Die 28 besten Workflow-Management-Programme für 2025

Als ich meine Stelle bei Wrike antrat, schwörte ich auf eine elegante Google Sheets-Tabelle, um meine To-do-Liste zu organisieren. Das war eine Gewohnheit, die ich aus meiner vorherigen Position mitgebracht hatte, und meine zuverlässige Tabelle begleitete mich überall hin (natürlich nur virtuell!), weil ich nichts Besseres kannte.

Und es funktionierte. Bis es nicht mehr funktionierte. Sobald ich an Projekten mit mehreren Stakeholdern, komplexen Abhängigkeiten und Workflows arbeitete, die einer Freigabe bedurften, begann mein Farbcodierungssystem zu versagen. Die Wahrheit war, dass ich nicht mehr Spalten benötigte. Ich benötigte eine zentrale Lösung, die mit der zunehmenden Komplexität Schritt halten konnte.

Die sich schnell verändernde Welt von heute erfordert, dass Teams aufeinander abgestimmt sind, schneller arbeiten und das Chaos im Tagesgeschäft reduzieren. Der Markt für Workflow-Management-Systeme wird bis 2028voraussichtlich um 30 % wachsen, da immer mehr Teams auf Automatisierung, KI-Routing und Zusammenarbeit in Echtzeit setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dieser Leitfaden stellt die 28 besten Workflow-Plattformen für moderne Teams vor und bewertet, worauf Sie bei der Auswahl einer neuen Software für Ihr Unternehmen achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Workflow-Management-Software?

• Die besten Workflow Automation Tools

• 28 Workflow-Software-Plattformen im Vergleich

• Funktionen, auf die Sie bei Workflow-Management-Software achten sollten

• Vorteile von Workflow-Management-Tools

• Workflow-Software vs. Projektmanagement-Software

Behandelte Tools

• 1. Wrike

• 2. Asana

• 3. Monday.com

• 4. Zapier

• 5. Smartsheet

• 6. ClickUp

• 7. Trello

• 8. Jira

• 9. Team Compass (von Weekdone)

• 10. ProofHub

• 11. Nintex

• 12. Bit.ai

• 13. ProcessMaker

• 14. Process Street

• 15. ProProfs Project

• 16. Backlog

• 17. Hive

• 18. beSlick

• 19. Freshservice

• 20. Quixy

• 21. Qntrl

• 22. Notion

• 23. Admation

• 24. VOGSY

• 25. Airtable

• 26. Shift

• 27. Fluix

• 28. Pipefy

Was ist Workflow-Management-Software?

Workflow-Management-Software ist eine Art von Management-Software, die Teams dabei hilft, ihre Arbeit mithilfe definierter Workflows zu planen, zu verfolgen und auszuführen. Sie bietet eine Struktur für wiederkehrende Aufgaben, Freigaben, Inhaltsprüfungen, das Onboarding von Kunden und andere Geschäftsprozesse, die Konsistenz, Zusammenarbeit und Transparenz erfordern.

Die richtige Workflow-Management-Lösung hilft Teams dabei:

• Wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren

• Aufgaben zuzuweisen und Zuständigkeiten zu verfolgen

• Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu erstellen und zu teilen

• Arbeiten automatisch anhand von Regeln oder Auslösern weiterzuleiten

• Integration mit Projektmanagement-Tools und Kommunikations-Apps

• Workflow Automation zu unterstützen, um Verzögerungen und manuelle Eingaben zu reduzieren

Die besten Systeme bieten Teams die Flexibilität, Workflows zu erstellen, die die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams widerspiegeln, sei es bei Marketingfreigaben, Betriebsüberprüfungen oder beim Onboarding von Mitarbeitern.

Während wir uns mit den Funktionen, Vorteilen und Tools beschäftigen, werde ich auch darauf eingehen, wie Workflow-Management-Software in eine umfassendere Automatisierungsstrategie passt und warum der Unterschied zwischen Workflow-Software und Projektmanagement-Software wichtiger ist, als es vielleicht scheint.

So finden Sie die besten Workflow Automation Tools

Bevor wir uns mit den Plattformen beschäftigen, ist es hilfreich, einen Schritt zurückzutreten und zu betrachten, was die besten Workflow Automation Plattformen tatsächlich leisten.

Für mich war es immer wichtig, Klarheit statt Chaos zu haben. Ich brauchte Tools, die Aufgaben automatisieren, echte Zusammenarbeit unterstützen und sich an wechselnde Prioritäten anpassen können.

Die besten Plattformen helfen Ihnen dabei:

• Workflows teamübergreifend zu verwalten

• Logik in wiederholbare Prozesse einzubauen

• Nachfassaktionen und Statusprüfungen zu reduzieren

• Schritte wie Freigaben und Erinnerungen zu automatisieren

• Teams auf sinnvolle Arbeit zu fokussieren

Schauen wir uns nun einige der besten Workflow-Management-Software an, die 2025 verfügbar sind.

Die 5 besten Tools insgesamt

28 Workflow-Software-Plattformen im Vergleich

1. Wrike

Wrike ist eine leistungsstarke Workflow-Management-Plattform für Teams, die Transparenz, Struktur und Skalierbarkeit brauchen. Sie unterstützt alles von Dokumenten-Workflows bis hin zum Aufgabenmanagement und hilft Teams dabei, komplexe Initiativen durchzuführen, ohne den Überblick zu verlieren.

Unsere Meinung

Wrike steht aus gutem Grund ganz oben auf der Liste und eignet sich hervorragend für Projektmanagement und Workflow Automation. In meiner Rolle habe ich Wrike intensiv für Kampagnen, interne Abläufe und die Berichterstattung an die Geschäftsleitung eingesetzt. Was mir am meisten auffällt, ist, wie gut sich Wrike an komplexere Workflows anpassen lässt. Es gibt nichts in meinem Arbeitsalltag, was für Wrike zu komplex wäre, selbst wenn meine verworrenen Workflows mehrere Genehmiger, verschiedene Teams, komplizierte Abhängigkeiten und wechselnde Ergebnisse umfassen.

Einmal habe ich Dutzende von Anfragen aus den Bereichen Recht, Marke und Digital gleichzeitig verwaltet. Mit Wrike konnte ich ein strukturiertes Aufnahmesystem mit benutzerdefinierten Anfrageformularen erstellen, Aufgaben automatisch dem Anfragetyp zuweisen und jeden Punkt an den richtigen Stakeholder weiterleiten – und das alles, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Sicher, für neue Benutzer gibt es vielleicht eine gewisse Lernkurve, aber es ist nicht so komplex, wie man angesichts der Funktionalität vermuten könnte.

Es ist das einzige Tool, das ich kenne, das sowohl das Chaos der täglichen Aufgabenverwaltung als auch die Nuancen mehrstufiger Geschäftsprozesse mit Echtzeit-Verantwortlichkeit bewältigt.

Hauptmerkmale

• Mehrere Projektansichten: Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender, Tabellenansichten

• Benutzerdefinierte Felder und Arbeitsabläufe für teamspezifische Prozesse

• Integriertes Proofing und Freigaben für Inhalte, Design und Dokumentenprüfung

• KI-gesteuerte Automatisierung zum Zuweisen von Aufgaben, Vorhersagen von Verzögerungen und Optimieren von Zeitplänen

• Zeiterfassung, Arbeitslastmanagement und Kapazitätsplanung

• Live-Dashboards und Berichte für Führungskräfte für Echtzeit-Einblicke

Integrationen

Wrike lässt sich mit über 400 Tools verbinden, darunter Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Slack, Jira, Adobe Creative Cloud und Outlook, und bietet zusätzliche Flexibilität durch die Synchronisierung mit Zapier und Excel/Google Sheets.

Vorteile:

• Vollständig anpassbare Workflows für alle Teams

• Dashboards in Echtzeit

• Integriertes Proofing und Genehmigungen

• KI-Tools zur Automatisierung von Workflows

• Flexibler Automation Builder ohne Programmieraufwand

• Formularbasiertes Erfassungssystem mit benutzerdefinierten Feldern

• Detaillierte Zeiterfassung und Arbeitslastverwaltung

• Vorlagen für die schnelle Einrichtung von Workflows

• Unterstützt die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in großem Umfang

• Umfassende Reporting-Tools für die Analytik

• Starke Versionskontrolle und Dokumentenverwaltung

• Einfach skalierbar für komplexe oder regulierte Umgebungen

Nachteile:

• Kann etwas Zeit zum Erlernen erfordern

Preis

Kostenlose Version verfügbar. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 10 $/Nutzer/Monat mit Zugriff auf benutzerdefinierte Workflows, Analytik und Integrationen.

2. Asana

Asana ist eine weit verbreitete Workflow-Management-Software, die für ihr benutzerfreundliches Design und ihre intuitive Bedienung bekannt ist. Sie hilft Teams, Aufgaben zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und den Überblick zu behalten, ohne dass eine komplexe Einrichtung erforderlich ist. Ganz gleich, ob Sie Content-Kalender organisieren oder Kampagnen starten – mit Asana ist es relativ einfach, Aufgaben zuzuweisen, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu erstellen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Unsere Meinung

Ich habe Asana mehreren Kunden in der Anfangsphase empfohlen, weil es so schnell zu erlernen ist. Sie Können ein grundlegendes Workflow-System in weniger als einer Stunde aufbauen, und dank der intuitiven Benutzeroberfläche benötigt Ihr Team nur wenig Einarbeitung für das Onboarding. Besonders gut gefallen mir die Zeitleisten- und Board-Ansichten, um Aufgaben über Kampagnen hinweg zu organisieren, und die Einhorn-Animationen machen die Verfolgung des Fortschritts unterhaltsamer, als sie sein sollte.

