リモートワーカーとバーチャルチームの管理方法

リモートワーカーとバーチャルチームの管理方法

チームを管理することは楽な仕事ではありません。あるレポートによると、中間管理職は通常の週5日の勤務のうち、 3日半 近くはストレスをためていると報告されています。しかし リモートワーカーの管理はさらに困難な任務です。 

社員が分散し、隣り合って作業ができない場合、お互いの作業をすぐに確認することができません。混乱が発生し、重要なメッセージが届かず、フラストレーションがたまります。

しかしパニックになることはありません。より混乱なく確実な方法でリモートチームを管理するために必要なスキルについて、Wrikeが徹底的に掘り下げて考えました。 

リモートチームが将来大きな役割を占める理由

リモートワーク は、将来的に重要な役割を持っているだけではありません。すでに私たちの生活の大きな割合を占めているのです。COVID-19のパンデミックでオフィス勤務が困難になった際にリモートワークが急増しました。 Stanfordのリサーチからは、 アメリカの労働人口の42% が現在フルタイムで在宅勤務をしていると報告されています。

しかしリモートワークはグローバルパンデミック以前から何年も注目されていました。Bufferが実施する2020年度 State of Remote Workによると、今後のキャリア人生の少なくとも一部分で在宅勤務を希望する従業員は98％に登っています。

リモートワークは雇用主と従業員にとってなぜそんなに魅力的なのでしょうか？この労働形態は以下をはじめとする様々なメリットを持っています。

• 生産性の向上： FlexJobsサーベイでは、 回答者の66% が従来のオフィス環境より在宅勤務の方がより生産性が上がると答えています。より効率的に 仕事 をこなせる理由としては、同僚との交流による作業の中断や仕事の妨害がなく、静かな環境で作業を遂行できることを挙げています。 
• 仕事と生活のすぐれたバランス： リモートチームは一般的に仕事と個人の生活のバランスをうまく取っており、これは従業員にとって重要なことです。Gallupサーベイによると、 s 従業員の53% が仕事と生活のバランスをうまく取れる職務は自身にとって大変重要であると答えています。 
• より広大なタレントプール： マネージャーや従業員にとっての大きな特権の1つは、タレントプールがロケーションによって制限されないことです。採用候補者の居住地に関わらず、最もすぐれた人材を確保できます。

以上のメリットをすべて組み合わせると、自宅のソファやオフィスから偉大な業務を達成し、ハッピーで優れた業績を上げるリモートチームが生まれるのです。 

リモート社員の管理に伴う課題

リモートワークには様々な特典がありますが、リモートチームの管理は容易ではありません。従業員同士が隣り合って仕事をしない環境では、それに伴う特有の障害を乗り越えなければなりません。ここでは最もよく見られる複数の例を挙げてみます。

透明性と可視性 

「去る者日々に疎し」という表現を聞かれたことがあるでしょう。バーチャルチームの場合にはこの状況が容易に起こるのです。 同僚たちがどの作業をしているかわからないと、チームメンバーは孤立感を感じ、周りとの繋がりを感じることができません。 

またリモートワーカーは自身の状況がマネージャーやチームメンバーに伝わらないと感じます。 孤立した状況で業務を遂行していると、一生懸命仕事をしても周りに気づいてもらえることがなく、正当に評価されないと感じることもあるかもしれません。リモートチームのメンバーが、 自身の存在を気づいてもらえず、評価されていないと感じてしまうと、創造力が低下し、コラボレーションを取って協力し合う態度を無くしてしまいます。 

コミュニケーションとコラボレーション

効果的なコミュニケーションを取ることはどのチームにとっても課題ですが、リモートチームの場合はさらに困難になります。 

オフィス内ですれ違う際に短い会話をしたり、重要な話を耳にしたりという機会がありません。チームメンバーは意図的にオープンなコミュニケーションを図る必要があるのです。 

しかしそれは誰でも自然にこなせることではありません。その証拠にBufferの2020年度 State of Remote Work Reportでは、コミュニケーションとコラボレーションがリモートワークの最大の課題であるという結果が出ています。 

