Составление заметок о ходе совещания

Сделайте ваши совещания более действенными и эффективными

Многие считают совещания не слишком эффективными, так как они не приводят к ожидаемым результатам и не обеспечивают подотчетность. Шаблон «Составление заметок о ходе совещания», включающий в себя указания к действию, служит структурой, которая повышает результативность каждого совещания. Формат протокола позволяет фиксировать всю необходимую информацию. Возможность создавать задачи и подзадачи из указаний к действию позволяет быстрее двигаться вперед. Использование тегов и папок позволяет организовать хранение заметок. Назначение задач, календари и @упоминания обеспечивают подотчетность всех участников. Кроме того, Wrike доступен в круглосуточном режиме как на настольных ПК, так и на мобильных устройствах, что позволяет оставаться на связи даже тем сотрудникам, которые находятся в пути.

Как создать шаблон «Составление заметок о ходе совещания» в Wrike:

Из этого руководства вы узнаете, как:

• составить повестку совещания;
• записать всю необходимую информацию о совещании;
• предоставить доступ к заметкам о ходе совещания;
• проверить выполнение поручений.

Создание совещания и повестки

Начните с создания в Wrike родительской папки с названием «Протокол совещания». В этой родительской папке создавайте задачи для каждого проведенного совещания. В названии каждой задачи должно присутствовать название совещания и его дата. В описании задачи изложите повестку. Сначала укажите следующие данные:

• название совещания;
• дату;
• место проведения;
• имена всех приглашенных лиц и участников.

Обязательно проставьте теги, чтобы занести свои заметки о ходе совещания во все папки проекта, к которому относится совещание, для удобного доступа и понимания контекста.

Составление повестки

Какова цель совещания? Будьте конкретными. Создайте новый заголовок для повестки совещания. Укажите все цели или основные темы разговора. Щелкните в поле описания задачи, чтобы открыть инструменты форматирования. Щелкните значок списка задач, чтобы создать флажок рядом с каждым пунктом повестки. Во время совещания отмечайте каждый пункт, когда вопрос будет должным образом рассмотрен.

Запись протокола совещания

Создайте новый заголовок для протокола совещания. Разделите его на четыре части:

• Темы для обсуждения
  Перечислите здесь все соответствующие вопросы для обсуждения. Укажите возможности, проблемы или препятствия.
• Основные выводы
  Каковы были основные идеи? Были ли приняты ключевые решения? Запишите здесь все эти сведения.
• Указания к действию
  Что нужно сделать сейчас? Кто ответственный? Определите следующие шаги, исполнителей и сроки выполнения. После совещания используйте этот раздел для создания и назначения задач конкретным участникам команды.
• Проверка исполнения
  Напишите здесь дату следующего совещания или веху. Важно назначить время для повторного совещания, чтобы обеспечить успешное выполнение поставленных задач.

Фильтрация совещаний по настраиваемым полям

Для отслеживания определенных тегов, таких как место проведения совещания, имя председателя и т. д., вы можете использовать настраиваемые поля.

Когда данные вводятся в настраиваемое поле, они становятся видны в таблице, в задачах, а также на информационных панелях папок и проектов. Настройте параметры доступа, чтобы сохранить конфиденциальность настраиваемых полей, или предоставляйте сотрудникам доступ к полям, чтобы ввести их в курс дела.

Создание настраиваемого поля

1. Выберите папку или проект на левой навигационной панели в рабочем пространстве.

2. Перейдите в режим таблицы.

3. Щелкните значок +, который отображается в правой части таблицы.

4. Введите имя нового поля и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

5. Укажите свойства поля в появившемся окне. Вы можете:

• изменить имя поля;
• выбрать тип поля;
• выбрать, где будут применяться настраиваемые поля;
• указать, кому следует предоставить доступ к полю.

6. Нажмите Сохранить.

После создания настраиваемых полей просмотрите архив совещаний, используя режим таблиц, чтобы увидеть все детали в привычной табличной форме.

Преобразование указаний к действию в задачи

1. Используя указания к действию в заметках о ходе совещания, создайте новые задачи в соответствующих проектах и ​​назначьте их участникам группы, указав сроки выполнения.
2. Добавляйте постоянные ссылки на заметки о ходе совещания для понимания контекста.
3. В заметках о ходе совещания @упомяните участников группы, которым вы назначили задачи, с указанием ссылок на задачи. Это обеспечивает ясность и наглядность для всех участников и улучшает подотчетность со стороны исполнителей.