実際に機能するプロジェクト管理ワークフローの構築方法

あなたがこの概要部分を読み終えるまでの時間ですら、組織は不適切なプロジェクト管理を行ってきた結果として100万ドルもの金額を浪費することになるでしょう。

時間は待ってはくれません。 プロジェクト管理研究所によると、20秒ごとに100万ドルが煙となって消えています。 適切なプロジェクト管理を行えば大幅なコスト削減になるのです。 しかし、ワークフローに構造が欠けている場合、最も才能のあるプロジェクトチームでも認識の整合性を保つのに苦労し、タスクの優先順位付けや、期限の厳守が困難になります。

このガイドでは、プロジェクト管理ワークフローの概要、重要性、構築方法、および、アジャイル、職能横断型、または複雑なプロジェクト環境に合わせて適応させる方法について、具体的に説明します。 また、例、テンプレート、ツールを使って、理論を実践に移す方法もご覧に入れます。

目次

1. プロジェクト管理ワークフローとは？

2. プロジェクト管理ワークフローの作成方法

3. プロジェクト管理ワークフローの例

4. プロジェクト管理ワークフローが重要である理由

5. プロジェクト管理ワークフローテンプレート

6. プロジェクト管理ワークフローのメリット

7. プロジェクト管理のフェーズ

8. プロジェクト管理とワークフロー管理の比較

9. プロジェクト管理ワークフローを効果的にするためのツールとテクニック

10. 最適なプロジェクト管理方法の選び方

11. プロジェクト管理ソフトウェアとアプリケーション

12. ワークフローの管理方法

13. プロジェクト管理ワークフローを効率的に使用するためのベストプラクティス

14. よくある質問

プロジェクト管理ワークフローとは？

プロジェクト管理ワークフローとは、チームがプロジェクトの計画、実行、完了を行う際に従う構造化された繰り返し可能な一連のステップです。 全員の認識の整合性を維持しながら、プロジェクトを構想から実行まで進めるために必要なタスク、責任、承認の流れをマッピングします。

Wrikeを使用してプロジェクトを管理しているの経験から言えば、ワークフローは、あらゆるイニシアティブの運用上のバックボーンとして機能します。 マーケティングキャンペーンでも製品発売でも、明確に定義されたワークフローは以下の作業に役立ちます。

• 複雑なプロジェクトを管理しやすいフェーズに分割する

• 責任を明確にして割り振る

• 完了したタスクの進捗をリアルタイムで追跡する

• 遅延や障害を深刻化する前に発見する

ワークフローは、かんばんボード、ガントチャート、ワークフロー図などのツールを使用して視覚化できます。 これらのツールがプロジェクト管理ワークフローソフトウェアにサポートされている場合は、自動化も可能になり、時間を節約して手作業の引き継ぎを減らすことができます。

チームがプロジェクト管理ワークフローを使えば、「やること」リストが出来上がるだけではなく、大規模なプロジェクトを成功させるための戦略的で反復可能な道筋も確立できます。

プロジェクト管理ワークフローの作成方法

プロジェクト管理ワークフローを作成するということは、最初のタスクから最終実行まで、チームがたどるべき段階的な道筋が明確に設定されるということです。 つまり、誰が何をいつ提供するか、そしてその一つ一つが全体のイメージにどのようにフィットするかを全員が把握できるように、プロジェクトマネージャーが作業を整理することになります。

ここからは、机上ではなく実際に機能するワークフローを構築する方法について説明します。

1. まずはプロジェクト目標を立てる

どのプロジェクト管理ワークフローも、明確で具体的な目標を立てることから始まります。 具体的には何を達成しようとしていますか？ 新しいウェブサイトの立ち上げや、クライアントへの提案、登録者を増やすためのキャンペーンなどを実施することもあるでしょう。 目標が何であれ、ワークフロー全体で意思決定の指針となるほど具体的で、進捗状況を追跡できる程度に測定可能でなければなりません。

