28 mejores software de gestión del flujo de trabajo disponibles en 2025

Cuando empecé mi cargo en Wrike, solía confiar ciegamente en las hojas de cálculo de Google para organizar mi lista de tareas. Era un hábito que adquirí de un puesto anterior, y mi fiable hoja de cálculo iba conmigo a todas partes (¡virtualmente, claro!) porque no conocía otra forma.

Y funcionaba. Hasta que dejó de hacerlo. Tan pronto como empecé a trabajar en proyectos con varias partes interesadas, dependencias complejas y flujos de trabajo que necesitaban aprobación, mi código de colores comenzó a desmoronarse. La verdad era que no necesitaba más columnas. Necesitaba una solución centralizada que pudiera seguir el ritmo a medida que las cosas se volvían más complejas.

El mundo rápidamente cambiante de hoy exige que los equipos se mantengan alineados, se muevan más rápido y reduzcan el caos de las operaciones diarias, lo que significa que una solución de gestión del flujo de trabajo es imprescindible. Se prevé que el mercado de sistemas de gestión del flujo de trabajo crecerá un 30 % en 2028, ya que cada vez más equipos recurren a la automatización, el enrutamiento de IA y la colaboración en tiempo real para mantenerse por delante.

Esta guía desglosa las 28 principales plataformas de flujo de trabajo disponibles para los equipos modernos y evalúa qué buscar al elegir un software nuevo para tu negocio.

Índice

• ¿Qué es un software de gestión del flujo de trabajo?

• Mejores herramientas de automatización de flujo de trabajo

• 28 plataformas de software de flujo de trabajo analizadas

• Funciones que buscar en el software de gestión del flujo de trabajo

• Beneficios de las herramientas de gestión del flujo de trabajo

• Software de flujo de trabajo en comparación con el software de gestión de proyectos

Herramientas cubiertas

• 1. Wrike

• 2. Asana

• 3. Monday.com

• 4. Zapier

• 5. Smartsheet

• 6. ClickUp

• 7. Trello

• 8. Jira

• 9. Team Compass (de Weekdone)

• 10. ProofHub

• 11. Nintex

• 12. Bit.ai

• 13. ProcessMaker

• 14. Process Street

• 15. ProProfs Project

• 16. Backlog

• 17. Hive

• 18. beSlick

• 19. Freshservice

• 20. Quixy

• 21. Qntrl

• 22. Notion

• 23. Admation

• 24. VOGSY

• 25. Airtable

• 26. Shift

• 27. Fluix

• 28. Pipefy

¿Qué es un software de gestión del flujo de trabajo?

El software de gestión del flujo de trabajo es un tipo de software de gestión que ayuda a los equipos a planificar, rastrear y completar su trabajo utilizando flujos de trabajo definidos. Proporciona una estructura para tareas recurrentes, aprobaciones, revisiones de contenido, incorporación de clientes y otros procesos empresariales que necesitan consistencia, colaboración y visibilidad.

La solución adecuada de gestión del flujo de trabajo ayuda a los equipos a:

• Automatiza las tareas repetitivas

• Asignar tareas y hacer un seguimiento de la propiedad

• Crear y compartir flujos de trabajo personalizados

• Enrutar el trabajo automáticamente en función de reglas o desencadenantes

• Integrarse con herramientas de gestión de proyectos y apps de comunicación

• Apoyar la automatización del flujo de trabajo para reducir retrasos y entradas manuales

Los mejores sistemas proporcionan a los equipos flexibilidad para crear flujos de trabajo que reflejen cómo trabaja realmente tu equipo, ya sea que involucren aprobaciones de marketing, revisiones de operaciones o incorporación de empleados.

A medida que profundizamos en funciones, beneficios y herramientas, también veremos cómo el software de gestión del flujo de trabajo encaja en una estrategia de automatización más amplia y por qué la diferencia entre el software de flujo de trabajo y el software de gestión de proyectos importa más de lo que parece.

Cómo encontrar las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo

Antes de profundizar en las plataformas, es conveniente observar qué ofrecen las mejores plataformas de automatización del flujo de trabajo.

Para mí, lo importante ha sido siempre la claridad sobre el caos. Necesitaba herramientas que pudieran automatizar tareas, apoyar la colaboración real y adaptarse a las prioridades cambiantes.

Las plataformas más eficaces te ayudan a:

• Gestionar los flujos de trabajo a través de los equipos

• Construir lógica en procesos repetibles

• Reducir seguimientos y verificaciones de estado

• Automatizar pasos como aprobaciones y recordatorios

• Mantener a los equipos centrados en trabajo importante

Ahora, vamos a profundizar en algunos de los mejores software de gestión del flujo de trabajo disponibles en 2025.

Las 5 mejores herramientas en general

28 plataformas de software de flujo de trabajo analizadas

1. Wrike

Wrike es una potente plataforma de gestión del flujo de trabajo utilizada por equipos que necesitan visibilidad, estructura y escalabilidad. Lo admite todo, desde flujos de trabajo de documentos hasta gestión de tareas, ayudando a los equipos a realizar iniciativas complejas sin perder de vista los detalles.

Nuestra opinión

En la parte superior de la lista por una razón: Wrike es excelente cuando se trata de gestión de proyectos y automatización del flujo de trabajo. En mi puesto, he usado Wrike extensamente en campañas, operaciones internas e informes ejecutivos. Lo que más destaca es lo bien que Wrike escala a medida que tus flujos de trabajo se vuelven más complejos. No hay nada de mi día a día que haya sido demasiado complejo para Wrike, incluso cuando mis complejos flujos de trabajo pasan por múltiples aprobadores, equipos, dependencias intrincadas y entregables cambiantes.

En un momento dado, estaba gestionando decenas de solicitudes del departamento legal, de marca y digital al mismo tiempo. Con Wrike, pude construir un sistema de recepción estructurado utilizando formularios de solicitud personalizados, asignar automáticamente tareas según el tipo de solicitud y enrutarlas al interesado correcto, todo sin escribir una sola línea de código. Claro, puede suponer cierto tiempo de aprendizaje para los nuevos usuarios, pero no es tan complejo como podrías imaginar dada su funcionalidad.

Es la única herramienta que he usado que gestiona tanto el caos de la gestión diaria de tareas como los detalles de los procesos empresariales de varios pasos con responsabilidad en tiempo real.

Funciones clave

• Múltiples vistas de proyecto: tableros Kanban, diagramas de Gantt, calendario, vistas de tablero

• Campos y flujos de trabajo personalizados para coincidir con procesos específicos del equipo

• Revisión y aprobaciones integradas para contenido, diseño y revisión de documentos

• Automatización con tecnología de IA para asignar tareas, predecir retrasos y optimizar plazos

• Control del tiempo, gestión de carga de trabajo y planificación de capacidad

• Paneles de control en tiempo real e informes ejecutivos para obtener información instantánea

Integraciones

Wrike se conecta con más de 400 herramientas, incluyendo Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Slack, Jira, Adobe Creative Cloud y Outlook, con flexibilidad adicional a través de Zapier y sincronización con Excel/Google Sheets.

Pros:

• Flujos de trabajo totalmente personalizables en equipos

• Paneles de control en tiempo real

• Revisión y aprobaciones integradas

• Herramientas de IA para automatizar flujos de trabajo

• Generador de automatización flexible sin necesidad de codificación

• Sistema de entrada basado en formularios con campos personalizados

• Control detallado del tiempo y gestión de carga de trabajo

• Plantillas para una rápida configuración del flujo de trabajo

• Apoya la colaboración interdepartamental a gran escala

• Herramientas de informes exhaustivos para análisis

• Control de versiones y gestión de documentos eficaces

• Escalabilidad fácil para entornos complejos o regulados

Contras:

• Podría llevar tiempo de aprendizaje

Precio

Versión gratis disponible Los planes de pago cuestan a partir de 10 USD/usuario/mes con acceso a flujos de trabajo personalizados, analíticas e integraciones.

2. Asana

Asana es un software de gestión del flujo de trabajo ampliamente utilizado, conocido por su diseño sencillo para el usuario y experiencia intuitiva. Ayuda a los equipos a gestionar tareas, hacer un seguimiento del progreso y mantener la visibilidad sin necesidad de una configuración compleja. No importa si estás organizando calendarios de contenido o lanzando campañas, Asana facilita asignar tareas, crear flujos de trabajo personalizados y colaborar en tiempo real.

