Planificación de recursos
Planificación de recursos para servicios profesionales
El sector de los servicios profesionales es amplio y engloba un extenso abanico de industrias, desde TI y marketing, hasta servicios jurídicos y financieros. Aunque estas profesiones son muy diferentes unas de otras, todas se benefician de que los gestores de proyectos y los jefes de equipo adoptan un enfoque estratégico de la planificación de los recursos y la capacidad.
En gestión de proyectos, un recurso es todo lo que se necesita para completar una tarea o un proyecto. Puede incluir personas, materiales, tiempo e incluso operaciones financieras. Debido a que la mayoría de las empresas y organizaciones no disponen de recursos financieros ni de personal ilimitados, es fundamental que los gestores de proyectos sean estratégicos al invertir estos recursos.
En algunas empresas, se contrata a un gestor de proyectos específicamente para que garantice que los materiales, la mano de obra y los fondos disponibles se utilicen correctamente
¿Por qué es importante la planificación de recursos?
Antes de que un proyecto pase a la fase de ejecución, es importante que los gestores de proyectos o de recursos prevean las necesidades que surgirán a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En función de la duración y la naturaleza de una iniciativa en particular, un gestor de proyectos debe tener claro qué personas y qué recursos son necesarios para realizar tareas fundamentales que en última instancia se traducirán en la finalización del proyecto.
La planificación de recursos es más eficaz cuando los gestores de proyectos tienen visibilidad de las cargas de trabajo y pueden prever la demanda, revisar los datos históricos del proyecto y recurrir a los miembros del equipo en función de sus habilidades, ubicación, rendimiento y disponibilidad. Para ello, las soluciones de gestión de proyectos como Wrike son de enorme ayuda.
Procurar no sobreutilizar los recursos en el entorno de un proyecto es una forma de evitar factores que merman la productividad como el agotamiento de los empleados. Según la Clínica Mayo, el agotamiento de los empleados puede darse cuando un trabajador experimenta estrés en el lugar de trabajo, desequilibrio entre vida laboral y personal , o una falta de control sobre su carga de trabajo. Business Insider señala que entre un 40 % y un 50 % de los trabajadores estadounidenses sufren agotamiento, lo que desvela que ahora más que nunca es fundamental disponer de un proceso de planificación de recursos efectivo.
La planificación de recursos facilita el buen funcionamiento de los proyectos y propicia que los proyectos se entreguen dentro del plazo y el presupuesto. Asimismo, ayuda a las empresas de servicios profesionales a comprender su idoneidad para asumir trabajos nuevos en función de la capacidad futura de su personal, lo que también se conoce como planificación de la capacidad.
Saber asignar y gestionar los recursos puede marcar la diferencia entre el fracaso y el éxito
de un proyecto.
Planificación de la capacidad
Los gestores de proyectos en servicios profesionales tienen éxito cuando pueden adelantarse y planificar en función del «panorama general». En el contexto de los servicios profesionales, la planificación de la capacidad es la forma en que las empresas pueden asegurarse de tener disponible el plan de capacidad de recursos adecuado para satisfacer la demanda futura de los clientes.
La planificación de la capacidad también ayuda a las empresas a comprender y prepararse para los costes operativos futuros ya que evalúa variables más allá de los niveles de recursos actuales.
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es la forma en que los gestores de proyectos y recursos evalúan y abordan las necesidades futuras de su empresa. Requiere un enfoque a largo plazo y estratégico que tenga en cuenta aspectos como la demanda futura, datos pasados, tendencias, variaciones estacionales e incluso condiciones irregulares. Este tipo de información ayuda a los gestores de proyectos y a los gestores de recursos a tomar decisiones basadas en datos procesables.
Haciendo referencia específicamente a la mano de obra, la planificación de la capacidad garantiza que la cantidad necesaria de personas con las habilidades adecuadas estén disponibles para trabajar en determinados proyectos e iniciativas.
Supongamos que una empresa planea iniciar el rediseño de un sitio web en los próximos seis meses. Un gestor de recursos se aseguraría de que la cantidad adecuada de redactores, diseñadores y programadores estén disponibles para trabajar en el proyecto con el propósito de que se complete a tiempo.
¿Será necesario contratar más personal? ¿Falta personal especializado en determinadas habilidades? ¿Necesitará el personal trabajar horas extras o asumir más carga de trabajo que la que tienen actualmente? ¿Se necesitarán autónomos o contratistas? La planificación de la capacidad se puede comparar con una función de equilibrismo, por lo que puede ser útil observar los recursos utilizados durante proyectos similares. Los datos anteriores probablemente proporcionarán información sobre los plazos, la mano de obra y los costes.
Las empresas rara vez (por no decir nunca) elaboran sus presupuestos «sobre la marcha», y la planificación de la capacidad les ayuda a comprender con firmeza los costes operativos futuros con meses y, a veces, años de antelación.
Retos de la planificación de la capacidad
Quizás observes que hay algunos retos y barreras asociados a la planificación de la capacidad.
Por ejemplo, los cambios en el liderazgo pueden hacer que sea difícil predecir qué proyectos o decisiones relativas a los recursos se deben tomar. Un gestor de proyectos puede establecer un enfoque ambicioso para abordar la cartera de proyectos, mientras que otro puede adoptar un enfoque más conservador. Si el liderazgo futuro no está claro, planificar de esta manera puede resultar complicado.
Además, la falta de visibilidad de la carga de trabajo de los empleados puede ser un obstáculo para la planificación eficiente de la capacidad. Operar desde la oscuridad hace que sea difícil evaluar qué recursos están disponibles para qué proyectos, qué recursos se están sobreutilizando o infrautilizando y qué recursos no están disponibles.
Consejos para la planificación de la capacidad
Para garantizar un proceso de planificación de la capacidad eficiente, asegúrate de seguir estos pasos.
- Analizar la demanda y los requisitos de capacidad Sobre la base de los datos disponibles, un gestor de recursos puede determinar que una época particular del año o un tipo de proyecto necesita más recursos o un aumento en la carga de trabajo para los recursos ya existentes. ¡Esta información es muy importante!
- Evaluar la capacidad actual y la planificada ¿Se necesitará más personal o los miembros del equipo tendrán suficiente disponibilidad para sacar adelante más trabajo? ¿En el equipo faltan actualmente algunas habilidades que sean necesarias para los próximos proyectos?
- Alinear capacidad con demanda y objetivos comerciales futuros Por lo general, los gestores de proyectos y recursos tienen al menos una idea aproximada de lo que está por venir. Estos conocimientos son muy valiosos porque ayudan a alinear a las personas disponibles con las tareas a realizar, y a determinar qué se necesita para lograr los objetivos clave.
Las soluciones de software que proporcionan visibilidad de las cargas de trabajo individuales permiten una mejor planificación de la capacidad. La herramienta de vista de carga de trabajo de Wrike permite a los gestores de recursos verificar la disponibilidad a corto y largo plazo de cada uno de los miembros del equipo.