ワークフロー図とは？ 例、メリット、作成方法

ワークフローの分析に取り掛かるときには、まず広範なプロセスマップを確認されると思いますが、それはナビゲートが難しいことがあります。 これがワークフロー図です。各ステップ、決定ポイント、引き継ぎを視覚的に表現したもので、作業が開始から完了までどのように進行するのかを分かりやすく示すことができます。

私自身の業務では、特に複数の部門にまたがる複雑なプロジェクトの場合に、視覚的なワークフローから始めると大きな効果があることが分かりました。 おかげで複雑な依存関係が明確になり、初日から全員が同じ認識を持つことができるため、意思決定がスピードアップし、コストのかかる失敗を予防できます。

この記事では、ワークフロー図の概要、使用のタイミング、非常に複雑なプロセスが簡素化される仕組みについて詳しく説明します。 また、Wrikeで図の作成と改良を行ってきた経験から得たヒントや、静的なビジュアルを実行可能な実際のワークフローに変えるために使えるツールや戦略もご紹介します。

目次：

• ワークフロー図とは？
• ワークフロー図の歴史
• ワークフロー図を使用すべきタイミング
• ワークフロー図を使用するメリット
• ワークフロー図の作成手順
• ワークフロー図の例
• ワークフロー図の構成要素
• Wrikeでワークフロー図を実行に移す
• よくある質問

ワークフロー図とは？

ワークフロー図は、タスクやプロジェクト、または完全なビジネスプロセスを完了するために必要なステップの視覚的な概要です。 誰もが理解できる標準的な図形と記号を使用して、ワークフローの最初から最後まで、全体がレイアウトされています。

ビジネスプロセスの図には、一連のアクション、関係者、および途中の重要な決定が示されています。 チームは、ワークフロー図を作成することでシステムを通じて作業の流れをマッピングし、理解を深め、曖昧さを軽減できます。

ワークフロー図は、フローチャート、プロセス図、ワークフローチャート、またはビジネスプロセスワークフローなどと呼ばれることもあります。 どの用語であっても目標は同じです。プロセスのステップと構造を視覚化して、プロセスの最適化、伝達、拡張を可能にすることです。

ワークフロー図の歴史

現代のデジタルワークフローは新しいものに感じられるかもしれませんが、プロセスを視覚的に文書化するという概念は1900年代初頭の産業ブームから存在しています。

フランク・ギルブレスとリリアン・ギルブレスなどの初期の開拓者たちは、物事を行う最良の方法こそが最も効率的な方法だと信じていました。 彼らの理論は、企業がプロセスのすべての部分を明らかにすれば、ビジネスリーダーは不必要なステップを排除し、時間と労力と無駄を抑えてタスク完了プロセスを改善できる、という考えに基づいていました。

特に製造業の規模が拡大するにつれ、当時の初期の図は、タスクの合理化、無駄の排除、反復可能なベストプラクティスの確立に役立ちました。 1世紀にわたって、ビジネスの進化に合わせて、ビジネスプロセスモデリング記法（BPMN）や統一モデリング言語（UML アクティビティ図）などの正式なフレームワークが開発されました。

これらの標準により、ワークフローによる可視化がさらに構造化され、ソフトウェア開発、電子商取引、製造などの業界のチームがますます複雑化するプロセスを管理するのに役立ちました。 現在、ワークフロー図は業務と戦略の両方の基盤であり、作業の進め方における共通言語となっています。

ワークフロー図を使用すべきタイミングは？

組織においてワークフロー図を使用すべきタイミングとは、新規プロセスの立ち上げ時、既存のプロセスの再設計時、馴染みのないシステムに関するオンボーディングの実施時などです。

情報を収集し、ワークフローを視覚的にまとめることで、摩擦点の特定、非効率性の排除、チームメンバー間でのタスクの流れの追跡が容易になります。

実際にはチームがワークフロー図を使用して、オンボーディング、調達、キャンペーンの実行、サポートチケットのルーティングなどの内部プロセスを支援します。 顧客対応作業においては、サービスフロー、ユーザージャーニー、製品開発ライフサイクルの可視化などにワークフロー図が役立ちます。 さまざまな部門を管理しており責任が重複している組織においては、ワークフロー図は、認識の調整の簡易化と納入の迅速化に必要となる概略となります。

ワークフロー図を使用するメリット

時間が経つにつれて、私は意思決定の重要な資産としてワークフロー図に頼るようになりました。

プロセスの可視化は、何が機能しているのかを見極め、改良が必要な領域を特定するのに役立ちます。 複雑なプロジェクトの管理や内部プロセスの改善を行っているチームがワークフロー図を活用すれば、コミュニケーションの改善、オンボーディングの迅速化、部門間の団結力の強化を実現できます。