この時点ではさらに、主要な利害関係者の特定と認識の統一も行います。 この関係者には、クライアント、部門長、経営者、外部のパートナーなどが含まれる可能性があります。 私は最初にWrikeを使って、プロジェクトの目標・範囲および主要な利害関係者をまとめたプロジェクトブリーフを作成しています。 これにより、初日から全員が共通の理解を持つことができ、後で誤解が生じるのを防ぐことができます。

2. 実行すべき作業を全てリストアップする

目標を把握し、利害関係者を参加されたら、タスクリストや「やるべき作業」リストの下書きを作成します。 タスクの割り振りや依存関係のマッピングを行う前に、まず、プロジェクトを管理しやすいコンポーネントに分割する作業分解構造を構築します。

このような詳細なタスク分類は、複雑なプロセスを管理している場合や、職能横断型チームと連携する場合に特に役立ちます。 私は通常、Wrikeのタスクまたはダッシュボードビューを使用して、すべてを1か所にまとめて整理します。 タスクをフェーズやカテゴリーに分けることもできるので、ギャップの発見、時間やリソースの効率的な計画立案が容易になります。

3. 担当者を決定する

それぞれのタスクをチームメンバーに振り分けます。 担当者を明確にすることで、混乱が減り、作業を順調に進めることができます。 ワークフロー管理ソフトウェアで、タスクを割り振り、期限を設定し、詳細情報を追加して、見落としがないようにしましょう。

4. タイムラインと依存関係をマッピングする

ブログ原稿を書いている時に別の人がその画像をデザインするなど、同時に進行できるタスクもあります。 ただし、他のタスクは特定の順序で進行させる必要があります。 例えば、ブログを公開するには、執筆、編集、承認、コンテンツ管理システム（CMS）へのアップロードが必要です。

そこで、タスクの依存関係のマッピングが重要になります。 Wrikeでは、ガントチャートを使用して相互に依存するタスクを視覚的に結び付け、次に自動化ルールを使用して各タスクが人間の介入なしに確実に進められるようにすることができます。 例えば、タスクAが完了しない限りタスクBは開始できない場合に、両タスクをリンクさせることができます。 タスクAが遅れた場合、WrikeによりタスクBのタイムラインが自動的に更新され、プロジェクトマネージャーに通知が送信されるので、何一つ欠落することがありません。

ワークフローを整理し、引き継ぎを自動化することで、ボトルネックのリスクが軽減され、特に複数のプロジェクトを同時に進行している場合にはチームでの情報共有が簡単になります。

Wrikeのヒント：プロジェクトごとにこのプロセスをゼロから始める必要はありません。 プロジェクト管理テンプレートを使えば、タスクリストをスムーズに開始できます。

5. 作業の追跡方法を選択する

タスクがマッピングされたら、実際に作業を管理・監視するためのシステムが必要になります。 適切なツールがあれば、プロジェクトチームは足並みを揃え、期限を守り、情報に基づいて意思決定を行うことができます。

チームによっては、「明確化」、「処理中」、「完了」などの段階を経て進むタスクを視覚化する目的で、かんばんボードが好まれます。 また、ガントチャートを使用して、タスクがタイムライン上でどのように並んでいるか、ある領域での遅延が他の領域にどのように影響するかを確認する目的で、ガントチャートが好まれる場合もあるでしょう。 チームが再発タスクに取り組んでいる場合や、複数の複雑なプロジェクトに取り組む必要がある場合、これらのビジュアルツールを使用すると、タイムラインの管理と推進力の維持がはるかに簡単になります。

私がWrikeに頼っている理由の1つは、チームのニーズに応じてさまざまなプロジェクトビューを切り替えられることです。 デザイナーはボードビューを好むかもしれません。 プロジェクトマネージャーはガントチャートにこだわるかもしれません。 経営者は単にプロジェクトステータスを示すハイレベルなダッシュボードを望むかもしれません。 全員に同じビューを強制する必要はありません。Wrikeなら、すべてのプロジェクトデータを1か所にまとめながら柔軟に対応できます。

6. 時間を節約するためにワークフロー自動化を追加する

手動のタスク管理、ステータス更新、リマインダーは、特に大規模または複雑なワークフロー全体で、チームの時間をすぐに消費してしまう可能性があります。 この点でワークフローの自動化が大きな違いを生みます。