Nuestra opinión

He recomendado Asana en etapa temprana a varios clientes porque es su adopción es rápida. Puedes crear un sistema de flujo de trabajo básico en menos de una hora, y la interfaz intuitiva significa que tu equipo no necesitará mucha formación. Me gusta especialmente usar las vistas de Cronología y Tablero para organizar tareas de campañas, y las animaciones de unicornios hacen que el seguimiento del progreso sea más divertido.

Funciones clave

• Gestión de tareas con personas asignadas, plazos y dependencias

• Varias vistas: Lista, Calendario, Plazos y Tableros Kanban

• Generador de flujo de trabajo sin código para flujos de trabajo automatizados y desencadenantes basados en reglas

• Bandejas de entrada compartidas y comentarios en hilos para la colaboración del equipo

Integraciones

Se conecta con Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Dropbox y Jira, además de herramientas de control del tiempo como Harvest y Everhour, con automatización a través de Zapier.

Pros:

• Configuración simple y flujos de trabajo personalizables

• Excelente en cuanto a transparencia entre funciones

• Aplicaciones móviles/web sólidas con actualizaciones rápidas

Contras:

• Un control del tiempo nativo menos robusto requiere usar campos personalizados o integración de terceros

• La gestión de recursos puede no ser tan sólida como algunos clientes requieren; por ejemplo, los planes de capacidad y la carga de trabajo no están conectados actualmente

Precio

El plan gratuito admite hasta 10 usuarios. El plan Premium cuesta a partir de 10,99 USD/usuario/mes (anual) mientras que el avanzado cuesta 24,99 USD/usuario/mes (anual).

3. Monday.com

Monday es una plataforma de gestión del flujo de trabajo flexible diseñada para equipos que desean planificación visual y ejecución de tareas estructurada. Con tableros personalizables, fórmulas de automatización y visibilidad entre funciones, esta solución está diseñada para ayudar a los departamentos a colaborar con más eficiencia, especialmente en flujos de trabajo de marketing, operaciones y éxito del cliente.

Nuestra opinión

He usado Monday.com con equipos de marketing y operaciones que necesitaban algo visual y potente. Sus plantillas hicieron que fuera fácil comenzar, y una vez que ajustamos la estructura del tablero, las automatizaciones ayudaron a eliminar un montón de actualizaciones de estado manuales.

Un aspecto que tener en cuenta: funciona mejor cuando inviertes un poco de tiempo al principio personalizando columnas, vistas y reglas de automatización. De lo contrario, puede parecer un poco genérico al sacarlo de la caja. Tenlo en cuenta si buscas un software de gestión del flujo de trabajo con el que tu equipo puede comenzar a trabajar de inmediato.

Funciones clave

• Tableros personalizables para crear flujos de trabajo (Kanban, plazos, tablero, calendario)

• Fórmulas de automatización para tareas, recordatorios y aprobaciones

• Dependencias de elementos y seguimiento del estado de los flujos de trabajo

• Documentos de trabajo para la colaboración en tiempo real dentro de tus flujos de trabajo

• Vistas de paneles de control para la supervisión del progreso y los cuellos de botella a alto nivel

Integraciones

Monday se conecta con Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Drive, Dropbox, HubSpot y Outlook, más cientos de otras apps a través de Zapier y su propio centro de integraciones.

Pros:

• La interfaz visualmente intuitiva hace que la adopción sea rápida

• Las automatizaciones reducen los seguimientos y el trabajo administrativo repetitivo.

• Excelentes plantillas para flujos de trabajo de marketing, recursos humanos, TI y ventas

Contras:

• La personalización al principio puede ser abrumadora (intensiva en tiempo y costosa)

• Algunas funciones avanzadas están bloqueadas con precios de nivel superior.

Precio

Plan gratuito disponible con funciones básicas para usuarios individuales. Los planes de pago cuestan a partir de 9 USD/usuario/mes (facturados anualmente). El plan Pro (19 USD/usuario/mes) ofrece automatizaciones avanzadas, seguimiento del tiempo y columnas de fórmula.

4. Zapier

Seré honesto. Debatí si incluir o no Zapier en esta revisión porque podría no ser considerado software de flujo de trabajo en el mismo sentido que los demás. Zapier es una potente plataforma de automatización que conecta miles de apps para ayudar a los equipos a optimizar flujos de trabajo sin código.

En lugar de gestionar tareas en una herramienta, Zapier te permite crear automatizaciones que envían datos, desencadenan acciones o crean actualizaciones en toda tu pila de tecnología. Es la opción preferida para unir herramientas en un flujo de trabajo, pero carece de la funcionalidad de gestión de proyectos de muchas otras soluciones de software de esta lista.

Nuestra opinión

Zapier es una pieza vital de cualquier puzle de flujo de trabajo, que te ayuda a unir herramientas desconectadas cuando necesitas rápidos logros sin soporte de desarrollo.

Por ejemplo, lo usamos para crear automáticamente tareas en Wrike desde envíos de Typeform, enviar actualizaciones a Slack de nuevos registros CRM y archivar archivos de adjuntos de correo electrónico en Google Drive. No es una herramienta completa de flujo de trabajo por sí sola, pero resulta esencial cuando intentas automatizar en plataformas. Por eso se ha ganado la codiciada posición de bronce aquí en nuestra lista de los mejores programas de flujo de trabajo.

La conclusión: Zapier es esencial cuando se trata de automatizar flujos de trabajo e integrar software en tu pila de tecnología. Definitivamente tiene un lugar en tu equipo junto con tus principales herramientas de gestión de tareas y flujos de trabajo, incluso si no es tu solución principal de gestión de tareas.

Funciones clave

• Zaps (automatizaciones) que conectan más de 6000 herramientas vía desencadenantes y acciones

• Flujos de trabajo de varios pasos con lógica de ramificación y filtros

• Reglas condicionales, retrasos y programación

• Genera automáticamente tareas, mensajes, eventos de calendario y actualizaciones de base de datos

• Carpetas compartidas y permisos de equipo para uso cruzado funcional.

Integraciones

Zapier se integra con la mayoría de las apps principales, como Google Workspace, Slack, Salesforce, Airtable, Asana, Trello, HubSpot y Wrike. Si tu plataforma tiene una API, probablemente Zapier se conecta con ella. Se ha convertido en una referencia cuando dos herramientas críticas no se comunican de manera nativa.

Pros:

• Extremadamente amplia biblioteca de integraciones

• Generador de flujo de trabajo sin código que es intuitivo y rápido.

• Escala desde automatizaciones de tareas simples a flujos complejos de varios pasos

Contras:

• Sin interfaz de gestión de proyectos, así que complementa pero no reemplaza el software de flujo de trabajo.

• Los equipos que usan un alto nivel de automatización pueden necesitar comprar créditos de uso adicionales

Precio

El nivel gratuito incluye 100 tareas/mes. Los planes de pago cuestan a partir de 19,99 USD/mes (Starter) con flujos de trabajo de varios pasos y hasta 750 tareas/mes. Los planes Professional con lógica avanzada y más de 2000 tareas/mes son a partir de 49 USD/mes.

5. Smartsheet

Smartsheet es una plataforma de gestión de flujos de trabajo de tipo hoja de cálculo que aporta estructura al trabajo colaborativo. Si eres reacio a abandonar tus archivos de Excel, este es el software de flujo de trabajo para ti.

Es especialmente potente en flujos de trabajo operativos, seguimiento de proyectos y planificación entre funciones donde los equipos ya confían en Excel o Google Sheets. Con automatización, permisos e informes integrados, es una opción sólida para equipos que necesitan eficacia sin reconstruir todo desde cero.

Nuestra opinión

Smartsheet me pareció una opción natural con equipos que trabajaban con hojas de cálculo, pero cuando nos alejamos de Excel y quisimos más visualidad, rápidamente lo superamos.

