Wie verwaltet man ein Projekt von Anfang bis Ende

Wie verwaltet man ein Projekt von Anfang bis Ende

Für einen neuen Projektmanager kann die Verwaltung eines Projekts eine ziemliche Herausforderung darstellen. Selbst kleine Projekte sind oft komplex und mit zahlreiche Variablen verbunden. Die Aufteilung in überschaubare Phasen und Aufgaben sowie die Anwendung bewährter Projektmanagement-Prozesse können helfen, ein Projekt zu verwalten.

Es gibt fünf Prozessgruppen zur Verwaltung von Projekten:

1. Initiierung. In dieser Phase wird eine Idee als Projekt genehmigt. Außerdem wird die Projekt-Charta erstellt. 
2. Planung. In dieser Phase planen Sie die gesamte Projektarbeit – was zu tun ist, wie und wann es geschieht, wer zuständig ist und wie Sie alles verfolgen und kontrollieren werden. Der Großteil der Projektmanagement-Prozesse gehört dieser Gruppe an. Jeder Projektmanager wird bestätigen können, dass der Erfolg eines Projekts von guter Planung abhängt.
3. Ausführung. In dieser Phase findet die tatsächliche Projektarbeit statt. Dazu gehört auch die Verwaltung der Kommunikation, der Qualität und des Projektteams.
4. Überwachung und Steuerung. Diese Phase überschneidet sich mit den anderen und beinhaltet alle Prozesse, mit denen sichergestellt wird, dass das Projekt nach Plan verläuft. Dazu gehören Prozesse zur Kontrolle von Projektumfang, Zeitplan und Budget.
5. Abschluss. An diesem Punkt hat Ihr Projekt seine Ziele erreicht (oder verfehlt). Diese Prozesse dienen dazu, das Projekt zu beenden und abzuschließen.

Laut der 6. Ausgabe des PMBOK (Project Management Book of Knowledge) gibt es insgesamt 49 Prozesse, die sich den fünf Gruppen zuordnen lassen. Diese 49 Prozesse geben Ihnen einen bewährten Rahmen für die Verwaltung jedes Projekts, und das erhöht Ihre Erfolgsaussichten.

Effektives Projektmanagement

Um ein Projekt effektiv zu verwalten, sollten Sie auch die folgenden Statistiken kennen:

Die Pulse-Umfrage 2018 des PMI nennt drei Hauptfaktoren für den Projekterfolg:

1. Investition in aktiv beteiligte Sponsoren auf Führungsebene.
2. Vermeidung von Scope Creep oder unkontrollierten Änderungen am Projektumfang.
3. Reife Wertschöpfungsfähigkeiten.
4. Derselben Befragung zufolge gibt es auch drei Hauptgründe für das Fehlschlagen von Projekten: Geänderte Prioritäten des Unternehmens.
5. Geänderte Projektziele.
6. Falsche Anforderungserfassung.

Ein aktiv engagierter Sponsor und regelmäßige Kommunikation tragen dazu bei, dass die Prioritäten des Unternehmens und die Ziele des Projekts weiterhin übereinstimmen. Auch ein Portfoliomanager (sofern in Ihrem Unternehmen vorhanden) kann dies unterstützen. Folgende Tipps helfen, das Risiko einer falschen Anforderungserfassung zu reduzieren:

• Sorgen Sie für klar definierte Projektvorgaben, -ziele und -ergebnisse.
• Erstellen Sie eine klare Umfangsbeschreibung und identifizieren Sie dabei auch die Beschränkungen.
• Organisieren Sie Besprechungen zur Anforderungserfassung mit wichtigen Stakeholdern, darunter die Endnutzer des Projektergebnisses.
• Organisieren Sie ein Meeting zur Prüfung und Genehmigung der erfassten Anforderungen durch die Stakeholder.
• Dokumentieren Sie alles, so dass ein Prüfpfad existiert, falls sich die Anforderungen ändern.

Zusätzliche Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

Hier sind drei weitere Tipps, wie Sie Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement stärken und Projekte effektiver verwalten können.

Tipp 1: Sorgen Sie für kontinuierliche Kommunikation.

Es heißt oft, der Job eines Projektmanagers bestehe zu 90 % aus Kommunikation. Der laufende Kontakt mit Ihrem Team und anderen Stakeholdern bietet zahlreiche Vorteile:

• Alle bleiben engagiert.
• Erwartungen und Verständnis sind geklärt und abgestimmt.
• Risiken und potenzielle Probleme werden früh erkannt.
• Die Wahrscheinlichkeit von Konflikten und Nacharbeit wird reduziert.

