Was sind die Phasen des Projektmanagements?

Die meisten Projekte lassen sich in fünf Hauptphasen unterteilen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Das Projektmanagement wird häufig in diesen Phasen durchgeführt, um die Kontrolle und Qualität zu verbessern.

Diese Phasen haben ähnliche Aufgaben mit jeweils spezifischen Ergebnissen und werden in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt. Am Ende jeder Phase wird in der Regel eine Überprüfung der Ergebnisse und der Leistung des Projektteams durchgeführt. Dies hilft dem Team festzustellen, ob das Projekt in die nächste Phase übergeht oder überarbeitet werden muss. Außerdem wird festgelegt, wie die Leistung aller Beteiligten verbessert werden kann.

Insgesamt werden die Phasen eines Projekts als Projektlebenszyklus bezeichnet, wie in dem branchenüblichen Leitfaden Project Management Body of Knowledge (PMBOK) beschrieben.

Die 5 Phasen des Projektmanagements

Die fünf Phasen eines Projektlebenszyklus entsprechen den Projektmanagement-Prozessgruppen im PMBOK. Sehen wir uns diese genauer an:

Phase 1: Initiierung

Diese Phase des Projektmanagements markiert den Beginn des Projekts. In ihr wird die Projektcharta entwickelt und die Stakeholder werden identifiziert.

Wie beginnen Sie die Projektinitiierungsphase? Beginnen Sie mit der Erstellung eines Projektinitiierungsdokuments, das einen Blueprint der zu erledigenden Aufgaben enthält.

In der Initiierungsphase ist es auch wichtig, zu definieren, wie Sie den Erfolg des Projekts messen werden.

• Was sind die Key Performance Indicators (KPIs)?
• Wie können Sie feststellen, ob Sie auf dem richtigen Kurs sind?

Wenn Sie diese Kennzahlen frühzeitig festlegen, können Sie das Projekt in die richtige Richtung lenken und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

In dieser Phase stellen Sie auch Ihr Team und die Stakeholder des Projekts zusammen, die Einfluss auf den Projektverlauf haben werden.

Phase 2: Planung

In dieser Phase erstellen Sie eine detaillierte Projektplanung. Die Planungsphase umfasst:

• Schätzung der Kosten
• Festlegung der Ressourcen
• Definition der Anforderungen (Umfang und Projektstrukturplan)

In dieser Phase werden auch Risiken identifiziert und geplant sowie die Kommunikation festgelegt. Der Plan umfasst alles vom Projektumfang bis zur Zuweisung der Ressourcen.

Sie können sich das wie die Planung einer Autoreise vorstellen. Sie müssen Ihr Ziel (die Projektziele), die Route (den Zeitplan für das Projekt) und alles, was Sie unterwegs benötigen (Ressourcen), kennen.

Das Risikomanagement spielt in dieser Phase eine wichtige Rolle. Was passiert, wenn Sie in einen Stau geraten? Was passiert, wenn das Auto eine Panne hat? In ähnlicher Weise identifizieren Sie potenzielle Projektrisiken und legen Strategien zu deren Minderung fest, damit das Projekt planmäßig verläuft.

Phase 3: Ausführung

In dieser Projektphase wird das Projekt durchgeführt, während gleichzeitig Ressourcen beschafft und die Erwartungen der Stakeholder gemanagt werden. Hier kommen Tools wie Projektmanagement-Software zum Einsatz, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen, Änderungen verwalten und das Team aufeinander abstimmen können.

Aber vergessen wir nicht die Wichtigkeit des menschlichen Faktors in der Projektausführungsphase. Der Projektmanager arbeitet eng mit dem Team zusammen und übernimmt Führungs- und Unterstützungsaufgaben.

In dieser Phase können sich auch Änderungen am Projektumfang oder den Projektzielen ergeben, sodass Sie die Projektplanung entsprechend anpassen müssen.

Wie in der Abbildung unten dargestellt, koordiniert der Projektmanager verschiedene Aufgaben für die Erstellung einer neuen Website, wie z. B. die Erstellung eines Wireframes, die Entwicklung von Inhalten und das Testen, und stellt sicher, dass jeder Schritt mit der Gesamt-Projekt-Zeitleiste und den Zielen übereinstimmt.