La disposición de cuadrícula facilitó la adopción por parte de los equipos de finanzas, operaciones y planificación, mientras que las reglas de automatización nos ayudaron a eliminar la búsqueda repetitiva de actualizaciones. Dicho esto, puede parecer un poco rígido para los equipos que prefieren disposiciones más visuales o flexibles como Kanban o tableros

Funciones clave

• Interfaz basada en cuadrícula que admite vistas de Gantt, calendario y tarjetas

• Alertas automatizadas, enrutamiento de tareas y solicitudes de actualización

• Formularios integrados para recepción y aprobaciones

• Paneles de control para seguimiento del rendimiento en tiempo real

• Herramientas de gestión de recursos para la planificación de equipos

Integraciones

Smartsheet se integra con Microsoft Teams, Salesforce, Slack, Google Workspace, Jira y DocuSign, además de conectividad más amplia a través de Zapier y Data Shuttle para sincronizar grandes conjuntos de datos. Lo he utilizado para simplificar formularios de recepción de otras plataformas en flujos de trabajo accionables dentro de Smartsheet.

Pros:

• Interfaz sencilla de tipo hoja de cálculo con potencia añadida

• Sólida automatización para equipos con procesos intensos

• Excelente para operaciones, finanzas y planificación de recursos

Contras:

• No tan intuitivo para equipos creativos o Agile.

• Las vistas limitadas hacen que sea difícil de utilizar para aquellos que prefieren tableros Kanban o flujos de trabajo visuales.

• Algunas automatizaciones requieren prueba y error para ajustar, lo que añade tiempo y complejidad

Precio

No hay plan gratuito, pero ofrecen una prueba gratuita. Los planes de pago cuestan a partir de 9 USD/usuario/mes (Pro) y 19 USD/usuario/mes (Business). Los niveles Enterprise y Advanced ofrecen SSO, gobernanza y herramientas de flujo de trabajo prémium.

6. ClickUp

ClickUp es una plataforma robusta de gestión del flujo de trabajo diseñada para equipos que quieren todo en un solo lugar. Combina gestión de tareas, documentos, control del tiempo, objetivos e incluso chat. Conocido por su flexibilidad, resulta ideal para empresas ágiles que gestionan flujos de trabajo a través de departamentos.

Nuestra opinión

ClickUp nos dio la mayor libertad en los flujos de trabajo de los clientes en cada pequeño detalle. Me gustó cómo pudimos vincular documentos, tareas y tableros en un solo espacio de trabajo. Una vez que establecimos las convenciones de nombres y permisos, se convirtió en una potente solución para gestionar tareas asociadas y objetivos de diferentes funciones. Dicho esto, la configuración llevó algunas semanas.

Integraciones

Se conecta con Slack, Google Drive, GitHub, HubSpot, Dropbox, Zoom y OneDrive, con compatibilidad con automatización más amplia a través de Zapier.

Funciones clave

• Plataforma todo en uno para tareas, documentos, tiempo y chat

• Creación de flujos de trabajo avanzados con interfaz de tipo arrastrar y soltar

• Campos, estados y plantillas altamente personalizables

• Automatización incorporada para pasos repetitivos

Pros:

• Increíblemente rico en funciones y económico

• Adaptable a casi cualquier flujo de trabajo o tamaño de equipo

• Eficaz para mejoras de procesos y seguimiento de objetivos y resultados clave (OKR)

Contras:

• Tiempo de aprendizaje más largo

• La interfaz puede parecer desordenada con demasiadas opciones

Precio

El plan gratuito Forever incluye usuarios y tareas ilimitados Los niveles de pago cuestan a partir de 7 USD/usuario/mes

7. Trello

Trello es una herramienta de gestión del flujo de trabajo visual creada alrededor de tableros estilo Kanban. Cada tablero representa un proyecto o proceso, donde las tareas se gestionan como tarjetas que se mueven a través de columnas como «Por hacer», «En curso» y «Completado». Es fácil de usar y adecuado para equipos que gestionan flujos de trabajo simples o recurrentes. Trello admite detalles a nivel de tarjeta como listas de verificación, archivos adjuntos y comentarios, e incluye automatización Butler para simplificar acciones repetitivas.

Nuestra opinión

Trello es una de las herramientas más intuitivas con las que hemos trabajado. Es perfecto para tableros de tareas personales, calendarios de contenido ligeros o seguimiento rápido de proyectos. La interfaz de arrastrar y soltar es rápida, táctil y no requiere casi formación. Cuando necesitamos una solución ligera que permita a todo el equipo organizar tareas y visualizar el progreso, Trello siempre cumple. Dicho esto, una vez que escalas más allá de unos pocos tableros o necesitas vistas cruzadas, empieza a estar limitado.

Funciones clave

• Tableros Kanban con movimiento de tareas de tipo arrastrar y soltar

• Campos personalizados, listas de verificación, etiquetas y fechas de vencimiento

• Automatización Butler para tareas repetitivas

• Power-Ups (calendario, Gantt, control del tiempo)

Integraciones

Trello se integra con herramientas como Google Drive, Slack, GitHub, Jira y Dropbox. Los Power-Ups amplían la funcionalidad y permiten que Trello se integre en flujos de trabajo más amplios.

Pros:

• Actualizaciones instantáneas y en tiempo real

• Ideal para la gestión visual de tareas

• El plan gratuito es robusto

Contras:

• Funciones de generación de informes limitadas

• Complejo para usuarios no técnicos

• Escalar requiere múltiples tableros, lo cual puede ser difícil de gestionar

Precio

Plan gratuito disponible (incluye tarjetas y miembros ilimitados). Los planes de pago cuestan a partir de 5 USD/usuario/mes (Standard) y ascienden hasta 10 USD/usuario/mes (Premium) con Power-Ups y vistas adicionales.

8. Jira

Jira es una plataforma robusta para la gestión de flujos de trabajo y seguimiento de incidencias desarrollada para equipos técnicos y de desarrollo. Creada por Atlassian, está diseñada alrededor de metodologías Agile y admite seguimiento detallado de incidencias, gestión de trabajo pendiente, planificación de sprints y personalización de flujos de trabajo. La potencia de Jira la hace ideal para flujos de trabajo complejos, especialmente en desarrollo de software.

Nuestra opinión

Jira es nuestra herramienta de referencia cuando necesitamos control granular sobre estados de tareas, dependencias o sprints Agile. Es excelente en entornos donde la trazabilidad y disciplina en el flujo de trabajo son importantes. Si bien su interfaz no es sencilla para usuarios ocasionales, el poder de Jira radica en la precisión. Para proyectos con pasos de QA, etapas de lanzamiento o colaboración transversal intensa, es insuperable.

Funciones clave

• Tipos de incidencias personalizadas y editor visual de flujos de trabajo

• Tableros Scrum y Kanban

• Planificación avanzada de trabajo pendiente y sprints

• Filtros detallados y búsqueda (JQL)

• Diagramas burndown e informes Agile

Integraciones

Jira se integra de forma nativa con Confluence, Bitbucket, GitHub y decenas de herramientas CI/CD. También se conecta con Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, etc. API y otras aplicaciones del mercado amplían el alcance de Jira.

Pros:

• Ideal para equipos técnicos

• Opciones de configuración profundas

• Excelente generación de informes y trazabilidad

Contras:

• Tiempo de aprendizaje largo

• Puede parecer complejo para equipos no dedicados al desarrollo

• No admite de forma nativa planificación de capacidad de recursos ni previsión financiera

Precio

Gratis para un máximo de 10 usuarios. Para un equipo de 10 con facturación mensual, los planes de pago estándar son a partir de 8,60 USD/usuario/mes (Standard) y 17 USD/usuario/mes (Premium). Los precios de Enterprise están disponibles para necesidades a gran escala o para autoalojamiento.

9. Team Compass (de Weekdone)

Team Compass es una herramienta de gestión de flujos de trabajo ligera construida para brindar claridad y coordinación. Optimiza la creación de flujos de trabajo alrededor de la planificación semanal, comprobaciones de avance del equipo y seguimiento de objetivos. Es ideal para equipos remotos e híbridos que gestionan procesos empresariales ligeros, pero recurrentes.

Nuestra opinión

Team Compass es excelente para crear flujos de trabajo sin abrumar al equipo. Está diseñado para comprobaciones, no para sobrecarga de tareas, lo que mantiene al equipo en sintonía. Si bien no admite flujos de trabajo complejos ni automatización, sobresale en visibilidad y responsabilidad.

Funciones clave

• Planificación semanal vinculada a los objetivos del equipo

• Seguimiento del progreso y actualizaciones de las opiniones de los empleados

• Gestión de tareas ligera y herramientas de feedback 1:1

Integraciones

Team Compass se integra con Slack y correo electrónico para notificaciones de actualización. Aunque es limitado en comparación con las plataformas de gestión de flujos de trabajo más grandes, sus funciones principales son ideales para pequeños equipos Agile.