Hauptmerkmale

• Aufgabenverwaltung mit Verantwortlichen, Fristen und Abhängigkeiten

• Mehrere Ansichten: Liste, Kalender, Zeitleiste und Kanban-Boards

• Codefreier Workflow-Builder für automatisierte Workflows und regelbasierte Trigger

• Gemeinsame Inboxen und Thread-Kommentare für die Zusammenarbeit im Team

Integrationen

Verbindung mit Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Dropbox und Jira sowie Zeiterfassungstools wie Harvest und Everhour, mit Automatisierung über Zapier.

Vorteile:

• Einfache Einrichtung und anpassbare Arbeitsabläufe

• Ideal für funktionsübergreifende Transparenz

• Leistungsstarke mobile/Web-Apps mit schnellen Updates

Nachteile:

• Die native Zeiterfassung ist weniger robust und erfordert die Verwendung benutzerdefinierter Felder oder die Integration eines Drittanbieters

• Die Ressourcenverwaltung ist möglicherweise nicht so robust, wie es einige Kunden benötigen; beispielsweise sind Kapazitätspläne und Arbeitsauslastung derzeit nicht miteinander verbunden

Preis

Der kostenlose Tarif unterstützt bis zu 10 Nutzer. Premium beginnt bei 10,99 $/Nutzer/Monat (jährlich), während die erweiterte Version 24,99 $/Nutzer/Monat (jährlich) kostet.

3. Monday.com

Monday ist eine flexible Workflow-Management-Plattform für Teams, die eine visuelle Planung und strukturierte Aufgabenausführung wünschen. Mit anpassbaren Boards, Automatisierungsrezepten und funktionsübergreifender Transparenz soll sie Abteilungen dabei helfen, effizienter zusammenzuarbeiten, insbesondere in den Bereichen Marketing, Betrieb und Kundenerfolg.

Unsere Meinung

Ich habe Monday.com mit Marketing- und Betriebsteams verwendet, die etwas Visuelles, aber dennoch Leistungsstarkes benötigten. Die Vorlagen erleichterten den Einstieg, und sobald wir die Board-Struktur festgelegt hatten, halfen die Automatisierungen dabei, eine Menge manueller Statusaktualisierungen zu eliminieren.

Eines sollte man jedoch beachten: Die Lösung funktioniert am besten, wenn man im Voraus etwas Zeit in die Anpassung von Spalten, Ansichten und Automatisierungsregeln investiert. Sonst kann es sich anfangs etwas generisch anfühlen. Denken Sie daran, wenn ihr nach einer Workflow-Management-Software sucht, mit der euer Team sofort loslegen kann.

Hauptmerkmale

• Anpassbare Boards für die Erstellung von Workflows (Kanban, Zeitleiste, Tabelle, Kalender)

• Automatisierungsrezepte für die Übergabe von Aufgaben, Erinnerungen und Freigaben

• Abhängigkeiten zwischen Elementen und Statusverfolgung über Workflows hinweg

• Workdocs für die Zusammenarbeit in Echtzeit innerhalb eurer Workflows

• Dashboard-Ansichten für die Überwachung des Gesamtfortschritts und von Engpässen

Integrationen

Monday lässt sich mit Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Drive, Dropbox, HubSpot und Outlook verbinden – sowie mit Hunderten anderer Apps über Zapier und sein eigenes Integrationscenter.

Vorteile:

• Visuell intuitive Benutzeroberfläche für schnelle Einführung

• Automatisierungen reduzieren Nachverfolgungen und sich wiederholende Verwaltungsaufgaben

• Tolle Vorlagen für Marketing-, HR-, IT- und Vertriebs-Workflows

Nachteile:

• Die Anpassung kann anfangs überwältigend sein (zeitaufwändig und teuer)

• Einige erweiterte Funktionen sind hinter höheren Preisstufen gesperrt

Preis

Kostenloser Tarif mit grundlegenden Funktionen für Einzelpersonen verfügbar. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 9 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung). Der Pro-Tarif (19 $/Nutzer/Monat) schaltet erweiterte Automatisierungen, Zeiterfassung und Formelspalten frei.

4. Zapier

Ich bin ehrlich. Ich hab überlegt, ob ich Zapier in diesen Testbericht aufnehmen soll, weil es vielleicht nicht im gleichen Sinne wie die anderen Tools als Workflow-Software angesehen werden kann. Zapier ist vielmehr eine leistungsstarke Automatisierungsplattform, die Tausende von Apps miteinander verbindet, um Teams dabei zu helfen, Workflows ohne Programmieraufwand zu optimieren.

Anstatt Aufgaben in einem Tool zu verwalten, können Sie mit Zapier Automatisierungen erstellen, die Daten übertragen, Aktionen auslösen oder Updates in Ihrem gesamten Tech-Stack erstellen. Es ist die erste Wahl, um Tools in einem Workflow miteinander zu verbinden, aber es fehlen die Projektmanagement-Funktionen vieler anderer Softwarelösungen auf dieser Liste.

Unsere Meinung

Zapier ist ein wichtiger Teil jedes Workflow-Puzzles und hilft Ihnen, getrennte Tools miteinander zu verbinden, wenn Sie schnelle Erfolge ohne Entwickler-Support erzielen möchten.

Wir haben es zum Beispiel verwendet, um automatisch Wrike-Aufgaben aus Typeform-Einreichungen zu erstellen, Slack-Updates aus neuen CRM-Datensätzen zu senden und Dateien aus E-Mail-Anhängen in Google Drive zu archivieren. Es ist kein vollständiges Workflow-Tool, aber unverzichtbar, wenn Sie plattformübergreifende Automatisierungen durchführen möchten. Deshalb hat es sich den begehrten dritten Platz in unserer Liste der besten Workflow-Software verdient.

Fazit: Zapier ist unverzichtbar, wenn es um die Automatisierung von Workflows und die Integration von Software in Ihre gesamte Tech-Umgebung geht. Es hat definitiv einen Platz in Ihrem Team neben Ihren wichtigsten Tools für Aufgaben- und Workflow-Management, auch wenn es nicht Ihre Hauptlösung für die Aufgabenverwaltung ist.

Hauptmerkmale

• „Zaps“ (Automatisierungen), die über Auslöser und Aktionen mehr als 6.000 Tools verbinden

• Mehrstufige Workflows mit Verzweigungslogik und Filtern

• Bedingte Regeln, Verzögerungen und Zeitpläne

• Automatische Generierung von Aufgaben, Nachrichten, Kalenderereignissen und Datenbankaktualisierungen

• Geteilte Ordner und Team-Berechtigungen für funktionsübergreifende Nutzung

Integrationen

Zapier lässt sich mit den meisten gängigen Apps integrieren – darunter Google Workspace, Slack, Salesforce, Airtable, Asana, Trello, HubSpot und Wrike. Wenn Ihre Plattform über eine API verfügt, kann Zapier wahrscheinlich eine Verbindung herstellen. Es ist zu einer unverzichtbaren Brücke geworden, wenn zwei wichtige Tools nicht nativ miteinander kommunizieren.

Vorteile:

• Extrem umfangreiche Integrationsbibliothek

• Intuitiver und schneller Workflow-Builder ohne Programmieraufwand

• Skalierbar von einfachen Aufgabenautomatisierungen bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläufen

Nachteile:

• Keine Projektmanagement-Oberfläche, daher ergänzt aber ersetzt nicht Workflow-Software

• Teams, die eine hohe Automatisierungsrate nutzen, müssen möglicherweise zusätzliche Nutzungsguthaben erwerben

Preis

Die kostenlose Version umfasst 100 Aufgaben/Monat. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 19,99 $/Monat (Starter) mit mehrstufigen Workflows und bis zu 750 Aufgaben/Monat. Professional-Tarife mit erweiterter Logik und mehr als 2.000 Aufgaben/Monat beginnen bei 49 $/Monat.

5. Smartsheet

Smartsheet ist eine Arbeitsverwaltungs-Plattform im Tabellenformat, die Struktur in die Zusammenarbeit bringt. Wenn Sie sich nur ungern von Ihren Excel-Dateien trennen möchten, ist dies die richtige Workflow-Software für Sie.

Sie eignet sich besonders für operative Workflows, Projektverfolgung und funktionsübergreifende Planung, wo Teams bereits auf Excel oder Google Sheets setzen. Mit integrierten Automatisierungs-, Berechtigungs- und Berichtsfunktionen ist sie eine solide Wahl für Teams, die Präzision benötigen, ohne alles von Grund auf neu aufbauen zu müssen.

Unsere Meinung

Smartsheet schien mir die perfekte Lösung, als ich mit Teams arbeitete, die mit Tabellenkalkulationen arbeiteten, aber als wir Excel aufgaben und mehr Visualität wollten, wuchs das Tool schnell über uns hinaus.

Das Rasterlayout erleichterte Finanz-, Betriebs- und Planungsteams die Umstellung, während die Automatisierungsregeln uns halfen, wiederholte Aktualisierungen zu vermeiden. Allerdings kann es für Teams, die visuellere oder flexiblere Layouts wie Kanban oder Boards bevorzugen, etwas unflexibel wirken.

Hauptmerkmale

• Rasterbasierte Oberfläche mit Unterstützung für Gantt-, Kalender- und Kartenansichten

• Automatische Benachrichtigungen, Aufgabenweiterleitung und Aktualisierungsanfragen

• Integrierte Formulare für die Erfassung und Genehmigung

• Dashboards für die Leistungsüberwachung in Echtzeit

• Tools zur Ressourcenverwaltung für die Teamplanung

Integrationen

Smartsheet lässt sich in Microsoft Teams, Salesforce, Slack, Google Workspace, Jira und DocuSign integrieren und bietet über Zapier und Data Shuttle eine umfassendere Konnektivität für die Synchronisierung großer Datensätze. Ich habe es verwendet, um Aufnahmeformulare von anderen Plattformen in umsetzbare Workflows innerhalb von Smartsheet zu optimieren.