前向きな企業カルチャーの維持

企業カルチャーは従業員に大きく影響します。Nulabが実施したサーベイでは、 従業員の83% が職を求める際に企業カルチャーを重視していると回答しています。 

しかしチーム全体が分散している場合には、カルチャーの構築と維持が困難です。仕事以外の場で楽しく時間を過ごしたり、ハッピーアワーやランチを共にする機会もありません。この問題に対しても、より意図的に取り組まなければならないのです。

生産性の追跡

リモート社員を管理する際は、オフィスを覗いて従業員の勤務態度を確認することはできません。リモート管理には多大な信頼感、および生産性を管理する効果的なシステムが求められます。 

マネージャーの多くはタイムトラッキング用アプリなどの リモートワークツール を利用して、チームの作業状況を監視します。 幸いなことに、あるサーベイの 回答者の79% は、雇用主が作業関連の活動を監視することは従業員にとって全く問題ではないと答えています。 

リモートチーム管理におけるソリューション

リモートチームメンバーの先導にはいくつかの課題が伴いますが、克服できないものではありません。 

加えてテクノロジーがサポートをしてくれます。適切なテックスタックは前向きで生産的なリモートチームの管理をサポートします。以下のソリューションを是非適用してください。 

• プロジェクト管理用 のソフトウェア：  Wrike をはじめとする コラボレーション作業管理プラットホーム が、タスクや期限、作業の割り当てに可視性を提供します。チームメンバーは自身の担当作業を容易に把握しながら、チームまた組織全体の状況を理解することもできます。 
• タイムトラッキングのソリューション： リモートワークチームの生産性低下を懸念されている場合は、説明責任の遂行を促進するタイムトラッキング用アプリを使用してください。作業をより効率的に実行するために必要な真のデータを提供します。
• ビデオ会議用ツール 残念なことに、 リモートワーカーの3分の1 以上が他チームメンバーと対面することはないと答えていますが、40%は対面することでより親密な関係を構築できると答えています。同じ部屋にいない場合でも対面式コミュニケーションの重要性を過小評価しないでください。ビデオ会議用のソフトウェアは顔を合わせての会話の次にすぐれたものなのです。
• インスタントメッセージングのプラットホーム： リモートチームには、短い会話から仕事関係の質問、また週末についてのおしゃべりをするチャネルが必要です。インスタントメッセージングのプラットホームを利用してチームのつながりを深め、より意義のある関係を構築しましょう。 

新規リモートワーカーをサポートする方法

チームが新たにリモートワークに移行する場合には、それに伴う障害を避けることはできません。リモートチームを管理する際は、新しい環境へのかじ取りをサポートすることがマネージャーの責任です。 

どのようなサポートができるでしょうか？好業績を維持しながら新規リモートワーカーをサポートし、激励するコツをご紹介します。

何が求められているかの再評価と再設定

チーム全体が全く新しい方式で作業を進めており、平常業務と同様のシームレスな適応をチームに求めることはできません。 リサーチによると 好業績を上げる従業員もバーチャル勤務の際にはパフォーマンスが低下することがあります。

現在の新しい状況についてオープンにコミュニケーションを取りましょう。どの目標が調整されましたか？チーム全体の基準およびチームに求められるものはどのように変化したでしょうか？新しく採用したツールやワークフローはありますか？これらについて詳細に説明することにより、チームメンバーはよりサポートされているという気持ちになるのです。 

定期的なチェックイン：

従来のオフィス環境で仕事をする場合は、従業員と頻繁かつ予想可能な形でつながりを保つことができますが、リモートワーク環境でもその状況を維持しなければなりません。

週ごとのチェックインの予定を立て、目標や課題、進捗状況について話し合います。仕事の状況を把握することも大切ですが、個人的な話題にも触れ、異なったロケーションで業務遂行する状況においてお互いのつながりをさらに強化します。

周りと交流する機会を提供する

現在の状況では月ごとのハッピーアワーやチームメンバーとのランチの機会は持てませんが、チームに楽しい時間を提供し、お互いのつながりを強める方法を考えてみてください。

Slackで週ごとに写真を共有する時間を持つのはいかがですか？月ごとにハッピーアワーを設けたり、トリビアクイズを実施することも1つの案です。メンバー同士のつながりを強めるチャンスを作ってください。リモートでのコミュニケーションは仕事関係のみになりがちですが、それに勝るコミュニケーションを達成するには意図的な努力が必要です。 

