき一連の対応策がまとめられています。
コンティンジェンシープランの一般的なユースケースは、マーケティングキャンペーンの中にあります。そこには、予算の変更、作業負荷のキャパシティの変更、全体的なスコープの変更など、プロジェクトのタイムラインに影響を与える可能性がある変動要素が数多く存在しているためです。 コンティンジェンシープランには、プロジェクトが予算内に収まり、スタッフの過剰労働を防ぎ、スコープクリープにならないようにするための手順がまとめられています。
それに対して、緩和プランは発生前のリスクを先見的に特定して対処できるように設計されています。 緩和プランには、リスクイベントが発生する可能性を低減し、発生した際の影響を最小限に抑えるための戦略がまとめられています。
緩和プランの一般的なユースケースは技術分野やマーケティング分野の中にあります。そこでは、サイバーセキュリティの侵害、ユーザーエクスペリエンスの問題、製品発売の遅れなどといったリスクがプロジェクトの成功に影響を与える可能性があるためです。 緩和プランには、セキュリティプロトコルの実施や、ユーザーテストの実施など、リスクが発生する可能性を最小限に抑える戦略、さらには、カスタマーエクスペリエンスを管理するためのコミュニケーションプランの作成など、リスクの影響を最小限に抑えるステップもまとめられています。
コンティンジェンシープランと緩和プランの重要な違いは、コンティンジェンシープランは後手の対応策であるのに対し、緩和プランは先手の対応策である点です。 コンティンジェンシープランは、すでに発生したリスクに対処するために用いられますが、緩和プランはそもそもリスクを発生させないようにするために用いられます。
もう1つの違いは、コンティンジェンシープランはより詳細で具体的であることが多く、特定のリスクイベントに対して策定されるということです。 一方、緩和プランは、通常、高レベルで戦略的であり、多様な潜在的リスクに対処するために策定されます。
要約すると、コンティンジェンシープランと緩和プランはいずれも、リスクの管理とプロジェクトの確実な成功を目的とした重要なツールです。 これらのプランよく同一視されることがありますが、焦点とアプローチが異なっており、それぞれ特定のユースケースに適した要素があります。 プロジェクトマネージャーにとって、リスクを効果的に管理し、プロジェクトを成功に導くためには、これら2つのプランの違いを理解しておくことが重要になります。
コンティンジェンシープランを作成するための4つのステップ
コンティンジェンシープランを作成する際には、次の4つのガイドラインを考慮してください。
1. トリガーの特定
プラン実行の引き金となる特定のイベントがどのようなものかを特定します。
2. 実行の担当者、内容、タイミング、場所、方法の決定
プランの各ステップで、誰が関与するのか、彼らは何を行う必要があるのか、それはいつ実施されるべきか、どこでプランが実施されるのか、プランはどのように遂行されるのか、という5つの項目を網羅します。
3. コミュニケーション基準の確立
プランの実施時の報告とコミュニケーションに関する明確なガイドラインを設けます。 具体的には、内部と外部の利害関係者への通知方法、 通知内容の作成者、インシデント発生後の通知のリリースの早さ、 最新情報の提供頻度などです。
4. 監視と適応
プランを最新の状態に維持するためにプランを定期的に監視します。
さらに、プロジェクトマネージャーは、コンティンジェンシープランニングで直面する4つの一般的な課題を認識しておく必要があります。
- コンティンジェンシープランは優先度が低いと思われている：このプランが必要にならない可能性があるため、プランの作成が先延ばしされる傾向があります。 しかし、適切に計画されたコンティンジェンシーがない場合、プロジェクトが失敗に終わる可能性があります。
- チームメンバーが自信過剰である、またはプランAに過度に注力している：そのため、チームメンバーには詳細で実行可能なプランBを作成する意欲がないかもしれません。
- 全社的なプランに対する意識や同意の欠如が実施の妨げになる可能性がある：プロジェクトは単独で発生するものではありません。 組織内の利害関係者全員がそのプランを認識して注力しているというわけではない場合、実施の際に遅延が発生する可能性があります。
- 全リスクの特定に十分な時間を割いていない： リスク評価 が適切に行われていない場合は、実行可能なコンティンジェンシープランを作成できません。
Wrikeでのコンティンジェンシープランニング
総括すると、絶え間なく変わるプロジェクト管理状況を上手く誘導するためには、コンティンジェンシープランの作成が不可欠です。 Wrikeのプロジェクト管理ソフトウェアなどの適切なツールを使用すれば、コンティンジェンシープランの作成と実行がかつてないほど簡単になります。
Wrikeを使えば、チームはコンティンジェンシープランの作成と管理を簡単に行うことができるので、予想外の事態に簡単に備えることができます。 リアルタイムのコラボレーション、自動通知、カスタマイズ可能なテンプレートとワークフローなどの機能を備えたWrikeを使用すると、チームはトリガーを迅速に特定し、各ステップの担当者、内容、実行のタイミング、実行場所、実行方法を決定し、コミュニケーション基準を確立し、プランを監視して必要に応じて適応させることができます。
Wrikeのソフトウェアを使えば、コンティンジェンシープランニングはリスク管理の一環としてシームレスに行われ、チームは自信を持って、プロジェクトを予定どおりに進めることができます。 Wrikeには優れたリスク分析テンプレートがあるのですぐに運用を開始できます。 さらに、Wrikeに内蔵されているレポート機能と分析機能を使えば、チームは潜在的なリスクと傾向を特定できるので、情報に基づいて意志決定を行い、問題を未然に防ぐことができます。
複雑なウェブサイト立ち上げ計画の策定時でも、大規模プロジェクトの管理時でも、予想外の事態に備えるにはWrikeのプロジェクト管理ソフトウェアが最適な解決策です。 今すぐWrikeで予防的なリスク管理の容易さと信頼性をご体験ください。
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