ワークフローとは？ 定義とガイド

どのチームにもプロセスがありますが、それが機能しているとは限りません。 例えば、Sony Pictures社のクリエイティブチームは、分断されたシステムを抱え、レビューの行き詰まりや締め切りの超過が発生していました。 自動化されたワークフローに切り替えたところ、メールが90%削減され、タイムラインが40%短縮されました。

この種の改善の余地は思いの外たくさんあります。 McKinsey社によると、すべての作業タスクの半分が自動化可能ということでした。。 これは、プロセスを合理化し、手動の雑務を削減し、より信頼性の高いワークフローを構築するための大きなチャンスです。

このガイドでは、ワークフロープロセスの概要、基本的な構成要素、タスク完了の効率化を目指してワークフローを設計した場合に見られるビジネスプロセスの改善について説明します。

目次

• ワークフローとは？

• ワークフローの歴史

• 5種類のワークフロー

• 実際のケーススタディー

• ワークフローの主なメリット

• ワークフローに関する一般的な課題（およびその対処法）

• ワークフローの3つの基本要素とは？

• ワークフローの作成方法

• ワークフロープロセスフローチャート

• ワークフロー管理とは？

• ワークフロー自動化のメリット

• ワークフロー効率の測定

• 適切なワークフロー管理システムの選び方

• 運用を促進するワークフローを構築する準備はできましたか？

• よくある質問

ワークフローとは？

ワークフローは、目標達成に役立つ一連の構造化ステップです。

優れたワークフローは、タスクの整理・合理化、適切な担当者による適切な順序でのタスク実行の徹底に役立ちます。 適切なワークフローがないと、非効率になり、平均で週に13.7時間、1年に89日の時間が無駄になり、5200万ドルの収入損失が発生します。

業務の効率、一貫性、生産性を向上させるように設計されたワークフローは、プロセスの最初から最後までを誘導するマップとして機能します。

ワークフローの歴史 

ワークフローは、名前が付けられる前から存在していました。 原始人が木を集め、火を起こし、それを維持していたことを考えてみてください。 それがワークフロー、つまり、何かを成し遂げるための一連の反復可能な手順です。

産業革命まで話を進めると、ワークフローが形式化され始めます。 フレデリック・テイラーの科学的管理の原則— スキルに基づいて責任を割り当て、作業を反復可能な部分に分解する方法 — は、現代のチームの運営方法に影響を与えました。 ガントチャートのような初期のビジュアルプランニングツールが追加されて、現在は構造化プロセスと呼ばれているものが形成され始めました。

次に自動化が始まりました。 製造業、物流業、さらには宇宙計画でも、一貫性と規模を拡大するために、フォードの組立ラインのような明確で構造化された経路があるシステムを使用し始めました。

今日、状況は少し違ってきているようです。 人工知能を搭載したプラットフォームは、作業の割り当て、無制限のアイテム処理、進捗状況のリアルタイム監視に役立ちます。 最新のシステムには自動化が導入されているため、書類承認の処理でも、従業員のオンボーディングの指揮でも、手動タスクが削減され、ミスの少ない希望通りの結果をより早く出すことができます。

5種類のワークフロー 

全てのプロセスが同様というわけではなく、そうあるべきというわけでもありません。 一般的な種類のワークフローと、それぞれの特徴を以下にまとめました。

1. シーケンシャル（逐次） — タスクが1つずつ順番に進みます。 オンボーディングや調達、コンプライアンスを考えてみてください。 このタイプのワークフローは、従業員のオンボーディングやベンダー承認などの構造化されたプロセスを扱う人事（HR）チーム、財務チーム、法務チームに最適です。

2. パラレル（並行） — タスクが同時に進行します。 マーケティングキャンペーン、ITセットアップ、製造など、複数の成果物を待機させることなく迅速に発生させる必要がある場合に最適です。 これにより、大量の業務を高速かつ効率的に完了させることができます。

3. ステートマシン — タスクに柔軟性があり、トリガーに基づいて変化します。 カスタマーサービス、サポート、インシデント対応などで働いたことがある方であれば、馴染み深いと感じることでしょう。 ユーザーのアクションや条件に基づいて動的に対応する必要があるチームに最適です。

4. ルールベース — 実行中のビジネスルールを考えてみてください。 タスクは、案件の規模、リクエストタイプ、部門などのロジックに基づいて自動的にルーティングされます。 これは、承認チェーン、請求書ワークフロー、契約レビューなどを管理する財務チーム、法務チーム、営業チームにとって有用です。