Phase 4: Überwachung

Diese Phase wird oft gleichzeitig mit der Ausführung durchgeführt, da hier die Qualität, der Umfang und die Kosten-/Zeit-Zuweisungen überwacht werden.

Die Projektüberwachungs- und -kontrollphase umfasst regelmäßige Überprüfungen und Audits.

• Erreichen wir unsere Projektziele?
• Wie ist die Ressourcenauslastung?
• Ist die Zeitleiste noch realistisch?

Sie müssen proaktiv handeln, um Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. In dieser Phase überwachen Sie die Projektleistung und stellen sicher, dass sie innerhalb der Grenzen des Umfangs, der Qualität und des Budgets bleibt.

Phase 5: Abschluss

In dieser Phase des Projektmanagements wird das Projekt abgeschlossen, das Ergebnis an den Kunden übergeben, die Stakeholder über den Abschluss des Projekts informiert und alle Ressourcen an ihre Ressourcenmanager zurückgegeben.

In dieser Phase stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse den Anforderungen des Projekts und den zu Beginn festgelegten Erwartungen entsprechen.

• Haben wir das getan, was wir versprochen haben?
• Ist der Kunde zufrieden?

Diese Fragen müssen Sie mit Ja beantworten können. Der Projektabschluss umfasst auch eine gründliche Überprüfung des gesamten Prozesses.

• Was ist gut gelaufen?
• Was hätte besser sein können?
• Haben wir alles in unserem Projektmanagementplan befolgt?

Dies ist eine hervorragende Gelegenheit zum Lernen und Wachsen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass alle vertraglichen und administrativen Abschlüsse vorgenommen werden. Geben Sie Ressourcen frei, schließen Sie Lieferantenkonten ab und stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen, einschließlich der Freigabe des Projekts durch die wichtigsten Stakeholder, unterzeichnet sind.

Die folgende Abbildung zeigt die fünf Phasen des Projektmanagements und wie sie ineinander übergehen.

Sie kennen nun die fünf Phasen des Projektmanagements, aber wie unterscheiden sich diese vom Projektlebenszyklus?

Was ist ein Projektlebenszyklus im Projektmanagement?

Der Projektlebenszyklus ist die Sammlung aller Phasen, die ein Projekt vom Start bis zum Abschluss durchläuft. Wenn Sie die fünf oben aufgeführten Phasen – Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss – zusammenfassen, erhalten Sie einen Projektlebenszyklus.

Wenn Sie die fünf Phasen eines Projekt-Lebenszyklus befolgen, sollte Ihr Team in der Lage sein, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, und über Daten verfügen, mit denen Sie das nächste Projekt noch besser gestalten können.

Implementieren Sie die 5 Phasen des Projektmanagements in Wrike

Sind Sie bereit, all diese Erkenntnisse in die Tat umzusetzen? Der Schlüssel zum Aufbau eines erfolgreichen Projekts liegt darin, sich an die Anforderungen Ihres Projekts und Ihres Teams anzupassen, anstatt einer Reihe von Schritten zu folgen.

Mit einem Projektmanagement-Tool wie Wrike können Sie jede Phase Ihres Projekts optimieren und so nicht nur die Fertigstellung, sondern auch einen messbaren und wiederholbaren Erfolg sicherstellen.

In der Initiierungsphase kann Wrike Ihnen beispielsweise dabei helfen, eine Projektcharta-Vorlage zu erstellen, die Sie mit allen Beteiligten teilen können. Wenn Sie in die Planungsphase eintreten, können Sie das Gantt-Diagramm von Wrike verwenden, um Abhängigkeiten festzulegen und den Projektfortschritt zu visualisieren.

Während der Ausführungsphase erhalten Sie mit unseren Berichtsfunktionen Echtzeit-Updates, sodass Sie während des gesamten Projekts auf dem Laufenden bleiben. Sie können auch die Projekt-Performance anhand der ursprünglichen KPIs in der Überwachungs- und Kontrollphase verfolgen, um informierte Entscheidungen zu treffen.

In der Abschlussphase vereinfacht Wrike schließlich das Sammeln aller Projektdokumente für die abschließende Überprüfung und stellt sicher, dass alles, von den Projektleistungen bis hin zu den Überprüfungen, organisiert und zugänglich ist.

Sind Sie bereit, Ihr Team durch die fünf Phasen des Projektmanagements zu führen? Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testphase.