私が実際に目にしたメリットの中で非常に影響力の強かったものを以下に挙げておきます。

これらのメリットは、チームの成長やプロセスの進化に応じてさらに大きくなります。 単純なビジュアルガイドとして始まったものが、ボトルネックの特定、効率の向上、職能横断チームの連携に役立つ戦略的なツールになります。

Wrikeで全体のワークフローを構築すれば、ワークフローの自動化やカスタムワークフローを直接プロジェクトに統合することで更に一歩進み、ビジネスの進化に合わせて、ワークフロー図を実行可能な活きたシステムに変換できます。

ワークフロー図の作成手順

複雑なプロセスを扱う場合や職能横断チームと共同作業をする場合、最初はワークフロー図の作成を難しいものと感じるかもしれません。 ワークフロー図にはさまざまな例がたくさんあるので、どこから手を付ければよいのか分からないこともあるでしょう。

マーケティングキャンペーンの概要を描く際や、内部リクエスト処理のプロセスのマッピングを行う際の私のワークフロー図作成プロセスを以下に示します。

1. 図式化するプロセスを定義する

マッピングしたいワークフローを明確に特定することから始めます。 オンボーディングプロセス？ コンテンツ制作フロー？ 調達承認チェーン？ ワークフローの開始点、終了点、トリガー要素を具体的に示してください。

私は通常、この段階で、関係者全員に範囲を明確にするために、例えば、「このワークフローは、新しいクライアントからのリクエストの受付から納品までのプロセスを概説したものです。」、「このプロセスは、内部のITチケット解決の提出から完了までを示しています。」などの文言を書き込みます。

小さなステップのように思えるかもしれませんが、前もって明記しておくと、範囲のずれを防ぎ、作図に取りかかった時ににギャップを見つけやすくなります。

2. 必要な情報を集める

このプロセスに最も深くかかわっている人々と話をしてください。 具体的には、チームメンバーのシャドーイング、標準操作手順書（SOP）の確認、Wrikeのようなプロジェクト管理ツールからのデータの抽出などで情報を収集します。

この段階では、情報を収集した後、簡単なワークショップを実施して情報を検証することをお勧めします。 そのセッションでは、Klaxoonのボードのような視覚的なコラボレーションツールを使用し、図形、色、記号、接続子を使ってプロセスを簡単にスケッチできます。

私は、このコラボレーションアプローチにより、ハイブリッド環境やリモート環境でも、チームが視覚的な共有参考情報を得られ、改善が必要な領域をすばやく見つけることができることに気づきました。 このような早期の認識調整は、正確で有用な図を作成するのに大いに役立ちます。

3. 必要なステップをリストアップする

図作成ツールを使用する前に、すべてのタスク、決定ポイント、引き継ぎを箇条書きにしておいてください。 段階を踏んで、「次に何が起こるか？」、「この部分の責任者は誰か？」と尋ねていきます。このローテクなやり方で情報をまとめることで、デザインに気を取られることなくプロセスのロジックに集中できます。

多くの場合、この段階で、承認の重複や不明なオーナーシップなどといったボトルネックや不要なステップが露呈するので、最終的な図が明確で実用的なものに仕上がります。

4. 関係者を特定する

各ステップを役割またはチームに割り当てます。 これはオーナーシップを明確にし、曖昧さを避けるのに役立ちます。特に引き継ぎや承認が含まれているプロセスでは重要です。 誰が何に責任を持つのかを明確にすることで、摩擦が減少し、説明責任が向上します。

ワークフローが複数の部門に及ぶ場合は 、スイムレーン図を使用して役割と責任を明確にします。 各チームのアクションを並行レーンに視覚的に分けるので、組織内での作業の流れを簡単に追跡できます（ワークフロー図の詳しいタイプについては後述します）。

5. 図のタイプと構造を選ぶ

複雑さに応じて、単純なフローチャート、SIPOC（サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客）図、またはよりフォーマルなUMLアクティビティ図などを使用できます。

ビジュアルスケッチとして、Klaxoonのようなソフトウェアを使用して基本的なフローチャートを描いておけば、利害関係者と認識を早期に擦り合わせることができます。 その下書きを拡張可能で実用的なものに仕上げる時が来たら、Wrikeに移り、カスタムワークフロー、タスクの依存関係、自動化を使ってアウトラインを構築します。

6. 標準化された記号と図形を追加する

アクション、意思決定、インプット、アウトプットを表す図形を使用します。

なるべく標準図形を使用するようにすると、特に新しい利害関係者や職能横断チームが一目で理解できるように図を仕上げることができます。 標準化されてすっきりとした外観に仕上げると、誰もが、各図形の意味にこだわることなくプロセスのロジックに集中できるようになります。