5. アドホック — 構造が緩やかで柔軟なこのワークフロータイプは、クリエイティブな作業、ブレインストーミング、臨機応変に進化するリサーチプロジェクトなどに最適です。 通常は手動のワークフローステップを通じて処理されるので、コンテンツチーム、デザインチーム、イノベーションチームなどに好まれます。

実際には、多くのチームはこれらのワークフロータイプを組み合わせて使用します。 さらに、デジタルプラットフォームを使用すると、 自動化を組み合わせたハイブリッドフローの構築や、データ処理の管理が可能で、どんなに複雑になっても連携を保つことができます。

実際のケーススタディー

ワークフローは、実際に作業を簡単にするものでなければ意味がありません。 ここで、手動のワークフローアプローチから脱却し、ビジネスオペレーションを合理化するためにワークフロー自動化ツールを採用してシステムを改善した様々な企業の事例をいくつかご紹介します。

Comflow

Comflowは、HVAC請負業者で、スプレッドシートと散在するワークフローに圧倒されていました。 Wrikeに切り替えてシーケンシャルワークフローを実装すると、管理時間が週10時間短縮され、メールが25%減少し、年間収益が30%増加しました。 プロセスの自動化により、業務の標準化と事業運営全体のパフォーマンスの向上を実現しました。

Walmart Canada

Walmart Canadaは、数百件の進行中のプロジェクトを明確にする必要がありました。 既存のワークフローが原因で、ステータスミーティングが過多となり、進行が遅くなっていました。 Wrikeで、ケースワークフローの一元化、ライブダッシュボードの追加、承認の合理化、視覚的なインタラクティブチャートの使用を実施しました。 これにより、意思決定の迅速化、反復タスクの削減、チーム間調整の改善を実現しました。

ワークフローの主なメリット

強力なワークフローは、チームの秩序の維持、作業管理の効率化、規模の拡大、必要なタスクの確実な完了に役立ちます。 その具体的な方法をご紹介しましょう。

タスク完了までの時間の短縮

各ステップを明確にした上で割り当てると、作業は遅滞なく進みます。 明確に定義されたシーケンシャルワークフローにより、ボトルネックが排除され、チームが混乱を最小限に抑えて各フェーズを進めることができます。 実際、ワークフローに自動化を組み込むことで、生産性を20%から30%向上させることができます。

プロジェクト管理の向上

プロジェクトワークフローは、非常に複雑なイニシアチブも構造化します。 基本的な要素をマッピングすることで、チームの団結の維持と、プロジェクトの追跡・実行が容易になります。 これにより、プロジェクト管理システムでのデータ処理エラーも減少します。

意思決定の強化

ワークフローによって可視性がもたらされます。 ステートマシンワークフローでは、すべての遷移が実際のイベントに関連付けられるため、アクティビティの監視やリアルタイム更新への対応が容易になります。 これにより、チームは頻繁に確認しなくても、よりスマートな意思決定を行うことができます。

反復タスクの削減

ワークフローを自動化すると、進捗を阻害する手動作業が減ります。 定型ステップを自動化することで、チームがより価値のある優先事項に集中できる時間を確保できます。 これは、大量のプロセスや職能横断型のタスクを管理している場合に特に影響します。

さまざまなチームに対応した柔軟性

すべてのチームが同じ方法で作業するわけではありません。 そのため、作業の内容に合わせて構造を最適化するには、異なる種類のワークフローが重要な役割を果たします（例えば、迅速な対応が求められるチームには並列ワークフロー、法務部門やサポート部門にはケースワークフローなど）。 柔軟性により信頼性が構築されるのです。

一貫性のある結果

ワークフローは一貫性をもたらします。 ワークフローが明確に定義されたステージと反復可能なステップで構成されている場合、作業が正しく完了する可能性が高くなります。 これにより、品質が向上し、再作業が減るので、チームが時間をかけて勢力を養うことができます。

体系的な成長

ビジネスの成長に合わせて、ワークフローを拡張する必要があります。 適切なプロセスが導入されていれば、チームはコントロールを失うことなく、より複雑な状況に対処できます。 ビジネスプロセス管理では、チーム運営を形式化することでビジネスの成長を構造化します。