ワークフローの中で自動化により反復作業を削減できる領域を探しましょう。 その例を以下に示します。

• タスクが「完了」とマークされると、Wrikeによりシーケンスの次のタスクが自動的に割り振られます。

• タスクが期限を超過した場合、担当者とプロジェクトマネージャーに通知が送信されます。

• プロジェクトに再発タスクが含まれている場合、自動化ルールを使用してこれらのタスクが定期的に作成されるようにし、通知を使用して全員が同じ認識を持てるようにします。

私はWrikeのワークフロー自動化ツールを使用して、コンテンツ制作からソフトウェア開発スプリントまでのすべてを効率化しました。 これにより、複数のプロジェクトを同時に管理する場合でも、堂々巡りのコミュニケーションが減り、プロジェクトを常に順調に進められるようになりました。

7. 進捗状況を監視し、必要に応じて変更を加える

最適なワークフローであっても定期的なチェックインが必要です。 プロジェクトは変化し、優先順位は変化し、計画段階では良好に思えたことが実行に移されないこともあります。 重要なのは、作業に密着し、その作業に携わる人々とも密接な関係を保つことです。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用してリアルタイムで進捗を監視します。 1つのステージにタスクが積み重なっていませんか？ 依存関係が遅延の原因になっていませんか？ 特定のチームメンバーに過剰な負荷がかかってはいませんか？ 私はダッシュボードとレポートを活用して、リスクの早期発見、タスク依存関係の確認、自動ステータス更新による利害関係者への情報提供を行っています。

上手くいかないことがあっても待機する必要はありません。ワークフローの調整や、タスクの再割り当て、手順の簡略化を行えます。 柔軟なプロジェクトワークフローは、プロジェクト全体を脱線させることなく適応しやすくします。 チームは、フィードバックが実際の改善につながることを理解するほど、より積極的に関与するようになります。

プロジェクト管理ワークフローの例

プロジェクトワークフローは万能ではありません。 構造化されたワークフローが、チームの迅速な活動、整理された状態の維持、土壇場での混乱の回避にいかに役立つかを示すために、3つの実例を紹介します。

例1：部門横断型の製品キャンペーン展開

製品、マーケティング、デザインなどの複数の部門が関与するキャンペーンには強力な調整が必要です。 構造化されたワークフローは、チーム間のタスク、承認、引き継ぎの管理に役立ちます。

1. キャンペーンの目標を定義し、各部門の利害関係者の認識を統一します。

2. タイムライン、成果物、対象者、KPIを概説したキャンペーンブリーフの草案を作成します。

3. 関連チームにタスクを割り振ります。具体的には、製品部門が機能を完成させ、マーケティング部門がコピーを書き、デザイン部門がアセットの作成を開始します。

4. タスクの引き継ぎを自動化します。 例えば、コンテンツが承認されるとデザインタスクが自動でトリガーされるようにします。

5. 法務部門、ブランド部門、経営陣の承認を得るための承認チェーンを設定します。

6. キャンペーンアセットを公開し、Wrikeのダッシュボードを使ってパフォーマンスメトリクスを監視します。

7. 回顧的評価の予定を設定し、結果と教訓を文書化するためのフォローアップタスクを割り振ります。

このワークフローにより、部門横断チームの透明性が増し、部門全体の進捗を監視しやすくなります。

例2：ウェブサイト再設計プロジェクトの管理

ウェブサイトの再設計には複数のチームが関わり、流動的な要素も多く含まれます。 プロジェクト管理ワークフローにより、各タスクが明確に割り振られ、順序付けられ、追跡されます。