7. レビュー、検証、反復

下書きをチームと共有し、それが理論上の「あるべき論」ではなく、現場のプロセスを正確に反映しているか確認します。 視覚的に配置されたステップを見ると、欠落しているアクション、古いステップ、不明確な移行を発見しやすくなります。

少し（あるいは大幅に）変更が必要になっても驚く必要はありません。 そのフィードバックループはプロセスの一部であり、ほとんどの場合、より強力で有用な図につながります。

8. 最終生成物を実行に移す

ワークフロー図が仕上がったら、静的ファイルのままにしないでください。 これは計画から実行への転換点であり、ワークフロー管理ソフトウェアとしてのWrikeが出番となるところです。

Wrike内で、承認された図を取り出し、実際のプロジェクトやワークフローに直接変換します。 各ステップはタスクになり、各決定ポイントはステータスまたは承認になり、ハンドオフは割り当てと自動化によって管理されます。 プロセスの進化に合わせて、勢いを失うことなくワークフロー構造を更新してください。 このような柔軟性があるからこそ、ワークフロー図は単なる計画ツールではなく、実際にチームが使う生きたシステムになるのです。

ワークフロー図の例

独自のワークフロー図を作成する前に、構造化されたワークフローがさまざまな現実世界のシナリオでどのように展開されるかを確認する場合に、ワークフロー図の例が役立ちます。

以下に示すワークフロー図の例は、私が関与したものや、チームによるWrike内での作成を私が支援したときのものです。 各例は、プロセスの可視化により、認識の整合性が改善され、ボトルネックが減少し、キックオフからレポーティングまでに全員の認識が統一される様子を示しています。

顧客フィードバックワークフロー

このタイプのワークフローは、入ってくるフィードバックを行動に移すことがすべてです。

• 情報収集：顧客がチケットまたはフィードバックフォームを送信します。多くの場合、ZendeskなどのCRMが使用されます。
• リクエスト受付：リクエストが記録されて分類され、適切なチーム（サポート、製品、または営業）に送信されます。
• 優先順位付け：Wrikeで、リクエストフォームと自動化ルールを使用してフィードバックを共有の受付フォルダーに転送し、緊急性、影響、または予定時間を反映したカスタムフィールドを使用して優先順位を付けます。
• 開発とレビュー：チームは、多くの場合は職能の枠を超えて協力者を招き、問題や提案に取り組みます。
• 進捗追跡：タスクがリアルタイムで更新され、Wrikeの連携により、ツールを切り替えずにコンテキストを表示できます。
• 承認：問題が解決されると、チームリーダーが承認し、顧客に最新情報が伝達されます。
• レポーティング：フィードバックの傾向の追跡とタグ付けが行われます。これはその後の製品やサービスに関する決定の精緻化に役立ちます。

このタイプのワークフローにはスイムレーン図が最適で、チーム間のフィードバックの移動、つまり受付から解決までの流れを示すことができます。 プロセスのどの部分を誰が所有しているのかが強調して表示され、複数のチーム間のコラボレーションにおいてボトルネックを防ぐのに役立ちます。

コンテンツレビュー公開ワークフロー

このワークフローは、編集チームとコンテンツチームが草稿から公開までのプロセスを管理するのに役立ちます。このワークフローには、品質、正確性、および利害関係者の意見に関する明確なチェックポイントがあります。

• アイデア発想と計画：コンテンツのアイデアは、SEO調査、内部チーム、またはキャンペーンのニーズから得られます。 トピック、フォーマット、オーディエンスのカスタムフィールドを使用して、一元化されたコンテンツバックログでこれらを追跡します。
• リクエスト受付：コンテンツブリーフがリクエストフォームを通じて提出され、コンテンツチームに転送されます。 これにより、Wrikeで新しいタスクまたはプロジェクトが始まり、関連情報が自動的に添付されます。
• 優先順位付けとスケジュール設定：エディターがパイプラインを再確認し、キャンペーンのタイムライン、検索機会、ビジネスインパクトに基づいて優先順位を付けます。 共有カレンダービューを使用してコンテンツカレンダーを構築します。
• 開発とレビュー：ライターがコンテンツの下書きを行い、構造化されたレビュー段階（多くの場合、SME、法務、設計などが含まれる）を経て作業を進めます。 Wrikeのステータスに各ステップの状況が反映され、承認は@mentionsまたは正式レビュー機能で管理します。
• 進捗管理：チームリードがダッシュボードを通じて進捗状況を監視し、行き詰まった部分を見つけ出し、依存関係から障害物を取り除いて作業進めます。
• 承認：最終コンテンツがレビューされ、承認され、公開待ちの状態になります。 最終ステータスとファイルバージョンにより、最新のコピーが準備完了であることが確認されます。
• 公開および配信：コンテンツは適切なチャネル（ブログ、CMS、ソーシャル）で公開され、配信とプロモーションのタスクが自動でトリガーされます。
• レポーティング：公開後のパフォーマンスはリンクされたダッシュボードまたは外部分析ツールで追跡されます。 将来の最適化と計画のために洞察が記録されます。