効率性の定着

強力なワークフローは長期的に効率を高めます。 複数の部署をコーディネートする場合でも、1つのプロジェクトを扱うる場合でも、適切なセットアップを行うことで当て推量に頼る必要がなくなり、オーナーシップが明確になり、チームがストレスを感じずに目標を達成できるようになります。

ワークフローに関する一般的な課題（およびその対処法）

強力なワークフローでも問題に直面することがあります。 以下は一般的な課題とその対処方法です。

• 複雑すぎる：手順やツールが多ければ多いほど摩擦も増えます。 可能な限り簡素化し、自動化により引き継ぎを減らします。

• 採用率が低い：ワークフローが使いづらいとチームはそれに従いません。 システムを実際の作業方法に合わせて調整してください。

• ツール間の連携不足：プラットフォームが同期しないと、作業がバラバラになります。 連携によって可視性が向上し、誤解が減ります。

• 手動による過負荷：更新が繰り返されるとチームの進行速度が低下します。 手動ワークフローを自動化されたワークフローに置き換えるだけで簡単に解決します。

• 一律のシステム：ペースの速い作業には並列ワークフロー、サポート部門や法務部門にはケースワークフローなど、部門ごとに異なる構造が必要です。

• 明確なデータがない：進捗を追跡しないと改善が困難です。 メトリクスを使用してワークフローのパフォーマンスを監視し、ボトルネックを早期に発見しましょう。

ワークフローの3つの基本要素とは？

プロセスワークフローはすべて、どんなに複雑であっても、次の中核的要素に依存しています。

• インプット：出発点です。 クリエイティブブリーフ、サポートチケット、原材料など、ワークフローの開始に必要なものはすべて含まれます。

• 変換：作業が行われる場所です。 タスクは、ワークフローの種類に応じて順次または並行して完了されます。 自動化によってこの段階が合理化され、効率性が最適化されます。

• アウトプット：最終結果です。 最終製品やクローズケースなどのアウトプットでは、作業が正しく完了したかどうかが示され、改善が必要な領域が強調されます。

ここまででワークフローの基本がわかりました。では、ワークフローを作成するにはどうすればよいのでしょうか？ 多くの大きな概念と同様に、管理可能なステップに分解するのが最善です。

ワークフローの作成方法

強力なワークフローの構築は複雑である必要はありません。 以下の簡単な構造を使用して早速作成してみましょう。

目標を設定する

まず、明確な目標や達成したい成果を設定します。 それをビジネス上の優先事項（オンボーディング時間の短縮やバグ追跡の改善など）に結び付けます。

開始点と終了点を定義する

ワークフローの要素である「インプット」、「変革」、「アウトプット」使用します。 作業の開始点をマッピングします。 その過程で発生することや、具体的な成功をマッピングします。

既存のものを見直す

多くのチームが既にワークフローを持っていますが、それが使いにくい場合もあります。 現在のワークフローシステムを分析し、何がうまくいっているのか、どこで時間を浪費しているのかを見つけ出します。

ワークフローのステップを一覧にする

プロセスを具体的な連続ワークフローステップに分解します。 これによりタスクが可視化され、測定可能になり、割り当てが容易になります。

担当者を割り当てる

プロセスの各部分の担当者を指定します。 事前に役割を割り当てておくと、後で混乱を来すことなく、デジタルワークフローをスムーズに拡張できます。

タイミングを追加する

締め切りを設定します。 依存関係を可視化し、勢力を維持するために、ガントチャートのような機能を備えたワークフローソフトウェアを利用します。

フィードバックループを構築する

改善は最終結果を待って行うものではありません。 初期段階でフィードバックを反映させ、進行に応じて適応させてください。

文書化する

すべてを明確にマッピングするためにワークフロー管理ツールを使用してください。 文書化により、作業の整合性が保たれ、再現性が強化されます。

テストと始動

小さなことから始めましょう。 実際の使用とフィードバックに基づいてワークフローを改良します。 意図を持って開始し、柔軟性を保つことで、ワークフローを成功裏に導入することができます。

適切なワークフローソフトウェアを支えるデジタルワークフローは、チーム全体にこのプロセスをスムーズに、迅速に、そして簡単に拡大できます。

ワークフロープロセスフローチャート

ワークフロー管理とは？

ワークフロー管理とは、組織内における作業進め方の整理・調整・改善を行うプロセスです。 各ステップのマッピング、タスクの割り当て、ツールを使用したパフォーマンスの監視・改善が含まれます。