Vorteile:

• Vertraute Tabellenkalkulationsschnittstelle mit zusätzlicher Leistung

• Starke Automatisierung für prozesslastige Teams

• Ideal für Operations, Finanzen und Ressourcenplanung

Nachteile:

• Nicht so intuitiv für Kreativ- oder Agile-Teams

• Eingeschränkte Ansichten bedeuten, dass es für diejenigen, die Kanban-Boards oder visuelle Workflows bevorzugen, schwierig zu verwenden ist

• Einige Automatisierungen erfordern einige Versuche, um sie zu optimieren, was Zeit und Komplexität erhöht

Preis

Kein kostenloser Tarif, aber es gibt eine kostenlose Testphase. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 9 $/Nutzer/Monat (Pro) und 19 $/Nutzer/Monat (Business). Die Tarife Enterprise und Advanced bieten SSO, Governance und Premium-Workflow-Tools.

6. ClickUp

ClickUp ist eine robuste Workflow-Management-Plattform für Teams, die alles an einem Ort haben wollen. Sie kombiniert Aufgabenverwaltung, Dokumente, Zeiterfassung, Ziele und sogar einen Chat. Bekannt für ihre Flexibilität, ist sie ideal für schnelllebige Unternehmen, die Workflows abteilungsübergreifend verwalten.

Unsere Meinung

ClickUp gab uns die größte Freiheit bei den Kunden-Workflows bis ins kleinste Detail. Mir gefiel, wie wir Dokumente, Aufgaben und Sprint-Boards in einem Workspace verlinken konnten. Nachdem wir Namenskonventionen und Berechtigungen festgelegt hatten, wurde es zu einer leistungsstarken Lösung für die Verwaltung zugehöriger Aufgaben und funktionsübergreifender Ziele. Allerdings dauerte es ein paar Wochen, bis alles richtig eingerichtet war.

Integrationen

Verbindet sich mit Slack, Google Drive, GitHub, HubSpot, Dropbox, Zoom und OneDrive, mit umfassenderer Automatisierungsunterstützung durch Zapier.

Hauptmerkmale

• All-in-One-Plattform für Aufgaben, Dokumente, Zeit und Chat

• Erweiterte Workflow-Erstellung mit Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche

• Hochgradig anpassbare Felder, Status und Vorlagen

• Integrierte Automatisierung für wiederkehrende Schritte

Vorteile:

• Unglaublich funktionsreich und kostengünstig

• Anpassbar an nahezu jeden Workflow und jede Teamgröße

• Solide für Prozessverbesserungen und OKR-Tracking

Nachteile:

• Steilere Lernkurve

• Die Benutzeroberfläche kann durch zu viele Optionen unübersichtlich wirken

Preis

Der kostenlose Forever-Tarif umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Aufgaben. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 7 $/Nutzer/Monat.

7. Trello

Trello ist ein visuelles Tool für das Workflow-Management, das auf Kanban-Boards basiert. Jedes Board steht für ein Projekt oder einen Prozess, in dem Aufgaben als Karten verwaltet werden, die sich über Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ verschieben lassen. Es ist einfach zu bedienen und eignet sich gut für Teams, die einfache oder wiederkehrende Workflows verwalten. Trello unterstützt Details auf Kartenebene wie Checklisten, Anhänge und Kommentare und verfügt über die Butler-Automatisierung, um sich wiederholende Aktionen zu vereinfachen.

Unsere Meinung

Trello ist eines der intuitivsten Tools, mit denen wir je gearbeitet haben. Es eignet sich perfekt für persönliche Aufgabenboards, einfache Inhaltskalender oder die schnelle Projektverfolgung. Die Drag-and-Drop-Oberfläche ist schnell, intuitiv und erfordert fast keine Einarbeitung. Wenn wir etwas Leichtes brauchen, mit dem das ganze Team Aufgaben organisieren und den Fortschritt visualisieren kann, ist Trello immer die richtige Wahl. Sobald man jedoch mehr als ein paar Boards benötigt oder Board-übergreifende Ansichten benötigt, stößt Trello an seine Grenzen.

Hauptmerkmale

• Kanban-Boards mit Drag-and-Drop-Funktion zum Verschieben von Aufgaben

• Benutzerdefinierte Felder, Checklisten, Labels und Fälligkeitsdaten

• Butler-Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben

• Power-Ups (Kalender, Gantt, Zeiterfassung)

Integrationen

Trello lässt sich mit Tools wie Google Drive, Slack, GitHub, Jira und Dropbox integrieren. Power-Ups erweitern die Funktionalität und ermöglichen die Einbindung von Trello in größere Workflows.

Vorteile:

• Sofortige Updates in Echtzeit

• Ideal für die visuelle Aufgabenverwaltung

• Robuster kostenloser Tarif

Nachteile:

• Eingeschränkte Berichtsfunktionen

• Für nicht-technische Nutzer eine Herausforderung

• Skalierung erfordert mehrere Boards, die schwer zu verwalten sein können

Preis

Kostenloser Tarif verfügbar (beinhaltet unbegrenzte Karten und Mitglieder). Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 5 $/Nutzer/Monat (Standard) und reichen bis zu 10 $/Nutzer/Monat (Premium) mit zusätzlichen Power-Ups und Ansichten.

8. Jira

Jira ist eine robuste Plattform für Workflow- und Issue-Tracking, die für Entwicklungs- und technische Teams entwickelt wurde. Sie wurde von Atlassian entwickelt, basiert auf Agile-Methodiken und unterstützt detailliertes Issue-Tracking, Backlog-Management, Sprint-Planung und Workflow-Anpassung. Die Tiefe von Jira macht es ideal für komplexe Workflows, vor allem in der Softwareentwicklung.

Unsere Meinung

Jira ist unsere erste Wahl, wenn wir eine detaillierte Kontrolle über Aufgabenstatus, Abhängigkeiten oder Agile Sprints brauchen. Es eignet sich besonders für Umgebungen, in denen Rückverfolgbarkeit und Workflow-Disziplin wichtig sind. Die Benutzeroberfläche ist zwar nicht so benutzerfreundlich für Gelegenheitsnutzer, aber die Stärke von Jira liegt in seiner Präzision. Für Projekte mit QA-Schritten, Release-Phasen oder intensiver funktionsübergreifender Zusammenarbeit ist es unschlagbar.

Hauptmerkmale

• Benutzerdefinierte Issue-Typen und visueller Workflow-Editor

• Scrum- und Kanban-Boards

• Erweiterte Backlog- und Sprint-Planung

• Detaillierte Filter und Suche (JQL)

• Burndown-Diagramme und Agile-Berichte

Integrationen

Jira lässt sich nativ mit Confluence, Bitbucket, GitHub und Dutzenden von CI/CD-Tools integrieren. Außerdem lässt es sich mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und mehr verbinden. API- und Marketplace-Apps erweitern den Funktionsumfang von Jira.

Vorteile:

• Ideal für technische Teams

• Umfangreiche Konfigurationsoptionen

• Hervorragende Berichterstellung und Rückverfolgbarkeit

Nachteile:

• Steile Lernkurve

• Kann für Nicht-Entwickler-Teams komplex erscheinen

• Keine native Unterstützung für die Planung von Ressourcenkapazitäten und Finanzprognosen

Preis

Kostenlos für bis zu 10 Nutzer. Für ein Team von 10 Personen mit monatlicher Abrechnung beginnen die kostenpflichtigen Standardtarife bei 8,60 $/Nutzer/Monat (Standard) und 17 $/Nutzer/Monat (Premium). Für große Unternehmen oder Selbsthosting sind Enterprise-Preise verfügbar.

9. Team Compass (von Weekdone)

Team Compass ist ein kompaktes Tool für das Workflow-Management, das auf Übersichtlichkeit und Abstimmung ausgelegt ist. Es optimiert die Workflow-Erstellung rund um die wöchentliche Planung, Team-Check-ins und Zielverfolgung. Es ist ideal für Remote- und Hybrid-Teams, die einfache, aber wiederkehrende Geschäftsprozesse verwalten.

Unsere Meinung

Team Compass eignet sich hervorragend, um Workflows zu erstellen, ohne Ihr Team zu überfordern. Es wurde für Check-ins entwickelt, nicht für eine Überlastung mit Aufgaben, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben. Es unterstützt zwar keine komplexen Workflows oder Workflow Automation, zeichnet sich jedoch durch Transparenz und Verantwortlichkeit aus.

Hauptmerkmale

• Wöchentliche Planung, die an Teamziele geknüpft ist

• Fortschrittsverfolgung und Aktualisierungen der Mitarbeiterstimmung

• Einfache Aufgabenverwaltung und 1:1-Feedback-Tools

Integrationen

Team Compass lässt sich für Benachrichtigungen über Aktualisierungen in Slack und E-Mail integrieren. Im Vergleich zu größeren Workflow-Management-Plattformen ist es zwar eingeschränkt, aber die Kernfunktionen funktionieren gut für kleine Agile-Teams.