前向きな姿勢を保つ

 Harvard Business Review では、従業員は急な変更や危機的状況が発生した際に、その対応法について上司から指示を求めると説明しています。マネージャーが疲れを貯めたり、常に不服を唱えているとしたら、従業員にもその感情が感染してしまいます。 

行く手に立ちふさがる課題について透明性を保つことは大切ですが、前向きな態度を維持してください。従業員の勤労意識を高く保つために大いに役立ちます。 

共感を示す

リモートワークへの移行がストレスや不安定さの原因になっていますか？従業員もきっと同様に感じています。リモートワークへの移行のかじ取りをしているのはあなた一人ではないことを忘れないでください。チームメンバーも同様に疲労しています。家庭の事情や優先事項と調整している時は特にそれが困難です。 

最近実施されたサーベイによると、 従業員の96% は雇用主が社員への共感を示してくれることが重要だと答えています。一歩譲ってメンバーを取り巻いている状況への理解を示してください。私たち全員が共に現在の状況に対応しているのです。 

バーチャルチームの士気を高める5つのコツ

チームは自動操縦で動いているわけではありません。リモートワークのメンバーが最善を尽くせるよう力づけることが大切です。 ここではリモートチームの士気を高める5つのコツをご紹介します：

1. 何が求められているかを明確に定義する：

驚くことに 従業員の半数以上は  自身が職場で何を求められているかを明確に把握していません 。リモート環境においてもオフィス環境においても、各従業員が求められているものを明確に説明することが重要です。

• 従業員に説明が必要なものには以下が含まれます：
• 各職務の主な責任区分
• 各従業員の最大の目標（月ごと、四半期ごと、年ごとなど）
• 各目標の成功度の定義および測定方法

各従業員には測定可能で具体的な方向性を示してください。自身の業務をしっかりと把握している従業員はモチベーションが大きく高まります。 

2. 柔軟性と自主性を認める

Bufferが実施した2020度のState of Remote Work Reportでは、スケジュールや職場環境における柔軟性がリモートワークの大きなメリットであることが判明しました。 

リモートチームの管理方法を考慮する際は、チームメンバーがそのメリットを十分に生かすべきであるということを覚えておいてください。従業員に何が求められているかを明確に示し、従業員の意思を尊重することで、 細部までの無駄な管理 を避けます。残念なことに、 5人に1人の従業員 は自身の業務を遂行する方法を自由に決定できないと感じています。 

3. 従業員の日々の作業を全体像につなげる

目的意識ほど従業員の士気を高めるものはありません。あるサーベイによると、 10人に1人のプロフェッショナル は「常に意義のある仕事をする」ために将来の収入が23%減給してもかまわないと答えています。 

リモートワーカーに自身の仕事の意義を感じさせるためには、日々のタスクが全体像にどのようにつながっているかを示すことが必要です。従業員の日々の作業はチームや組織にどのように影響を与えているでしょうか？

スプレッドシートへの入力は時間のかかる作業です。しかしその作業が組織の年間の大きな収入につながっていることを理解できれば、ありふれた作業も大きな意味を持つ重要な作業のように思えてきます。 

4. 説明責任を促進する

企業が透明性を持ち、自身の作業が企業内でどのように応用されているかが理解できれば、自然に責任感が育ちます。タスクが適切にまた期限通りに完了しない場合は、ドミノ効果が起こってしまうのです。

大部分のリーダーがチームに対して責任感を持つよう強調する際には、本来備わっている責任感は大きなメリットです。あるレポートによると、 CEOの18％ は、従業員に責任を持たせる作業が自身の最大の弱点であると答えています。 

 プロジェクト 管理プラットホームとチームメンバーからの定期的なステータスアップデートで、さらに説明責任を促進することもできます。 

5. 適切な評価を提供する

人は優れた業務を認識し評価してもらいたいと思っています。複雑な評価をする必要なありません。 従業員の4分の3 は感謝の言葉を聞くだけで満足すると答えています。

建設的な批判やフィードバックは重要ですが、メンバーがプロジェクトを完了したり功績を上げた時に正しく評価することを忘れないでください。 

どのような方法での称賛を求めるか従業員に尋ねてみることもできます。個人的に前向きなフィードバックをもらうことを好むメンバーもいれば、チームミーティングで功績を称えられることを好むメンバーもいます。 