Pros:

• Simplifica tareas repetitivas como las comprobaciones semanales

• Aumenta la transparencia y alineación del equipo

• Flujos de trabajo fáciles de gestionar sin sobrecarga adicional

Contras:

• Pocas integraciones y una interfaz en dispositivo móvil deficiente

• No resulta una buena opción para agilizar flujos de trabajo en equipos grandes (más de 100)

• Escalabilidad limitada para sistemas de flujos de trabajo complejos

Precio

Gratis hasta para 3 usuarios. 1080 USD al año para 10 usuarios o 108 USD mensuales.

10. ProofHub

ProofHub es una solución centralizada de gestión de flujos de trabajo diseñada para gestionar asignaciones de tareas, flujos de trabajo de documentos y cronologías de proyectos. Reúne herramientas de flujo de trabajo, como tablas, calendarios, debates y control del tiempo, en una plataforma estructurada.

Nuestra opinión

ProofHub es ideal para proyectos con muchos clientes donde la gestión de archivos y las aprobaciones colaborativas son esenciales. Ayuda a reducir las tareas repetitivas y a mantener los debates conectados al trabajo. Quizás no ofrezca funciones profundas de automatización de flujos de trabajo, pero su precio fijo y el amplio conjunto de funciones lo hacen atractivo para equipos que gestionan múltiples procesos de flujo de trabajo.

Funciones clave

• Gestión de tareas con tablas, tableros Kanban y vistas Gantt

• Control del tiempo, calendario y partes de horas integrados

• Plantillas personalizables para flujos de trabajo recurrentes

Integraciones

Se conecta con Google Drive, FreshBooks y Outlook. Es más limitado en comparación con otros sistemas de gestión de flujos de trabajo pero admite el intercambio básico de archivos y notificaciones al equipo.

Pros:

• El precio fijo admite usuarios ilimitados

• Bueno para gestionar flujos de trabajo y gestión de documentos en trabajo de clientes

• Ayuda a automatizar las tareas manuales con herramientas integradas

Contras:

• No hay plan gratuito disponible

• Las integraciones limitadas restringen la flexibilidad de la automatización

• No es adecuado para procesos personalizados y complejos

Precio

El plan Essential es a partir de 45 USD/mes (facturado anualmente), mientras que Ultimate Control cuesta 89 USD/mes (facturado anualmente). Ambos niveles incluyen usuarios ilimitados.

11. Nintex

Nintex es un sistema de gestión de flujos de trabajo con tecnología de AI diseñado para la automatización compleja de procesos. Ayuda a grandes organizaciones a automatizar tareas manuales, optimizar los flujos de trabajo y gestionar documentos de varios departamentos utilizando herramientas que requieren poco código.

Nuestra opinión

Cuando necesitábamos automatizar flujos de trabajo empresariales con reglas estrictas y rutas de aprobación, Nintex fue la plataforma en la que confiamos. Es la mejor opción para equipos técnicos con un alto volumen de procesos empresariales estructurados. La plataforma sobresale en automatización de flujos de trabajo repetitivos con precisión.

Funciones clave

• Generador de procesos de tipo arrastrar y soltar para la creación de flujos de trabajo

• Automatización de documentos, enrutamiento y firmas electrónicas

• Admite gestión de archivos de flujos de trabajo en sistemas

Integraciones

Se integra con SharePoint, Microsoft 365, Salesforce, Box, etc. Nintex se conecta bien con herramientas internas a través de su API y capacidades de automatización.

Pros:

• Ideal para equipos técnicos que gestionan procesos empresariales regulados

• Opciones de configuración profunda y flujos de trabajo personalizables

• Excelente generación de informes y trazabilidad para flujos de trabajo en varios pasos

Contras:

• Tiempo de aprendizaje largo para usuarios no técnicos

• Puede parecer complejo para equipos más pequeños o entornos no desarrollados

• Alto coste por funciones avanzadas de complementos

Precio

Para precios exactos, contacta directamente con su equipo.

12. Bit.ai

Bit.ai es una herramienta de gestión moderna diseñada para la creación colaborativa de documentos. Admite bases de conocimientos del equipo, entregables del cliente y flujos de trabajo SOP mediante documentos inteligentes y colaboración en tiempo real.

Nuestra opinión

Hemos usado Bit para gestionar SOP internos y agilizar la incorporación. Es fácil crear flujos de trabajo alrededor de documentos compartidos y mantener al equipo coordinado. La capacidad de incrustar contenido y supervisar la actividad del documento nos ayudó a gestionar tareas repetitivas de documentación con mayor eficiencia.

Funciones clave

• Editor de documentos interactivo con plantillas de flujo de trabajo

• Las funciones de gestión de tareas están integradas en el uso compartido del contenido

• Analítica de documentos para el seguimiento del rendimiento

Integraciones

Se integra con más de 100 herramientas, incluyendo Google Drive, Airtable, YouTube, etc. Funciona bien para incrustación y referencia con herramientas de flujo de trabajo.

Pros:

• Interfaz de usuario limpia que admite flujos de trabajo con alto volumen de documentos

• Excelente para la comunicación interna y transferencia de contenido

• Rastrea la actividad del usuario en documentos compartidos

Contras:

• Automatización de flujos de trabajo limitada comparada con otras plataformas

• Algunas funciones de colaboración requieren actualizarse a planes de pago

• No resulta ideal para gestionar flujos de trabajo complejos

Precio

Versión gratis disponible El plan Pro cuesta a partir de 8 USD/usuario/mes. El plan Business cuesta 15 USD/usuario/mes e incluye branding y funciones avanzadas de colaboración de equipos.

13. ProcessMaker

ProcessMaker es una plataforma de automatización de flujos de trabajo de bajo código que ayuda a los equipos a modelar, automatizar y optimizar los flujos de trabajo. Es especialmente útil para sectores donde los registros de auditoría, la propiedad de tareas y la creación de flujos de trabajo necesitan ser precisos.

Nuestra opinión

ProcessMaker ayuda a optimizar los flujos de trabajo interdepartamentales. El gestor visual de flujos de trabajo facilita el mapeo de procesos complejos. Una vez configurado todo, el motor de automatización con tecnología de IA podría reducir los cuellos de botella y gestionar las tareas repetitivas sin intervención manual.

Funciones clave

• Generador de flujos de trabajo de código bajo para flujos de trabajo en capas

• Funciones de automatización que vinculan formularios, datos y aprobaciones

• Sólidas herramientas de colaboración y plantillas personalizables

Integraciones

Funciona con sistemas empresariales como SAP, Salesforce y Microsoft El acceso a API permite la automatización e integración entre aplicaciones empresariales

Pros:

• Creado para gestionar procesos empresariales complejos

• Los flujos de trabajo personalizados reducen el esfuerzo manual y los errores humanos

• Admite gestión extensiva de documentos y control de auditoría

Contras:

• Requiere tiempo y recursos para implementarse de forma efectiva

• Personalizaciones limitadas para herramientas de flujo de trabajo

Precio

Puedes comenzar con una prueba gratuita. Los planes están escalonados en niveles estándar, profesional y empresarial. Para precios exactos, contacta directamente con su equipo, pero el precio inicial para el plan Standard es 3000 USD/mes.

14. Process Street

Process Street es un software de flujos de trabajo sin código diseñado para ayudar a los equipos a optimizar procesos a través de listas de verificación estructuradas, SOP y automatizaciones. Es adecuado para tareas recurrentes y operaciones estandarizadas de departamentos.

Nuestra opinión

Process Street hace que la gestión de flujos de trabajo sea sorprendentemente clara. Se puede usar para crear listas de verificación de tipo arrastrar y soltar que guían a los equipos a través de flujos de trabajo estructurados, especialmente para incorporación de clientes y auditorías internas. Mantiene a todo el equipo en sintonía sin requerir configuraciones técnicas.

Funciones clave

• Generador de listas de verificación de tipo arrastrar y soltar

• Lógica condicional para personalizar pasos dinámicamente

• Asignaciones de tareas colaborativas con fechas de vencimiento

• Medios integrables y cargas de documentos

• Registros de auditoría de flujos de trabajo para un seguimiento del cumplimiento

Integraciones

Process Street se integra con más de 5000 apps a través de Zapier, Power Automate y conectores nativos. Puedes vincularlo con Google Workspace, Salesforce, Dropbox y más para enrutar datos y automatizar actualizaciones.