Vorteile:

• Vereinfacht wiederkehrende Aufgaben wie wöchentliche Check-ins

• Fördert die Transparenz und Abstimmung im Team

• Einfach zu handhabende Workflows ohne zusätzlichen Aufwand

Nachteile:

• Fehlende Integrationen und schlechte mobile Benutzeroberfläche

• Nicht ideal zur Optimierung von Workflows für große Teams (100+)

• Begrenzte Skalierbarkeit für komplexe Workflow-Systeme

Preis

Kostenlos für bis zu 3 Nutzer. 1.080 $ jährlich für 10 Nutzer oder 108 $ monatlich.

10. ProofHub

ProofHub ist eine zentralisierte Workflow-Management-Lösung für die Zuweisung von Aufgaben, Dokumenten-Workflows und Projekt-Zeitleisten. Sie vereint Workflow-Tools wie Boards, Kalender, Diskussionen und Zeiterfassung in einer strukturierten Plattform.

Unsere Meinung

ProofHub eignet sich ideal für kundenintensive Projekte, bei denen Dateiverwaltung und gemeinsame Freigaben unerlässlich sind. Es hilft, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und Diskussionen auf die Arbeit zu konzentrieren. Es bietet zwar keine umfangreichen Funktionen zur Workflow Automation, aber seine flachen Preise und sein breiter Funktionsumfang machen es attraktiv für Teams, die mehrere Workflow-Prozesse verwalten.

Hauptmerkmale

• Aufgabenverwaltung mit Tabellen, Kanban-Boards und Gantt-Ansichten

• Integrierte Zeiterfassung, Kalender und Arbeitszeitlisten

• Anpassbare Vorlagen für wiederkehrende Workflows

Integrationen

Verbindung mit Google Drive, FreshBooks und Outlook. Im Vergleich zu anderen Workflow-Management-Systemen ist es eingeschränkter, unterstützt aber grundlegende Dateifreigabe und Benachrichtigungen für Teams.

Vorteile:

• Pauschalpreis unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern

• Gut für die Verwaltung von Workflows und Dokumenten in der Kundenarbeit

• Hilft bei der Automatisierung manueller Aufgaben mit integrierten Tools

Nachteile:

• Kein kostenloser Tarif verfügbar

• Eingeschränkte Integrationen schränken die Flexibilität der Automatisierung ein

• Nicht für benutzerdefinierte, komplexe Prozesse geeignet

Preis

Essential beginnt bei 45 $/Monat (bei jährlicher Abrechnung), Ultimate Control kostet 89 $/Monat (bei jährlicher Abrechnung). Beide Tarife umfassen eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern.

11. Nintex

Nintex ist ein KI-gestütztes Workflow-Management-System für die Automatisierung komplexer Prozesse. Es hilft großen Unternehmen dabei, manuelle Aufgaben zu automatisieren, Workflows zu optimieren und Dokumente über mehrere Abteilungen hinweg mit Low-Code-Tools zu verwalten.

Unsere Meinung

Als wir Unternehmens-Workflows mit strengen Regeln und Genehmigungswegen automatisieren mussten, war Nintex die Plattform, auf die wir gesetzt haben. Sie eignet sich am besten für technische Teams mit einer hohen Anzahl strukturierter Geschäftsprozesse. Die Plattform zeichnet sich durch die präzise Automatisierung sich wiederholender Workflows aus.

Hauptmerkmale

• Prozessgenerator per Drag-and-Drop für die Workflow-Erstellung

• Dokumentenerfassung, Weiterleitung und elektronische Signaturen

• Unterstützung für die systemübergreifende Verwaltung von Workflow-Dateien

Integrationen

Integration mit SharePoint, Microsoft 365, Salesforce, Box und mehr. Nintex lässt sich über seine API und Automatisierungsfunktionen gut mit internen Tools verbinden.

Vorteile:

• Ideal für technische Teams, die regulierte Geschäftsprozesse abwickeln

• Umfangreiche Konfigurationsoptionen und anpassbare Workflows

• Tolle Berichte und Nachverfolgung für mehrstufige Workflows

Nachteile:

• Steile Lernkurve für Nutzer ohne technische Kenntnisse

• Kann für kleinere Teams oder Nicht-Entwicklungsumgebungen komplex wirken

• Hohe Kosten für Add-ons mit erweiterten Funktionen

Preis

Für genaue Preise wenden Sie sich direkt an das Team.

12. Bit.ai

Bit.ai ist ein modernes Management-Tool für die gemeinsame Erstellung von Dokumenten. Es unterstützt Wissensdatenbanken für Teams, Kundenleistungen und SOP-Workflows durch intelligente Dokumente und Zusammenarbeit in Echtzeit.

Unsere Meinung

Wir haben Bit verwendet, um interne SOPs zu verwalten und das Onboarding zu optimieren. Es ist einfach, Workflows für gemeinsam genutzte Dokumente zu erstellen und Teams auf dem gleichen Stand zu halten. Die Möglichkeit, Inhalte einzubetten und die Nutzung von Dokumenten zu überwachen, hat uns geholfen, wiederkehrende Dokumentationsaufgaben effizienter zu erledigen.

Hauptmerkmale

• Interaktiver Dokumenten-Editor mit Workflow-Vorlagen

• Funktionen zur Aufgabenverwaltung sind in die Freigabe von Inhalten integriert

• Dokumentenanalytik zur Leistungsüberwachung

Integrationen

Integration mit über 100 Tools, darunter Google Drive, Airtable, YouTube und mehr. Eignet sich gut zum Einbetten und Verweisen in verschiedenen Workflow-Tools.

Vorteile:

• Übersichtliche Benutzeroberfläche, die dokumentenintensive Workflows unterstützt

• Ideal für die interne Kommunikation und die Übergabe von Inhalten

• Verfolgt die Aktivitäten der Nutzer an geteilten Dokumenten

Nachteile:

• Im Vergleich zu anderen Plattformen nur eingeschränkte Workflow Automation

• Einige Funktionen für die Zusammenarbeit erfordern ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife

• Nicht ideal für die Verwaltung komplexer Workflows

Preis

Kostenlose Version verfügbar. Pro beginnt bei 8 $/Nutzer/Monat. Business kostet 15 $/Nutzer/Monat und beinhaltet Branding und erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit im Team.

13. ProcessMaker

ProcessMaker ist eine Low-Code-Plattform zur Workflow Automation, die Teams bei der Modellierung, Automatisierung und Optimierung von Workflows unterstützt. Sie ist besonders nützlich für Branchen, in denen Audit-Trails, Aufgabenzuweisung und die Erstellung von Workflows präzise sein müssen.

Unsere Meinung

ProcessMaker hilft dabei, abteilungsübergreifende Workflows zu optimieren. Der visuelle Workflow-Manager erleichtert die Abbildung komplexer Prozesse. Sobald alles konfiguriert war, konnte die KI-gestützte Automatisierungs-Engine Engpässe reduzieren und wiederkehrende Aufgaben ohne manuelles Eingreifen erledigen.

Hauptmerkmale

• Low-Code-Workflow-Builder für mehrschichtige Workflows

• Automatisierungsfunktionen, die Formulare, Daten und Freigaben verknüpfen

• Leistungsstarke Collaboration-Tools und anpassbare Vorlagen

Integrationen

Funktioniert mit Unternehmenssystemen wie SAP, Salesforce und Microsoft. Der API-Zugriff ermöglicht die Automatisierung und Integration über Geschäftsanwendungen hinweg.

Vorteile:

• Entwickelt für die Verwaltung komplexer Geschäftsprozesse

• Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe reduzieren manuellen Aufwand und menschliche Fehler

• Unterstützt umfangreiches Dokumentenmanagement und Audit-Kontrolle

Nachteile:

• Erfordert Zeit und Ressourcen für eine effektive Implementierung

• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für Workflow-Tools

Preis

Sie können mit einer kostenlosen Testphase beginnen. Die Pläne sind in Standard-, Professional- und Enterprise-Stufen unterteilt. Die genauen Preise erfahren Sie direkt beim Team, aber der Einstiegspreis für Standard liegt bei 3.000 $/Monat.

14. Process Street

Process Street ist eine Workflow-Software ohne Programmieraufwand, die Teams dabei hilft, Prozesse durch strukturierte Checklisten, SOPs und Automatisierungen zu optimieren. Sie eignet sich gut für wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Abläufe in verschiedenen Abteilungen.

Unsere Meinung

Process Street macht das Workflow-Management erfrischend übersichtlich. Mit der Software können per Drag & Drop Checklisten erstellt werden, die Teams durch strukturierte Workflows führen, insbesondere für das Onboarding von Kunden und interne Audits. So sind alle auf dem gleichen Stand, ohne dass eine technische Einrichtung erforderlich ist.

Hauptmerkmale

• Checklisten-Generator per Drag-and-Drop

• Bedingte Logik zur dynamischen Anpassung von Schritten

• Kollaborative Aufgabenverteilung mit Fälligkeitsdaten

• Einbettbare Medien und Dokumenten-Uploads

• Workflow-Audit-Trails für die Compliance-Verfolgung

Integrationen

Process Street lässt sich über Zapier, Power Automate und native Konnektoren in über 5.000 Apps integrieren. Sie können es mit Google Workspace, Salesforce, Dropbox und mehr verknüpfen, um Daten weiterzuleiten und Updates zu automatisieren.

Vorteile:

• Benutzerfreundliche Oberfläche zum Erstellen und Ausführen von Workflows

• Hilft Projektmanagern, wiederkehrende Aufgaben effizient zu erledigen

• Umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen und SOP-Verfolgung

• Unterstützt Zusammenarbeit in Echtzeit und Status-Transparenz

Nachteile:

• Fortgeschrittene Workflows erfordern möglicherweise eine gewisse Einarbeitungszeit

• Kein Offline-Zugriff

• Höhere Preise können für kleinere Teams eine Belastung sein

Preis

Für genaue Preise wenden Sie sich direkt an das Team.