優れたリモートワーカーを識別する方法

バーチャルチームを拡大する際に、新しいメンバーの雇用プロセスは全く異なる課題をもたらします。実際に対面することなしに、その人材の適性を判断することができるでしょうか？ 

通常の雇用プロセスと同様に、その職務固有の技術的能力に目を向けなければなりません。しかしながらリモートワークにはソフトスキルも大きな役割を示します。以下をはじめとするスキルを重視してください。

• 自発性
• 優先付けと 時間管理
• 物事をまとめる能力
• コミュニケーション

雇用プロセスの際にこれらの能力をどのように評価できるでしょうか？最も適した候補者を判断する際のコツをご紹介します。 

• 雇用プロセスの際のコミュニケーションの取り方に注目する Eメールには迅速に返信しますか？書面の内容は明確ですか？ビデオコールや電話での会話の際の印象はどうでしたか？以上のような対応からその候補者の働きぶりやコミュニケーションの取り方が把握できます。
• 過去の行動についての質問をする 候補者が嫌う「このような場合にどのような行動を取りましたか？」という形式の質問です。「期限がせまって大きなプレッシャーを感じた時について話してください」または「アドバイスをあまりもらえない状況で問題を解決しなければならなかった時のことを話してください」などの質問をすることで、彼らの実経験から上記のスキルを評価することができます。
• リモートワークの経験について質問する リモートワークの経験がある場合は、その時の状況について質問します。経験がない場合にはリモートワークの魅力的な点について、およびリモートワークの最大の課題は何であるか質問してください。候補者の回答から、リモートチーム業務への適性を判断することができます。 

新規メンバーをリモートチームに紹介する方法

あなたのリモートチームに新たなメンバーが加わり、その歓迎方法を考えているとします。 

オフィスを案内したり、チーム全体でのランチを企画できなくても、新メンバーのオンボーディングをサポートし、職務やチームへの参加を楽しみにしてもらう方法があります。 

• ビデオコールの設定：  従業員の実におよそ40% が、職場で無視をされていると感じ、疎外感を持っていると述べています。メンバー同士が物理的に同じロケーションで作業しない場合はその状況が悪化します。新規メンバーがチームに加わる際はビデオコールを設定し、共に業務に取り組むチームメンバーを紹介してください。緊張をほぐしたりお互いをよく知るためのゲームなどをするとさらに有効的です。 
• バディシステムの利用： 新規メンバーと既存メンバーのペアリングも効果的です。新規メンバーが特定のドキュメントやPTOリクエストの承認担当者を探す場合などは、信頼できるメンバー（直属の上司以外）に質問できます。
• オンボーディングシステムの確立： 新規メンバーのオンボーディングプロセスには把握しなければならないことが多々あり、ログインの詳細やトレーニングなどの要素を見逃してしまいがちです。オンボーディングプロセス用の正式なドキュメントを作成し、細部にまで気を配ってください。新規メンバーと情報を共有することで、メンバーは最初の数週間および数か月間の業務内容を理解できるのです。 Wrikeの 従業員オンボーディングテンプレートを利用して、このプロセスをさらに容易に進めることができます。 
• チェックインの頻度： 新入社員である期間はわずか「数週間」ですか？再度考えてみてください。オンボーディングプロセスは最低90日間は継続しなければなりません。頻繁にチェックインすることで新規メンバーはチームの内情を十分把握し、周りからサポートされていると感じます。 従業員の29% が雇用後90日以内に仕事を辞めた経験を持つ状況を考慮すると、優れたオンボーディングプロセスは特に重要です。 

リモートチームの管理は困難ですが、あなたも困難です

リモート社員の管理は容易なことではありません。世界が覆されたような今の状況では特に困難です。

チームの先導には、対面式であってもリモート形式であってもコミットメントとハードワークが求められます。本ガイドでは、好業績を上げるだけでなく、士気を高め満足感を感じるバーチャルチームの管理に必要な情報をすべて提供します。 

これらの戦略を実行に移すことで、自信を持ってリモートワークに取り組むことができます。ガイダンスの提供はWrikeにお任せください。 ロケーションに関わらず、Wrikeがお届けする柔軟な作業管理プラットホーム を利用してプロジェクトを管理し、シームレスやコラボレーションやコミュニケーションを達成することができるのです。