このワークフローの可視化にはフローチャートが最適です。アイデア発案から配信までの各段階を通じたコンテンツ項目の進行が示され、重要な決定ポイントと承認が強調表示されます。

従業員オンボーディングワークフロー

このワークフローは、人事（HR）部とチームリードが新規採用者に円滑で一貫性のあるオンボーディング体験を提供すると同時に、内部チームが舞台裏で認識を調整するのに役立ちます。

• 準備と文書化：初日までに、人事部がWrikeの内蔵テンプレートを使用してオンボーディングプロジェクトを作成します。 このプロジェクトには、ITセットアップ、人事関連書類、トレーニングセッション、チーム紹介などの各タスクが含まれます。 役割と期限は適切な内部オーナーに割り当てられます。
• リクエスト受付：新規採用者が確認されると、リクエストフォームによりオンボーディングワークフローがトリガーされます。 役割、部門、場所、開始日などの詳細がプロジェクトに自動的に追加されます。
• タスクの委任とスケジュール設定：IT部が設備、アカウント、権限を設定します。 人事部がオリエンテーションセッションのスケジュールを設定し、歓迎資料を共有します。 部門リードは役割別にトレーニングを計画し、Wrike内で最初の週のタスクを割り当てます。
• オンボーディングの実行：新規採用者には、各日にすべきことが示されている明確なオンボーディングタイムラインが配布されます（多くの場合、Wrike内の共有フォルダーまたは共有スペースとして提示されます）。 タスクには社内文書の読み込み、ツールのセットアップ、主要なチームメンバーとのミーティングが含まれる可能性があります。
• 進捗追跡：マネージャーと人事部がダッシュボードを通じてオンボーディングの進捗をリアルタイムで追跡します。これにより、不完全な項目のフォローや、問題の早期発見が容易になります。
• フィードバックと調整：オンボーディング期間の終了時点で、Wrikeによりフォローアップ調査やフィードバックタスクがトリガーされます。 洞察はその後の親友社員のためにオンボーディングワークフローを改善する際に役立ちます。
• レポーティング：Wrikeのレポートツールは、オンボーディング完了率、業務を習熟するまでの時間、部門間や役割間のギャップを人事部が追跡する際に有用です。

SIPOC図は特に効果的で、チーム（人事、IT）によるインプットの供給から最終成果（従業員がオンボーディングをすべて完了した状態）まで、オンボーディングプロセスの全体像を示します。 これは社内の利害関係者の全体的な認識を統一する素晴らしい方法です。

ワークフロー図の構成要素

プロセスの各ステップをマッピングしたら、次にそれを図の中で明確に構造化します。 どのワークフロー図も、一連の基本要素から構築され、一貫した記号と図形を用いて視覚的に表現されます。

タスク

タスクは、プロセスを前進させるために行われる個々のアクションやステップを表します。 ワークフローの目的に応じて、概要の作成からリクエストの送信まで、何でもタスクになります。

意思決定

決定ポイントとは、プロセスの中で「はい」/「いいえ」や選択によって、次に何が起こるかが決まる瞬間です。 これはワークフローにおける代替パスや例外の可視化に不可欠で、通常はひし形で表されます。

インプット

インプットとは、プロセスまたはステップを開始するリソース、データ、またはトリガーです。 これには、フォームの送信、メールの受信、承認の付与などが含まれます。

アウトプット

アウトプットとは、各タスクまたはフェーズによって生成される結果または成果物です。 これにより、1つのステップの完了時期と次のステップの内容が定義されます。

接続

接続は、通常、矢印や線で表示され、さまざまな要素を結び付けます。 これらはステップの順序を示し、タスクと人員と決定の間の依存関係を可視化する際に役立ちます。

次の章では、プロセスマッピングに専念し、各記号の意味と、独自の図でそれらを効果的に使用する方法について説明します。

Wrikeでワークフロー図を実行に移す

ワークフロー図の作成は始まりに過ぎません。 実際の影響は、エキスパート向けのワークフロー管理ソフトウェアを使用してそのプロセスを実行に移す際に発生すします。

Klaxoonのようなツールは、特にハイブリッドやリモートのワークショップにおいて、計画の初期段階でアイデアを視覚的にマッピングするのに最適です。 しかし、ワークフローの準備が整えば、Wrikeにより静的な図が実用的で追跡可能なワークフローに変換されます。チーム全体がそのワークフローに従い、それを最適化し、拡張できます。