15. ProProfs Project

ProProfs Project ist eine einfache Lösung für das Workflow-Management, die die Aufgabenverfolgung, Teamkoordination und Terminverwaltung vereinfacht. Sie wurde für kleinere Teams entwickelt, die ihre Workflows übersichtlich verwalten möchten.

Unsere Meinung

ProProfs Project ist hilfreich, um einfache Workflows im Blick zu behalten. Es verfügt zwar nicht über umfangreiche integrierte Automatisierungsfunktionen, aber die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und die Aufgabenverwaltung leicht zu erlernen. Es eignet sich hervorragend für Teams, die Aufgaben und Zeitpläne organisieren müssen, ohne durch unnötige Komplexität abgelenkt zu werden.

Hauptmerkmale

• Aufgabenverfolgung und -zuweisung mit integrierter Priorisierung

• Zeiterfassung für Projekte und einzelne Aufgaben

• Visualisierung von Zeitplänen in Gantt-Diagrammen

• Kommentarthreads und Dateianhänge innerhalb von Aufgaben

• Dashboards zum Fortschritt für grundlegende Einblicke in den Workflow

Integrationen

Integration mit Google Drive, Dropbox und Zapier. Über die Dateifreigabe hinaus eingeschränkt, aber für einfachere Workflows ausreichend.

Vorteile:

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche mit minimaler Einarbeitungszeit

• Stark für grundlegende Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung

• Erschwingliche Preisstufen für kleine Teams

Nachteile:

• Weniger Workflow-Tools und Automatisierungen als andere Plattformen

• Eingeschränkte Integrations- und Workflow-Anpassungsoptionen

Preis

Es gibt einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer und einen Businessplan für 39,97 $/Monat.

16. Backlog

Backlog verbindet Workflow-Management mit Entwicklungsfunktionen wie Versionskontrolle und Bug-Tracking. Es ist auf technische Teams zugeschnitten, die neben der Zusammenarbeit an Code und der Produktdokumentation auch Aufgaben verfolgen wollen.

Unsere Meinung

Wir haben Backlog in entwicklungsintensiven Workflows eingesetzt, in denen Teams mehr als nur Checklisten brauchen. Die Möglichkeit, Probleme zu verwalten, Bugs zu verfolgen und Repositorys wie Git zu integrieren, macht es nützlich für die Optimierung entwicklungsbezogener Prozesse.

Hauptmerkmale

• Projekt- und Aufgabenverwaltung mit Statusaktualisierungen

• Integrierte Git- und SVN-Versionskontrolle

• Bug-Tracking mit Priorisierung und benutzerdefinierten Feldern

• Wiki-System für die Dokumentation

• Gantt-Diagramme für die Darstellung der Zeitleiste

Integrationen

Funktioniert mit GitHub, Slack und Redmine. Integrationen helfen dabei, Problemaktualisierungen weiterzuleiten und Commits mit Workflow-Aufgaben zu verknüpfen.

Vorteile:

• Integrierte Versionskontrolle verwaltet alle Versionen und macht sie zugänglich

• Kombiniert Problemverfolgung, Repositorys und Wikis

• Einfache Benutzeroberfläche für Teams mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen

Nachteile:

• Nicht ideal für Nicht-Entwickler-Teams mit breiteren Anwendungsfällen

• Die Erstellung und Automatisierung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe ist eingeschränkt

• Der mobilen App fehlen Funktionen der Desktop-Version

Preis

Kostenloser Tarif für bis zu 10 Nutzer verfügbar. Starter kostet 35 $/Monat. Standard kostet 100 $/Monat. Premium kostet 175 $/Monat mit unbegrenzter Nutzerzahl und Projekten, und für Unternehmen gibt es auch eine Enterprise-Version mit erweiterten Sicherheitsfunktionen.

17. Hive

Hive ist ein kollaboratives Workflow-Management-System, das mehrere Ansichten, Echtzeit-Messaging und Aufgabenautomatisierung unterstützt. Hive wurde mit Blick auf Flexibilität entwickelt und eignet sich für Teams, die dynamische Workflows und gemeinsame Sichtbarkeit benötigen.

Unsere Meinung

Wir haben Hive in abteilungsübergreifenden Projekten eingesetzt, in denen Transparenz und schnelle Kommunikation wichtig sind. Das Umschalten zwischen Gantt-, Kanban- und Kalenderansichten hilft dabei, alle auf dem Laufenden zu halten, und der integrierte Chat sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss, ohne dass eine externe Messaging-App erforderlich ist.

Hauptmerkmale

• Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe mit Drag-and-Drop-Aufgabenkarten

• Projektlayouts: Gantt, Kanban, Kalender, Tabelle

• Zeiterfassung und Aufgabenverteilung

• Integrierter Chat und Tools für die Zusammenarbeit im Team

• Workflow Automation und Vorlagen

Integrationen

Integriert über 1.000 Tools über Zapier sowie native Optionen für Zoom, Google Workspace, QuickBooks und mehr. Entwickelt, um sich in Ihr bestehendes Ökosystem einzubinden.

Vorteile:

• Starke Funktionen zur Anpassung und Automatisierung von Workflows

• Hilft Projektmanagern, Aufgaben und Zeitleisten über verschiedene Ansichten hinweg zu verwalten

• Hält Teams mit integriertem Chat auf dem Laufenden

Nachteile:

• Die Benutzeroberfläche kann mit vielen Ansichten und Tools überladen wirken

• Eingeschränkte wichtige Funktionen für das Projektmanagement

• Starke Abhängigkeit von Drittanbieterservices

• Steile Lernkurve für Nutzer ohne technische Kenntnisse

Preis

Kostenloser Tarif für bis zu 10 Nutzer verfügbar. Danach beginnt der Starter-Tarif bei 5 $/Nutzer/Monat im Jahresabo. Ein Enterprise-Tarif ist für zusätzliche Flexibilität, Support und Sicherheitsanforderungen verfügbar.

18. beSlick

beSlick ist eine Workflow-Software für kleine und mittelständische Teams, die wiederkehrende Aufgaben dokumentieren und optimieren möchten. Sie ist bekannt für ihren strukturierten Ansatz zum Aufbau wiederholbarer Workflows und zur Vereinfachung von Prozessverbesserungen im Laufe der Zeit.

Unsere Meinung

Wir haben festgestellt, dass beSlick am besten in Teams funktioniert, die bei wiederkehrenden Aufgaben konsistente Ergebnisse erzielen wollen. Der Fokus liegt auf klaren Prozessen, nicht auf überflüssigen Funktionen. Sie können schnell automatisierte Workflows erstellen und Feedback an einem Ort verfolgen. Das ist besonders hilfreich für Teams, die mit Checklisten, SOPs und Aufgabenübergaben auf dem gleichen Stand bleiben wollen.

Hauptmerkmale

• Anpassbare Vorlagen für die Erstellung wiederkehrender Workflows

• Zentrales Dashboard mit Übersicht über den Status aller Aufgaben

• Logikbasierte Schritte, Abhängigkeiten und erforderliche Genehmigungen

• Integrierte Feedback-Erfassung und Berichterstellung

• Analytik zur Hervorhebung von Hindernissen und Ineffizienzen

Integrationen

Es funktioniert mit Google Kalender und Microsoft 365 und ermöglicht über Zapier den Zugriff auf über 2.000 zusätzliche Apps.

Vorteile:

• Einfacher Block-Editor für Workflows

• Erleichtert die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben und standardisiert die Ausführung

• Reaktionsschneller Kundensupport

Nachteile:

• Keine integrierte Zeiterfassung

• Eingeschränkte Flexibilität für große Teams

Preis

beSlick bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu drei Nutzer und eine 14-tägige kostenlose Testphase für sein Standardangebot.

19. Freshservice

Freshservice ist eine Workflow-Software für IT-Teams, die manuelle Arbeit reduzieren und die betriebliche Effizienz verbessern möchten. Sie bietet eine einfache Automatisierung für interne Anfragen, Genehmigungen, Ticketweiterleitung und vieles mehr.

Unsere Meinung

Diese Lösung eignet sich gut für Serviceteams, die eine strukturierte Ticketweiterleitung, Change Management und automatisierte Workflows wünschen. Sie ist flexibel genug, um sich an agile oder hybride Arbeitsabläufe anzupassen, und ideal, wenn Sie wiederkehrende Aufgaben ohne technischen Aufwand automatisieren möchten.

Hauptmerkmale

• Visueller Workflow-Builder für die Ticket-Automatisierung

• SLA-Verfolgung und Eskalationsregeln

• IT-Projektvorlagen für Agile- und Waterfall-Teams

• Freddy AI für den Kundenselbstservice

• Workflows für das Onboarding von Mitarbeitern

Integrationen

Integration mit Tools wie Google Workspace, Microsoft Teams, Jira und Azure AD, mit Zapier-Unterstützung für die Verbindung zu weiteren Drittanbieter-Tools.

Vorteile:

• Solide Lösung für die Verwaltung automatisierter Aufgaben in IT-Workflows

• Übersichtliche Benutzeroberfläche und Layout

• Effiziente Abwicklung von Freigaben und internen Anfragen

Nachteile:

• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten

• Einige Nutzer berichten von langsamen Reaktionszeiten des Supports

Preis

Starter-Tarif ab 19 $ pro Agent/Monat. Growth kostet 49 $, Pro 99 $ und Enterprise ist anpassbar.