Pros:

• Interfaz de usuario sencilla para generar y ejecutar flujos de trabajo

• Ayuda a los gestores de proyectos a gestores tareas repetitivas de forma eficiente

• Biblioteca de plantillas potente y seguimiento SOP

• Admite colaboración en tiempo real y visibilidad de estado

Contras:

• Los flujos de trabajo avanzados pueden requerir tiempo de aprendizaje

• No hay acceso sin conexión

• El precio de los niveles altos puede ser un desafío para los equipos más pequeños

Precio

Para precios exactos, contacta directamente con su equipo.

15. ProProfs Project

ProProfs Project es una solución ligera de gestión de flujos de trabajo diseñada para simplificar el seguimiento de tareas, la coordinación del equipo y la gestión de plazos. Está diseñada para equipos más pequeños que buscan gestionar flujos de trabajo con claridad.

Nuestra opinión

ProProfs Project resulta útil para mantener flujos de trabajo sencillos en marcha. No viene repleto de automatizaciones avanzadas integradas, pero la interfaz de usuario es limpia y la gestión de tareas es fácil de aprender. Es ideal para equipos que necesitan organizar tareas y cronologías sin la distracción de una complejidad innecesaria.

Funciones clave

• Seguimiento de tareas y asignaciones con priorización incorporada

• Control del tiempo para proyectos y tareas individuales

• Visualización de diagramas de Gantt para ver programaciones

• Hilos de comentarios y archivos adjuntos dentro de las tareas

• Paneles de control de progreso para obtener información básica de los flujos de trabajo

Integraciones

Incluye integración con Google Drive, Dropbox y Zapier. Limitado a compartir archivos, pero funcional para flujos de trabajo más simples.

Pros:

• Interfaz de usuario fácil de usar con poco tiempo de aprendizaje

• Eficaz en gestión básica de tareas y control del tiempo

• Precios accesibles por niveles para equipos pequeños

Contras:

• Menos herramientas de flujo de trabajo y automatizaciones que otras plataformas

• Opciones limitadas de integraciones y personalización de flujos de trabajo

Precio

Existe un plan gratuito para hasta 5 usuarios y un plan para empresas por 39,97 USD/mes.

16. Backlog

Backlog combina gestión del flujo de trabajo con funciones de desarrollo como control de versiones y rastreo de errores. Está diseñado para equipos técnicos que requieren rastreo de tareas junto con colaboración de código y documentación de producto.

Nuestra opinión

Hemos utilizado Backlog en flujos de trabajo centrados en el desarrollo, donde los equipos necesitan más que listas de verificación. Su capacidad para gestionar problemas, rastrear errores e integrarse con repositorios como Git lo hace útil para agilizar los procesos relacionados con el desarrollo.

Funciones clave

• Gestión de proyectos y tareas con actualizaciones de estado

• Control de versiones incorporado con Git y SVN

• Rastreo de errores con priorización y campos personalizados

• Sistema de wiki para documentación

• Diagramas de Gantt para visibilidad de la cronología

Integraciones

Funciona con GitHub, Slack y Redmine Las integraciones ayudan a enrutar las actualizaciones de problemas y conectar confirmaciones a tareas de flujo de trabajo.

Pros:

• El control de versiones integrado mantiene todas las versiones gestionadas y accesibles

• Combina rastreo de problemas, repos y wikis

• Interfaz de usuario sencilla para equipos técnicos mixtos

Contras:

• No es ideal para equipos no técnicos con usos más amplios

• La creación y automatización de los flujos de trabajo personalizados es limitada

• La app móvil carece de las funciones de la versión de escritorio

Precio

Plan gratuito disponible para hasta 10 usuarios. El plan Starter cuesta 35 USD/mes. El plan Standard cuesta 100 USD/mes. El plan Premium cuesta 175 USD/mes con usuarios y proyectos ilimitados, y el nivel empresarial también está disponible para desbloquear funciones avanzadas de seguridad.

17. Hive

Hive es un sistema de gestión colaborativa del flujo de trabajo que admite vistas múltiples, mensajería en tiempo real y automatización de tareas. Creado con la flexibilidad en mente, Hive se adapta a equipos que necesitan flujos de trabajo dinámicos y visibilidad compartida.

Nuestra opinión

Hemos utilizado Hive en proyectos de varios departamentos donde la visibilidad y comunicación rápida son importantes. Cambiar entre vistas de Gantt, Kanban y calendario ayuda a mantener a todos alineados, y el chat incorporado mantiene las actualizaciones en movimiento sin necesidad de una app de mensajería externa.

Funciones clave

• Flujos de trabajo personalizados con tarjetas de tareas de arrastrar y soltar

• Disposiciones de proyecto: Gantt, Kanban, calendario, tabla

• Control del tiempo y asignación de tareas

• Chat incorporado y herramientas de colaboración de equipos

• Automatización de flujos de trabajo y plantillas

Integraciones

Se integra con más de 1000 herramientas a través de Zapier, además de opciones nativas para Zoom, Google Workspace, QuickBooks, etc. Diseñado para integrarse en tu ecosistema existente.

Pros:

• Funciones avanzadas de personalización y automatización de flujos de trabajo

• Ayuda a los gestores de proyectos a gestionar tareas y cronologías a través de múltiples vistas

• Mantiene a los equipos en sintonía con chat incorporado

Contras:

• La interfaz puede parecer confusa con tantas vistas y herramientas

• Funciones críticas de gestión de proyectos limitadas

• Fuerte dependencia de servicios de terceros

• Tiempo de aprendizaje largo para usuarios no técnicos

Precio

Plan gratuito disponible para hasta 10 usuarios. Tras ello, el plan Starter comienza en 5 USD por usuario/mes anualmente. También está disponible un plan empresarial que ofrece flexibilidad, soporte y seguridad adicionales.

18. beSlick

beSlick es un software de flujo de trabajo diseñado para equipos pequeños y medianos que buscan documentar y agilizar las tareas repetitivas. Es conocido por su enfoque estructurado para crear flujos de trabajo repetibles y hacer más fácil la mejora continua de los procesos.

Nuestra opinión

Hemos visto que beSlick funciona mejor en equipos que buscan obtener resultados consistentes en tareas recurrentes. Se centra en la claridad de los procesos, sin saturación de funciones. Puedes crear flujos de trabajo automatizados rápidamente y rastrear comentarios en un solo lugar. Resulta especialmente útil para equipos que quieren mantenerse coordinados con listas de verificación, SOP y traspaso de tareas.

Funciones clave

• Plantillas personalizables para la creación de flujos de trabajo recurrentes

• Panel central con visibilidad del estado de las tareas

• Pasos basados en lógica, dependencias y aprobaciones requeridas

• Recopilación de comentarios e informes integrados

• Análisis para detectar bloqueos e ineficiencias

Integraciones

Funciona con Google Calendar y Microsoft 365, y permite acceso a más de 2000 apps adicionales a través de Zapier.

Pros:

• Editor de bloques sencillo para flujos de trabajo

• Facilita la gestión de tareas repetitivas y la estandarización de la ejecución

• Soporte al cliente activo

Contras:

• No incluye control del tiempo incorporado

• Flexibilidad limitada para equipos a gran escala

Precio

beSlick tiene un plan Free Forever para hasta tres usuarios y ofrece una prueba gratuita de 14 días de su oferta estándar.

19. Freshservice

Freshservice es un software de flujo de trabajo diseñado para equipos de TI que buscan reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia operativa. Tiene una automatización fácil para solicitudes internas, aprobaciones, enrutamiento de tickets, etc.

Nuestra opinión

Funciona bien para equipos de servicio que desean enrutamiento de tickets estructurado, gestión de cambios y flujos de trabajo automatizados. Es lo suficientemente flexible para adaptarse a configuraciones de trabajo ágiles o híbridas, y excelente si quieres automatizar tareas repetitivas sin carga técnica.

Funciones clave

• Generador de flujos de trabajo visual para la automatización de tickets

• Rastreo de acuerdos de nivel de servicio y reglas de escalamiento

• Plantillas de proyectos de TI para equipos Agile y Waterfall

• Freddy IA para autoservicio del cliente

• Flujos de trabajo para la incorporación de empleados

Integraciones

Se integra con herramientas como Google Workspace, Microsoft Teams, Jira y Azure AD, con compatibilidad para conectarse a herramientas de terceros adicionales a través de Zapier.