Sie möchten sicher nicht, dass Projektmitarbeiter untätig herumsitzen und auf den Abschluss einer vorangehenden Aufgabe warten – obwohl diese schon längst erledigt ist. Oder dass jemand an einem Detail weiterarbeitet, das nach einer Änderung gar nicht mehr gebraucht wird. Organisieren Sie also regelmäßige Status-Meetings mit allen Personen, die am Projekt mitarbeiten oder es direkt beeinflussen, um Updates auszutauschen und aktuelle Probleme zu diskutieren. Außerdem sollten alle Stakeholder regelmäßige Projektberichte erhalten, so dass sie über den Status des Projekts auf dem Laufenden sind. Falls Probleme auftauchen oder etwas schiefgeht, sollten alle Beteiligten unbedingt so schnell wie möglich informiert werden. Wenn Sie dies hinauszögern, erschwert das eventuell die Lösung und Ihr Ansehen im Unternehmen kann Schaden nehmen. Es soll schließlich niemand denken, dass Sie ein Problem verheimlichen wollten!

Tipp 2: Seien Sie proaktiv

Nichts im Leben läuft je ganz nach Plan, und das gilt auch für das Projektmanagement. Um die Auswirkungen von Änderungen auf das Projekt zu minimieren, sollten Sie möglichst proaktiv vorgehen. Ein wichtiger Aspekt ist hier das Risikomanagement. Identifizieren Sie Risiken frühzeitig und überprüfen Sie zusammen mit Ihrem Team regelmäßig bekannte Risiken, um festzustellen, ob sich etwas geändert hat oder neue Risiken aufgetaucht sind. Nachdem Sie ein Risiko identifiziert haben, sollten Sie bestimmen, wie es sich minimieren lässt und was Sie tun werden, falls es dennoch eintritt. Was könnte schiefgehen und wie werden Sie damit umgehen. Was ist Ihr „Plan B“? Sie sollten sich außerdem bewusst machen, welche Meilensteine und Liefergegenstände bevorstehen und wie die Dinge aktuell laufen (auch hier ist kontinuierliche Kommunikation wesentlich!). Sie möchten schließlich nicht erst am Stichtag feststellen, dass der Liefergegenstand zwei Wochen in Verzug ist.

Tipp 3: Sie sind nicht allein

Ein Projektmanager ist nicht allein für den Erfolg eines Projekts verantwortlich – auch wenn sich das manchmal so anfühlen mag. Es ist wichtig, das Know-how und die Unterstützung anderer heranzuziehen, vor allem wenn man selbst noch unerfahren ist. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Sponsor gut informiert und engagiert bleibt, und leiten Sie etwaige Probleme bei Bedarf an sie oder ihn weiter. Wenn Sie zum Beispiel eine wichtige Projektfachkraft verloren haben, kann Ihr Sponsor ggf. viel schneller und einfacher Ersatz beschaffen als Sie. Entscheidend ist, dass Sie ein Team kompetenter Mitarbeiter aufbauen, denen Sie vertrauen und auf die Sie sich verlassen können. Nutzen Sie Fachexperten oder Mitarbeiter, die bereits Erfahrung mit ähnlichen Projekten haben. Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen oder um Rat zu bitten. Falls es in Ihrem Unternehmen eine Datenbank mit Erkenntnissen und Erfahrungen gibt, können Sie vergleichbare Projekte aus der Vergangenheit recherchieren, um mehr über Best Practices, Tipps und Ratschläge zu erfahren. Sie könnten auch mit anderen Projektmanagern sprechen, die eventuell mehr Erfahrung in einem bestimmten Bereich haben. Machen Sie von Projektmanagement-Vorlagen, -Tools und -Software Gebrauch, um Ihr Projekt zu organisieren, zu kontrollieren und zu dokumentieren. Das kann Zeit sparen, Ihnen einen besseren Einblick in das Projekt verschaffen und sogar potenzielle Probleme aufzeigen.

Zur weiteren Lektüre

• Projektmanagement-Grundlagen: In 6 Schritten zu einem narrensicheren Projektplan
• Warum Ihr Kreativ-Team Ihre Projektmanagement-Software nicht einsetzt
• Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Kommunikationsausfall (5. Teil)