20. Quixy

Quixy ist eine no-code, KI-gestützte Plattform, die Teams beim Aufbau automatisierter Workflows und interner Tools unterstützt. Die Lösung wurde für Business-Nutzer entwickelt und umfasst Logikpfade, Validierungen und bedingtes Routing – ganz ohne Entwicklungsaufwand.

Unsere Meinung

Quixy hat sich besonders bewährt, wenn Teams mehr als nur grundlegendes Workflow-Management benötigen. Mit dem visuellen Builder können Sie Formulare, Regeln und sogar einfache interne Apps erstellen. Es gibt zwar eine Lernkurve, aber sobald alles eingerichtet ist, hilft es, Teams auf dem gleichen Stand zu halten, ohne dass sie von Entwicklern abhängig sind.

Hauptmerkmale

• Visueller Builder für Apps und Workflows

• Parallele und sequenzielle Logikpfade

• Integrierte Validierungen, Regel-Engine und Genehmigungen

• Unterstützung für Barcode-/QR-Scanning, Bildaufnahme und umfangreiche Dateneingaben

Integrationen

Verbindung mit Google Workspace und Dropbox, mit Unterstützung für REST-APIs, Webhooks und zusätzliche Integrationen über Zapier.

Vorteile:

• Starke Automatisierung für die Erstellung von Workflows ohne Programmierung

• Nützlich für die Erfassung von Felddaten und Genehmigungen

• Flexibel für einzigartige Geschäftsprozesse

Nachteile:

• Erfordert etwas Vorlaufzeit, um komplexere Abläufe zu erstellen

• Eingeschränkte Support-Dokumentation in bestimmten Bereichen

Preis

Es gibt gestaffelte Tarife basierend auf der Anzahl der Apps, Workflows und Nutzer. Wenden Sie sich an das Team, um ein Preisangebot zu erhalten.

21. Qntrl

Qntrl ist eine Low-Code-Workflow-Software, mit der Teams den Aufgabenfluss, die Transparenz und die Übergaben kontrollieren können. Der Schwerpunkt liegt auf Governance und strukturierter Automatisierung, was die Software zu einer nützlichen Option für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen macht.

Unsere Meinung

Qntrl eignet sich gut, wenn Ihr Team mehrstufige Berechtigungen und klare Prüfpfade benötigt. Der Builder ist visuell und flexibel, insbesondere für die Erstellung von Workflows, die den Compliance-Standards entsprechen. Er ist besonders hilfreich für Teams, die Zoho-Tools verwenden oder interne Anfragen verwalten.

Hauptmerkmale

• Benutzerdefinierte Formulare mit Logik und Genehmigungen

• Wenn-dann-Automatisierungen und Weiterleitung

• Prozesssichtbarkeit über Dashboards

• Rollenbasierter Zugriff und Benachrichtigungen in der App

Integrationen

Unterstützt die Integration mit Zoho-Apps sowie REST-API-Zugriff, Webhooks und Zapier für eine breitere Konnektivität.

Vorteile:

• Hilfreich für die Prozesskontrolle und -transparenz

• Einfache Automatisierung von Freigaben und Aufgabenweiterleitung

• Nützlicher No-Code-Builder zum Erstellen von Workflows

Nachteile:

• Dashboards lassen sich nicht stark anpassen

• Einige Nutzer erwähnen, dass die Benutzeroberfläche veraltet wirkt

Preis

Der Standardpreis beträgt 15 $/Monat/Nutzer und Enterprise 30 $/Monat/Nutzer im Jahresabo. Große Unternehmen können individuelle Preisangebote einholen.

22. Notion

Seit der Übernahme von Automate.iohat Notion seine Workflow-Management-Funktionen erweitert und hilft Teams dabei, Workflows zwischen Cloud-Apps zu automatisieren und sie alle unter unendlich flexiblen, ansprechenden Benutzeroberflächen zusammenzuführen.

Die Workflow-Management-Tools von Notion sind für die Erstellung von Bots konzipiert, die Aufgaben über Plattformen wie CRMs, Formulare, Tabellen und Marketing-Apps hinweg erledigen – und das alles über eine visuelle Benutzeroberfläche, die von jedem erstellt werden kann.

Unsere Meinung

Dieses Tool ist eine gute Wahl für KMUs, die eine schnelle Möglichkeit suchen, Aufgaben zwischen ihren Kerntools zu optimieren. Es ist wie eine vereinfachte Alternative zu technischeren Optionen. Sie können mehrstufige Automatisierungen erstellen, ohne sich durch Menüs zu wühlen, und sie in dynamischen Dokumenten und Oberflächen zusammenfassen – genau dort, wo Sie Ihre Daten brauchen.

Hauptmerkmale

• Mehrstufige Bots mit Verzögerung und Verzweigungen

• Drag-and-Drop-Oberfläche für die Erstellung von Workflows

• Zeitpläne und bedingte Workflows

• Über 200 vorgefertigte App-Konnektoren

• Schöne Oberflächen, die die Präsentation von Daten vereinfachen

Integrationen

Integrate mit Salesforce, Google Workspace und HubSpot sowie Tools wie Slack, Trello, Asana und Shopify. Zapier erweitert die Kompatibilität noch weiter.

Vorteile:

• Übersichtliche Benutzeroberfläche

• Einfaches Erstellen automatisierter Workflows über Apps hinweg

• Guter Support und Hilfe beim Onboarding

Nachteile:

• Einige Verzögerungen bei komplexeren Workflows

• Eingeschränkte Versionierung und Protokollierung

Preis

Notion bietet einen kostenlosen Tarif, Plus für 10 $ und Business für 20 $, jeweils pro Nutzer und Monat. Unternehmen können ein Preisangebot anfordern.

23. Einfache Verwaltung

Simple Admation ist eine Workflow-Software, die die kreative Produktion für verschiedene Teams optimiert, bei denen Compliance und Kontrolle wichtig sind. Sie vereint Projektbriefings, Asset-Freigaben, Ressourcenplanung und Zusammenarbeit in Echtzeit (sowie Audit-Trails) in einem System.

Unsere Meinung

Simple Admation konzentriert sich auf Marketing-Workflows und bietet integrierte Tools für die Verwaltung von Briefings, Überarbeitungen, Freigaben und Kampagnenzeitplänen. Sie eignet sich besonders für Teams mit hohem Arbeitsvolumen, die mehrere Ergebnisse und Stakeholder jonglieren müssen, sowie für Unternehmen, die sich in komplexen regulatorischen Umgebungen bewegen (wie im Gesundheitswesen und im Finanzdienstleistungsbereich).

Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Plattformen eher traditionell, aber die Funktionsvielfalt – insbesondere in den Bereichen Feedback, Compliance und Ressourcennutzung – ist kaum zu übertreffen.

Hauptmerkmale

• Dashboard zur Kampagnenverfolgung und Projektplanung

• Versionskontrolle und Tools für kommentiertes Feedback

• Freigabepfade und Überprüfungsverfolgung

• Integrierte Aufgabenvorlagen

• Ressourcenzuweisung über Kampagnen hinweg

Integrationen

Verbindung mit Adobe Creative Suite und Microsoft Outlook. Bietet benutzerdefinierte Integrationen für Cloud-Speicher und Dokumentenverwaltung.

Vorteile:

• Entwickelt für kreative und Marketing-Workflows

• Starke Freigabe- und Überprüfungs-Feedback-Workflows

• Hält Kampagnen und Assets auf dem gleichen Stand

Nachteile:

• Die Benutzeroberfläche ist im Vergleich zu moderner Workflow-Software veraltet

• Benutzerdefinierte Berichte sind nur in Enterprise-Plänen verfügbar.

Preis

Nur benutzerdefinierte Preise. Kein kostenloser Plan verfügbar.

24. VOGSY

VOGSY ist eine Workflow-Softwareplattform für Unternehmen, die professionelle Dienstleistungen anbieten. Sie verwaltet Preisangebote, Zeiterfassung und Lieferungen in einem System und bietet native Unterstützung für Nutzer von Google Workspace.

Unsere Meinung

Uns hat gefallen, wie VOGSY die Übergabe zwischen Preisangebot, Arbeit und Abrechnung vereinfacht. Das Design der Workflow-Software ist kompakt und auf die Zusammenarbeit mit G Suite ausgerichtet. Das ist super, wenn Ihr Unternehmen mit Kunden zu tun hat und Sie weniger Silos haben möchten.

Hauptmerkmale

• Ganzheitliche Aufgabenverwaltung und Zeitleisten-Verfolgung

• Rentabilitätsverfolgung und Preisangebote

• Gantt-Ansichten und Status-Updates in Echtzeit

• Prognosen zur Arbeitsauslastung und Kapazität des Teams

Integrationen

Integration mit einer Vielzahl von Tools Google Workspace, Salesforce und HubSpot sowie Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks und Xero.

Vorteile:

• Übersichtliche Benutzeroberfläche und einfach für Teams, die Google bevorzugen

• Optimierte Kunden-Workflows

• Verknüpft Vertrieb, Lieferung und Abrechnung auf einer Seite

Nachteile:

• Lernkurve für Nicht-Google-Nutzer

• Erfordert die Zustimmung des Teams, um ältere Tools zu ersetzen

Preis

Das System basiert auf Nutzertypen und kostet zwischen 14 $/Nutzer/Monat und 56 $/Nutzer/Monat für Super-Nutzer.

25. Airtable

Airtable ist eine super flexible, programmierfreie Workflow- und Anwendungsplattform für Business-Nutzer. Ursprünglich bekannt für ihre tabellenkalkulationsähnliche Datenbank, wurde die Plattform kürzlich als AI-natives System neu aufgelegt, das visuelles Projektmanagement, App-Entwicklung und generative AI-Funktionen in einer Umgebung vereint.