Pros:

• Una eficaz solución para gestionar las tareas automatizadas de flujos de trabajo de TI

• Interfaz de usuario y diseño limpios

• Gestiona aprobaciones y solicitudes internas de forma eficiente

Contras:

• Opciones de personalización limitadas

• Algunos usuarios informan de tiempos de respuesta lentos por parte del soporte

Precio

El plan Starter cuesta a partir de 19 USD/mes/agente. Growth cuesta 49 USD, Pro cuesta 99 USD y Enterprise es personalizable.

20. Quixy

Quixy es una plataforma sin código con tecnología de IA que ayuda a los equipos a crear flujos de trabajo automatizados y herramientas internas. Diseñada para usuarios empresariales, incluye rutas lógicas, validaciones y enrutamiento condicional sin necesidad de tiempo de desarrollo.

Nuestra opinión

Quixy destaca cuando los equipos quieren más que una gestión básica del flujo de trabajo. Puedes crear formularios, reglas e incluso apps internas ligeras usando su generador visual. Es necesario tiempo de aprendizaje, pero una vez todo configurado, ayuda a mantener a los equipos coordinados sin depender de desarrolladores.

Funciones clave

• Generador visual para apps y flujos de trabajo

• Caminos lógicos paralelos y secuenciales

• Validaciones integradas, motor de reglas y aprobaciones

• Admite escaneo de código de barras/QR, captura de imágenes y entradas de datos enriquecidos

Integraciones

Se conecta con Google Workspace y Dropbox, con compatibilidad con API de REST, Webhooks e integraciones adicionales a través de Zapier.

Pros:

• Potente automatización para generar flujos de trabajo sin código

• Útil para capturar datos de campo y aprobaciones

• Flexible para procesos empresariales únicos

Contras:

• Requiere tiempo de preparación para crear flujos más complejos

• Documentación de soporte limitada en ciertas áreas

Precio

Tienen planes por niveles basados en el número de apps, flujos de trabajo y usuarios. Contacta con su equipo para obtener un presupuesto.

21. Qntrl

Qntrl es un software de flujo de trabajo de bajo código que ayuda a los equipos a controlar el flujo de tareas, la visibilidad y los traspasos. Sus puntos fuertes son la gobernanza y la automatización estructurada, lo que convierte a esta solución en una opción interesante para organizaciones con fuerte cumplimiento normativo.

Nuestra opinión

Qntrl funciona bien cuando tu equipo necesita permisos por capas y seguimientos de auditoría claros. El generador es visual y flexible, especialmente para crear flujos de trabajo que cumplan con los estándares de cumplimiento. Resulta más útil para equipos que usan herramientas de Zoho o gestionan solicitudes internas.

Funciones clave

• Formularios personalizados con lógica y aprobaciones

• Automatizaciones y enrutamiento If-then

• Visibilidad de los procesos en paneles de control

• Acceso basado en roles y notificaciones dentro de la app

Integraciones

Admite integración con aplicaciones de Zoho, junto con acceso a API de REST, Webhooks y Zapier para una conectividad más amplia.

Pros:

• Útil para el control y la visibilidad de los procesos

• Facilita la automatización de aprobaciones y el enrutamiento de tareas

• Generador sin código muy práctico para crear flujos de trabajo

Contras:

• Los paneles de control no pueden personalizarse mucho

• Algunos usuarios mencionan que la interfaz parece desactualizada

Precio

El plan Standard cuesta 15 USD/mes/usuario y el Enterprise 30 USD/mes/usuario en el plan anual. Las grandes empresas pueden obtener presupuestos personalizados.

22. Notion

Desde que adquirió Automate.io, Notion ha ampliado sus capacidades de gestión del flujo de trabajo, lo que ayuda a los equipos a automatizar los flujos de trabajo entre aplicaciones en la nube y reunirlos bajo interfaces muy flexibles y elegantes.

Las herramientas de gestión del flujo de trabajo de Notion están diseñadas para construir bots que gestionen tareas en plataformas como los CRM, formularios, hojas de cálculo y apps de marketing, todo ello a través de una interfaz visual que cualquier persona puede crear.

Nuestra opinión

Esta herramienta es una buena opción para las pymes que quieren una forma rápida de optimizar tareas entre sus herramientas principales. Es como una alternativa simplificada a opciones más técnicas. Puedes crear automatizaciones de múltiples pasos sin navegar por menús y reunirlas todas en documentos e interfaces dinámicas, dondequiera que necesites tus datos.

Funciones clave

• Bots de varios pasos con retardo y ramificación

• Interfaz de tipo arrastrar y soltar para la creación de flujos de trabajo

• Programación y flujos de trabajo condicionales

• Más de 200 conectores de apps preconfigurados

• Interfaces elegantes que facilitan la presentación de datos

Integraciones

Se integra con Salesforce, Google Workspace y HubSpot, además de herramientas como Slack, Trello, Asana y Shopify. Zapier amplía aún más la compatibilidad.

Pros:

• Interfaz de usuario sencilla

• Facilita la creación de flujos de trabajo automatizados entre apps

• Buen soporte y ayuda para la incorporación de usuarios

Contras:

• Algo de retardo en flujos de trabajo más complejos

• Registro y versiones limitadas

Precio

Notion tiene un plan gratuito, además de los panes Plus a 10 USD y Business a 20 USD, ambos por usuario al mes. Las empresas pueden obtener un presupuesto.

23. Simple Admation

Admation Sencillo es un software de flujo de trabajo diseñado para optimizar la producción creativa de equipos diversos donde el cumplimiento y el control son importantes. Reúne resúmenes de proyectos, aprobaciones de activos, planificación de recursos y colaboración en tiempo real (además de auditorías) en un solo sistema.

Nuestra opinión

Simple Admation se centra en flujos de trabajo de marketing y ofrece herramientas integradas para gestionar resúmenes, revisiones, aprobaciones y cronologías de campañas. Es particularmente adecuado para equipos que trabajan con diferentes productos y cuentan con varios integrantes, y para empresas que hacen frente a entornos regulatorios complejos (como sanidad y servicios financieros).

La apariencia de la interfaz de usuario es más tradicional en comparación con plataformas más nuevas, pero la profundidad de las funciones, especialmente en comentarios, cumplimiento y uso de recursos, es difícil de superar.

Funciones clave

• Panel de control de seguimiento de campañas y programación de proyectos

• Herramientas de control de versiones y comentarios anotados

• Rutas de aprobación y seguimiento de revisiones

• Plantillas de tareas integradas

• Asignación de recursos de campañas

Integraciones

Se conecta con Adobe Creative Suite y Microsoft Outlook. Ofrece integraciones personalizadas para almacenamiento en la nube y gestión de documentos.

Pros:

• Pensado para flujos de trabajo creativos y de marketing

• Sólidos flujos de trabajo de aprobaciones y comentarios de revisión

• Mantiene campañas y activos sincronizados

Contras:

• La IU está desactualizada en comparación con software de flujo de trabajo moderno

• Los informes personalizados están limitados a los planes empresariales

Precio

Precios personalizados únicamente. No hay plan gratuito disponible.

24. VOGSY

VOGSY es una plataforma de software del flujo de trabajo para empresas de servicios profesionales. Gestiona los presupuestos de los proyectos, el control del tiempo y los productos finales en un solo sistema, con compatibilidad nativa para usuarios de Google Workspace.

Nuestra opinión

Nos gustó cómo VOGSY simplifica el traspaso entre la presupuestación, el trabajo y la facturación. El diseño de su software de flujo de trabajo se inclina hacia G Suite para la colaboración. Resulta excelente si tu empresa está orientada al cliente y quieres menos soluciones aisladas.

Funciones clave

• Gestión de tareas y seguimiento de plazos integral

• Seguimiento de rentabilidad y presupuestos

• Actualizaciones de estado y vistas de Gantt en tiempo real

• Carga de trabajo del equipo y previsión de capacidad

Integraciones

Se integra con diferentes herramientas como Google Workspace, Salesforce y HubSpot, junto con plataformas de contabilidad como QuickBooks y Xero.