1. UX、コンテンツ、SEOパフォーマンスを含めた既存のウェブサイトの監査を実施する

2. 新しいサイト構造を計画し、ワイヤーフレームを作成する

3. Wrikeのウェブサイトプロジェクト計画テンプレートを使用し、明確な依存関係とともに、デザインタスク、コンテンツタスク、開発タスクをマッピングする

4. ライター、デザイナー、開発者にタスクを割り当て、フォルダーを使って作業をフェーズ別に整理する

5. Wrikeの校正機能と自動化機能を使用して、デザインアセットのレビューと承認をプラットフォーム内で直接行う

6. 開発が完了とマークされたら、品質保証タスクが自動的に開始される

7. ITチーム、マーケティングチーム、コンテンツチームでリリースを調整し、リリース後は、リアルタイムのレポートとダッシュボードを使用してパフォーマンスを監視する

このワークフローは透明性を高め、依存関係の管理を容易にし、不明確な責任による遅延を防ぐのに役立ちます。

例3：新規クライアントのオンボーディング

クライアント向けのオンボーディングワークフローを利用すれば、見落としがないようにし、新しいクライアントが一貫した質の高い体験を得られるようにすることができます。

1. クライアント受け入れフォームが届き、新規クライアント向けオンボーディングプロジェクトのテンプレートが自動的に作動する

2. キックオフコールのスケジュールを設定し、内部の役割（アカウントリーダー、クリエイティブ、技術）を割り振る

3. オンボーディングチェックリストを開始する（契約の締結、クライアントアセットのリクエスト、目標の定義、期待値の設定）

4. 毎週のステータス更新タスクとタイムラインマイルストーンを割り振る

5. 初回の作業を引き渡し、クライアントのフィードバックを記録する

6. そのフィードバックをもとに、必要に応じてプロジェクトスコープや今後の成果物を調整する

7. Wrikeダッシュボードでオンボーディングの完了を追跡し、長期的な関与フェーズに移行するためのフォローアップタスクを作成する

オンボーディングを反復可能なプロセスに変えることで、時間の節約と管理作業の削減を実現でき、チームはクライアントへの価値提供に集中できます。

これらの例は、さまざまなワークフローが、プロジェクト管理の効率化、コミュニケーションの改善、エラーの削減にどのように役立つかを示しています。 Wrikeを使用すると、テンプレートを使用したワークフローの作成、重要なステップの自動化が可能です。さらに、利害関係者全員が正確に把握できるようにタスクの進捗、責任、期限を可視化できます。

プロジェクト管理ワークフローが重要である理由

ワークフローのないプロジェクトは、プレイブックのないチームのようなものです。物事を成し遂げることはできますが、時間がかかり、誤解が多く、一貫性のない結果が出てしまう可能性があります。 プロジェクト管理ワークフローは、プロセスに構造性、再現性、説明責任をもたらし、プロジェクトが大きくなり複雑になるにつれてますます重要になります。

定義されたワークフローの最大の利点の1つは、プロジェクトの可視性です。 プロジェクトマネージャーと利害関係者は、進行中のタスクや、タスクの遅延・完了など、現状を正確に把握できます。 Wrikeのようなソフトウェアソリューションでは、この可視性が組み込まれており、複雑なプロジェクトを対象にリアルタイムでプロジェクトの詳細を監視することができます。

また、ワークフローにより、部署間の摩擦が減り、チームコラボレーションが築かれます。 全員が自分の責任と作業の期限を把握していると、コラボレーションがスムーズになります。 特に、プロジェクトに再発タスクや複数の依存関係が含まれている環境では、期限の超過や作業の重複、承認漏れのリスクを最小限に抑えることができます。 プロジェクトワークフローはビジネスプロセス管理と密接に結びついています。チーム間や部門間におけるタスクの移動を標準化している場合は特に緊密です。

コンテンツチームプロジェクトマネージャーとしての私の経験から言えば、堅実なワークフローの最大の利点は時間の節約です。 新しいプロジェクトが開始するたびにプロセスを作り直す必要はありません。 代わりに、実績のあるワークフローを複製し、タスク割り当てを自動化することで、結果の管理に集中できます。更新情報を追いかけ、チームメンバーに何をすべきかを説明するなどという多忙な無限の作業から解放されます。

プロジェクト管理ワークフローテンプレート

特に複数のプロジェクトを管理している場合や部門間の調整を行う場合は、白紙の状態から始めると速度が低下する可能性があります。 そのため、プロジェクト管理のワークフローテンプレートは非常に便利です。 その実証済みの構造は正確なニーズに合わせてカスタマイズでき、チームにとっては信頼性の高い出発点となります。