最新のワークフロー管理システムには、自動化されたレポート、ガントやカンバンなどの内蔵ビュー、SlackやSalesforceなどのプラットフォームとの簡単な連携機能などが搭載されており、これらを活用すれば手作業が減って迅速に対応できるようになします。

ワークフロー管理はこれだけにとどまりません。 今日のワークフローソフトウェアは、静的なチェックリストをはるかに超えて進化しています。 たとえばWrikeには、複雑なプロセスを視覚的に表現するツール、重要なステップを自動化するツール、チームの連携を維持するためのライブダッシュボードなどがあります。 プロジェクトボードを設定し、優先順位を付け、ニーズの変化に応じてワークフローを適応させることができます。

ワークフロー自動化のメリット

ワークフロー自動化は製造業で長年利用されてきましたが、今ではあらゆる産業や部門で導入されています。 その目的は人間に取って代わることではありません。 反復作業を減らし、本当に注意が必要な作業に集中できるようにすることです。

たとえば、私のコンテンツプロジェクトワークフローでは、ピースをレビューに送るたびに自動化を作動させます。 Wrikeは適切なチームメンバーをタグ付けし、ステータス追跡し、フィードバック、修正、最終承認を通じて作業ルーティングします。手動でのチェックインは不要です。

さらにROIが素晴らしいのです。 Formstackの報告によると、企業はワークフロー自動化を使用することで、年間平均46,000ドルを節約しています。 それは時間、資金、そしてエネルギーを取り戻すことを意味します。手動の作業が少なくなり、可視性が向上し、人的ミスの機会が減るためです。

主なメリットは次のとおりです。

• プロジェクト各段階にわたる迅速な引き継ぎ

• チームメンバー間の堂々巡りの減少

• 作業負荷の増加に伴う柔軟性の向上

• 必要なツールとリソースの有効活用

• 小さなミスによるブロッカーの減少

優れたワークフロー管理ソフトウェアがあれば、柔軟性に欠けるシステムに固執する必要はありません。 変更を加え、進捗を監視し、何かを再確認する必要があるときに介入する余地が生まれます。 自動化は作業を支援しますが、作業を引き継ぎません。

ワークフロー効率の測定 

既存または新規のワークフローを改善するには、そのパフォーマンスを把握する必要があります。 つまり、タスクにかかる時間、行き詰った地点、エラーの発生頻度を追跡する必要がありるということです。

有用なメトリックをいくつか挙げておきます。

• サイクル時間：タスクやプロジェクトの完了までにかかる時間です。

• スループット：特定の時間内に完了される作業量です。

• エラー率：作業のやり直しやフラグ付けが必要になる頻度です。

• リソース使用率：チームとツールがどの程度活用されているかを示します。

• タスク別コスト：各ワークフローサイクルの完了にかかるコストです。

これらの数値をざっと確認しただけでも、改善が必要な箇所が明らかになり、企業がビジネスプロセスからより多くの利益を引き出すのに役立ちます。

適切なワークフロー管理システムの選び方

ワークフローシステムは、計画、作業の割り当てから、追跡、改善に至るまで、すべてを連携させます。 適切なプラットフォームがあれば、チームリーダーとそのメンバーはより迅速に行動し、一貫性を保ち、部門間の重複を避けることができます。

最高のシステムには次の3つの必須要素があります。

1. カスタマイズ：チームは実際の作業を反映したワークフローを必要とします。 カスタムフィールド、ステータス、テンプレートに対応したツールを探しましょう。

2. 自動化：手動タスクは進行を遅らせます。 優れたプラットフォームでは、複雑な設定を行わずに、割り当て、承認、更新を自動化できます。

3. 連携：調査によれば、人は1日に14のツール間を移動します。 つまり、何度もコンテキストスイッチを行っているということです。 強力なシステムでは主要なアプリが連携されるので、タブ間で作業が迷子になることはありません。

つまり、作業の管理に費やす時間を減らし、より多くの時間を仕事に費やすことができるシステムを選ぶことです。

運用を促進するワークフローを構築する準備はできましたか？

ますます予測不可能で競争が激化する環境の中で、強力なワークフロー管理を導入することが組織にとってこれまで以上に重要です。

ワークフロー管理が資源の最適化、コラボレーションの強化、プロセスの簡素化によって作業内容をどのように変えることができるかを知るためには、弊社のガイドをさらに読み進めていただくことをお勧めします。

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