Pros:

• Interfaz de usuario limpia y fácil para equipos que priorizan Google

• Flujos de trabajo de clientes optimizados

• Conecta ventas, entrega y facturación en la misma página

Contras:

• Tiempo de aprendizaje para usuarios que no son de Google

• Requiere la aprobación del equipo para reemplazar las herramientas heredadas

Precio

Tiene un sistema escalonado basado en el tipo de usuario, a partir de 14 USD/usuario/mes, hasta 56 USD/usuario/mes para usuarios del máximo nivel.

25. Airtable

Airtable es una plataforma de aplicaciones y flujos de trabajo flexible y sin código diseñada para usuarios empresariales. Originalmente conocido por su base de datos de estilo hoja de cálculo, la plataforma se relanzó recientemente como un sistema nativo de IA que combina gestión visual de proyectos, desarrollo de aplicaciones y capacidades de IA generativa en un solo entorno.

Nuestra opinión

Con el lanzamiento del agente de IA Omni, una biblioteca de aplicaciones reutilizables y HyperDB para gestionar grandes conjuntos de datos externos, Airtable ahora está diseñado para equipos que crean y escalan aplicaciones internas con funcionalidad de inteligencia artificial de nivel empresarial.

Airtable equilibra la facilidad de uso con la potencia, convirtiéndose en una opción sólida para equipos que necesitan tanto flexibilidad como automatización. Si bien puede no ofrecer la personalización profunda de los sistemas de código abierto, es una buena opción para empresas que priorizan la accesibilidad, escalabilidad y velocidad.

Funciones clave

• Agente de IA (Omni) para crear y editar aplicaciones a través del lenguaje natural

• Plantillas de aplicación preintegradas para casos de uso comunes

• Automatización para flujos de trabajo y enrutamiento de tareas

• Control de colaboración y permisos en tiempo real

• Entorno de pruebas

• Branding personalizado y vistas de espacio de trabajo

Integraciones

Conecta con cientos de aplicaciones de terceros, incluyendo Slack, Jira, Salesforce y Google Workspace. Admite integraciones con plataformas de datos como Databricks y Snowflake a través de HyperDB.

Pros:

• La IA está profundamente en la plataforma, no solo añadida

• Fuerte personalización y flexibilidad

• Coordinación sencilla para equipos multifuncionales

Contras:

• La app móvil no es tan potente como la versión de escritorio

• Tiempo de aprendizaje largo para algunos usuarios

Precio:

Plan gratuito disponible para hasta 5 editores. El precio de la versión Teams cuesta a partir de 20 USD/usuario/mes. El plan Business cuesta 45 USD/usuario/mes. Los precios para empresas están personalizados.

26. Shift

Shift es una plataforma de software de flujo de trabajo para personas que gestionan correos electrónicos, calendarios y herramientas de colaboración. Está diseñado para centralizar los flujos de trabajo diarios y reducir la sobrecarga de pestañas.

Nuestra opinión

Shift se centra menos en la creación de procesos y más en simplificar tu espacio de trabajo diario. Si tu trabajo implica alternar entre bandejas de entrada, mensajes y calendarios, ayuda a mantener tu navegador (y mente) bajo control.

Funciones clave

• Acceso unificado a múltiples cuentas de correo electrónico

• Compatibilidad de apps con Slack, WhatsApp, Trello y más

• Vista de calendario y tareas integrada

• Navegación sin tablas y espacio de trabajo unificado

Integraciones

Se integra con Gmail, Outlook, Zoom, Google Drive y más de 1000 herramientas web a través de extensiones de navegador.

Pros:

• Unifica aplicaciones en una sola interfaz

• Ideal para flujos de trabajo en solitario o trabajadores de entornos híbridos

• Evita que se pierdan mensajes

Contras:

• No es una solución completa de software de flujo de trabajo para equipos

• Puede funcionar con retraso debido a las múltiples cuentas de correo electrónico

Precio

Plan gratuito disponible para hasta 2 cuentas. El plan Advanced cuesta 149 USD/año mientras que Teams cuesta 149 USD/usuario.

27. Fluix

Fluix es un software de flujo de trabajo diseñado para equipos de campo. Optimiza inspecciones, informes de instalaciones de trabajo y procesos de cumplimiento. Sus capacidades sin conexión lo hacen ideal para sectores como la construcción, la logística y los servicios públicos.

Nuestra opinión

Si tu equipo trabaja en entornos remotos o regulados, Fluix cubre muchas necesidades. El acceso móvil, el modo sin conexión y el enrutamiento de aprobaciones son de gran ayuda en sectores donde los equipos portátiles no siempre son una opción.

Funciones clave

• Generador de flujos de trabajo click-to-place

• Formularios personalizados y plantillas de inspección

• Flujos de aprobación y firmas digitales

• Acceso sin conexión y sincronización segura

Integraciones

Se integra con Salesforce, Box y OneDrive, y admite conexiones personalizadas a través de Zapier y API de REST.

Pros:

• Fácil de usar sin conexión

• Pistas de auditoría y flujos de trabajo de cumplimiento potentes

• Los equipos sobre el terreno se coordinan bien con el acceso móvil

Contras:

• Principalmente diseñado para operaciones de campo y no para flujos de trabajo generales de gestión de proyectos

• Los usuarios pueden encontrar barreras debido a capacidades limitadas de colaboración entre equipos

Precio

El precio del plan Basic es 20 USD/usuario/mes. Para más de diez usuarios, los planes Core y Pro son cuesta 40 y 75 USD al mes respectivamente, sin incluir complementos.

28. Pipefy

Pipefy es una de las mejores herramientas de software de gestión del flujo de trabajo para equipos de operaciones. Proporciona una interfaz de código bajo para ayudarte a organizar, automatizar y gestionar procesos empresariales sin necesitar recursos de desarrollo.

Nuestra opinión

Pipefy lo hace fácil para empezar poco a poco (un proceso de contratación aquí, un flujo de facturación allá) y escalar rápidamente. Es claro, flexible e ideal para equipos que quieren un software de flujo de trabajo fiable sin crear en exceso.

Funciones clave

• Plantillas de flujo de trabajo para RR. HH., finanzas y soporte

• Creación de flujo de trabajo de tipo arrastrar y soltar

• Automatizaciones, desencadenantes de correo electrónico y formularios personalizados

• Seguimiento de SLA y enrutamiento de aprobaciones

Integraciones

Conecta con Salesforce, Google Sheets, Slack, DocuSign y Zendesk, con flexibilidad adicional a través de Zapier y API abierta.

Pros:

• Las plantillas de tipo plug-and-play son fáciles de usar

• Excelentes herramientas de creación visual de flujo de trabajo

• Ayuda a gestionar tareas repetitivas de manera clara y fiable

Contras:

• Capacidades limitadas de planificación avanzada de proyectos, gestión de recursos y generación de informes

• Ecosistema de integración menos desarrollado, que puede limitar las automatizaciones y la conectividad en las empresas

Precio

Plan gratuito disponible para hasta 10 usuarios. Los presupuestos para Business y Enterprise están disponibles a petición.

Funciones que buscar en el software de gestión del flujo de trabajo

Cuando estás aumentando un equipo o liderando un proyecto que avanza rápido, contar o no con el software de gestión del flujo de trabajo adecuado puede ayudarte u obstaculizarte. He trabajado con equipos que dedicaban más tiempo al mantenimiento de sus herramientas que a su uso. También he visto cómo la plataforma correcta puede eliminar confusiones, reducir retrasos y respaldar un progreso real.

Nos centramos en las funciones que importan, especialmente cuando usas la automatización de los flujos de trabajo para acelerar, estandarizar o repetir procesos empresariales que solían depender de correos electrónicos, hojas de cálculo o de que alguien recordara hacer el seguimiento.

Estas son las seis funciones clave que siempre busco en una plataforma de automatización de flujos de trabajo que valga la pena.

1. Configuración sencilla e implementación rápida

Un software de flujo de trabajo no debería requerir un desarrollador o una semana de implementación para comenzar. Las mejores herramientas ofrecen:

• Creación de flujo de trabajo sin código o de bajo código

• Plantillas predefinidas y reglas de automatización personalizables

• Implementación rápida sin configuración compleja

• Una interfaz de usuario clara y accesible que no sea abrumadora

Esto importa cuando estás introduciendo herramientas de gestión del flujo de trabajo a equipos que necesitan moverse rápido, y cuando estás tratando de generar confianza en nuevos sistemas sin ralentizar el funcionamiento.