Wrikeでは、リソース管理からウェブサイトの立ち上げまですべてを効率化するために、すぐに使えるテンプレートを採用しています。 プロセスを毎回再構築するのではなく、テンプレートを複製していくつかの詳細を調整すれば、タスク割り当て、プロジェクトフェーズ、タイムラインの依存関係を含むコアワークフローが出来上がります。

テンプレートは次のような場合に特に有用です。

• 再発タスクや類似するプロジェクトを管理している場合

• 既存のプロセスを整理して反復可能にしたい場合

• プロジェクトチームメンバーが、タスク割り当て、タイムライン、承認を明確に把握する必要がある場合

• 大規模な単発プロジェクトを開始する予定で、含めるべきステップと利害関係者についてのガイダンスが必要な場合（例：合併・買収、新しいチームメンバーの採用、新しいウェブサイトのゼロからの構築など）

プロジェクト管理ワークフローのメリット

プロジェクト管理ワークフローの導入には多くの利点があります。 いくつかの例を見てみましょう。

プロジェクト管理のフェーズ

成功するプロジェクトはいずれも、構造化された一連のフェーズをたどります。 これを理解しておくと、キックオフからデリバリーまで、チームの認識の整合性が保たれます。

上の図はプロジェクト管理の5つの主要なフェーズです。

1. 開始：ここでプロジェクトが定義されます。 プロジェクト憲章を作成し、利害関係者を特定し、そのプロジェクトに先に進ませる価値があるかどうかを決定します。

2. 計画：プロジェクトが承認されたら、作業の詳細を計画します。 これには、コストの見積もり、作業分解構造の定義、リソースの割り当て、成果物の概要などが含まれます。

3. 実行：ここで実際の作業が行われます。 タスクが実行され、リソースが調達され、プロジェクトチームが成果を挙げることを目指して取り組みます。

4. 管理/監視：チームが業務を遂行している間、プロジェクトマネージャーが、パフォーマンスを追跡し、スコープ、時間、予算を監視し、必要に応じて調整して順調に進めます。

5. 完了：成果物が完成したらプロジェクトは終了となります。 利害関係者に通知し、結果をレビューし、リソースを公開します。

各フェーズは、その前のフェーズに基づいて構築されています。

プロジェクト管理とワークフロー管理の比較

プロジェクト管理とワークフロー管理は似ているように思えますが、作業の進め方のうち、異なる（しかし関連している）部分に焦点を当てています。

このように考えてみてください。

実際には、この2つは連携して機能します。 プロジェクト管理では、プロジェクトのタイムライン、予算、目標を定義して戦略と範囲を設定します。 ワークフロー管理では、タスクの引き継ぎを自動化し、遅延を減らし、プロセスを整理することにより、日常業務をスムーズに進めます。

簡単な例を以下に示します。

• 商品を発売するとします。 商品を発売するとします。

• 一方、ワークフローは、各タスクの段階的手順（例：ライターが下書きを完成させたらデザイナーを指名する、開発が完了したら自動的にQAレビューを開始する）をカバーします。

プロジェクト管理ワークフローを効果的にするためのツールとテクニック

効果的なプロジェクト管理ワークフローを構築するには、作業を整理し、チームの連携を保ち、進捗を追いやすくするために、適切なツールと実績のある手法を組み合わせることが重要です。 では用意すべきツールを見てみましょう。

最適なプロジェクト管理方法の選び方

プロジェクト管理には万能のアプローチはありません。そこで、適切な方法論を選択することが重要になります。 決定は、チーム行う作業の種類、そのプロセスに必要な構造化や柔軟性の程度、プロジェクトライフサイクル全体を通じて期待される利害関係者の意見や関与の程度を反映したものでなければなりません。

