Was ist ein Zeitplan im Projektmanagement?

Was ist ein Zeitplan im Projektmanagement?

Im Projektmanagement ist ein Zeitplan die Auflistung der Aktivitäten, Liefergegenstände und Meilensteine eines Projekts, meistens mit dem zugehörigen Anfangs- und Enddatum, der Dauer und den zugewiesenen Ressourcen. Ein effektiver Projektzeitplan ist entscheidend für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Der Aufbau eines Zeitplans entspricht gewöhnlich den ersten sechs Prozessen des Zeitmanagements:

1. Zeitplanmanagement planen.
2. Projektaktivitäten festlegen.
3. Abfolge der Aktivitäten bestimmen.
4. Ressourcen abschätzen. 
5. Dauer abschätzen.
6. Projektzeitplan erstellen.

So läuft die Zeitplanung im Projektmanagement ab

Es gibt drei wichtige Arten von Zeitplänen:

1. Master-Projektzeitplan. Ein Master-Zeitplan ist normalerweise eine vereinfachte Auflistung der Aufgaben mit einer Zeitleiste oder einem Projektkalender.
2. Meilenstein-Zeitplan oder Übersichtszeitplan. Mit diesem Plan werden wichtige Meilensteine und Liefergegenstände verfolgt, aber nicht jede einzelne Aufgabe des Projekts.
3. Ein detaillierter Projektzeitplan. Dies ist der gründlichste Zeitplan, weil er jede Projektaktivität enthält und verfolgt. Bei komplexen, umfassenden oder langwierigen Projekten ist es wichtig, dass Sie einen detaillierten Projektzeitplan haben, mit dem Sie alle Aktivitäten verfolgen können.

Für Projektzeitpläne werden am häufigsten Gantt-Diagramme eingesetzt. Sowohl ein Meilenstein-Zeitplan als auch ein detaillierter Projektzeitplan können als Gantt-Diagramme erstellt werden. Achten Sie bei der Auswahl einer Software auf Zeitplanungstools, mit denen Sie unterschiedliche Ansichten des gleichen Zeitplans erstellen können. Wenn Sie zum Beispiel einen detaillierten Zeitplan mit Meilensteinen als Gantt-Diagramm erstellen, sollten Sie auch eine Zusammenfassung der Meilensteine aufrufen können, um diese weniger komplexe Ansicht einfach an Ihr Team oder an Stakeholder weiterzugeben. Dadurch können Sie den gleichen Plan je nach erforderlicher Detailgenauigkeit und Zielgruppe in unterschiedlichen Formaten präsentieren.

Vorteile der Projektzeitplanung im Projektmanagement

Die Projektzeitplanung bietet folgende Vorteile:

• Sie vereinfacht die Verfolgung, Meldung und Kommunikation von Fortschritten.
• Sie gewährleistet, dass alle auf dem gleichen Stand sind, was Aufgaben, Abhängigkeiten und Fristen betrifft.
• Sie lässt früh etwaige Probleme und Bedenken erkennen, wie z. B. mangelnde Ressourcen.
• Sie veranschaulicht die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
• Sie kann zur Verfolgung der Fortschritte und zur Früherkennung von Problemen verwendet werden.

7 Tipps zur Erstellung eines soliden Projektzeitplans

1. Die oben angegebenen Zeitmanagement-Prozesse sind die zentralen Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans. Sie sollten allerdings auch die folgenden sieben Tipps beachten, um Ihren Plan realistisch zu gestalten. Holen Sie Beiträge von Stakeholdern ein. Erstellen Sie Ihren Zeitplan keinesfalls völlig alleine. Es ist wichtig, dass Sie auf Ihr Team und andere Stakeholder zurückgreifen, um Aufgaben, Ressourcen, Abhängigkeiten und Zeitaufwand zu bestimmen.
2. Beziehen Sie sich auf vergangene Projekte. Informationen zu früheren Projekten mit ähnlichen Umfängen und Anforderungen können Ihnen helfen, realistische Schätzungen abzugeben und sicherzustellen, dass Sie keine Aufgaben vergessen.
3. Beziehen Sie Meilensteine ein. Meilensteine sind wichtige Ereignisse und Punkte in Ihrem Projekt. Sie sind nützlich für die Erstellung eines Übersichtsplans, die Berichterstattung an Führungskräfte und die Früherkennung von Problemen. Hier einige Beispiele für Meilensteine:
4. Projekt-Kick-off
5. Design-Freigaben
6. Fertigstellung der Anforderungen
7. Produkt-Umsetzung
8. Projektabschluss
9. Berücksichtigen Sie arbeitsfreie Zeiten. Tragen Sie zum Beispiel auch Urlaube und Feiertage in Ihren Zeitplan ein, damit Sie nicht von falschen Annahmen ausgehen.
10. Legen Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts fest. Wenn Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts kennen, können Sie Prioritäten bestimmen und den wichtigsten Aufgaben des Projekts die entsprechenden Ressourcen zuteilen.
11. Halten Sie fest, auf welchen Annahmen die Zeitplanung beruht. Schreiben Sie sich auf, welche Logik hinter Ihren Prognosen steckt. Vielleicht gehen Sie davon aus, dass eine Aufgabe nur 10 Stunden dauern wird, weil sie ein erfahrener Techniker erledigt. Wenn dann nur ein unerfahrener Techniker zur Verfügung steht, können Sie erklären, warum die Aufgabe zweimal so lang wie geplant gedauert hat.
12. Denken Sie an die Risiken. Ermitteln und dokumentieren Sie alle Faktoren, die ein Risiko für die Einhaltung Ihres Zeitplans darstellen. So können Sie ein besseres Risikomanagement gewährleisten.

Zur weiteren Lektüre:

• 3 Möglichkeiten, Ihren Projektmanager-Kalender zu erstellen
• So einfach wie das ABC: Die Methode des kritischen Pfades
• Projektmanagement-Grundlagen: Erste Schritte mit Gantt-Diagrammen