2. Integraciones directas

Si tu plataforma no se conecta con las herramientas que tu equipo ya usa, provoca más trabajo. Un software eficaz de automatización del flujo de trabajo debería admitir:

• Integraciones con tus herramientas de gestión de proyectos, CRM, finanzas y apps de comunicación

• Flujo de datos fluido entre los sistemas

• Menos cuellos de botella debido a inicios de sesión diferentes y mejor uso compartido de contexto

Wrike, por ejemplo, se integra con más de 400 herramientas, por lo que puedes mantener tus procesos conectados sin tener que crear soluciones alternativas.

3. Personalización de equipos y proyectos

No hay dos equipos que ejecuten sus flujos de trabajo de la misma manera. Ya sea que estés gestionando campañas, incorporando clientes o enviando aprobaciones, tu plataforma de gestión de flujos de trabajo debería permitirte:

• Crear flujos de trabajo personalizados por equipo, departamento o proceso

• Ajustar lógica y automatización por proyecto o rol

• Aplicar permisos basados en el rol para mantener la estructura y seguridad

Sin flexibilidad, la automatización va pareciendo una solución rígida que nunca se ajusta del todo.

4. Paneles de control con múltiples vistas

Las descripciones generales de alto nivel y el detalle de las tareas son esenciales. Un sistema potente de gestión del flujo de trabajo debe brindarte:

• Vistas macro de operaciones, capacidad y progreso de la empresa

• Actualizaciones en tiempo real sobre el estado de las tareas, aprobaciones y bloqueos

• Acceso rápido a tareas específicas y fechas límite

Tener tanto el contexto como el detalle ayuda a los equipos a mantenerse alineados y a los gestores a intervenir cuando es necesario sin tener que buscar actualizaciones de estado.

5. Informes y análisis en tiempo real

Incluso si te centras en automatizar las tareas repetitivas, aún necesitas información sobre lo que funciona y lo que no. Ahí es donde entran en juego los informes.

Busca herramientas que tengan:

• Paneles de control en tiempo real e informes detallados

• Información sobre los índices de duración del flujo de trabajo, los retrasos y los objetivos cumplidos

• Datos históricos para apoyar la mejora continua y la previsión

Sin esto, es difícil realizar mejoras reales o justificar cambios con el tiempo.

6. Capacidades integradas de IA

La IA está cambiando la forma en que los equipos automatizan los flujos de trabajo, y las mejores herramientas la están utilizando para reducir configuraciones manuales y mejorar la toma de decisiones.

Busca:

• Análisis predictivo para guiar mejoras de procesos

• Etiquetado automático, enrutamiento o procesamiento basado en el comportamiento o contenido

• Compatibilidad con procesamiento de datos no estructurados utilizando lenguaje natural

• Sugerencias inteligentes para automatizaciones u optimizaciones futuras

Las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo utilizan IA para ir más allá de la lógica «si esto, entonces aquello», lo que te ayuda a detectar patrones, ahorrar tiempo y optimizar trabajos complejos.

Beneficios de las herramientas de gestión del flujo de trabajo

Una vez que construyes el sistema correcto, todo fluye mejor, lo que mejora la comunicación, las aprobaciones y la colaboración. He visto a equipos pasar de seguimientos constantes a tener una clara asignación de responsabilidades con solo un sistema de gestión del flujo de trabajo eficaz. A continuación, incluyo algunas de las ventajas más valiosas que he visto de primera mano.

Agiliza los flujos de trabajo

Cuando cada tarea tiene un lugar y una ruta definida, dedicas menos tiempo a buscar actualizaciones de estado. El software de flujo de trabajo te permite mapear, estandarizar y repetir los procesos que importan. Esa claridad fomenta mejores asignaciones de tareas, una ejecución más rápida y una entrega más estable entre los equipos.

Notificaciones automatizadas

Contar con alertas integradas en tu software de gestión del flujo de trabajo significa menos retrasos y pasos perdidos. He usado notificaciones automáticas para señalar revisiones interrumpidas, enviar recordatorios y confirmar aprobaciones sin una reunión extra ni trabajo añadido manual.

Las herramientas de automatización reducen el trabajo manual

Los pasos rutinarios consumen tiempo. Con las herramientas de automatización adecuadas, tu equipo puede centrarse en el trabajo que requiere contexto, no en las partes repetitivas. Ya sea enrutando tareas, asignando responsabilidades o enviando actualizaciones de estado, las automatizaciones inteligentes ayudan a reducir las tareas manuales y a mantener el rumbo.

Gestión de flujos de trabajo complejos con menos fricción

Si tu trabajo depende de varios departamentos, herramientas o tomadores de decisiones, necesitas un sistema que se adapte sin complicar las cosas. Herramientas como Process Street ayudan a gestionar los flujos de trabajo complejos proporcionando una estructura que puedes modificar según cambien tus necesidades. Lo he usado para implementar procesos en equipos grandes sin apenas generar confusión.

Mejora la colaboración y claridad de las tareas

Los flujos de trabajo claros respaldan una mejor colaboración entre los equipos. Cuando las tareas, los pasos y las aprobaciones son visibles, es más fácil para todos mantenerse coordinados. Puedes hacer un seguimiento de las responsabilidades, reducir los errores humanos e integrar la colaboración como parte del proceso.

Las herramientas de generación de informes respaldan las mejoras de los procesos

Los datos te muestran qué funciona y qué necesita cambiar. Las herramientas de informes y análisis de datos integradas te dan visibilidad sobre el rendimiento a lo largo del tiempo. Uso estos datos para detectar patrones, refinar procesos y mejorar la creación de flujos de trabajo sin necesidad de una plataforma de análisis independiente.

Software de flujo de trabajo en comparación con el software de gestión de proyectos

Cuando empecé a comparar herramientas, asumía que el software de gestión de flujos de trabajo y las herramientas de gestión de proyectos hacían lo mismo. Este no es el caso.

Resuelven diferentes problemas y conocer la diferencia te puede ahorrar mucho tiempo y reprocesamiento.

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos se centra en plazos, productos finales y planificación. Con este software, los equipos crean calendarios, asignan recursos y llevan el seguimiento del progreso en torno a hitos.

Estas herramientas son excelentes para el alcance y la coordinación, pero a menudo no son suficientes para los procesos diarios de flujo de trabajo, como aprobaciones, traspasos o tareas recurrentes que requieren automatización y estructura.

Software de gestión del flujo de trabajo

El software de flujo de trabajo está diseñado para gestionar procesos empresariales repetibles o el trabajo paso a paso de cada día. Así gestionas traspasos, simplificas revisiones o estandarizas cómo las cosas se mueven a través de un sistema.

Las mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo admiten:

• Flujos de trabajo automatizados con enrutamiento de tareas y lógica

• Rutas personalizadas para tareas recurrentes, como la incorporación de empleados o la revisión de activos

• Herramientas para automatizar tareas repetitivas y reducir errores humanos

• Opciones para personalizar flujos de trabajo en equipos y casos de uso

• Reglas claras y funciones de software de automatización del flujo de trabajo que mantienen los procesos consistentes

En lugar de rastrear lo que debe suceder, el software de flujo de trabajo se centra en cómo sucede. Lo he utilizado para optimizar el trabajo en departamentos automatizando aprobaciones y movimientos de tareas, sin perder visibilidad o control.

Pista: ¡Podrías necesitar ambos!

Si estás gestionando plazos, presupuestos y objetivos interfuncionales, el software de gestión de proyectos te da la descripción general. Sin embargo, si tu equipo trabaja con tareas repetitivas, como producir contenido, incorporar clientes o revisar documentos legales, necesitarás una solución de gestión del flujo de trabajo que respalde el funcionamiento real.

La buena noticia es que hoy muchas plataformas cubren ambos aspectos. Una plataforma de gestión del flujo de trabajo potente ofrece vistas de tareas, automatización y soporte para obtener flujos de trabajo avanzados, mientras se conecta también al ecosistema de software del proyecto, las herramientas de colaboración y los sistemas de gestión de documentos.

No se trata de elegir una herramienta sobre otra. Se trata de escoger el sistema que se ajuste al día a día de tu equipo y saber cuándo escalar.

Por qué Wrike sigue siendo el mejor software de flujo de trabajo en 2025

Después de comparar 28 de las principales herramientas de flujo de trabajo, Wrike aún está por delante.

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