Unsere Meinung

Mit der Einführung des KI-Agenten Omni, einer wiederverwendbaren App-Bibliothek und HyperDB für die Verwaltung großer externer Datensätze ist Airtable jetzt für Teams konzipiert, die interne Apps mit KI-Funktionen der Enterprise-Klasse erstellen und skalieren möchten.

Airtable bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit und ist damit eine solide Option für Teams, die sowohl Flexibilität als auch Automatisierung benötigen. Es bietet zwar nicht die umfassenden Anpassungsmöglichkeiten von Open-Source-Systemen, eignet sich jedoch hervorragend für Unternehmen, die Wert auf Zugänglichkeit, Skalierbarkeit und Geschwindigkeit legen.

Hauptmerkmale

• KI-Agent (Omni) zum Erstellen und Bearbeiten von Apps über natürliche Sprache

• Vorgefertigte App-Vorlagen für gängige Anwendungsfälle

• Automatisierung für Workflows und Aufgabenverteilung

• Zusammenarbeit und Berechtigungssteuerung in Echtzeit

• Sandbox-Umgebung zum Testen

• Benutzerdefiniertes Branding und Ansichten des Arbeitsbereichs

Integrationen

Verbindung mit Hunderten von Apps von Drittanbietern, darunter Slack, Jira, Salesforce und Google Workspace. Unterstützt die Integration mit Datenplattformen wie Databricks und Snowflake über HyperDB.

Vorteile:

• KI ist tief in die Plattform integriert und nicht nur als Add-on hinzugefügt

• Starke Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität

• Einfache Abstimmung zwischen funktionsübergreifenden Teams

Nachteile:

• Die mobile App ist nicht so leistungsstark wie die Desktop-Version

• Für manche Nutzer ist die Lernkurve steil

Preis:

Kostenloser Tarif für bis zu 5 Redakteure verfügbar. Team-Tarif ab 20 $/Nutzer/Monat. Business-Tarif 45 $/Nutzer/Monat. Die Preise für Enterprise sind benutzerdefiniert.

26. Shift

Shift ist eine Multi-App-Workflow-Softwareplattform für Leute, die E-Mails, Kalender und Collaboration-Tools verwalten. Sie wurde entwickelt, um tägliche Workflows zu zentralisieren und die Überlastung durch Tabs zu reduzieren.

Unsere Meinung

Bei Shift geht es weniger um die Erstellung von Prozessen als vielmehr um die Vereinfachung Ihres täglichen Workspace. Wenn Sie bei Ihr Arbeit zwischen Inbox, Nachrichten und Kalendern hin- und herwechseln müssen, hilft Ihnen Shift dabei, Ihren Browser (und Ihr Gehirn) unter Kontrolle zu halten.

Hauptmerkmale

• Einheitlicher Zugriff auf mehrere E-Mail-Konten

• App-Unterstützung für Slack, WhatsApp, Trello und mehr

• Integrierter Kalender und Aufgabenansicht

• Tabellenloses Browsen und einheitlicher Workspace

Integrationen

Integration mit Gmail, Outlook, Zoom, Google Drive und über 1.000 Web-Tools über Browser-Erweiterungen.

Vorteile:

• Konsolidiert Apps in einer Oberfläche

• Ideal für Solo-Workflows oder hybride Mitarbeiter

• Verhindert, dass Nachrichten übersehen werden

Nachteile:

• Keine vollständige Workflow-Softwarelösung für Teams

• Kann bei mehreren E-Mail-Konten verzögert sein

Preis

Kostenloser Tarif für bis zu 2 Accounts verfügbar. Der erweiterte Tarif kostet 149 $/Jahr, während Teams 149 $/pro Nutzer kostet.

27. Fluix

Fluix ist eine Workflow-Software für Außendienstteams. Sie optimiert Inspektionen, Berichte von Baustellen und Compliance-Prozesse. Dank ihrer Offline-Funktionen eignet sie sich ideal für Branchen wie das Bauwesen, die Logistik und Versorgungsunternehmen.

Unsere Meinung

Wenn Ihr Team in Remote- oder regulierten Umgebungen arbeitet, erfüllt Fluix viele Anforderungen. Der mobile Zugriff, der Offline-Modus und die Freigaberouting sind eine große Hilfe in Branchen, in denen Laptops nicht immer eine Option sind.

Hauptmerkmale

• Workflow-Builder per Klick

• Benutzerdefinierte Formulare und Inspektionsvorlagen

• Freigabe-Workflows und digitale Signaturen

• Offline-Zugriff und sichere Synchronisierung

Integrationen

Integration mit Salesforce, Box und OneDrive sowie Unterstützung benutzerdefinierter Verbindungen über Zapier und REST API.

Vorteile:

• Einfach offline zu nutzen

• Starke Audit-Trails und Compliance-Workflows

• Teams vor Ort bleiben dank mobilem Zugriff auf dem gleichen Stand

Nachteile:

• In erster Linie für den Außendienst und nicht für allgemeine Projektmanagement-Workflows konzipiert

• Nutzer können aufgrund eingeschränkter Möglichkeiten zur teamübergreifenden Zusammenarbeit auf Silos stoßen

Preis

Basic kostet 20 $ pro Nutzer und Monat. Für mehr als zehn Nutzer kosten die Core- und Pro-Tarife 40 $ bzw. 75 $ pro Monat, Add-ons nicht inbegriffen.

28. Pipefy

Pipefy ist eine der besten Workflow-Management-Software-Tools für Operations-Teams. Es bietet eine Low-Code-Oberfläche, mit der Sie Geschäftsprozesse organisieren, automatisieren und verwalten können, ohne dass Sie dafür Entwicklerressourcen benötigen.

Unsere Meinung

Mit Pipefy können Sie ganz einfach klein anfangen – hier ein Einstellungsprozess, dort ein Rechnungsworkflow – und schnell skalieren. Es ist übersichtlich, flexibel und ideal für Teams, die eine zuverlässige Workflow-Software ohne Überfunktionalität suchen.

Hauptmerkmale

• Workflow-Vorlagen für HR, Finanzen und Support

• Erstellung von Workflows per Drag & Drop

• Automatisierungen, E-Mail-Auslöser und benutzerdefinierte Formulare

• SLA-Verfolgung und Genehmigungsweiterleitung

Integrationen

Verbindung mit Salesforce, Google Sheets, Slack, DocuSign und Zendesk, mit zusätzlicher Flexibilität durch Zapier und eine offene API.

Vorteile:

• Plug-and-Play-Vorlagen sind einfach zu verwenden

• Tolle Tools zur visuellen Workflow-Erstellung

• Hilft bei der übersichtlichen und zuverlässigen Verwaltung wiederkehrender Aufgaben

Nachteile:

• Eingeschränkte erweiterte Funktionen für Projektplanung, Ressourcenmanagement und Berichterstellung

• Weniger ausgereiftes Integrations-Ökosystem, das Automatisierungen und Konnektivität in Unternehmen einschränken kann

Preis

Kostenloser Tarif für bis zu 10 Nutzer verfügbar. Preisangebote für Business und Enterprise sind auf Anfrage erhältlich.

Funktionen, auf die Sie bei Workflow-Management-Software achten sollten

Wenn Sie ein Team vergrößern oder ein schnelllebiges Projekt leiten, kann die richtige Projektmanagement-Software über den Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Ich habe mit Teams gearbeitet, die mehr Zeit mit der Wartung ihrer Tools verbracht haben als mit deren Nutzung. Ich habe auch gesehen, wie die richtige Plattform Verwirrung beseitigen, Verzögerungen reduzieren und echte Fortschritte unterstützen kann.

Wir konzentrieren uns auf die Funktionen, die wirklich wichtig sind, insbesondere wenn Sie Workflow Automation einsetzen, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen, zu standardisieren oder zu wiederholen, die bisher auf E-Mails, Tabellen oder das Erinnerungsvermögen einzelner Mitarbeiter beruhten.

Dies sind die sechs wichtigsten Funktionen, auf die ich bei jeder Workflow Automationsplattform achte, die sich lohnt.

1. Einfache Einrichtung und schnelles Onboarding

Workflow-Software sollte keine Entwickler oder eine Woche Onboarding erfordern, um loslegen zu können. Die besten Tools bieten:

• Workflow-Erstellung ohne oder mit nur wenig Programmieraufwand

• Vorgefertigte Vorlagen und anpassbare Automatisierungsregeln

• Schnelle Einführung ohne komplexe Konfiguration

• Eine übersichtliche, zugängliche Benutzeroberfläche, die nicht überfordert

Das ist wichtig, wenn Sie Workflow-Management-Tools in Teams einführen, die schnell arbeiten müssen, und wenn Sie Vertrauen in neue Systeme aufbauen wollen, ohne die Arbeit zu verlangsamen.

2. Einfache Integration

Wenn Ihre Plattform nicht mit den Tools verbunden ist, die Ihr Team bereits nutzt, entsteht mehr Arbeit. Eine gute Workflow Automation-Software sollte Folgendes unterstützen:

• Integrationen mit Ihren Projektmanagement-Tools, CRM-, Finanz- und Kommunikations-Apps

• Reibungsloser Datenfluss zwischen Systemen

• Weniger Engpässe durch wechselnde Logins und bessere Kontextfreigabe

Wrike lässt sich zum Beispiel mit über 400 Tools integrieren, sodass Sie Ihre Prozesse ohne Umwege miteinander verbinden können.