例えば、アジャイルプロジェクト管理は、迅速に活動し、変化に適応し、短いサイクルで作業を行う必要があるチームに最適です。 これに対し、ウォーターフォールは、要件が固定され、フェーズが明確に定義されているプロジェクトに適しています。 その他の一般的なオプションとしては、スクラム、リーン、クリティカルパス法があり、チームのワークフローとプロジェクト範囲に応じてそれぞれが独自のメリットをもたらします。

スピード、精度、規模にかかわらず、目標を理解することで、方法論をプロセスに適合させて、最初から効率的なワークフローを構築できます。

プロジェクト管理ソフトウェアとアプリケーション

最新のプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト計画、コラボレーション、実行の中心的なハブとして機能します。

一般的な機能には以下が含まれます。

• タスク管理：タスクの作成、割り当て、優先順位付けを行い、期限と担当者も明確にする

• タイムライン計画：ガントチャートなどのツールを使用して、プロジェクトスケジュールとタスク依存関係を可視化する

• ワークフローの自動化：トリガー、ルール、リマインダーにより反復作業を削減する

• リアルタイムコラボレーション：最新情報、ファイル、コメントを1か所で共有する

• 進捗管理：プロジェクト目標の達成を目指して、ダッシュボードとレポートを使用してチームやプロジェクト全体のステータス監視する

多くのチームは、コミュニケーションアプリ、ファイルストレージプラットフォーム、カレンダーなど、すでに使っているツールとの連携も検討しています。これにより、すべてのプロジェクトデータをつなげることができます。

チームの成長やワークフローの複雑化に合わせて、専用のプロジェクト管理ソフトウェアソリューションに投資することで、業務の合理化と、一貫したプロジェクトの成功を実現できます。

ワークフローの管理方法

ワークフローをうまく管理すれば、作業の構造化、可視化、適応性を維持できます。 まず、割り当てから承認までのタスクを完了するためにチームが従う手順を綿密に計画し、遅延が発生しやすい部分を特定します。 ワークフロー管理ソフトウェアを使用して、これらの手順を整理し、責任を割り振り、ステータス更新や引き継ぎなどの反復的なアクションを自動化します。

優れたワークフロー管理は、定期的なチェックインにも依存します。 進捗状況を追跡し、チームからフィードバックを集めることで、障害を早期に発見し、調整を行い、複数の複雑なプロジェクトにまたがっていてもすべてをスムーズに進めることができます。

プロジェクト管理ワークフローを効率的に使用するためのベストプラクティス

ワークフローの価値を最大限に引き出すには、明確性、アカウンタビリティ、全体的な実行力を向上させるいくつかのコアプラクティスに従うことが重要です。

• ワークフローを開始する前に明確なプロジェクトの目標を定義し、チームの認識を調整し、優先順位を設定する

• 専用のプロジェクト管理ツールを使用して、計画、コミュニケーション、タスク追跡を一元管理する

• 作業を管理しやすくするために、複雑なプロセスを構造化された小さなフェーズに分割する

• 各タスクに明確な期限と期待値を設定し、早期に責任を割り振る

• タスク依存関係をマッピングして、1つの遅延がタイムライン全体に与える影響をチームが理解できるようにする

• タスク割り当て、リマインダー、ステータス更新などの反復的なアクションを可能な限り自動化する

• ダッシュボードやレポートを使用して進捗状況を定期的に監視し、問題を早期に発見し、プロジェクトを軌道に乗せる

• 将来の作業のためにより良いシステムを構築するために、各プロジェクトの完了後、ワークフローのレビューと改善を行う

これらのプラクティスは、チームがより迅速に行動し、誤解を減らし、あらゆるタイプのプロジェクトでより一貫した成果を挙げるのに役立ちます。

よりスマートに構築し、より速く提供する。 そして繰り返す。

時計の針は進み続けます。 しかし、非効率の代償が積み重なっていくのは、あまりにも多くのチームが未だに壊れたプロセス、不明確な責任、時代遅れのツールに頼っていることが原因です。

その損失を受け止める必要はありません。 適切なワークフローとそれをサポートする適切なプラットフォームが整備されていれば、チームはより迅速に行動し、集中力を保ち、一貫した成果を挙げることができます。しかも、不備による混乱は発生しません。

よくある質問