3. Anpassung über Teams und Projekte hinweg

Keine zwei Teams führen ihre Workflows auf die gleiche Weise aus. Egal, ob Sie Kampagnen verwalten, Kunden onboarden oder Freigaben absenden, Ihre Workflow-Management-Plattform sollte Ihnen Folgendes ermöglichen:

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe nach Team, Abteilung oder Prozess

• Passen Sie Logik und Automatisierung nach Projekt oder Rolle an

• Wenden Sie rollenbasierte Berechtigungen an, um Struktur und Sicherheit zu gewährleisten

Ohne Flexibilität wirkt Automatisierung schnell wie eine Einheitslösung, die nie ganz passt.

4. Dashboards mit mehreren Ansichten

Sowohl Übersichten auf hoher Ebene als auch Details auf Aufgabenebene sind wichtig. Leistungsstarke Workflow-Management-Systeme sollten Ihnen Folgendes bieten:

• Makroansichten von Geschäftsabläufen, Kapazitäten und Fortschritten

• Echtzeit-Updates zu Aufgabenstatus, Freigaben und Blockaden

• Schneller Zugriff auf bestimmte Aufgaben und Termine

Der Kontext und die Details helfen Teams, auf dem Laufenden zu bleiben, und Managern, bei Bedarf einzugreifen, ohne nach Status-Updates suchen zu müssen.

5. Echtzeit-Berichte und Analytik

Auch wenn Sie sich auf die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben konzentrieren, brauchen Sie einen Einblick in das, was funktioniert und was nicht. Hier kommen Berichte ins Spiel.

Achten Sie auf Tools, die Folgendes bieten:

• Echtzeit-Dashboards und detaillierte Berichte

• Einblick in die Dauer, Verzögerungen und Abschlussquoten von Workflows

• Historische Daten zur Unterstützung kontinuierlicher Verbesserungen und Prognosen

Ohne diese Informationen ist es schwierig, echte Verbesserungen zu erzielen oder Änderungen im Laufe der Zeit zu rechtfertigen.

6. Integrierte KI-Funktionen

KI verändert die Art und Weise, wie Teams Workflows automatisieren, und die besten Tools nutzen sie, um manuelle Einstellungen zu reduzieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Achten Sie auf

• Prädiktive Analytik zur Steuerung von Prozessverbesserungen

• Automatische Angaben, Weiterleitung oder Verarbeitung basierend auf Verhalten oder Inhalt

• Unterstützung für die Verarbeitung unstrukturierter Daten mithilfe von natürlicher Sprachverarbeitung

• Intelligente Vorschläge für zukünftige Automatisierungen oder Optimierungen

Die besten Workflow Automation Tools nutzen KI, um über die „Wenn-Dann-Logik“ hinauszugehen und Ihnen dabei zu helfen, Muster zu erkennen, Zeit zu sparen und komplexe Arbeiten zu optimieren.

Vorteile von Workflow-Management-Tools

Sobald Sie das richtige System aufgebaut haben, läuft alles besser, was die Kommunikation, Freigaben und Zusammenarbeit verbessert. Ich habe Teams gesehen, die mit nur einem starken Workflow-Management-System von ständigen Nachfassaktionen zu klaren Verantwortlichkeiten übergegangen sind. Im Folgenden sind einige der wertvollsten Vorteile aufgeführt, die ich aus erster Hand erlebt habe.

Workflows optimieren

Wenn jede Aufgabe einen festen Platz und einen festen Weg hat, verbringen Sie weniger Zeit damit, Status-Updates zu verfolgen. Mit Workflow-Software können Sie wichtige Prozesse abbilden, standardisieren und wiederholen. Diese Klarheit sorgt für eine bessere Aufgabenverteilung, eine schnellere Ausführung und eine stabilere Lieferung teamübergreifend.

Automatisierte Benachrichtigungen

Durch in Ihre Workflow-Management-Software integrierte Benachrichtigungen vermeiden Sie Verzögerungen und versäumte Schritte. Ich habe automatisierte Benachrichtigungen verwendet, um festgefahrene Überprüfungen zu kennzeichnen, Erinnerungen zu versenden und Freigaben zu bestätigen, ohne dass zusätzliche Meetings oder manuelle Nachfassaktionen erforderlich waren.

Automatisierungstools reduzieren manuelle Arbeit

Routinetätigkeiten kosten Zeit. Mit den richtigen Automatisierungstools kann sich Ihr Team auf die Arbeit konzentrieren, die Kontext erfordert, und nicht auf die sich wiederholenden Teile. Ob es um die Weiterleitung von Aufgaben, die Zuweisung von Zuständigkeiten oder das Senden von Status-Updates geht – intelligente Automatisierungen helfen dabei, manuelle Aufgaben zu reduzieren und den Fortschritt voranzutreiben.

Komplexe Workflows reibungsloser abwickeln

Wenn Ihre Arbeit mehrere Abteilungen, Tools oder Entscheidungsträger umfasst, brauchen Sie ein System, das sich anpasst, ohne die Dinge zu verkomplizieren. Tools wie Process Street helfen Ihnen dabei, komplexe Workflows zu verwalten, indem sie Ihnen eine Struktur bieten, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ich habe es verwendet, um Prozesse in großen Teams mit minimaler Verwirrung einzuführen.

Verbessere die Zusammenarbeit und die Klarheit von Aufgaben

Klare Workflows unterstützen die Zusammenarbeit im Team. Wenn Aufgaben, Schritte und Freigaben sichtbar sind, ist es für alle einfacher, auf dem gleichen Stand zu bleiben. Sie können Verantwortlichkeiten verfolgen, menschliche Fehler reduzieren und die Zusammenarbeit zu einem Teil des Prozesses machen.

Bericht-Tools unterstützen Prozessverbesserungen

Daten zeigen Ihnen, was funktioniert und was geändert werden muss. Integrierte Bericht-Tools und Datenanalytik geben Ihnen Einblick in die Leistung im Laufe der Zeit. Ich nutze diese Daten, um Muster zu erkennen, Prozesse zu verfeinern und die Workflow-Erstellung zu verbessern, ohne eine separate Analytik-Plattform zu benötigen.

Workflow-Software vs. Projektmanagement-Software

Als ich anfing, Tools zu vergleichen, ging ich davon aus, dass Workflow-Management-Software und Projektmanagement-Tools dasselbe leisten. Das ist jedoch nicht der Fall.

Sie lösen unterschiedliche Probleme, und wenn man den Unterschied kennt, kann man viel Zeit und Nacharbeit sparen.

Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software konzentriert sich auf Zeitpläne, Ergebnisse und Planung. Hier erstellen Teams Zeitpläne, weisen Ressourcen zu und verfolgen den Fortschritt anhand von Meilensteinen.

Diese Tools eignen sich hervorragend für die Festlegung des Umfangs und die Abstimmung, aber sie reichen oft nicht aus für alltägliche Workflow-Prozesse wie Freigaben, Übergaben oder wiederkehrende Aufgaben, die Automatisierung und Struktur erfordern.

Workflow-Management-Software

Workflow-Software ist dafür gedacht, wiederholbare Geschäftsprozesse oder die täglichen Arbeitsschritte zu verwalten. Damit können Sie Übergaben verwalten, Überprüfungen vereinfachen oder standardisieren, wie Dinge durch ein System laufen.

Die besten Tools für das Workflow-Management bieten:

• Automatisierte Workflows mit Aufgabenweiterleitung und Logik

• Benutzerdefinierte Pfade für wiederkehrende Aufgaben wie das Onboarding von Mitarbeitern oder die Überprüfung von Assets

• Tools zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und zur Reduzierung menschlicher Fehler

• Optionen zur Anpassung von Workflows an Teams und Anwendungsfälle

• Klare Regeln und Software-Funktionen zur Workflow Automation, die für konsistente Prozesse sorgen

Anstatt zu verfolgen, was zu tun ist, konzentriert sich Workflow-Software darauf, wie es geschieht. Ich habe sie eingesetzt, um die Arbeit zwischen Abteilungen zu optimieren, indem ich Freigaben und Aufgabenbewegungen automatisiert habe, ohne dabei den Überblick oder die Kontrolle zu verlieren.

Tipp: Möglicherweise benötigen Sie beides!

Wenn Sie Zeitpläne, Budgets und funktionsübergreifende Ziele verwalten, verschafft Ihnen Projektmanagement-Software den Überblick. Wenn Ihr Team jedoch wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung von Inhalten, das Onboarding von Kunden oder die Überprüfung von Rechtsdokumenten ausführt, benötigen Sie eine Arbeitsmanagement-Lösung, die die eigentliche Ausführung unterstützt.

Die gute Nachricht ist, dass viele Plattformen heute beide Seiten miteinander verbinden. Eine starke Workflow-Management-Plattform bietet Aufgabenansichten, Automatisierung und Unterstützung für komplexe Workflows und lässt sich gleichzeitig mit dem breiteren Ökosystem aus Projektsoftware, Collaboration-Tools und Dokumentenmanagementsystemen verbinden.

Es geht nicht darum, ein Tool dem anderen vorzuziehen. Es geht darum, das System zu wählen, das zum Alltag Ihres Teams passt, und zu wissen, wann es Zeit für eine Erweiterung ist.

Warum Wrike auch 2025 noch die beste Workflow-Software ist

Nach dem Vergleich von 28 der besten Workflow-Tools liegt Wrike immer noch an der Spitze.

Es bietet, was Teams wirklich brauchen: leistungsstarke Automatisierung, flexible Struktur, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Echtzeit-Transparenz über alle Funktionen hinweg. Egal, ob Sie Kampagnen verwalten, neue Mitarbeiter einarbeiten oder interne Anfragen weiterleiten, Wrike passt sich Ihrem Team an.

Mit tiefgreifenden Integrationen, Live-Dashboards und rollenbasierten Ansichten sorgt es dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.